Assistance téléphonique Éthique Sojitz FAQ

Assistance téléphonique Éthique Sojitz
FAQ
Q. Pourquoi le groupe Sojitz a-t-il une ligne d'assistance éthique ?
•
•
•
Nous voulons que nos collaborateurs puissent disposer de multiples moyens de signaler les
problèmes, sans crainte de représailles. La ligne d'assistance éthique Sojitz est un outil de
signalement conçu pour protéger l'anonymat de ceux qui utilisent le système ainsi que la
confidentialité des informations transmises, dans les limites prévues par la loi.
En créant des canaux de communication ouverts, nous pouvons promouvoir un environnement de
travail positif et maximiser la productivité.
Un système de signalement efficace peut être un atout majeur pour réduire les pertes causées par
la fraude et les abus.
Q. Qui gère la ligne d'assistance éthique de Sojitz ?
La ligne d'assistance éthique de Sojitz est gérée par un organisme extérieur nommé EthicsPoint.
EthicsPoint propose un outil de signalement confidentiel et, si la loi le permet et si la personne le
souhaite, anonyme. EthicsPoint collecte les informations fournies par la personne qui effectue le
signalement sur le site Web ou par téléphone, puis transmet un compte rendu à Sojitz qui effectuera le
suivi et enquêtera. Pour en apprendre plus sur EthicsPoint, consultez le site www.ethicspoint.com.
Q. Puis-je faire un signalement en utilisant soit Internet, soit le téléphone ?
Oui En vous laissant le choix, la ligne d'assistance éthique Sojitz permet à tous les collaborateurs
d'effectuer un signalement de la manière la plus pratique et la plus commode pour eux.
Vous pouvez effectuer un signalement sur la ligne d'assistance éthique Sojitz depuis n'importe quel
ordinateur pouvant se connecter sur Internet. Vous pouvez effectuer un signalement depuis chez vous.
Beaucoup de lieux publics, et en particulier les bibliothèques, disposent d'ordinateurs avec accès
Internet.
Si vous ne disposez pas d'un tel accès ou avez des difficultés à utiliser un ordinateur pour effectuer un
tel signalement, vous pouvez appeler le numéro gratuit local de la ligne d'assistance éthique Sojitz. Vos
interlocuteurs sur la ligne d'assistance téléphonique Sojitz sont des spécialistes de l'assistance
téléphonique d'EthicsPoint.
Vous pouvez effectuer votre signalement soit sur le site Web, soit par téléphone dans votre langue
maternelle. Le site Web tout comme la ligne d'assistance éthique gratuite de Sojitz sont disponibles 24
heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an.
Q. La direction tient-elle réellement à ce que j'effectue des signalements ?
Tout à fait. De fait, nous avons besoin de vos signalements. Vous savez ce qui se passe dans notre
entreprise, en bien comme en mal. Vous pouvez avoir été informé dès le début d'une activité qui peut
causer des soucis. Grâce à votre signalement, nous pourrons minimiser l'impact négatif potentiel sur
l'entreprise et sur son personnel. Par ailleurs, en proposant des informations positives, vous pouvez
contribuer à identifier des problèmes, améliorant ainsi la culture et les performances de l'entreprise.
Q. Pourquoi devrais-je signaler ce que je sais ? En quoi cela me concerne-t-il ?
Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif, mais ce droit s'assortit de
l'obligation d'agir de manière éthique et d'informer qui de droit de tout agissement inapproprié. En
travaillant ensemble, nous entretenons un environnement sain et productif. Toute mauvaise conduite
au travail peut menacer la survie de l'entreprise toute entière.
Q. Quels types de situations dois-je signaler ? Dois-je avoir la preuve d'une malversation pour pouvoir
effectuer un signalement ?
EthicsPoint est un outil de communication qui vous permet de faire part de vos suggestions et
inquiétudes et de signaler les comportements qui pourraient être contraires à l'éthique ou illégaux,
enfreindre les règles professionnelles ou être en contradiction avec notre Code d'éthique et de bonne
conduite.
Nous vous encourageons à signaler de bonne foi toutes vos inquiétudes légitimes, même si vous n'avez
pas de preuve de malversation. Cependant, toute personne qui fera intentionnellement des allégations
fausses sera passible de sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'à la rupture du contrat de travail.
