Extrait - Devenir Télésecrétaire

Devenir télésecrétaire : les clés du succès
Nathalie Crépin
DEVENIR
TELESECRETAIRE
Les clés du succès
DEFIS de fille
EDITIONS
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
Tous droits réservés © 2014 - DEFIS de fille
1ère impression : juin 2014
ISBN : 978-2-9549400-0-7
Dépôt légal : 06/2014
Défis de fille EDITIONS
44 route des gîtes
85540 Saint-Vincent sur Graon
www.defisdefille.org
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l’éditeur, est illicite (alinéa 1er de l’art. L 122-4). Cette reproduction, par
quelque procédé que ce soit, constituerait une contrefaçon,
sanctionnée par les articles 425 et suivants du code pénal.
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
Chapitre 7
LA PROSPECTION
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
L
a prospection, c’est établir un contact direct avec le client et
appeler une réponse.
7.1
Préparer sa campagne de prospection
Devenir secrétaire indépendante signifie devoir trouver soi-même
ses clients. Pour les prospecter et les convaincre, il vous faut tout
d’abord les identifier. Le principal problème du freelance est de savoir
se vendre. La phase de recherche de clients est primordiale : en effet,
65 % des dépôts de bilan sont dus à un manque de
commercial.
Tant que vous n’êtes pas connue, vous n’obtenez pas de contrats. Mais
si vous n’obtenez pas de contrats, vous n’êtes pas reconnue. Cercle
vicieux.
7.1.1
Déterminer sa cible.
Lorsqu’elles sont bien menées, les actions de communication
directe permettent de ne toucher que la personne ciblée et
intéressée.
Si vous avez plusieurs cibles, vous devez mener plusieurs campagnes
de prospection différentes.
Vous ne vous adressez pas aux médecins de la même façon que vous
vous adresserez aux avocats ou aux artisans. Car chacune de ces
catégories a des besoins propres, auxquels vous ne pourrez pas
répondre de la même manière.
Avant tout chose, identifiez donc votre ou vos cibles.
7.1.2
Constituer son fichier.
Maintenant que vous savez à qui vous allez vous adresser, il vous
reste une étape importante de votre prospection : établir un fichier
détaillé de ces prospects.
Toute action de marketing direct commence par un fichier qualifié.
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
La qualité de votre fichier est fondamentale pour vous adresser aux
bons interlocuteurs (le nom du décideur est, par exemple, un « plus »
considérable !).
Négliger cet aspect risque d’entraîner une perte d’argent puisque votre
message pourrait être expédié à la poubelle, avant d’être lu.
Constituez-vous un bon fichier des entreprises que vous souhaitez
prospecter. Sachez-en un maximum sur chacune d’elles.
Notez tout, tenez à jour vos informations, pour ne jamais vous
tromper.
Ⱥ Quels outils pour créer vos fichiers ?
Créer vos fichiers de toutes pièces va être un travail de préparation
relativement long pour rentrer toutes les données une à une dans un
tableau.
Vous pouvez très bien utiliser Excel®, à moins que vous ne préfériez
des outils plus élaborés.
A propos des logiciels de capture des pages jaunes
Leur utilisation est illégale sans autorisation de la part des pages
jaunes.
Extrait des conditions d’utilisation du site www.pagesjaunes.fr
AVERTISSEMENT :
Le présent site a pour objet de mettre à disposition de ses utilisateurs et dans le
cadre d’un test la liste des abonnés au téléphone ayant accepté de figurer dans
http:// www.pagesjaunes.fr. L’utilisation du site implique l’adhésion aux termes
du service tels que décrits dans le présent document.
PagesJaunes en sa qualité d’éditeur, définit et arrête la liste des rubriques retenues
dans le présent annuaire de professionnels. La décision de faire paraître l’inscription
de base d’un abonné professionnel appartient exclusivement à PagesJaunes.
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Tous droits réservés pour tous pays.
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le consentement préalable et écrit de PagesJaunes est illicite et constitue une
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Afin de respecter la vie privée des abonnés, de lutter contre le spam et la collecte
illicite de données à caractère personnel, l’accès au service de pagesjaunes.fr est limité
à une utilisation manuelle et tout usage de robot est interdit. Sont notamment
illégales l’utilisation automatique du service aux fins de constitutions de bases de
données commerciales et de prospection automatisée d’adresses email.
