Communications and Media Relations coordinator - JOB

ROWING CANADA AVIRON
Coordonnateur aux communications et aux relations publiques
(Bilingue)
Description du poste
1.0
2.0
DESCRIPTION
1.1
ORGANISATION :
Association canadienne d’aviron amateur
(Rowing Canada Aviron)
1.2
TITRE :
Coordonnateur aux communications et aux
relations médiatiques
1.3
CATÉGORIE DU POSTE :
Temps plein
1.4
RESPONSABLE ENVERS : Chef de la direction
ORGANISATION
Rowing Canada Aviron (RCA) est une organisation nationale de sport (ONS) au Canada et elle
est aussi l’organe directeur pour le sport de l’aviron au Canada. Elle est aussi membre de la
fédération internationale d’aviron, Fédération Internationale des Sociétés d’Aviron (F.I.S.A.).
RCA a un groupe de membres d’environ 15,000 rameurs, entraîneurs, arbitres, bénévoles et
administrateurs sportifs à travers nos dix associations provinciales d’aviron. RCA est une
organisation à but non lucratif ayant une vision d’être une nation d’avant-garde au sport de
l’aviron dans le monde en remportant des médailles sur la scène internationale, en accroissant
la participation à tous les niveaux du sport et en continuant à construire une organisation
d’avant-garde et dynamique.
3.0
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
Le Coordonnateur – aux communications et aux relations médiatiques est responsable du
développement, de la mise en place et de la gestion continuelle des communications nationales
et de la stratégie de profil national pour RCA. Cette personne supervisera particulièrement la
planification et l’exécution opportune de toute la programmation des communications publiques
internes et externes de RCA, elle fournira une expertise et un leadership aux équipes nationales
(personnel et athlètes) et de développement du sport de RCA en ce qui concerne la préparation
et les obligations médiatiques, et elle sera la première personne à effectuer le lien médiatique
lors d’événements nationaux et internationaux (c.-à-d., Jeux olympiques, Championnats du
monde, Championnats nationaux, Conférence nationale) et elle participera et/ou dirigera lors de
l’organisation d’événements spéciaux de RCA.
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Le Coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques s’assure que tous les
programmes sont à l’image de pratiques d’affaires éprouvées, s’exécutent selon les politiques
de RCA, de la F.I.S.A. et d’agences externes (si nécessaire) et est responsable de la promotion
de relations de travail efficace parmi les membres APA, du personnel national de RCA, des
athlètes de l’équipe nationale, des comités opérationnels pertinents et autres agences et
personnes qui ont un impact sur la capacité de l’association de livrer des programmes et
résultats exceptionnels.
Ce poste sera aussi responsable de la supervision du personnel, d’entrepreneurs et stagiaires
lorsqu’il se relie aux relations médiatiques et aux communications. Étant situé au bureau
national de RCA à Victoria, BC, le Coordonnateur aux communications et aux relations
médiatiques se rapportera directement au CdD et travaillera conjointement avec une équipe
très motivée de dirigeants sportifs et de bénévoles qui sont dédiés à accroître et à développer le
sport au Canada.
Le Coordonnateur – aux communications et aux relations médiatiques est responsable de :
4.0
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
4.1
Opération au bureau national
1. Observe les normes professionnelles de travail, les systèmes et les protocoles du
bureau national qui ont été mis en place par le Chef de la direction.
2. S’assure que les procédures financières et administratives reliées à l’étendue de la
responsabilité sont effectuées d’une manière opportune et professionnelle.
3. Participe à toutes les réunions de planification du personnel et aux événements
nationaux et internationaux (comme assigné), à la Conférence nationale et à
l’Assemblée annuelle ainsi qu’aux autres activités s’y reliant comme demandé par le
Chef de la Direction.
4.2
Planification et Évaluation
1. Selon les directives du CdD, développe et met en place des plans de communications
intégrés à court terme et à long terme, lesquels contribuent au succès d’un
positionnement public positif de RCA et de ses membres.
2. Gère efficacement et évalue continuellement la stratégie médiatique sociale de RCA
comme elle se rapporte aux exigences internes et externes de partie intéressée.
3. Offre un leadership et une supervision du personnel, des entrepreneurs et stagiaires qui
lui sont assignés et, dans le cas de comités organisateurs d’événement, de bénévoles
assignés qui sont responsables aux associations, à l’équipe nationale lors d’événements
spécifiques de communications et de besoins médiatiques. Il agit particulièrement
comme personne-ressource du personnel du bureau national pour la planification et la
mise en place de projets et d’activités courantes pour ces secteurs spécifiques de
programmation.
4. Fournis un niveau pertinent de supervision de programmation (comme exigé par RCA
et les agences externes de financement) et offre une diligence appropriée (avec
commentaire de présidence) sur tout le travail de comité, sur tous les programmes et
tous projets spécifiques.
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5. Fournis un niveau approprié de leadership et de gestion du Plan Stratégique de RCA
comme il se relie aux communications de l’association et au profil externe envers le
public.
6. Fournis une liaison pour la planification régulière de RCA et la Direction dans tous les
secteurs de responsabilité de programme.