1
Assistance téléphonique Éthique Sojitz
FAQ
Q. Je ne sais pas si ce que j'ai observé ou entendu enfreint les règles de notre entreprise ou est
contraire à l'éthique, mais tout cela ne me semble pas correct. Que dois-je faire ?
Signalez-le. EthicsPoint peut vous aider à préparer et à soumettre un signalement, afin que celui-ci soit
bien compris. Nous préférons que vous signaliez une situation qui s'avérera être sans problème, plutôt
que de laisser des comportements potentiellement contraires à l'éthique échapper à tout contrôle parce
que vous n'étiez sûr de rien.
Q. Comment fonctionne la ligne d'assistance éthique Sojitz ? Que deviennent les signalements ? Qui
peut y accéder ?
Si vous effectuez un signalement via le site Web de la ligne d'assistance éthique Sojitz, il vous
sera demandé de fournir les informations nécessaires à l'enquête. Vous aurez la possibilité de naviguer
sur ce site en différentes langues et pourrez faire votre signalement dans votre langue maternelle.
Si vous contactez la ligne d'assistance éthique Sojitz par téléphone, c'est un spécialiste
d'assistance téléphonique d'EthicsPoint qui vous répondra en anglais. Selon la langue dans laquelle
vous souhaitez mener la conversation, cette personne poursuivra la discussion, ou transférera votre
appel à un collègue capable de parler votre langue, ou demandera à un interprète de se joindre à la
conversation. La ligne d'assistance éthique Sojitz prend en charge la plupart des langues.
Que ce soit sur le site Web ou en appelant par téléphone, vous aurez la possibilité soit de rester
anonyme, si la loi l'autorise, soit de fournir votre nom et des renseignements permettant de vous
contacter.
Les signalements effectués auprès de la ligne d'assistance éthique Sojitz sont saisis directement sur le
serveur sécurisé d'EthicsPoint afin de prévenir toute faille de sécurité. EthicsPoint ne communique ces
signalements qu'à certaines personnes bien précises au sein de l'entreprise qui sont chargées d'évaluer
le type d'infraction et sa localisation. Chacun des destinataires de ces rapports a reçu une formation sur
la manière de préserver la stricte confidentialité de ces dossiers.
Q. Que faire si mon chef ou d'autres responsables sont impliqués dans une infraction ? Est-ce qu'il ne
vont pas obtenir le dossier et étouffer l'affaire ?
Le système d'assistance éthique Sojitz de même que le mode de distribution des dossiers de
signalement sont conçus de telle manière que les parties impliquées ne soient pas prévenues, sauf si la
loi l'exige, et n'aient pas accès aux dossiers dans lesquels elles ont été nommées.
Q. Que faire si un point important me revient à l'esprit après avoir effectué mon signalement ? Et si
l'entreprise a des questions à me poser à propos de mon signalement ?
Lorsque vous faites un signalement à la ligne d'assistance éthique Sojitz, par le site Web ou par
téléphone, vous recevez une clé d'identification unique et devez choisir un mot de passe. Vous pouvez
par la suite contacter à nouveau la ligne d'assistance éthique Sojitz par Internet ou par téléphone, et
accéder au signalement d'origine afin de fournir des informations complémentaires. Nous vous
conseillons fortement de revenir sur la ligne d'assistance éthique Sojitz dans les 10 jours pour consulter
l'état du dossier et répondre aux questions de l'entreprise.
Selon la complexité du sujet, il pourra vous être annoncé, lorsque vous reviendrez sur la ligne
d'assistance éthique Sojitz, que le dossier de signalement est encore à l'étude ; que l'enquête est
terminée et que des mesures ont ou non été prises ; ou l'on peut vous demander d'autres détails
concernant votre signalement, afin que l'entreprise puisse mener plus avant son enquête. Cependant,
pour des raisons de confidentialité, vous ne serez pas nécessairement informé de la manière spécifique
dont un problème particulier a été résolu ou est en train de l'être.
Q. Est-ce que ces suites données aux signalements sont aussi sécurisées que le premier signalement ?
Toutes les correspondances de la ligne d'assistance éthique Sojitz sont traitées avec le même degré de
stricte confidentialité que le signalement initial, en conservant la protection de l'anonymat, si la loi
l'autorise.
