Toutes les réponses et les rubriques d`aide sur Docsafe

Toutes les réponses et les rubriques
d’aide sur Docsafe
Informations générales
Qu’est-ce que Docsafe?
Docsafe vous permet de sauvegarder et de gérer vos documents personnels ainsi que vos mots de passe. Avec
Docsafe, vous pouvez à tout moment accéder à vos documents et vous disposez d’une vue d’ensemble rapide de
ceux-ci. Vous pouvez transférer certains documents, par
exemple un courrier, et attribuer des droits d’accès.
A l’avenir, vous pourrez directement recevoir vos documents des entreprises, ex. relevés de comptes, décomptes
de salaire, etc. De plus, il est également prévu que les factures puissent être payées directement depuis Docsafe.
Qui peut utiliser Docsafe?
Toutes les personnes résidant en Suisse peuvent utiliser
Docsafe.
Comment puis-je commander
Docsafe?
Si vous êtes déjà client chez Swisscom, vous pouvez utiliser votre login Swisscom pour y accéder.
Si vous n’étiez pas client chez Swisscom jusqu’à présent
ou n’avez pas utilisé de produit payant, vous pouvez vous
inscrire sur Docsafe gratuitement. Pour pouvoir vous inscrire via le login Swisscom, il vous faut un numéro de téléphone mobile en Suisse ou une adresse postale en Suisse.
Combien coûte Docsafe?
L’offre de base de Docsafe est gratuite. A l’avenir, certains
services payants supplémentaires seront proposés.
Combien de documents puis-je sauve- Il n’existe actuellement aucune limite de quantité pour la
garder dans Docsafe?
sauvegarde de documents. Docsafe devrait être suffisamment grand pour sauvegarder les documents d’un ménage moyen.
Toutefois, Swisscom se réserve le droit de mettre en place
une limitation de quantité pour certains clients ou
groupes de clients en cas d’utilisation excessive (Fair Use
Policy).
Quelles sociétés peuvent m’envoyer
des documents directement dans le
Docsafe?
Swisscom est actuellement en négociations avec divers
partenaires qui pourront à l’avenir envoyer des documents directement dans votre Docsafe. Si vous êtes client
chez Swisscom, votre facture Swisscom vous sera envoyée directement dans votre Docsafe. Quand vous utiliserez Docsafe pour la première fois, vous y trouverez vos
factures des 6 derniers mois.
Comment puis-je payer des factures?
Le paiement de factures via Docsafe est en cours de préparation. Une fois en place, vous pourrez transmettre vos
paiements à la banque de votre choix de manière très
simple.
Comment mes documents sont-ils
protégés?
Vos documents sont conservés sous forme cryptée dans
les centres de traitement de Swisscom en Suisse. Dans ce
contexte, nous appliquons les mêmes directives et standards de sécurité que pour les systèmes bancaires. Par ailleurs, chacun de vos documents est crypté individuellement.
De plus, la connexion entre votre navigateur et le système
Docsafe est également cryptée. Vous pouvez le vérifier
(selon les navigateurs) par la présence du symbole du
cadenas dans la barre d’adresse de votre navigateur.
Comment puis-je crypter mes données, et qui peut les consulter?
Vos données sont cryptées automatiquement, vous
n’avez rien à faire. L’accès à vos données n’est accordé à
des tiers que si vous-même leur accordez un droit d’accès
correspondant ou sur ordre d’une autorité.
Est-ce que je peux vraiment confier
mes données personnelles à
Swisscom?
En tant qu’entreprise de télécommunication, les revenus
de Swisscom proviennent de services payants que vous
connaissez déjà: Swisscom TV, la connexion internet, la
téléphonie mobile et les raccordements fixes. Docsafe, en
revanche, est un service qui vous sera complètement offert. Les revenus de Docsafe seront assurés par les entreprises qui livrent les documents dans Docsafe et qui, de
ce fait, peuvent fortement réduire leurs dépenses en papier et autres moyens de communications et de sauvegarde.
Docsafe ne sera jamais financé par la publicité. C’est pourquoi Swisscom n’a aucun intérêt à consulter ou à analyser
vos données personnelles.
Où puis-je trouver une assistance
technique en cas de questions et de
problèmes?
Vous trouverez des réponses à la plupart de vos questions
à propos de Docsafe dans la Support Community.
Cependant, si la solution à votre problème n’y est pas,
notre Support est à votre disposition:
[email protected] du lundi au vendredi,
de 9h00 à 18h00.
