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COMMENT ORGANISER UNE REUNION EXTRAORDINAIRE ?
L’approche de fin d’année rime avec vacances, départ, détente, et avec... extra-ordinaire !
Malgré les examens à préparer, les sorties scolaires qui diminuent parfois le nombre de
réunions, il est important de penser à se séparer dans la joie. Pourquoi ne pas donner un
aspect festif à l’une des dernières réunions d’équipe ? Et si vous partiez vous promener ?
Et si... etc. ?
Les quelques idées et conseils qui suivent sont aussi valables pour n’importe quelle
réunion qui « sort de l’ordinaire » au cours de l’année : goûter, fête avec les parents,
enquête...
Avant de commencer, il est préférable de se poser une série de questions, du style :
QUOI ? QUAND ? OU ? COMMENT ? POURQUOI ?
AVEC QUI ? MATERIEL ? QUI PREPARE QUOI ? DEBUT/FIN ? etc.
Voici donc une grille, avec des questions pour vous aider à préparer une réunion extra-ordinaire.
OBJECTIFS :
(Vous pouvez bien sûr en discuter avec les jeunes de l’équipe)
- se retrouver pour un moment de détente, gratuitement, pour jouer, faire la fête
- faire part de ce que l’équipe a vécu : aux parents, à d’autres jeunes...
- découvrir quelqu’un, une activité, un lieu
TYPE DE CETTE REUNION :
-
grand jeu
fête d’équipe
rencontre d’une autre équipe
goûter
balade
rencontre d’un témoin
LIEU :
- extérieur/intérieur
-local ou salle :
= qui réserve ? Y a-t-il une clé à aller chercher quelque part ?
= peut-on décorer ? Où est le matériel pour nettoyer après usage ?
- itinéraire s’il s’agit d’une balade.
DATE/HORAIRE :
- tous les membres de l’équipe peuvent-ils être présents ?
- a-t-on assez de temps pour préparer ensemble ?
- si cela augmente le temps habituel de réunion, penser aux activités de chacun (sport, musique,
etc...), prévenir les parents de cette durée exceptionnelle. Ils apprécieront toujours d’être tenus au
courant de tout changement de date, de durée, et un petit mot permet aussi de leur faire le projet.
Penses-y !
- en cas d’invitation à rédiger et à envoyer, y penser assez tôt.
Mise à jour 2008
AVANT :
- prévoir au moins un moment de préparation pendant la réunion précédente
- s’assurer de la présence d’un adulte au moins, (pourquoi pas un des parents ?)
- écrire un déroulement, même succinct, en intégrant bien les divers temps nécessaires :
déplacement, mise en place du matériel, décoration, rangement et nettoyage... Minuter si possible,
en prévoyant bien l’heure de début et de fin.
- = se répartir les tâches, l’un des adultes pourra être plus attentif aux petits détails, aux réactions
des enfants ou des jeunes, il peut aider l’animateur à s’adapter.
= le matériel à apporter : écrire la liste est utile !
- prévoir un photographe pour les souvenirs.
- pourquoi ne pas inviter un journaliste local ? Cela peut être un témoignage pour les habitants du
secteur, des jeunes qui pourraient rejoindre une équipe ensuite ; etc.
PENDANT :
- ne pas arriver trop tard, un peu d’avance permet d’envisager les détails de dernière minute et les
oubliés éventuels
- ne pas se laisser gagner par la panique, montrer le plus possible de sérénité... même si tout
« bouillonne » à l’intérieur !
- bien prévoir un moment de fin dans le déroulement (chant, goûter, prière, remise de « prix »
etc.), sans attendre l’horaire limite, cela permet justement d’éviter de « déborder ».
APRES :
- noter tout de suite ce qui a pu manquer, ce qui a été réussi, etc. cela vous aidera pour d’autres
occasions.
- prendre des temps de relecture : seul , avec ceux qui vous ont aidé, puis avec l’équipe (compléter
le journal d’équipe s’il y en a un, faire un album-photos).
- faire réagir ceux qui ont participé, les invités, le témoin.
Ces éléments te semblent sans doute bien nombreux quand ils sont tous ensemble ! Ce
sont des principes de base, des points à ne pas négliger pour éviter les surprises, les
« ratés » et parer à l’imprévu qui, de toute façon, vient perturber ou embellir ces
moments, même les mieux préparés !
Rappelle-toi également, même si tu y prends goût, que les réunions extra-ordinaires
doivent rester exceptionnelles. L’équipe se lasserait vite et toi aussi car leur préparation
est quand même assez lourde !
Mise à jour 2008