Gestion administrative et financière des organisations

FORMATION EN GESTION ADMINISTRATIVE ET
FINANCIERE DES ORGANISATIONS
Consultant /Formateur :
DJAGBA M. Faustin
Septembre 2008
SOMMAIRE
I- Outils de gestion administrative
II- Outils de gestion financière
I-
OUTILS DE GESTION ADMINISTRATIVE
En matière administrative, les écrits de l’association que sont les
lettres et les Procès Verbaux (PV) sont d’une importance
capitale.
1. Les courriers (lettres) : élaboration et enregistrement
a.
Elaboration des courriers (lettres)
Les lettres permettent d’assurer la correspondance entre
l’association et l’extérieur. De ce fait l’association reçoit
souvent beaucoup de courriers et en envoie autant. C’est un
signe de politesse de répondre aux lettres dont le contenu
exige une réponse.
Quelques conseils :
♦ Avant
de commencer une lettre, il faut réunir les
informations nécessaires.
♦ Exposer, dans la lettre, les idées avec méthode : diviser le
contenu de la lettre en paragraphes, cela évite les
répétitions et permet de voir si les idées sont exprimées
dans l’ordre.
♦ S’exprimer avec précision et clarté : Ecrire les idées de
manière à éviter qu’elles ne soient interprétées dans un
sens différent de votre pensée.
La présentation de la lettre administrative doit comporter un
certain nombre d’indications dont :
L’adresse de l’institution qui envoie la lettre
La date d’expédition de la lettre
L’expéditeur (celui qui envoie la lettre)
Le destinataire (celui à qui on envoie la lettre)
La référence de la lettre
L’objet de la lettre
Le message de la lettre
Une formule de politesse
La signature suivie du nom de l’expéditeur et sa signature
La liste des pièces jointes éventuellement.
b.
Enregistrement des courriers (lettres)
Il convient d’enregistrer toutes les lettres au départ, y compris
celle qu’on confie à des personnes se rendant au lieu de
résidence du correspondant. Dans ce dernier cas, un cahier
de transmission de courriers est utile.
Si on utilise un cahier ordinaire, il faut les tracer selon les
formats des modèles sur les pages ci-après
N°
DATE DE
D’ORDRE
DEPART
DESTINATAIRE
OBJET
N° DE LA
CORRESPONDANCE
OBSERVATIONS
N.B :
Concernent le numéro de la correspondance, chaque association doit définir sa
façon de numéroter ses correspondances. En général les numéros de
correspondance peuvent être composés :
du numéro d’ordre de la lettre
des deux derniers chiffres de l’année
de l’initial de celui qui écrit la lettre ; ou de celui qui l’a tapée.
Concernant les lettres qui arrivent, il est à remarquer que, quel que soit celui qui
ouvre les lettres (en général c’est le secrétaire de l’association), la première chose
à faire est d’indiquer sur le haut de chaque lettre la date de son arrivée.
2. Les supports d’informations : procès verbal, compte rendu
et rapport
a.
Le procès verbal
Le procès verbal est un support d’informations qui se rédige
pendant que la réunion se déroule car, il est établi souvent
pour mettre d’importantes décisions prises et des faits à l’abri
des contestations ultérieures des parties concernées.
Toutefois, il commence avec la formule « l’an deux mille et le
……….. s’est tenu……..». En dehors de cette particularité, on y
retrouve la présentation sous forme détaillée de tous les sujets
débattus au cours de la réunion ou de l’AG, les noms /
prénoms, les qualités et la signature du rapporteur et du
modérateur de la séance. Parfois pour des raisons
d’informations, le nom de chaque intervenant est précisé.
Enfin, la liste de présence est incorporée au document du
procès verbal. Mais dans le cas où elle serait trop longue, on
peut l’annexer au procès verbal.
b.