Utilisation
Comment puis-je ajouter mes propres Dans votre navigateur: vous pouvez ajouter vos docudocuments à mon Docsafe?
ments à l’aide de la fonction «nouveaux documents».
Vous pouvez ensuite sélectionner le dossier-cible de votre
choix dans la fenêtre de dialogue qui s’affiche. Autrement
vous pouvez également glisser des documents stockés
sur votre ordinateur et les déposer directement dans la fenêtre de dialogue de votre navigateur (IE: ab Version 10).
Applications mobiles: Vous pouvez «scanner» des documents à l’aide de l’appareil photo de votre téléphone, cela
convient également pour des documents de plusieurs
pages. L’application reconnaît automatiquement les formats et les divers filtres, ce qui permet d’optimiser la lisibilité des scans.
En outre, il est également possible d’envoyer des documents à votre Docsafe par email. Vous recevez pour cela
une adresse email @docsafe.ch. Vous trouverez cette
adresse dans les réglages de votre Docsafe, dès que vous
aurez confirmé votre adresse email personnelle.
Puis-je ajouter plusieurs documents
simultanément à mon Docsafe?
Dans la version pour navigateur, ceci est déjà possible; dans
la version mobile, cette option sera bientôt disponible.
Est-il possible d’importer des listes de Pas encore. Cette fonction est en cours de construction.
mots de passe dans Docsafe?
Puis-je utiliser Docsafe sans
connexion internet?
Cette fonction est en cours de construction.
Si je vais sur Docsafe en même
temps sur mon téléphone et sur ma
tablette, est-ce que je ne vois pas
les mêmes listes de documents au
même moment selon les changements que j’effectue?
De manière générale, vous pouvez accéder à vos documents depuis plusieurs appareils de manière simultanée.
Cependant, Docsafe gère les modifications de documents
lors d’une session sur l’appareil depuis lequel vous les effectuez. Si vous ajoutez un document sur un appareil, il
vous faudra éventuellement mettre à jour la liste de documents sur l’autre appareil afin de l’y voir apparaître aussi.
Comment puis-je partager des documents ou des contenus?
Vous disposez à cet effet de deux possibilités: Si vous souhaitez transférer des documents isolés, le mieux est d’utiliser la fonction «Transférer» pour les envoyer à un autre
utilisateur de Docsafe. Cette procédure présente un avantage de sécurité par rapport à une transmission par email:
en effet, votre document ne quitte pas la plate-forme
Docsafe et reste protégé par cryptage.
Si vous souhaitez partager plusieurs documents avec une
autre personne sur le long terme, nous vous recommandons de lui accorder des droits d’accès à une partie (un
classeur ou une étiquette) de votre Docsafe. L’autre utilisateur peut ainsi disposer d’un accès permanent à cette
partie, ainsi qu’aux documents nouvellement ajoutés.
Comment puis-je trouver d’autres
utilisateurs Docsafe si je veux
leur transmettre ou partager des
documents avec eux?
Dans les réglages, tout utilisateur peut définir de quelle
manière il (respectivement son Docsafe) souhaite être retrouvé (par ex. adresse email, Docsafe-ID, numéro de téléphone mobile, nom d’utilisateur du login Swisscom). Il
faut par conséquent entrer cette information lors d’un
transfert ou d’un partage de documents.
Comment ai-je accès au contenu d’un Si le propriétaire de l’autre Docsafe partage son contenu
autre Docsafe?
avec vous, vous pouvez bouger d’un Docsafe à l’autre sans
problème. Il vous suffit de cliquer sur «Docsafe» en haut à
gauche, puis cliquez sur «personnes» et choisissez le Docsafe auquel vous souhaitez accéder.
Si le propriétaire du Docsafe en question, requiert une authentification par code SMS ou un mot de passe personnel pour accéder à son Docsafe, vous serez prié de procurer cette information.
Où puis-je voir dans quel Docsafe je
me trouve?
Le nom du propriétaire du Docsafe sera indiqué dans le
coin supérieur gauche.
Quels types de documents peuvent
être sauvegardés dans Docsafe?
Docsafe peut sauvegarder les formats de documents et
d’images courants et peut les afficher directement dans
le navigateur. Ces formats sont par ex. pdf, txt, jpg, png,
et gif. Vous pouvez également sauvegarder tous les autres
formats de documents dans Docsafe, comme par ex. des
documents Office. Cependant, dans la plupart des cas
ceux-ci ne seront pas affichables directement dans le navigateur et seront par conséquent téléchargés.
