Le rôle et les principaux défis actuels d`un haut fonctionnaire au

Le rôle et les principaux défis actuels
d’un haut fonctionnaire
au gouvernement du Québec
Présentation de M. Marc Lacroix, sousministre
Ministère de l’Immigration et Communautés culturelles
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM,
9 février 2009
1
Plan de la présentation
1.
Des éléments de contexte incontournables et plus
complexes
2.
Le modèle québécois
3.
L’emploi du temps d’un sous-ministre
4.
Quelques chiffres concernant les sous-ministres ou
assimilés
5.
Les rôles respectifs du politique et de l’administratif
6.
Le rôle et les responsabilités d’un sous-ministre
2
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
2
Plan de la présentation (suite)
7.
L ’environnement de gestion
8.
L’imputabilité du sous-ministre
9.
Les attentes à l’égard des hauts fonctionnaires
10.
Des valeurs, des habiletés et des attitudes à privilégier
11.
En conclusion
3
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
3
Des éléments de contexte incontournables et
plus complexes
La planète se rétrécit (mondialisation)
Tout est plus rapide, plus complexe et plus collectif
L ’accroissement des échanges commerciaux et des
interdépendances économiques
L ’information en continue et l ’affirmation d’enjeux et de
problématiques locales, régionales ou planétaires
4
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
4
La planète se rétrécit (mondialisation) - suite
Le développement des communications et
l’omniprésence des médias
Plus de transparence dans la gestion liée à l’utilisation
croissante de l’Internet
Un temps de réponse ou de réaction presque instantané
Une performance mesurée, comparée et diffusée
(standards et cadres de référence)
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
5
Des éléments de contexte
incontournables
Un système démocratique
La légitimité du pouvoir appartient à des élus choisis
démocratiquement par les citoyens
La dynamique du système influence et colore le
processus décisionnel tout comme le contenu des
décisions
Les échéances électorales dictent souvent et encadrent
toujours le cadre temporel de ces décisions
6
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
6
Des éléments de contexte
incontournables
Un système parlementaire de type britannique
Le gouvernement doit toujours avoir la confiance de la
majorité des élus: il est responsable devant le parlement
Nette séparation des pouvoirs entre le législatif,
l’exécutif et le judiciaire
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
7
Des éléments de contexte
incontournables
Un système fédéral
Répartition théoriquement claire de certains pouvoirs ou
responsabilités entre les provinces et le gouvernement
central
Exercice concurrent ou complémentaire pour d’autres
Un système qui définit un équilibre particulièrement
important et sensible pour le Québec
La défense des intérêts du Québec est un sujet constant
de préoccupation et de vigilance pour tous les
gouvernements quelle que soit leur philosophie
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
8
Le modèle québécois
Nous évoluons dans une société de droits où les textes
juridiques occupent une place prépondérante
La participation de la population aux débats publics
s’accroît (conscience et pression sociale grandissantes)
Nous pouvons compter sur une fonction publique :
neutre
professionnelle
compétente et qui assure la pérennité de l’État
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
9
L’emploi du temps d’un sous-ministre
Le fait d ’être :
en session ordinaire de l ’Assemblée nationale
en session intensive de l ’Assemblée nationale
ou pas en session
La revue de presse
L’interface avec le ministre et le cabinet
Les priorités gouvernementales du domaine d’activités et
l’interface avec les collègues
10
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
10
L’emploi du temps d’un sous-ministre
(suite 1)
Les priorités ministérielles (l’évolution des dossiers
stratégiques et le suivi des plans d’action)
Les urgences au quotidien
L’administration courante du Ministère :
Les communications
Le cheminement des dossiers
Les rencontres bilatérales (sma et directeurs généraux)
Le traitement du courrier
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
11
L’emploi du temps d’un sous-ministre
(suite 2)