Le compte rendu
Le compte rendu est aussi un support d’informations au
même titre que le procès verbal. Il contient sous forme
résumée, les différents sujets abordés au cours de la réunion,
l’ordre du jour, la date et le lieu de la rencontre et si possible
l’effectif des participants à la réunion. Aussi comporte-t-il trois
parties que sont : le prologue, le corps et la fin du compte
rendu ?
On retrouve dans le prologue les informations à savoir : le jour,
la date, le lieu, l’heure de démarrage de la réunion, l’effectif
des participants, la qualité et le nom du modérateur, les
absents excusés et les divers points de l’ordre du jour.
Dans le corps du compte rendu on présente sous forme
résumée les différentes étapes (les débats menés et les
décisions prises) du déroulement de la séance.
La fin du compte rendu quant à elle précise l’heure de la fin
de la rencontre et la date, le lieu de la prochaine rencontre,
s’il y a lieu. Elle s’achève avec une formule indiquant qu’il
s’agit de la fin du document. Exemple : plus rien n’étant à
l’ordre du jour, le modérateur, après avoir remercié les
participants, a déclaré close la rencontre.
Il diffère du procès verbal sur trois points que sont :
La première phrase du document. Au niveau du procès
verbal, cette première est une formule classique alors que
celle du compte est libre. Chaque rapporteur utilise la
formule de son choix.
La forme de présentation des sujets abordés au cours de la
rencontre. Au niveau du compte rendu, les sujets sont
présentés sous forme résumée tandis que dans le procès
verbal, les sujets sont présentés sous forme détaillée.
c.
Dans le compte rendu, seul le rapporteur signe ; tandis que
le procès verbal doit obligatoirement être signé également
par le modérateur de séance, parfois la signature de tous
les participants est requise pour garantir l’authenticité du
procès verbal.
Le rapport de séance
Le rapport, tout comme les deux premiers documents, est
aussi un support d’informations. Il est une extension du
compte rendu. Autrement dit dans le rapport, on retrouve
toutes les informations prévues à faire figurer dans le compte
rendu. Le rapport comporte cinq parties que sont :
l’introduction, l’exposé des faits débattus, le commentaire
critique des sujets exposés, les suggestions (les propositions de
solutions) et la conclusion.
3. LES TECHNIQUES ET OUTILS DE CIRCULATION DE L’INFORMATION
Pourquoi développer un système d’information
communication au sein de l’organisation ?
et
de
Le système d’information et de communication est
développé pour :
Mieux impliquer les membres et susciter leur adhésion aux
finalités de l’organisation ;
Améliorer l’efficacité de l’organisation ;
Favoriser la cohésion au sein de l’organisation.
Les responsables de l’organisation et les membres ont le devoir
de donner des informations transparentes et pertinentes aux
personnes concernées et au bon moment.
En outre plusieurs informations peuvent être échangées dans
une association. Ces informations portent sur :
Les textes administratifs ordinaires, les arrêtés et les textes de
loi ;
Les comptes-rendus des divers rencontres ;
Les contacts qui sont pris au nom de l’association et les
retombées positives pour les membres ;
Les règles de la vie associative ; le point d’exécution des
principales tâches et les rapports financiers ;
Les opportunités de voyages d’étude et d’échanges
d’expériences et comment bénéficier de ces voyages et
autres formations spécifiques, les critères à remplir pour en
bénéficier ;
Les
partenaires
potentielles
selon
leur
domaine
d’intervention et conditions à remplir ;
Les données socio-économiques pouvant profiter à chacun
des membres de l’association ;
Les données statistiques des associations.
Par quels moyens les responsables peuvent-ils s’informer des
préoccupations des membres à la base ?