Comment puis-je recevoir des
documents directement dans mon
Docsafe?
Les documents que vous recevez proviennent soit
d’autres Docsafe ou d’entreprises.
Les autres utilisateurs peuvent vous envoyer des documents à l’aide de la fonction «transférer».
Les entreprises présentes sur Docsafe vous enverrons des
documents dès lors que vous vous serez «abonné» à
celles-ci dans votre Docsafe.
Où vais-je recevoir ma facture
Swisscom?
Vous recevrez la facture Swisscom directement dans
votre Docsafe, en plus du mode d’envoi actuel (courrier,
e-mail, etc.). Ces modes d’envoi ne changent donc pas.
Combien de temps mes documents
sont-ils conservés?
Il n’y a pas de durée limite. Vos documents sont conservés jusqu’à ce que vous donniez l’ordre de les supprimer.
Vous trouverez cette fonction dans la vue détaillée d’un
document.
Sécurité
Comment mes documents sont-ils
protégés par Swisscom?
Votre Docsafe hautement sécurisé:
1. A
vec le Login, nous contrôlons que seulement les personnes pouvant nous fournir les informations requises
correctes puissent avoir accès au Docsafe. En plus du
login, vous pouvez utiliser l’option du code SMS, afin de
sécuriser votre Docsafe davantage.
2. Avec le contrôle d’accès à un autre Docsafe, nous nous
assurons à chaque demande de transfert que seulement
les personnes ayant le droit d’accéder aux documents
en question puissent les extraire ou les sauvegarder.
3. L e cryptage du transfert de données empêche que des
personnes sans autorisation d’accès puissent observer
vos gestes et accéder à vos documents de manière malintentionnée lorsque vous travaillez dans votre Docsafe
(que vous soyez connecté sur votre mobile ou votre PC).
4. D
ans le cas peu probable d’un vol de données, le cryptage de vos documents empêche que vos documents
puissent être lus. Le butin du voleur ne serait qu’une salade de signes incompréhensibles. Vous pouvez doter
votre cryptage d’un mot de passe personnel du plus
haut niveau de sécurité.
Où mes documents sont-ils stockés?
Vos documents sont stockés sur des serveurs de
Swisscom en Suisse. Ces serveurs sont soumis aux
mêmes règlements et standards de sécurité que le système bancaire:
> Contrôle d’accès strict aux bâtiments concernés.
> Surveillance et contrôle de toutes activités sur les systèmes en question.
> Les mesures les plus fortes sont prises pour protéger le
système contre toute intrusion venant de l’extérieur.
Qu’est-ce qu’une clé personnelle?
Une clé électronique est en principe une chaîne de signes,
aussi longue que possible, qui n’est connue que par son
propriétaire et qui est aussi difficile que possible à deviner
(donc de préférence pas votre date d’anniversaire ou le
prénom de votre mère). L’on appelle «cryptage» le fait de
modifier le matériel à protéger (par ex. un document) de
telle manière que le résultat est une suite aléatoire et
confuse de Bits. Afin de rendre à ce matériel sa forme initiale (le décryptage), il faut impérativement être en possession de la clé correspondante.
Où dans Docsafe ces cryptages
ont-ils lieu?
Tout d’abord sur le chemin de vos documents entre l’appareil que vous utilisez (PC, Mac, téléphone portable, tablette) et les serveurs Docsafe. Le processus utilisé à cet
effet s’appelle SSL et est appliqué à tous les sites internet
requérant une sécurité élevée.
Votre banque ou votre assurance ne partagera jamais des
données sensibles avec vous sans qu’elles ne soient dotées de ce «cryptage de transport».
Dans le cadre du processus SSL, il sera également garanti
que vous (respectivement votre appareil) communiquez
avec le partenaire souhaité.
Votre appareil le montre le plus souvent sous la forme
d’une signe de sécurité, par ex. un cadenas sur fond vert.
Où et comment les documents
sont-ils cryptés?
Après que les documents ont été transportés et déposés
sur le serveur Docsafe de manière cryptée, une clé est
créée au hasard pour chaque document. C’est avec cette
clé que le document est crypté sur le serveur. La clé créée
au hasard est cryptée par la clé de votre Docsafe.
Le processus qui consiste à mélanger une clé créée aléatoirement avec votre clé personnelle s’appelle «cryptage
asymétrique». Ceci permet à tout le monde de crypter un
document avec une clé créée au hasard, mais ne permet
qu’au détenteur de la clé personnelle de le décrypter.
