Capsule Word- Le publipostage

Capsule Word- Le publipostage
Table des matières
Capsule Word- Le publipostage ............................................................................ 1
1.
Tutoriels ................................................................................................... 1
2.
Fonctionnement ....................................................................................... 2
a.
La source de données .......................................................................... 3
b.
Le document de base ........................................................................... 3
c.
Les documents finalisés ....................................................................... 3
3.
4.
Effectuer un publipostage pour générer des lettres ................................. 4
a.
Le type de document à générer ............................................................ 4
b.
Choisir le document de base à utiliser .................................................. 5
c.
Choisir la source de données ............................................................... 5
d.
Exemple d’utilisation d’une liste existante avec Excel .......................... 6
e.
Ajouter les champs réservés et les blocs d’adresses ........................... 7
f.
Exemple d’un bloc d’adresse ................................................................ 7
g.
Exemple de correspondance des champs ............................................ 8
h.
Exemple pour les autres éléments ....................................................... 8
i.
Exemple de résultat .............................................................................. 9
j.
Aperçu du résultat de la fusion ............................................................. 9
k.
Fin de la fusion ................................................................................... 10
Les étiquettes ........................................................................................ 11
1. Tutoriels
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC102778121036
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC102798041036
2. Fonctionnement
La source de données,
ex. un classeur Excel
Le document de base :
texte fixe et champs
variables (réservés)
Les documents
finalisés
F
U
S
I
O
N
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a. La source de données
Les informations des
destinataires sont regroupées
dans une source de données.
o Fichiers : Excel, Access,
liste de contacts
d’Outlook…
Les colonnes représentent un
type d’information. Ex. : le nom,
prénom…
Les lignes représentent les
informations complètes d’un
destinataire.
b. Le document de base
C’est le point de départ : une
lettre, une enveloppe, une
étiquette, un courriel…
C’est un document séparé du
résultat de la fusion
Contient
o Le contenu qui est
identique dans chaque
exemplaire. Ex. : la date,
le corps du texte…
o Les champs réservés
(entre « ») pour les
informations provenant
de la source de données.
Ex. : « Nom »,
« Prénom »…
c. Les documents finalisés
C’est le résultat de la fusion
entre le document de base et
les informations de la source de
données.
Des lettres, des courriels, des
étiquettes…
Fichier différent du document de
base.
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3. Effectuer un publipostage pour générer des lettres
Ouvrez un document Word vierge ou un document Word contenant une lettre
typique.
Onglet Publipostage -> bloc Démarrer la fusion et le publipostage -> icône
Démarrer la fusion et le publipostage->cliquer sur Assistant Fusion et
publipostage pas à pas…
a. Le type de document à générer
Choisir le type de document
o Lettre
o Courriel
o Enveloppes
o Étiquettes
o Répertoire (liste sans saut
de page)
Pour cet exemple, nous
choisirons une lettre.
Cliquer sur Suivante : document
de base (en bas de la fenêtre).
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b. Choisir le document de base à utiliser
Vous pouvez utiliser le document
présentement ouvert, un modèle
Word ou un autre document
comme document de base.
À cette étape, seul le contenu
fixe, identique d’un document à
un autre doit être entré.
Par exemple, vous pouvez écrire
la date et le corps du texte dans
le document courant.
Cliquer sur Suivante : Sélection
des destinataires (en bas de la
fenêtre).
c. Choisir la source de données
Sélection des destinataires
Utilisation d’une liste existante
o Un fichier Excel, Access
ou même un tableau Word
d’un autre document.
Sélection à partir des contacts
Outlook
o Permets d’extraire les
contacts Outlook
Saisie d’une nouvelle liste
o Vous permet d’entrer vos
données dans un tableau.
Le tableau est sauvegardé
dans un fichier Access qui
peut être réutilisé.
Utilisation d’une liste existante
Parcourir
o Permets de sélectionner le
fichier contenant les
données.
Cliquer sur Suivante : Écriture de
votre lettre (en bas de la fenêtre).
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d. Exemple d’utilisation d’une liste existante avec Excel
Choisir la feuille contenant vos
données.
