La bonne tenue des archives des bureaux comme la condition sine

La bonne tenue des archives des bureaux comme
la condition sine qua none d'un bon classement
dans les dépôts de pré-archivage
Par Jacqueline NAHIMANA
Archiviste
Banque de la République du Burundi
INTRODUCTION
Toute administration, qu’elle soit publique ou privée, est caractérisée par un
ensemble d’activités. C’est ainsi que dans chaque bureau on reçoit ou on produit des
documents, on distribue le courrier, on délivre des pièces administratives, on fournit des
services, on élabore divers documents, etc.
Tous ces documents reçus ou produits par l’administration vont constituer les futurs
dossiers d’archives. Ces supports d’information sont des auxiliaires sans lesquels les
administrations ne peuvent fonctionner. Ils doivent pour cela être bien gérés,
méthodiquement et quotidiennement.
Cette gestion des documents qui s’entend comme la planification, le contrôle,
l’orientation, l’organisation, la formation, l’entretien et la destination de l’information,
requière une attention particulière dès le bas âge du document.
Dans le parcours du document, depuis sa création, le bon classement de celui-ci reste
déterminant dans le repérage de l’information ; raison pour laquelle il est indispensable
de focaliser tous les efforts sur la bonne tenue des archives courantes dans les bureaux.
La réussite de l’archivage dans les dépôts en dépendra.
Ceci nous amène à parler de rétention des archives dans les bureaux et de la formation.
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I. Plan de rétention des archives de bureaux
Dès le jour de la création ou de la réception d’un document dans un bureau, sa
durée de vie devrait être fixée. Par qui ? Par la personne en charge de l’utilisation
journalière du document. Cette tâche, souvent confiée aux secrétaires de direction, se
révèle plus difficile vis-à-vis de leur niveau de formation.
Dans chaque bureau, il devrait y avoir au moins trois bacs. L’un contenant les dossiers
qui seront détruits après une année d’existence, un autre contenant des dossiers dont la
durée de vie ne doit pas dépasser 3 ans, et enfin un 3ème bac qui contiendra les dossiers
de 5 ans et plus. Les dossiers du 3ème bac feront alors l'objet de transferts réguliers vers
les dépôts.
BAC 1
Dossiers dont la
vie ne doit pas
dépasser 1 année
BAC 2
Dossiers devant
rester au Bureau
durant 3 ans
BAC 3
Dossiers âgés
de 3 ans et plus
Si le tri pouvait se faire rigoureusement de cette manière au niveau des bureaux,
l’archivage irait mieux dans les dépôts d’archives.
II. Formation
Pour déterminer la durée de vie d’un support d’information, il faut une certaine
formation des agents préposés au classement de la documentation récente dans les
bureaux. Il a été constaté qu’au niveau des bureaux, les dossiers les plus âgés sont
délaissés. Mais, en réalité, cela découle plus de l’ignorance que d’une simple
négligence.
La formation des archivistes devait donc concerner aussi les secrétaires de direction, les
dactylographes, les préposés au classement et même, dans une moindre mesure, les
responsables (non archivistes) des services ayant la conservation des archives dans leurs
attributions.
La synergie de tous ces acteurs pourraient alors conduire à une nette amélioration quant
à la bonne tenue des archives, d’abord dans les bureaux, ensuite dans les dépôts de préarchivage.
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III.Conclusion
Dans beaucoup d’institutions (des pays en développement), le personnel
archiviste est réduit à une ou deux unités seulement.
Pour un personnel aussi réduit, le tri ne peut se faire convenablement que si,
préalablement, il avait été fait au niveau des bureaux par les gestionnaires des dossiers
courants. Il arrive que pendant les versements, on se trouve face à une masse
documentaire de plusieurs mètres linéaires que l’on doit trier avant de passer à l’étape
suivante. Il sera difficile de s’en sortir parce qu’on ne pourra pas, d’un seul coup d’œil,
savoir si tel dossier est complet ou non.
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