4.3
Communications
1. S’assure que toutes les communications internes ciblant nos effectifs sont effectuées
opportunément.
2. De façon constant, s’assure que le site Web de RCA est représentatif des priorités de
RCA et des communications aux membres ainsi que sa présentation au public dans les
deux langues officielles.
4.4
Gestion de programmation
Communications aux membres et au public :
1. Établis et maintiens les relations avec les intéressés internes (personnel, bénévoles,
Associations provinciales d’aviron, clubs, membres, Comités et le Conseil
d’administration).
2. Établis et maintiens un réseau élaboré de médias sportifs et groupe de premier plan
ainsi que des partenaires à la diffusion radiotélévisée et à la diffusion Web.
3. Agis comme le porte-parole médiatique principal de RCA ou, si nécessaire, s’affaire
avec le CdD et le Conseil à préparer une stratégie publique de présentation.
4. Établis une stratégie de collecte de données médiatiques et de communication qui
permet l’évaluation des ressources et des programmes de communication.
5. Fournis une supervision et offre une expertise aux athlètes et entraîneurs de l’équipe
nationale concernant le développement de présentation au public, l’entraînement
médiatique, au profilage et au positionnement.
6. Produit des promotions opportunes et créatives des athlètes, des équipes, des épreuves
et autres points d’intérêt de RCA à ses membres.
7. Supervise l’entretien et le développement de ressources et de guides médiatiques de
RCA.
8. Gère la base de données des dossiers de RCA concernant les performances et résultats
internationaux de médaille, des photos d’athlète et des images numériques.
9. Prépare un e-bulletin pour l’Association
10. Dirige les stratégies de diffusion Web et de médias sociaux de RCA.
11. Sers de premier point de contact pour la gestion du site Web et sa mise à jour, y
compris la collaboration avec la compagnie hébergeant et développant le site Web.
Gestion d’événement et de compétition :
1.
Agis comme personne-ressource principale de RCA aux communications avec le comité
organisateur pour les événements et les compétitions assignés.
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2.
3.
4.
En collaboration avec le personnel pertinent de RCA, les comités organisateurs et les
commanditaires, développe et gère la mise en place de plans de communications pour
tous les événements et toutes les compétitions assignés.
Si nécessaire, fournit une gestion sur le site de la stratégie de communication pour les
événements et les compétitions. Elle agit comme autorité finale sur toutes les décisions
reliées aux communications lors d’événement.
Crée et contrôle la « fiche de rendement » d’événement et de compétition, laquelle
fournit la rétroaction et l’évaluation selon la perspective des communications et du profil
envers le public.
Gestion des Outils sur le Web et des médias sociaux :
1. Gère de bout en bout l’engagement au processus relié au Web (site Web de RCA,
blogues, e-bulletins, etc.) et aux médias sociaux (Facebook, Twitter, etc.) concernant
l’écoute/surveillance, l’engagement (développement/modification de contenu et
discussions pertinentes), et la jauge pour des résultats réussis.
2. Dirige et coordonne activement la création et la distribution de contenu opportun,
engageant et pertinent sur le Web et sur les médias sociaux.
3. Encourage les interactions communautaires (dialogue, recommandations et partage) et
développe des relations continues avec les « influenceurs » clés des médias et de la
communauté dans notre sport.
4. Élabore les meilleures pratiques, surveille les tendances, recherche les dirigeants de
catégories émergentes et expérimente avec de nouvelles et alternes manières pour
établir un rapport avec notre communauté dans nos espaces sociaux/Web et applique
de manière appropriée cette connaissance pour accroître l’usage des outils web/sociaux
dans RCA.
Autres tâches :
1. Fournis un soutien de gestion et de rapport approprié pour l’équipe de marketing de
RCA concernant les reportages, le positionnement et le traitement des commanditaires.
2. Agis comme personne responsable de RCA concernant la procédure des récompenses
annuelles de RCA et de la reconnaissance des anciens.
3. Agis comme faisant partie de l’équipe de logistique de RCA lors de la préparation et de
la gestion de la conférence nationale de RCA.
4. Lorsqu’on l’exige, travaille avec le CdD de RCA sur des projets spéciaux désignés qui
nécessitent un protocole de communications et un profil pour le public.
Gestion financière :
1. Collaborant avec le CdD et le gestionnaire aux finances, participe au développement de
budgets opérationnels annuels pour soutenir correctement les priorités de
programmation identifiées pour l’exercice financier.
2. Collaborant avec les comités organisateurs, les clubs et les Associations provinciales
d’aviron, fournit un niveau de leadership au développement et à la gestion des budgets
de communications pour les événements et les compétitions comme décrites dans les
procédures opérationnelles de RCA et dans les ententes d’événement.
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3. Sur une base trimestrielle, fournie des rapports de progrès/résultat de programme et des
prévisions financières pour les secteurs de programme respectif.
4. Conformément à une demande, fournis un soutien au CdD dans la préparation du
rapport annuel aux effectifs et dans la soumission de programme et de budget annuel à
Sport Canada.