Cocher la case à cocher « La
première ligne… » si votre
première ligne de votre tableau
Excel est une ligne de titre.
Les options :
Décocher les lignes que l’on ne désire pas importer
Trier les données par ordre alphabétique ou les filtrer
Faire des recherches pour sélectionner certaines personnes (ex.
provenant de Montréal, travaillant pour les ventes…).
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e. Ajouter les champs réservés et les blocs d’adresses
Bloc d’adresse (champs de fusion)
o Bloc contenant
généralement le titre, le
prénom et le nom,
l’adresse…
Ligne de salutation
o On peut choisir certains
modèles tels que :
 M. Bourry
 Daniel Bourry
 …
Autres éléments
o On peut insérer le contenu
de n’importe quel champ
provenant de la source de
données :
 Nom
 Client depuis
 …
Cliquer sur Suivante : Aperçu de
vos lettres
f. Exemple d’un bloc d’adresse
2
5
4
3
1
6
1. Cliquer sur « Faire correspondre les champs… » afin d’aider le système à
comprendre dans quelle colonne de votre source de données se trouve le
nom, le prénom, l’adresse, le code postal… (voir l’image sur l’autre page)
2. Choisissez le format pour afficher le nom du destinataire.
3. Cocher la case afin que l’adresse postale soit ajoutée au bloc.
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4. Vérifier que le format affiché est correct.
5. Naviguer d’un champ à un autre afin de vérifier que tout est à votre goût.
6. Cliquer sur OK pour insérer le bloc.
g. Exemple de correspondance des champs
1
2
Vous devez faire correspondre
le type d’information de gauche
avec les titres de vos colonnes
de votre source de données à
droite.
1. À gauche se trouve le
type d’information que le
système de fusion peut
utiliser pour un bloc
d’adresse.
2. À droite se trouvent des
listes déroulantes
contenant le nom des
titres des colonnes
extraites de votre source
de données.
h. Exemple pour les autres éléments
Choisir « Champs de base de
données » afin de voir le nom
des titres des colonnes extraites
de votre source de données.
Choisir le champ désiré dans la
liste.
Cliquer sur « Insérer »
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i. Exemple de résultat
j. Aperçu du résultat de la fusion
Aperçu de vos lettres
Vous pouvez naviguer d’une
lettre à une autre et voir le
résultat.
Modifications
Modifier la liste de
destinataires…
o Permets de faire
réapparaître la fenêtre
permettant de trier, filtrer,
rechercher ou sélectionner
des lignes de la source de
données.
Exclure ce destinataire
o Permets d’exclure le
destinataire que l’on voit à
l’écran
Cliquer sur Suivante : fin de la fusion.
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k. Fin de la fusion
Imprimer
o Imprimera chacune des
lettres sur des pages
différentes.
Modifier les lettres
individuelles…
o Affiche dans un nouveau
document les lettres avec
des sauts de page entre
chaque destinataire. Il
sera possible de
sauvegarder et de
modifier ce nouveau
document.
ATTENTION : le document de base
et le résultat de la fusion sont deux
documents différents!
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4. Les étiquettes
Onglet Publipostage -> bloc Créer -> cliquer sur Étiquettes
5
4
1
6
2
3
1. Cliquer sur le bouton
Options…
2. Choisir le fournisseur
d’étiquettes (ex. : Avery US
letter)
3. Choisir le modèle d’étiquette
et cliquer sur OK. Si vous
n’avez pas de modèle, cliquer
sur le bouton « Nouvelle
étiquette… » et entrer les
informations.
4. Choisissez si vous désirez
imprimer une ou plusieurs
étiquettes. Si vous choisissez
une étiquette, indiquez la
position sur la feuille.
5. Si au point 4 vous avez
choisi :
a. Page d’étiquettes
identiques : vider la
section (5)
b. Une seule étiquette :
entrer les informations à
imprimer sur l’étiquette
dans la section (5).
6. Vous pouvez soit imprimer les
étiquettes ou choisir de
générer un nouveau
document.
Exercice: à partir de la liste Excel données, faites imprimer le nom et l'adresse
de toutes les personnes sur des étiquettes Avery #27881 (format lettre).
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