Les grandes étapes de l’administration (cycle annuel)
constituent des moments importants de la gestion d’un
Ministère :
Le cadre financier
La revue de programmes
Les prévisions détaillées de crédits
Le discours sur le budget
L’étude des crédits en commission parlementaire
La reddition de comptes (rapports annuels de gestion)
Le rapport du Vérificateur général
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
12
Le temps des sous-ministres (gouv. fédéral)
consacré à la gestion horizontale
Selon une étude réalisée auprès de 28 sous-ministres du
gouvernement du Canada concernant le rôle et les défis
contemporains des sous-ministres :
Les sous-ministres travaillent en moyenne 68,6 heures /
semaine dont 7 font plus de 75 heures (25 %)
Le temps consacré à la gestion horizontale est de 29 % soit :
13,8 heures en moyenne à la gestion interministérielle
(20 %)
6,2 heures en moyenne aux dossiers corporatifs (9 %)
(Centre canadien de gestion, janvier 2003)
13
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
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Quelques chiffres concernant les
sous-ministres ou assimilés(gouv. provincial)
Nombre : 28
Âge moyen : 56 ans
Durée moyenne de l'affectation actuelle : 2
ans 8 mois
Provenance : 1 du privé et 27 provenant de
la fonction publique québécoise et
d'organismes gouvernementaux
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Les rôles respectifs du politique et de
l’administratif
Le «politique» donne la direction
L’«administratif» réalise les mandats
Pour produire des résultats concrets,
les deux partenaires sont
nécessaires, ils ne peuvent être
dissociés
15
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
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Les rôles respectifs du politique et de
l’administratif (suite 1)
Une cohabitation harmonieuse
Connaître les caractéristiques de chacun
pour reconnaître la légitimité de l’autre
Le dirigeant politique
Élu au suffrage universel et
exerçant un choix libre et
démocratique sur la base d’un
programme politique
Notion de temps et durée temporaire
L’administration publique
Nommée à la suite de la mise en
œuvre d’un processus, équitable
et transparent, d’évaluation des
connaissances et des
compétences
Notion de temps et de durée permanence
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
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Les rôles respectifs du politique et de
l’administratif (suite 2)
Ministère
(administratif)
Ministre
(politique)
Zone d’intervention
commune
Enjeux et défis pour le
sous-ministre
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
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L ’environnement de gestion
Les relations du sous-ministre avec le ministre et
le directeur de cabinet
Complémentarité
Équipe
Complicité
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
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L ’environnement de gestion (suite 1)
Le directeur de cabinet : le chef d’une garde
politique
Les principales dimensions de la fonction :
Premier conseiller politique du ministre et son agent
Relations avec le cabinet du premier ministre et les
autres cabinets
Relations avec l’Assemblée Nationale, les députés et
le parti
Relations avec les groupes d’intérêts et les
lobbyistes
Rôle du bureau de comté
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
19
L ’environnement de gestion (suite 2)
Les communications entre le ministre et le sousministre permettent de «nourrir et de garder
vivant» le lien de confiance une fois qu’il est
établi
2 règles fondamentales
Il faut tout dire au ministre
Il ne faut rien dire de ce qui nous est révélé par le
ministre - sauf au besoin
Lors de la prise de décision par le ministre, le rôle du
sous-ministre est d’avoir des discussions franches avec
le ministre sur tous les aspects qui influencent la
faisabilité des différentes options
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
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L ’environnement de gestion (suite 3)
Les relations du sous-ministre avec son équipe
de direction
Instaurer des mécanismes formels de suivi
Prévoir des temps d’échange (Lac-à-l’Épaule)
Favoriser l’émergence des consensus et arbitrer les
différends
Être capable de rallier à des positions ministérielles