Liaisons externes :
1. Maintiens une relation positive avec Sport Canada, le Comité Olympique Canadien, la
Fédération Internationale des Sociétés d’Aviron (F.I.S.A.) et les autres agences externes
identifiées qui ont un impact sur la stratégie médiatique et publique de RCA.
2. Si nécessaire, agit comme personne principale du personnel de RCA responsable pour
la liaison externe en respectant les initiatives régionales de cogestion par RCA et les
APA.
4.0
COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS NÉCESSAIRES
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Éducation universitaire ou collégiale et a démontré une expérience de travail relié au
RP, au marketing, à la planification d’événement, à la promotion d’événement, aux
communications, de journalisme et/ou à la collecte de fonds.
Démontré une capacité d’initiative, de travail individuel et de contribuer et diriger
positivement une équipe.
Les candidats doivent avoir de l’expérience et pouvoir démontrer de l’aisance dans
les deux langues officielles (parlées et écrites). Les candidats présélectionnés seront
évalués pour la compétence du langage.
D’excellentes habiletés en communication écrite et verbale avec une habileté
démontrée pour la recherche, l’édition et la rédaction selon les normes des
meilleures pratiques pour les divers médias, y compris la presse écrite, l’internet, la
radio et les nouveaux médias.
De solides compétences de technologie de l’information et une compréhension des
technologies numériques, courantes et émergentes.
Expérience en photographie est un atout définitif
Compétence complète avec MS Office, particulièrement Outlook, Word, Excel et
PowerPoint ainsi qu’être familier avec tous les contextes sociaux de marketing et
avec les systèmes de gestion de contenu de site Web, particulièrement Drupal 7.
Expérience dans la planification de stratégies et de campagnes publicitaires
Connaisseur dans la traite des demandes du public, de la presse et des
organisations s’y reliant.
Démontré une capacité de penser et de planifier stratégiquement, de fonctionnement
multitâche, de très bien s’organiser et de travailler simultanément sur plusieurs
projets.
De solides compétences de gestion de projet comme démontré par le
développement réussi de plans et l’exécution de projets promotionnels comme des
séances photographiques, des productions vidéos et des événements spéciaux.
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•
Se soucis des petits détails, capable de satisfaire aux dates butoirs et aux tâches
multiples, une référence solide de compléter les engagements.
Démontré une connaissance des susceptibilités de la conception graphique
concernant la mise en page de publication électronique et imprimée et du choix
d’images.
Compétent à l’écriture et à la production de présentations et communiqués de
presse
Développement, suivi et responsabilité budgétaire.
Le Coordonnateur – aux communications et aux relations médiatiques se conformera à tous les
codes de conduite de RCA qui se relient à ses activités et sera le sujet d’une vérification de
casier judiciaire.
5.0
NIVEAU D’AUTORITÉ
5.1
Niveaux de supervision
Le Coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques sera responsable
de la gestion du personnel ou de bénévoles assignés aux activités spécifiques dans leur
secteur de programmation. En collaborant avec le CdD et le Directeur aux finances, le
Coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques s’assurera que les
procédures légales et tâches administratives pertinentes sont correctement suivies lors
de la procédure d’embauche et que le niveau d’évaluation de rendement de rapports
directs seront conformes aux normes pratiques de RCA.
5.2
VOYAGE
Étant donné du genre de poste et en notant que RCA est un organisme directeur de
sport national gérant une programmation à travers le pays et sur la scène internationale,
on doit s’attendre à effectuer des voyages réguliers pendant de longue période. Le
candidat choisi voyagera parfois avec l’équipe nationale pour gérer les communications,
la promotion des athlètes et les relations médiatiques lors de l’événement.
5.3
POUVOIR DÉCISIONNEL
Le Coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques participera aux
activités de RCA spécifiques à la description du poste et sera responsable de présenter
des recommandations sur des sujets lorsqu’il en est nécessaire. La personne aura
suffisamment d’autorité pour agir dans la gestion quotidienne de ses secteurs selon les
politiques, programmes et selon le budget.
Au-delà de ces limites, la personne devra obtenir l’approbation de décisions des
gestionnaires envers lesquels il a une responsabilité directe.
5.4
PROCÉDURE DE RÉVISION DE RESPONSABILITÉ/DE RENDEMENT
Le coordonnateur aux communications et aux relations médiatiques se rapporte au Chef de la
Direction de RCA, mais travaille étroitement et quotidiennement avec le Directeur de Haute
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performance et nos programmes d’équipe nationale ainsi qu’avec le personnel de
développement du sport pour atteindre les objectifs de la programmation collective comme
décrite au Plan stratégique de RCA. Finalement, le Coordonnateur aux communications et aux
relations médiatiques travaille avec les athlètes de l’équipe nationale, avec les Associations
provinciales d’aviron, avec les clubs et avec l’organisateur d’événement ainsi que les comités
de travail pour produire des résultats spécifiques. Dans toutes les circonstances, le CdD gérera
la procédure continuelle et annuelle d’évaluation de rendement pour le Coordonnateur aux
communications et aux relations médiatiques.
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