Modalités et conditions pour un remboursement

Modalités et conditions pour un
remboursement du voyage
Modalités et conditions pour un remboursement du voyage
Si vous décidez de réserver un vol pour l’IMEX de Francfort, nous rembourserons le
coût de votre vol pour le salon, et ce jusqu’à hauteur d’un certain montant convenu
– veuillez consulter le tableau de remboursement des vols. Lors de la réservation de
votre vol, nous vous prions de bien vouloir respecter les modalités et conditions
détaillées ci-dessous.
Restrictions temporelles
Dates des vols
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Réservez vos vols en respectant les dates prévues pour vous par le
programme Acheteur Invité (contactez votre intermédiaire si vous n’êtes pas
sûr(e) de ces dates)
Si vous réservez des vols en dehors des dates prévues par le programme
Acheteur Invité, vous devrez prendre en charge les coûts de logement
supplémentaires en chambre d’hôtel, à moins de vous être mis d’accord au
préalable avec l’IMEX
Si vous ne trouvez pas de vols aux dates prévues ci-dessous, veuillez
contacter le gestionnaire de votre compte Acheteur Invité au sein de l’IMEX
Horaires des vols
Nous vous prions de bien vouloir réserver vos vols de façon à garantir votre
présence sur l’ensemble de la durée du salon (les jours de présence dépendent des
dates d’arrivée et de départ de votre groupe – cf. horaires d’ouverture de l’IMEX à
Francfort)
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Pour les arrivées le lundi 18 avril ou avant cette date (sauf arrivées pour la
Journée des Associations), vous pouvez choisir votre horaire
*Si vous êtes présent à l’IMEX de Francfort lors de la Journée des
Associations, le lundi 18 avril, merci d’arriver pour 11h30
Pour les arrivées le mardi 19 avril, le mercredi 20 avril ou le jeudi 21 avril :
veuillez arriver avant 10h
Pour les départs le mardi 19 avril et le mercredi 20 avril, veuillez prévoir un
départ après 17h30 et après 16h30 le jeudi 21 avril
Si aucun vol n’est disponible aux horaires ci-dessus, veuillez rechercher ceux dont
les horaires sont le plus proche possible et contacter l’équipe Acheteur Invité de
l’IMEX pour autorisation, et ce avant de réserver votre vol. Seuls les vols ne
respectant pas les modalités et conditions détaillées ici nécessitent d’être préautorisés par l’IMEX.
Remboursement
Prix des vols et remboursement
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L’IMEX remboursera le coût d’un vol aller-retour pour Francfort, mais ne
prendra en aucun cas en charge d’éventuels détours ou escales
L’IMEX vous conseille de réserver vos vols le plus tôt possible, afin de garantir
qu’ils correspondent aux limites prévues pour le remboursement
L’IMEX remboursera le moins élevé de ces deux montants : soit le coût réel
du vol (taxes incluses), soit le maximum prévu pour la tranche
correspondante dans le tableau de remboursement des vols
Si les seuls vols disponibles à la réservation dépassent les limites de prix
fixées, veuillez contacter l’équipe Acheteur Invité de l’IMEX pour autorisation
avant toute réservation
Si vous ne trouvez pas votre aéroport de départ favori dans le tableau de
remboursement des vols, veuillez contacter l’équipe Acheteur Invité de l’IMEX
afin qu’elle valide le montant du remboursement avant de réserver votre vol
Coûts liés aux bagages et frais d’enregistrement en avance : l’IMEX
remboursera les coûts liés aux bagages à hauteur maximale d’un sac par
personne, ainsi que les frais d’enregistrement en avance, à condition que la
demande en soit faite au même moment que pour le coût du vol, et à
condition que le coût total respecte les limites prévues. Il n’est pas nécessaire
que ces coûts figurent sur votre facture lorsque vous soumettez votre
demande de remboursement ; toutefois, vous devrez plus tard en fournir une
preuve lorsque vous vous rendrez au bureau des remboursements
Crédits de vol : si vous souhaitez utiliser un bon d’achat suite à un billet
d’avion précédemment inutilisé, nous vous prions d’être en mesure de nous
fournir une preuve de paiement du vol original.
Honoraires d’agence de voyages : l’IMEX ne sera en aucun cas tenu de
prendre en charge d’éventuels honoraires d’agence de voyages
Devise : les remboursements sont effectués soit en GBP (£), soit en EUR (€),
soit en USD ($). Pour les vols réservés dans une autre devise, les coûts
seront calculés selon les taux de change en vigueur au moment de
l’autorisation de votre remboursement
Frais bancaires : l’IMEX prendra en charge les frais de virement bancaire et
de chèques émis à partir de son propre compte bancaire. Il se peut que la
réception du virement ou du chèque soit facturée par votre propre banque ou
par une banque intermédiaire. L’IMEX ne prendra pas en charge ces frais. Si
vous fournissez des coordonnées bancaires invalides et si le virement
bancaire ou le chèque est refusé, ou si vous perdez votre chèque, vous
devrez prendre en charge vos frais propres, ainsi que tous les frais
additionnels engagés par l’IMEX
Preuve d’identité : Afin de répondre aux exigences en termes de législation
fiscale et bancaire internationale, vous devez vous rendre au bureau des
remboursements pour Acheteurs Invités sur le salon et fournir une pièce
d’identité originale comprenant une photographie (passeport, permis de
conduire ou carte nationale d’identité). Nous n’acceptons pas les photocopies
de cartes d’identité.
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Programme de fidélité pour grands voyageurs : les vols réservés à l’aide
d’une carte de fidélité à points, d’une carte grand voyageur ou Airmiles (ou
équivalent) ne pourront être remboursés.
Modifications & annulations
Modifications de vol et annulations
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Toute modification apportée à un vol doit se faire dans le respect des
restrictions horaires imposées par l’IMEX
L’IMEX remboursera uniquement le vol effectivement utilisé pour se rendre au
salon IMEX de Francfort. Si, pour des raisons personnelles, vous devez
modifier votre vol (comme en cas de surclassement, ou en vue de participer à
d’autres salons en dehors de l’IMEX de Francfort), et si le coût s’avère alors
plus élevé, l’IMEX prendra en charge uniquement le coût du vol originel et ne
réglera aucun frais lié à la modification ou à l’annulation de votre vol
NOTA BENE : si vous n’êtes pas éligible aux Modalités et conditions pour un
remboursement du voyage et si l’IMEX vous demande, pour cette raison, de
modifier vos vols, l’IMEX ne pourra en aucun cas se voir réclamer le paiement
des frais de modification appliqués par votre compagnie aérienne
Annulations : l’IMEX ne peut pas rembourser les coûts de voyage en avion
aux acheteurs annulant leur participation
Annulations de dernière minute, retards, vols manqués
Si, pour une raison quelconque, votre vol est retardé, annulé ou si vous manquez
votre avion, veuillez prendre le prochain vol disponible pour Francfort. Veuillez
contacter votre intermédiaire, ou l’équipe du programme Acheteur Invité de l’IMEX,
le plus rapidement possible. L’IMEX ne prendra en charge aucun frais additionnel
engagé suite à de telles circonstances.
Assurance
Assurance voyage
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Assurance voyage : tous les Acheteurs Invités ont la responsabilité de
prendre en charge eux-mêmes leur propre assurance de voyage. Les coûts de
cette assurance ne seront pas remboursés par l’IMEX. Cliquez ici pour plus
d’informations.