Ils peuvent le faire par :
Visite aux membres ;
Plaintes écrites ou communications verbales ;
Lettres d’information (circulaires)
Club de tontines et autres ;
Rencontre entre responsables d’antennes
Enfin, on peut informer les membres, au niveau du siège de
l’association par :
Affiches (tableaux) ;
Réunions et autres rencontres ;
II-
OUTILS DE GESTION FINANCIERE
1. La procédure financière
Les procédures financières et comptables sont des consignes
d’exécution des opérations financières, en vue d’une bonne
maîtrise des recettes et des dépenses de l’association. Il
s’agit de l’ensemble des règles qui garantissent une gestion
saine et transparente. Elle permet aux partenaires de
s’assurer d’un minimum de respect des principes
généralement admis en matière de gestion financière et
comptable. Son élaboration puis son adoption en AG est
obligatoire pour une organisation qui se veut crédible.
2. Les pièces comptables
Une pièce comptable est un document authentique
remplissant les critères de validité bien définis permettant de
justifier toute dépense. Il existe quatre types de pièces
comptables. Il s’agit des :
Factures
Reçus
Etats de paiement
Quittances
3. Présentation des pièces comptables
♦ La facture
La facture est un document envoyé par le vendeur à
l’acheteur indiquant le détail des marchandises vendues et le
décompte de leur prix. Elle comprend deux parties : l’en-tête
et le Corps. Le tracé de la facture se présente comme
l’indique le schéma suivant :
ENTETE PORTANT L’ADRESSE DE LA STRUCTURE
FACTURE N° :…………..
Date :………………
Client :……………………
Qté
Désignations
TOTAL
P. U
Montant
en chiffre
Total en lettre
Fonction du resp.
Signature
Nom et prénoms
Le reçu
Le reçu est un document qui permet d’effacer une dette. Il est
délivré par le vendeur à l’acheteur. Le tracé du reçu se présente
généralement comme suit :
BPF :…………
Reçu de M………………..
……………………………
……………………………
……………………………
……………………………
le…………………………
N°……………
BPF :……………...
Reçu de M………………………………………..………………………. la
somme de…………………………………………………………………
..…………………………………………… ……………………….…………
de…………………………………………………………………
…………………le………………………..20…………..
N°……………….
L’état de paiement
L’état de paiement est une pièce comptable, interne, qui
permet de faire le point des sommes dues à des personnes. Il est
ENTETE PORTANT L’ADRESSE DE L’ASSOCIATION
ETAT DE PAIEMENT DES FRAIS DE MISSION
Lieu
:…………………………………………………………………..
Date
:…………………………………………………………………..
Objet de la mission
:…………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………...
Référence ordre de mission
:…………………………………………………………………..
N°
d’ordre
Nom et prénoms
Fonctions
Nbre de
jours
Taux
journaliers
Montant
Emargement
1
2
3
4
5
Arrêté le présent état à la somme de :…………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………..
Fait à Cotonou le,………………………………………
Le secrétaire financier
M……………….
Le directeur Exécutif
M……………………
établi par le comptable et approuvé par le premier responsable
de l’ONG et permet de donner l’ordre au comptable de payer
les fonds dus. Le tracé de l’état de paiement (Ex : état de
paiement des frais de mission) se présente comme suit :
La quittance
La quittance est un document qui permet d’effacer une dette. Il
est délivré par le vendeur à l’acheteur, dans le cas de la
prestation des services. Ex : au paiement des factures de
consommation d’énergie à la SBEE, cette dernière délivre au
client une quittance.
Le tracé du reçu se présente comme suit :
Quittance de…………….
Quittance de…………………………………………………
Reçu la somme de…..N°….
En chiffre …………………………
en lettre
pour le…………………………
…………………………………
Date…………………..
Nom et signature
M…………
Reçu la somme de…………………………. N°…….
en chiffre
………………………………………………………………
en lettre
pour le………………………………………………………
………………………………………………………………
Date …………………………….
Nom et signature
M……………..
Le tracé du reçu se présente comme suit :
Quittance de…………….
Quittance de…………………………………………………
Reçu la somme de…..N°….
En chiffre …………………………
en lettre
pour le…………………………
…………………………………
Date…………………..
Nom et signature
M…………
Reçu la somme de…………………………. N°…….
en chiffre
………………………………………………………………
en lettre
pour le………………………………………………………
………………………………………………………………
Date …………………………….