Cultiver le respect, la confiance, la transparence
21
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
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L ’environnement de gestion (suite 4)
Les relations du sous-ministre avec les
organismes centraux
Alléger les tensions
Les Secrétariats du Conseil exécutif
Le Secrétariat du Conseil du trésor
Le ministère des Finances et le Contrôleur des finances
Le Secrétariat aux communications gouvernementales
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
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Le rôle et les responsabilités d’un
sous-ministre
Soutien et conseil
au ministre
(l’interface avec
le cabinet)
Membre de
l’équipe
gouvernementale
Sousministre
Administration de
son organisation
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
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Le rôle et les responsabilités d’un
sous-ministre (suite1)
Le soutien au ministre
Concevoir, évaluer et défendre des
programmes et plans d’action du Ministère
politiques,
Soutenir la participation du ministre à l’Assemblée
nationale, au Conseil des ministres aux comités
ministériels permanents
Assurer que l’information transmise soit exacte,
pertinente, dans un langage accessible et présentée
sous une forme appropriée
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
24
Le rôle et les responsabilités d’un
sous-ministre (suite 2)
Le soutien au ministre (suite)
Anticiper les situations ou les problèmes qui peuvent
interpeller le ministre et lui proposer des solutions
Agir à l’occasion comme négociateur ou médiateur
pour l’aider à résoudre certains conflits
Proposer des stratégies sur les dossiers chauds
Conseiller et assister le ministre dans la conduite des
dossiers interprovinciaux et avec le gouvernement
fédéral
25
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
25
Le rôle et les responsabilités d’un
sous-ministre (suite 3)
Les défis du soutien au ministre
Amener le Ministère à intégrer les préoccupations
politiques dans les dossiers
Soutenir le Ministre dans ses interventions publiques
Éviter que la revue de presse ne devienne le plan de
travail du Ministère
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
26
Le rôle et les responsabilités d’un sousministre (suite 4)
Membre d’une équipe gouvernementale
Maintenir des liens étroits avec le Secrétaire général
Participer au Forum des sous-ministres
Participer, au besoin, aux comités ministériels
S’assurer de la concertation et de la coordination
interministérielle
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
27
Le rôle et les responsabilités d’un
sous-ministre (suite 5)
Les défis comme
gouvernementale
membre
d’une
équipe
Concilier les agendas respectifs des ministères et
organismes
Concilier les propositions ou les stratégies respectives
des cabinets
Préparer le «timing conjoncturel» pour présenter les
dossiers
Gérer le ministre rebelle ou délinquant
Gérer les collègues qui se posent en compétiteurs
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
28
Le rôle et les responsabilités d’un sousministre (suite 6)
À titre d’administrateur, sous l’autorité du Secrétaire général
du gouvernement et la direction du ministre :
Gérer le Ministère
Être responsable de la mise en œuvre des décisions du
ministre et du gouvernement
Planifier, organiser, diriger et contrôler les activités du
Ministère, notamment :
•
Le suivi du calendrier législatif et réglementaire
•
L’élaboration et le suivi du plan stratégique
•
Le budget et le plan de gestion des dépenses
•
Le rapport annuel de gestion
•
La déclaration de services aux citoyens
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
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Le rôle et les responsabilités d’un
sous-ministre (suite 7)
Les défis comme administrateur
Respecter l’autorité légitime des élus
Se doter d ’un leadership qui s’appuie sur une vision
Optimiser le rendement des ressources
Poursuivre activement des résultats
30
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
30
L’imputabilité du sous-ministre
La définition d’Osbaldeston :
« L’imputabilité est l’obligation de rendre des
comptes à une personne ou à un groupe de
personnes pour l’exercice des responsabilités
qui lui ont été confiées par cette personne ou
ce groupe de personnes. ».