C’est le même principe que les portes de chambres d’hôtels: tout le monde peut fermer la porte, mais seulement
le détenteur de la clé de la chambre peut la rouvrir.
Et comment fonctionne le décryptage?
La clé personnelle est utilisée pour le décryptage. Mais
cette clé est aussi sécurisée par une autre clé que l’on
pourrait appeler «mot de passe». D’où le système extrait-il
la clé personnelle? Il y a pour cela deux possibilités. L’une
pratique, mais pas parfaitement sûre: la «gestion de clé
automatique». L’autre, un peu plus difficile à utiliser, mais
parfaitement sûre: la «gestion de clé manuelle». Dans le
cas de la gestion automatique, le système crée automatiquement une clé par utilisateur et l’enregistre dans un endroit séparé (donc pas au même endroit que vos documents). L’utilisateur ne doit pas se rappeler de cette clé car
celle-ci est extraite automatiquement lorsqu’il faut décrypter un document. Ceci est pratique parce que l’utilisateur peut l’oublier sans que ses documents deviennent illisibles pour toujours. Cependant, théoriquement
Swisscom pourrait avoir accès à cette clé personnelle et
décrypter des documents sans que l’utilisateur ne le
sache. Les raisons pour lesquelles Swisscom ne ferait jamais une telle chose sont décrites plus haut.
Quel est l’avantage de la gestion de
clé automatique?
Swisscom gère votre clé personnelle de manière sécurisée
dans un endroit séparé, afin que vous ne deviez pas la
rentrer à chaque fois. Vous bénéficiez ainsi d’une sécurité
élevée et facile à utiliser.
Comment fonctionne la gestion de
clé manuelle?
Pour cette option, l’utilisateur doit rentrer lui-même la
suite de signes qui forment la clé pour pouvoir accéder à
sa clé personnelle et enfin pour permettre le décryptage
du document. Avec ce système, personne ne peut décrypter les documents de ce Docsafe sans connaître cette
suite de signes. Cette solution est extrêmement sûre, cependant elle présente également un grand risque. En effet, s’il vous arrive de perdre ou d’oublier votre clé personnelle, vos documents cryptés sont perdus pour toujours.
Le Safe lui-même peut être récupéré avec l’aide du Support Swisscom, mais les documents eux resteront illisibles. C’est pourquoi Swisscom laisse la possibilité aux
clients de choisir quel type de gestion de clé ils préfèrent
utiliser.
Peut-on choisir le degré de
complexité de la clé personnelle?
Les règles pour les clés dépendent des attentes de chacun. Pour certains, le degré de complexité minimal est
déjà trop compliqué, pour d’autres c’est le minimum requis et pour d’autres encore il faut un degré de complexité maximal, ce qui peut justement engendrer le risque de
perdre à tout jamais le contenu de ses documents en cas
de perte ou d’oubli.
Est-ce que le cryptage dépend du
navigateur ou du client?
Toute la communication sur le serveur Docsafe est cryptée sous forme «https». Par ailleurs, chaque document sur
le serveur est individuellement stocké de façon cryptée.
La gestion des clés se fait soit de manière automatique ou
manuelle par l’utilisateur.
Pourquoi Docsafe ne crypte et ne
décrypte pas mes documents déjà
sur mon appareil?
Le concept de cryptage choisi garantit une sécurité optimale et une facilité d’usage pour tous utilisateurs.
Pourquoi n’y a- t-il pas de de cryptage D’abord parce que le niveau de sécurité que l’on aurait
End-to-End?
tendance à attribuer à cette solution est trompeur: les
données et les algorithmes utilisés proviennent du fournisseur de service (son site internet, son Plug-In ou son
software), et ce également pour les solutions qui cryptent
les données sur le terminal lui-même.
Si le fournisseur souhaite lire les documents, il lui suffit de
s’emparer des données juste avant le processus de cryptage. C’est pourquoi, dans ce cas, il faut avoir confiance
que le fournisseur ne le fera pas.
Deuxièmement, le cryptage sur le terminal lui-même requiert que la clé de décryptage soit enregistrée sur le terminal en question, au moins pour la durée de chaque
séance d’utilisation, si l’on ne souhaite pas devoir rentrer
la clé pour chaque décryptage.
Selon Swisscom, l’enregistrement provisoire de cette clé
sur les serveurs centraux est à privilégier par rapport à
l’enregistrement sur le terminal, car dans le deuxième cas,
la clé est plus facile à voler.