Nom et signature
M……………..
4. Classement des pièces comptables
Le classement des pièces comptables suppose deux
opérations. Ces deux opérations sont : l’affectation d’un
numéro a chaque pièce reçue et l’empilement des pièces
dans une boîte ou quelque chose du genre.
Avant d’affecter un numéro à une pièce, le seul critère à
mettre en jeu est l’ordre d’arrivée de la pièce. Ainsi au
démarrage de cette opération, la pièce disponible sous la
main et portant la plus ancienne date se verra affecter le
numéro 1, ensuite celle qui suit portera le numéro 2 ainsi de
suite jusqu’à la dernière date.
Par ailleurs pour ranger les pièces dans une boite ou autre, on
tient compte simplement du numéro affecté à la pièce. Ce
numéro détermine la position de la pièce dans le lot. En
d’autres termes, la facture portant le numéro 1 sera donc en
première position dans la boite à partir du fonds et celle
portant le dernier numéro occupera la dernière position.
5. Les mouvements de fonds et les rapports financiers
a.
Les mouvements de fonds :
Nous avons vu que les entrées et les sorties d’argent doivent
être matérialisées par des pièces justificatives.
La tenue de la comptabilité consiste à enregistrer ces pièces
et à les classer pour permettre au bureau exécutif de
l’association de suivre l’avoir en caisse et en banque. Les
enregistrements se font dans des cahiers, dont les plus
importants pour l’association sont : e cahier de caisse et le
cahier de banque.
Le livre de caisse
Le livre de caisse est un document qui permet d’enregistrer
toute opération d’entrée et de sortie d’argent au niveau de la
caisse.
Un cahier ordinaire peut servir de livre de caisse. Il suffit d’écrire
sur la page couverture :
Le nom de l’organisation
En grandes majuscules CAISSE
L’année
Exemple :
ENTREPRISE….
CAISSE
2003
Sur la première page à l’intérieur du cahier, il faut tracer six
colonnes :
N°
DATE
DES
EFFECTEES
PIECES
DESIGNATION
DES
OPERATIONS OU LIBELLES
ENTREES
OU
VERSEMENTS
SORTIES
RETRAITS
OU
SOLDE
Le livre de caisse comporte habituellement six (6) colonnes :
La date : Il faut noter dans l’ordre la date des opérations
effectuées.
N° des pièces justificatives : Il faut noter le numéro affecté à
la pièce justificative, rangée dans le classeur.
Libellés (désignation des opérations) : Il faut noter le nom des
opérations réalisées (achats, etc.)
Entrées : Il faut noter le montant des mouvements qui
enrichissent la caisse
Sorties : Il faut noter le montant des mouvements qui
appauvrissent la caisse
Solde : Il faut noter ce que contient la caisse après une
entrée ou une sortie
NB : Un livre peut servir pendant plusieurs années tout comme on
peut utiliser plusieurs livres pour une seule année
Avantages du livre de caisse
Le livre de caisse permet de:
Contrôler les opérations effectuées à la caisse
Faciliter la prise de décision relative à toute opération
courante devant s’effectuer au niveau de la caisse
Connaître la situation au niveau de la caisse
Le livre de banque
Livre de banque est un document qui permet d’enregistrer toute
opération d’entrée et de sortie d’argent au niveau du compte
en banque.
Un cahier ordinaire peut servir de livre de banque. Il suffit d’écrire
sur la page couverture :
Le nom de l’organisation
En grandes majuscules BANQUE
L’année
Exemple :
ENTREPRISE……………………..
BANQUE
2003
Sur la première page à l’intérieur du cahier, il faut tracer six
colonnes :
DATE
N° DES PIECES DESIGNATION
EFFECTEES
DES
OPERATIONS OU LIBELLES
ENTREES
VERSEMENTS
OU
SORTIES
RETRAITS
OU
SOLDE
Le livre de banque comporte habituellement six (6) colonnes :
La date : Il faut noter dans l’ordre la date des opérations
effectuées.