31
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
31
L’imputabilité du sous-ministre (suite)
À l’Assemblée nationale (Commission de l’administration
publique, dépôt des rapports annuels de gestion)
Au Premier ministre et au Conseil des ministres
Au ministre
Au Secrétaire général
Au Conseil du trésor
Au ministère des Finances (discours sur le budget) et au
Contrôleur des finances (états financiers)
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
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Les attentes à l’égard des hauts fonctionnaires
L’exercice de son leadership :
Exercer son leadership (des attentes élevées à cet
égard)
Exposer sa vision et la soutenir dans l’action
Favoriser les consensus
Assurer la cohérence et la constance dans l’action
Bien s’entourer en plaçant les personnes-clés au bon
endroit et en fonction des besoins de l’organisation
et des profils de compétence
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
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Les attentes à l’égard des hauts fonctionnaires
(suite)
La communication stratégique
Écouter d’abord et se positionner par la suite
Faire comprendre le «plan de match» à l’interne et aux
principales clientèles
Communiquer clairement ses attentes sur les plans de
la gestion, de la préparation des dossiers et du respect
des échéanciers
Expliquer le bien-fondé des changements
organisationnels ou des stratégies sectorielles
S’impliquer en communiquant soi-même
les messages les plus importants
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
34
34
Des valeurs à privilégier
Le respect et la loyauté (au ministre et au centre, au
Ministère et à la communauté)
Le sens de l’État et de la continuité des institutions
L’objectivité et l’impartialité
35
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
35
Des habiletés à développer
Penser horizontalement et globalement
Prendre en compte la dimension stratégique des
dossiers
Maintenir un sens critique élevé (bien décoder les
messages, aller à l’essentiel et passer à l’action)
Trancher dans les situations complexes
Prendre du recul
36
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
36
Des attitudes à privilégier
L’authenticité dans ses relations
L’empathie pour les besoins des autres
La passion communicatrice et mobilisante
Un sens professionnel élevé en tout temps
La discrétion
une vigilance constante
37
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
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En conclusion
Le sous-ministre agit par « prioception »
« La prioception est la capacité du cerveau humain et
animal de rechercher les contraintes fortes de son milieu
pour ensuite commander à ses organes de s ’y adapter. En
ce sens, une qualité fondamentale des sous-ministres
consiste à décoder les signaux de son milieu, à les
hiérarchiser et à organiser ensuite une stratégie d ’action
en conséquence, dans le but de répondre aux attentes
contraignantes de ce milieu. ». J. Bourgault.
38
Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
38
En conclusion
Le sous-ministre doit :
Inspirer et exercer un leadership mobilisateur
Garder le cap (vision, priorités et agendas)
Livrer la marchandise (au bon moment et de bonne
qualité)
Dire les vraies choses aux personnes concernées
Soutenir les troupes
Faire preuve d’humilité et de discrétion
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Présentation de M. Lacroix à l’UQÀM
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Références
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Trudeau, André, Décliner le temps à tous les temps, Échange, décembre 2004, pp. 2-6
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2001, Administration publique comparée, Département de sciences politiques, Université de Montréal,
automne 2002
Vézina André, La place de l’éthique : du politique à l’administratif, conférence prononcée dans le cadre des
déjeuners-conférences de l’Institut d’administration publique du Québec, le 12 décembre 2002
Bourgault, Jacques, Le Comment? : passer de la parole aux actes, expression des organes étatiques, mars
2004
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Bourgault, Jacques. "Le rôle du sous-ministre du Gouvernement du Canada : sa responsabilité et sa
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activités publicitaires. Rétablir l'imputabilité. Études. Volume 1, Le Parlement, les ministres et les sousministres. Ottawa, la Commission, 2006, p. 283-329. (C/ CP 32-87/ 1-2006F).
Paulin, Madeleine, Le rôle et les principaux défis actuels d’un haut fonctionnaire au gouvernement du
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Pronovost, Jean, L’environnement, le rôle et les principaux défis d’un haut fonctionnaire, Programme
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Jean,Denys, Une cohabitation harmonieuse du politique et de l’l’administratif. Pour une mise en scène
réussie!, Ministère des affaires municipales et des régions, 2005, 32 diapositives.
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