Afin de garantir un cryptage End-to-End réellement fiable
(aussi avec d’autres fournisseurs d’espace d’enregistrement de données), il faudrait que le cryptage ait lieu en
dehors de la portée du fournisseur avec l’aide d’un outil
que l’utilisateur peut choisir de manière indépendante et
séparée du fournisseur. Seulement dans ce cas-là, le fournisseur du stockage de données n’a aucun accès aux données non-cryptées, peu importe que cet accès soit volontaire ou non.
Quels algorithmes de cryptage sont
utilisés par Docsafe?
Symétriquement: 256-Bit AES,
OID 1.3.6.1.4.1.22554.1.1.2.1.42
Asymétriquement: 2048-Bit RSA
OID 1.2.840.113549.1.1.1
Clé de Passphrase: OID 1.2.840.113549.1.5.12
Questions techniques
Quelles interfaces sont proposées
par Docsafe?
Docsafe possède un large RESTful-API conçu pour des interactions avec des systèmes externes (émetteur de documents, 3rd-Party-Portals) ainsi qu’avec les applications
mobiles.
Il existe de la documentation sur les interfaces pour les
divers groupes d’intéressés et peut être commandée chez
nous avec une description de l’utilisation souhaitée.
D’un autre côté, Docsafe n’est pas un système de dossiers
versionnisant et ne chercher pas à en émuler un.
Docsafe sauvegarde des documents (pas des dossiers)
avec une composition de métadonnées, commentaires,
événements de cycles de vies riche et élargissable.
Ceci, ainsi qu’une cryptographie spéciale qui crypte
chaque document individuellement, nous a poussé à ne
pas employer l’approche WebDAV.
Y a-t-il davantage de processus
d’authentification des utilisateurs
prévus?
Nous avons plusieurs autres processus dans le pipeline,
mais souhaitons avant tout nous servir du Login
Swisscom, car il sera également utilisé par Docsafe
comme Single Sign On Plattform. C’est pourquoi le Mobile ID viendra sûrement avant la fonction SMS.
Existe-t-il une application Docsafe
pour tablettes?
Les utilisateurs de tablettes peuvent accéder à Docsafe
via leur navigateur. La version navigateur s’adapte automatiquement au petit format de l’écran de la tablette.
Les applications mobiles sont conçues pour des écrans
encore plus petits et peuvent scanner des documents
avec l’appareil photo.
Quelles sont les configurations de
système nécessaire pour Docsafe?
Pour utiliser Docsafe, il vous faut une connexion internet.
Avec quels navigateurs peut-on
utiliser Docsafe?
Docsafe utilise les fonctions de navigateurs modernes.
Pour cette raison, Docsafe fonctionne avec les versions
actuelles de Firefox, Safari et Chrome, ainsi qu’avec les
versions 9 et suivantes d’Internet Explorer.
Si vous utilisez Internet Explorer 9 et ne pouvez tout de
même pas accéder à Docsafe, une raison possible est que
www.swisscom.com figure dans la liste des sites qui requièrent un mode de compatibilité.
L’application Docsafe iOS nécessite iOS 7 ou plus.
L’application Docsafe Android nécessite Gingerbread Android v2.3 ou plus.
Est-ce possible d’effacer mon Docsafe? Un Docsafe entier ne peut être supprimé que par le Support en respectant certaines mesures spéciales de précautions.
Lors de l’enregistrement, je suis toujours redirigé vers la page d’accueil,
que puis-je faire?
Dans la première phase, des problèmes survenaient lors
de l’ouverture de certains Docsafe. Ceux-ci devraient à
présent être réglés. Si ces problèmes venaient à subsister,
veuillez contacter notre Support Team.
Pourquoi puis-je réellement faire confiance à Docsafe
Les garanties de Swisscom:
> Garantie de confidentialité: Les données dans le Safe
appartiennent aux clients et ne seront transmises à des
tiers, modifiées ou analysées que si nous en recevons
l’ordre explicite du client concerné
> Garantie de conservation: Les données sont conservées
pour le client toute sa vie. Elles sont stockées en Suisse
et lui sont accessibles à tout moment
> Garantie d’accès: Docsafe offre à toutes personnes privées et toutes entreprises la possibilité d’échanger des
documents et de maintenir une relation
> Garantie d’identification: L’accès à Docsafe n’est possible qu’avec une identification validée suffisante
> Garantie de droit: Docsafe obéit au droit suisse et est
conforme à toutes les réglementations concernées
> Garantie du prix: Une version basique de Docsafe gratuite est garantie à toute personne privée en Suisse