Q. Je crois savoir que toute transmission de données depuis mon ordinateur génère un enregistrement
dans le journal du serveur qui montre chaque site Web auquel mon PC se connecte. Ce fichier
journal ne va-t-il pas permettre d'identifier que c'est moi qui ai effectué ce signalement ?
EthicsPoint ne génère ni ne conserve aucun journal des connexions internes comportant des adresses
IP, et ne possède par conséquent aucune information permettant d'associer votre PC à EthicsPoint.
2
Assistance téléphonique Éthique Sojitz
FAQ
Q. Si j'appelle la ligne d'assistance éthique Sojitz, mon appel sera-t-il enregistré ?
Non. Cependant, pour pouvoir créer un rapport de signalement, le spécialiste de la ligne d'assistance
EthicsPoint prendra des notes durant votre appel.
Q. À partir de mon appel à la ligne d'assistance éthique Sojitz, sera-t-il possible de remonter jusqu'à moi
en utilisant la présentation du numéro ?
Non. La présentation du numéro est désactivée pour tous les appels entrants.
Q. Je suis inquiet à l'idée que les informations que je fournis à EthicsPoint révéleront au bout du compte
mon identité. Comment pouvez-vous me garantir que cela ne se produira pas ?
Le système d'EthicsPoint est conçu pour protéger votre anonymat, et nous ne vous demanderons votre
nom et des informations pour vous contacter que si la loi l'exige. Cependant, c'est à vous qui effectuez
le signalement de faire en sorte que la teneur de celui-ci ne révèle pas votre identité par accident, en
déclarant par exemple « Depuis mon bureau, à côté de celui de Jean Durand... » ou «°Après 33 ans
dans cette entreprise... »
Q. Et si je souhaite être identifié dans mon signalement ? Si je m'identifie, mon identité sera-t-elle tenue
confidentielle ?
Vous n'avez pas besoin de vous identifier lorsque vous effectuez un signalement auprès de la ligne
d'assistance éthique Sojitz, sur le site Web ou par téléphone, si la loi l'autorise. Durant l'appel ou dans
une section du rapport sur le site Web, le cas échéant, il vous sera demandé si vous voulez ou non
rester anonyme. Vous aurez la possibilité de faire connaître à Sojitz votre identité ainsi que la façon de
vous contacter, ceci sans aucune restriction ; de ne faire connaître votre identité et la façon de vous
contacter qu'aux personnes de Sojitz qui sont responsables de l'enquête éthique et qui ont l'obligation
de préserver la confidentialité de cette information ; ou vous pouvez choisir de rester anonyme, si la loi
l'autorise.
Cependant, vous devez savoir qu'il n'est pas possible de garantir une confidentialité absolue en toutes
circonstances. En certaines circonstances, la loi peut exiger la divulgation de ces informations à d'autres
personnes à l'intérieur ou à l'extérieur de Sojitz, comme c'est le cas par exemple si vous signalez un
problème de blanchiment d'argent. De plus, il se peut que quelqu'un puisse deviner votre identité à
partir des circonstances décrites dans votre signalement. Mais il ne faut pas qu'une telle éventualité
vous dissuade de signaler un problème.
Q. Que se passera-t-il si quelqu'un que j'ai nommé dans mon signalement découvre que c'est moi qui ai
fait ce rapport ?
Sojitz a pour principe d'encourager ses collaborateurs à signaler toutes leurs inquiétudes à propos
d'activités ou de comportements contraires à l'éthique ou illégaux qui ne respectent pas notre Code
d'éthique et de bonne conduite, et de protéger des représailles ceux qui effectuent de tels signalements.
L'entreprise prendra toutes les précautions raisonnables pour protéger votre anonymat, conformément à
la loi et aux règles de l'entreprise.
Les actions de représailles constituent une infraction grave à notre Code d'éthique et de bonne
conduite ; tout employé de Sojitz menant une action de ce type est passible de sanctions disciplinaires
pouvant aller jusqu'à la rupture de contrat de travail.
Q. Qui dois-je contacter si j'ai d'autres questions à propos de la ligne d'assistance éthique Sojitz ?
Vous pouvez contacter votre responsable hiérarchique, votre correspondant local des ressources
humaines ou votre représentant régional du département Juridique ou Conformité.
3