Guide pratique de la messagerie EGEE

Guide pratique
de la messagerie EGEE
Sommaire
1. Principes généraux
2. Procédure d'ouverture d'un compte de messagerie EGEE
3. Gestion du mot de passe
4. Consultation de votre messagerie au moyen du Webmail Aquaray
5. Intégration de votre compte dans un logiciel de messagerie
6. Configuration du logiciel de messagerie
7. Configuration de Gmail
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1.Principes généraux
Le nom de domaine internet « egee.asso.fr », propriété de l'association EGEE, permet de
créer des comptes de messagerie (ou boites mail) domiciliés à cette adresse.
Chaque conseiller(ère) EGEE – et à fortiori chaque responsable – a vocation à disposer
d'une adresse de messagerie libellée ainsi :
•
[email protected]
L'ouverture d'un tel compte est proposée – et vivement recommandée – dès l'adhésion à
EGEE. Elle permet de communiquer de façon opérationnelle avec nos partenaires et
d'afficher clairement l'identité de notre mouvement.
Par ailleurs, un certain nombre de comptes « institutionnels » existent déjà pour les
besoins de la communication interne ou externe, au nom des services du siège ou au
nom des régions. Exemples :
•
[email protected]
•
[email protected]
S'agissant des régions, il est prévu de modifier le libellé des comptes pour faire
apparaître leur nom en entier.
2.Procédure d'ouverture d'un compte de messagerie EGEE
Le conseiller ou le responsable souhaitant une adresse de messagerie EGEE doit :
•
se connecter à l'Espace Conseillers du site EGEE, menu « Documents
en ligne / Outils et services pour les conseillers »,
•
compléter le formulaire proposé (4 zones obligatoires, une zone
facultative), en veillant à respecter les consignes contenues dans les
(aide en ligne)
•
valider la demande qui sera ainsi transmise au siège.
La création interviendra en principe dans les 72 heures. Si le numéro de portable est
renseigné, une confirmation sera envoyée par SMS.
3.Gestion du mot de passe
Important : le mot de passe d'ouverture doit garder un caractère provisoire. Les
titulaires sont invité(e)s à le changer dans les meilleurs délais.
•
un lien pour changer le mot de passe est disponible dans la page du site indiquée
ci-dessus,
•
en cas de perte du mot de passe, un formulaire à utiliser se trouve dans la même
page (voir les explications données).
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4.Consultation de votre messagerie au moyen du Webmail « Aquaray »
Vous pouvez consulter directement votre messagerie et gérer vos messages au moyen de
l'outil « Webmail » fourni par notre prestataire.
Pour ce faire vous avez 2 possibilités :
•
soit dans l'Espace Conseillers du site EGEE, cliquer sur l’icône
•
soit accéder directement via l'adresse suivante : https://webmail2.aquaray.com
Lors de la première utilisation, veillez à renseigner vos « éléments d'identité », de la
façon suivante :
•
cliquez en haut à droite sur
•
cliquez ensuite sur
•
complétez la zone « Nom à afficher » (exemple : Jean MARTIN, conseiller EGEE
Ile-de-France).
puis sur votre adresse
5.Intégration de votre compte dans un logiciel de messagerie
Les messageries de type « Webmail » fournies par les prestataires
d'hébergement – même s'ils se sont améliorés – restent globalement assez
sommaires et peu conviviaux.
De plus, ils n'offrent pas toujours une bonne protection contre les spams.
Aussi, il est vivement conseillé d'utiliser :
•
soit un logiciel de messagerie spécialisé, les plus connus étant
« Outlook » de Microsoft (compris en général dans le pack Office) et
« Thunderbird » (l'équivalent en téléchargement gratuit, fourni par
Mozilla), ou encore « Mail » dans l'environnement Apple ;
•
soit la messagerie Gmail de Google (gratuite sous réserve d'ouvrir
un compte Google).
Avantages et inconvénients des logiciels de messagerie :
+ outils complets proposant de nombreuses fonctionnalités (notamment anti-spam)
+ enregistrement et classement des messages en local sur votre poste de travail
+ consultation de vos archives hors connexion internet
- disponibilité sur un seul poste de travail
Avantages et inconvénients de la messagerie Gmail :
+ outil complet proposant de nombreuses fonctionnalités (dont anti-spam efficace)
+ possibilité de consultation de vos messages de n'importe quel ordinateur connecté
+ possibilité de synchronisation sur tous vos appareils (PC, tablette, smartphone)
- nécessité d'être connecté à internet
- obligation d'ouvrir un compte Google
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6. Configuration du logiciel de messagerie
L'intégration dans un logiciel de messagerie nécessite la création d'un compte et la saisie
des paramètres du compte, à partir du menu « Options » ou « Comptes de messagerie ».
Pour cela, validez d'abord le choix « POP3 »
Il vous sera demandé de renseigner :
•
Le nom du compte. C'est l'intitulé que vous souhaitez pour l'entête de vos
messages (par exemple : Jean MARTIN, conseiller EGEE Ile-de-France).
•
L'adresse de messagerie et le nom d'utilisateur. Dans les deux cas saisir l'adresse
complète (par exemple : [email protected]).
•
Le mot de passe (saisir celui-ci et cocher la case « authentification par mot de
passe sécurisé »).
Dans la plupart des cas, la suite du paramétrage est désormais automatisée.
S'il vous est demandé de renseigner l'adresse des serveurs POP (pour le courrier entrant)
et SMTP (pour le courrier sortant), saisir dans les deux cas mail.aquaray.com (pour le
serveur SMTP il peut être nécessaire de saisir celui de votre fournisseur d'accès).
Pour plus de détails, consultez les tutoriels fournis par les constructeurs (liens cidessous) :
•
Microsoft Outlook : cliquer ici
•
Mozilla Thunderbird : cliquer ici
•
Apple Mail : cliquer ici
7. Configuration de Gmail
Pour intégrer votre compte de messagerie EGEE dans Gmail vous devez :
•
à partir de l'icône
en haut à droite sélectionner « Paramètres »,
•
sélectionner l'onglet « Comptes et importation »
•
dans la partie « Consulter les messages des autres comptes (avec le protocole
POP3) » cliquer sur « Ajouter un compte de messagerie POP3 que vous possédez »
•
ensuite suivre les indications données
•
dans la zone « Nom d'utilisateur », saisir simplement votre adresse de messagerie
EGEE
•
dans la zone « Serveur POP », saisir mail.aquaray.com
•
Pour plus de détails, consultez l'aide en ligne de Google : cliquer ici
Afin de pouvoir également envoyer des messages depuis Gmail, ajoutez votre adresse
EGEE dans la partie « Envoyer des mails en tant que » (en haut dans le même onglet).
Validez l'option « Envoyer par Gmail ».
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