CANEVAS POUR L`ORGANISATION D`UNE ASSEMBLEE
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CANEVAS POUR L`ORGANISATION D`UNE ASSEMBLEE
CANEVAS POUR L’ORGANISATION D’UNE ASSEMBLEE GENERALE Â L’Assemblée Générale (AG) doit être constituée par les représentants des membres actifs à jour de leur cotisation. Les délégués à l’AG doivent être licenciés à la fédération. Â Chaque association dispose d’un nombre de voix égal au nombre de ses licences. 1 licence égale 1 voix. Â Le décompte du nombre de voix est fait au 31 août pour la période du 1er septembre au 31 août qui suit pour les associations déjà affiliées la saison sportive précédente, ou dans les deux semaines avant l’AG pour les associations nouvellement affiliées. Â La date, le lieu ainsi que l’ordre du jour de l’Assemblée Générale sont arrêtés par le comité directeur ou le bureau régional. Â L’Assemblée Générale peut être réunie physiquement ou par correspondance. ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE (AGO) AVANT l’assemblée générale : J- 60 Réservation d’une salle de réunion J-45 Obtention de la liste des associations (adresse et répartition H/F par branche), disponible sur Panda, en vue de l’envoi des convocations : ¾ liste de la saison en cours ¾ liste en fin de la saison précédente J-30 Etablissement de l’ordre du jour (il est possible de faire une AGO suivie d’une AGE (élections ou AG extraordinaire pour la modification des statuts par exemple) puis une nouvelle AGO (pour traiter les questions diverses, par exemple) Envoi des convocations avec : ∗ les comptes et le budget prévisionnel à approuver, ∗ le bon pour pouvoir et le mandat de représentation ∗ l’ordre du jour de l’assemblée générale NB : Les associations ayant droit de vote sont celles affiliées pour la saison en cours (connues à J-15). J-15 Le président régional adresse un courrier de rappel aux associations. Cet envoi comprend au minimum (si non envoyés à J-30) : ∗ les comptes et le budget prévisionnel ∗ le bon pour pouvoir et le mandat de représentation, ∗ l’ordre du jour de l’assemblée générale J-1 Préparation des bulletins de vote et du nombre de voix par branche par association Préparation de la liste d’émargement (avec la mention des bons pour pouvoir et des mandats de représentation) : les associations affiliées la saison précédente votent avec les voix au 31 août, celles nouvellement arrivées, avec les voix à clôture de la liste des votants. PENDANT l’assemblée générale Accueil – émargement – remise du matériel de vote Ouverture de séance Désignation d’un secrétaire de séance et de scrutateurs. Traitement des points de l’ordre du jour. APRES l’assemblée générale Envoi au secrétariat des régions du PV complet et des comptes approuvés CANEVAS POUR L’ORGANISATION D’UNE ASSEMBLEE GENERALE ASSEMBLEE GENERALE ELECTIVE (AGE) AVANT l’assemblée générale : J- 60 Réservation d’une salle de réunion J-45 Obtention de la liste des associations (adresse et répartition H/F par branche), disponible sur Panda, en vue de l’envoi des convocations : ¾ liste de la saison en cours ¾ liste en fin de la saison précédente J-42 Envoi de la convocation accompagnée des documents suivant : - un bon pour pouvoir, un mandat de représentation, - l’ordre du jour de l’AGE ainsi qu’un appel à candidature avec le nombre de postes à pourvoir par collège. Pour les élections, 3 collèges électoraux sont formés, composés de représentants des pratiquants de l’AMCI, de l’AEC, de l’AMCX. Le calcul des postes entre les collèges s’effectue au prorata du nombre de licences délivrées dans chaque collège. J-30 Etablissement de l’ordre du jour (il est possible de faire une AGO suivie d’une AGE puis une nouvelle AGO (pour traiter les questions diverses, par exemple) Envoi des convocations (si ce n’est pas envoyé à J-42) avec : ∗ le bon pour pouvoir et le mandat de représentation ∗ L’appel à candidature NB : Les associations ayant droit de vote sont celles affiliées pour la saison en cours (connues à J-15). J-15 En réponse à l’appel à candidature, les listes régulièrement constituées doivent être envoyées par lettre recommandée ou déposée au siège du comité régional 15 jours au moins avant la date prévue de l’AGE. L’acte de candidature doit comporter : la liste des candidats, l’adresse courrier à laquelle sera adressé l’accusé de réception. Le président régional vérifie que chaque candidat est licencié. J-10 Le président régional adresse un courrier de rappel aux associations après clôture des candidatures. Cet envoi comporte au minimum la liste des candidats licenciés. J-1 Préparation des bulletins de vote et du nombre de voix par branche par association Préparation de la liste d’émargement (avec la mention des bons pour pouvoir et des mandats de représentation). PENDANT l’assemblée générale Accueil – émargement – remise du matériel de vote Ouverture de séance Désignation d’un secrétaire de séance et de scrutateurs. Vérification du quorum Traitement des points de l’ordre du jour. NB : Après l’élection du Comité Directeur, il ya suspension de séance de l’AG pendant laquelle le Comité Directeur se réunit et propose un président. Ensuite l’AG reprend et élit le président. CANEVAS POUR L’ORGANISATION D’UNE ASSEMBLEE GENERALE APRES l’assemblée générale Déclaration en préfecture du nouveau bureau, voire du nouveau siège Dépôt en préfecture des nouveaux statuts Envoi au secrétariat des régions du PV complet et des comptes approuvés ASSEMBLEE GENERALE PAR CORRESPONDANCE AVANT l’assemblée générale : J-45 Obtention de la liste des associations (adresse et répartition H/F par branche), disponible sur Panda, en vue de l’envoi des convocations : ¾ liste de la saison en cours (votants) ¾ liste en fin de la saison précédente (pour le décompte des voix) J-42 Etablissement de l’ordre du jour et envoi des convocations avec : ∗ les comptes et le budget prévisionnel à approuver, ∗ le bon pour pouvoir et le mandat de représentation ∗ l’ordre du jour de l’assemblée générale ∗ L’appel à candidature (si AGE) J-30 Envoi des documents suivants après la clôture des candidatures aux membres de l’AG : ¾ Un bulletin de vote par branche, propre à l’AGE. Ce bulletin de vote doit porter mention : - de la date de l’AGE, - du nombre de voix représentées par l’association, - de l’énumération des listes candidates avec indication du nom placé en tête de liste, - du nombre de candidats inscrits sur la liste avec la répartition hommes-femmes. ¾ d’une enveloppe postale timbrée de retour portant au recto l’adresse du comité régional et au verso l’identification de l’association, ¾ ainsi qu’une enveloppe de vote dépourvue de marque d’identification. Les enveloppes de retour sont stockées non ouvertes jusqu’au dépouillement. PENDANT l’assemblée générale Ouverture de séance Désignation d’un secrétaire de séance et de scrutateurs. Sont comptées présentes, les associations ayant répondu avant le dépouillement. Sont votantes les associations dont l’enveloppe de retour porte la date conforme au délai fixé. Vérification du quorum (si AG extraordinaire). APRES l’assemblée générale Déclaration en préfecture du nouveau bureau (si AG Elective), voire du nouveau siège Dépôt en préfecture des nouveaux statuts (si AG Extraordinaire) Envoi au secrétariat des régions du PV complet et des comptes approuvés