N° des pièces justificatives : Il faut noter le numéro affecté à la
pièce justificative, rangée dans le classeur.
Libellés (désignation des opérations) : Il faut noter le nom des
opérations réalisées (achats, ventes, etc.)
Entrées : Il faut noter le montant des mouvements qui
enrichissent le compte en banque.
Sorties : Il faut noter le montant des mouvements qui
appauvrissent le compte en banque
Solde : Il faut noter ce que contient le compte en banque
après une entrée ou une sortie
NB : Un livre peut servir pendant plusieurs années tout comme on peut
utiliser plusieurs livres pour une seule année.
Avantages du livre de banque
Le livre de banque permet de :
Faciliter l’état de rapprochement entre le relevé bancaire et
le livre de banque
Connaître la situation du compte à la banque
Faciliter la prise de décision relative à toute opération devant
s’effectuer au niveau du compte
b.
Les rapports financiers
Les responsables de l’association doivent, à la fin de chaque
année, faire le rapport financier de toutes les activités
réalisées pour le compte de l’association. Il s’agit en d’autres
termes de faire le point de l’exécution du budget tout en
expliquant les facteurs avantageux et les difficultés
rencontrées au cours de l’exercice. Le rapport peut se
présenter à l’aide d’un tableau de la forme suivante :
DEPENSES
Fonctionnement
PREVISIONS
REALISES
ECARTS
OBSERVATIONS
Equipement
Transports
Total
On peut davantage détailler le tableau en faisant le point
des recettes par poste budgétaire. Cela permettra de bien
comprendre le rapport et de faire tout le contrôle de
conformité
avec
les
pièces
justificatives
et
les
renseignements comptables fait avant la finalisation du
document à soumettre à l’AG.
Le rapport finalisé, les registres comptables et les pièces
justificatives doivent être soumis au contrôle des
commissaires aux comptes de l’association. C’est seulement
après approbation du rapport par les commissaires aux
comptes que l’Assemblée Générale pourra être convoquée
pour faire le bilan de fin d’année.
Comme le budget en début de l’année le rapport financier
doit être présenté en fin d’année à l’AG pour approbation
et quitus. C’est un évènement très important que les
responsables de l’association (le Bureau) doivent préparer à
l’avance. Il faut pour cela fixer :
La date de l’AG
Le lieu de la réunion (généralement c’est dans l’enceinte
de l’école ou sur une place publique)
L’heure de la rencontre
Etablir l’ordre du jour
La répartition des tâches (convocation des membres,
organisation, présentation, etc.)
6. Le budget : généralités, élaboration, exécution et suivi
évaluation
La prévision consiste à anticiper et planifier les recettes et les
dépenses qui sont nécessaires à l’association pour la mise en
œuvre de son plan d’actions et /ou programme d’activités.
Le budget de l’association est un garde-fou qui permet de
déterminer les limites à ne pas dépasser dans les dépenses et
le montant minimum qu’il faut atteindre dans les recettes
C’est un instrument de répartition des ressources financières
qui permet de décider des sommes qu’on mettra dans
chacune des activités. Une autre fonction du budget est de
stimuler la mobilisation des ressources afin d’aboutir à
l’équilibre entre les dépenses et les recettes.
Plus les activités sont nombreuses et importantes, plus les
moyens sont importants et le budget est complexe. Si
l’association compte à réaliser des activités importantes, le
Bureau établira un budget par activité. Rappelons que le
budget global doit être nécessairement adopté en AG.
On distingue deux types de budget : le
d’investissement et le budget de fonctionnement
budget
L’investissement est l’acquisition de biens qui seront utilisés
pendant plusieurs années (bâtiments, terrains, mobiliers,
etc.)
Les dépenses de fonctionnement sont celles qui se répètent
au cours de l’année pour que l’association fonctionne
(fournitures, déplacement, etc.).