&RQIRUPpPHQWDX[GLVSRVLWLRQVGHODORLQÜ-GXHUMXLOOHWSRUWDQW
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PagesJaunes est producteur de sa base de données, accessible sur le présent site, et
dont elle est seule propriétaire.
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légale- ment protégées et, conformément aux dispositions de la loi du 1er juillet
SUpFLWpH YRXV YRXV LQWHUGLVH] QRWDPPHQW G·H[WUDLUH UpXWLOLVHU VWRFNHU
reproduire, représenter ou conserver, directement ou indirectement, sur un support
quelconque, par tout moyen et sous toute forme que ce soit, tout ou partie
qualitativement ou quantitativement substantLHOOHGXVLWHDXTXHOYRXVDFFpGH]DLQVL
que d’en faire l’extraction ou la réutilisation répétée et systématique de parties
qualitativement et quantitativement non substantielles lorsque ces opérations
excèdent manifestement les conditions d’utilisation normale.
Ⱥ Comment qualifier vos fichiers ?
Pour une prospection efficace et de qualité, il vous faut des fichiers
ciblés, des adresses à jour.
Si vous ne connaissez rien sur votre prospect, inutile de dépenser de
l’argent et de l’énergie à mener une campagne de prospection.
Prenez le maximum de renseignements sur les entreprises et les
personnes que vous désirez prospecter, faites des recherches dans les
annuaires, sur internet…
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Si vous prospectez des sociétés, il est indispensable de connaître le
nom du véritable décideur.
Pour cela, il peut être nécessaire de décrocher votre téléphone.
Si vous n’avez ni le temps ni l’envie d’effectuer cette tâche
indispensable, faites appel à des professionnels.
Ⱥ Où trouver des fichiers ?
Si vous ne souhaitez pas passer tout votre temps à constituer vousmême votre base de données, sachez que vous avez la possibilité
d’acheter ou de louer des fichiers tous faits ! Toutes adresses
confondues, on compte un peu plus de 3 300 fichiers en France, dont
environ 2 300 en B to C (si vous démarchez les particuliers).
Mais il n’y a que 150 fichiers B to B (les professionnels) exploitables.
Les bases de données spécialisées, créées de toutes pièces, sont bien
sûr les fichiers les plus pointus, mais il faut compter de 2,50 à 3,50 €
l’adresse !
Le vrai souci, avec les fichiers, est la qualité de leur mise à jour !
Lorsque l’on sait que 20 % des informations contenues dans un fichier
sont périmées au bout d’un an, vous comprenez bien pourquoi il est
impératif d’être vigilante, que ce soit avec vos propres fichiers ou ceux
que vous louez ou achetez.
Le pire est d’avoir une adresse erronée ou mal libellée, car vous avez
alors dépensé un timbre pour rien.
De même, les fautes d’orthographe dans le nom ou le prénom du
destinataire mettent une grande claque à votre image et votre
professionnalisme.
Quelques exemples de fichiers :
– France prospect
500 000 adresses email : 699 € HT
120 000 emails : 182 €HT
– France prospect
3,5 millions d’entreprises avec leurs dirigeants 109 € HT
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
http://www.france-prospect.fr/annuaires-entreprises-france/franceprospect,p1.html
– CCI http://www.aef.cci.fr/statiques/achat-fichier
Les prix varient selon le nombre d’adresses que vous souhaitez et
selon les supports que vous avez choisis (liste papier, étiquettes, CDRom, disquette, ou bien téléchargement).
de 1 à 2 500 adresses : à partir de 0,19 €
de 2 501 à 5 000 adresses : à partir de 0,17 €
de 5001 à 10 000 adresses : à partir de 0,15 €
– La Poste
2,8 millions d’entreprises en fonction de leur activité ou leur CA.
De 0,09 à 0,26 € HT par adresse louée, quel que soit le secteur
d’activité.
Lorsque vous souhaitez utiliser un fichier « tout fait », savoir choisir
son prestataire est primordial car le succès de votre campagne dépend
de la qualité de vos fichiers.
Ⱥ Location ou achat ?
Si la campagne de prospection représente une activité récurrente dans
l’année (plus de trois fois) sur les mêmes cibles, l’idéal est l’achat. Vous
ne devenez pas propriétaire du fichier mais vous disposez du droit de
l’utiliser autant de fois que vous le souhaitez (sans toutefois pouvoir
en faire la copie ou le revendre).
Lorsque vous prenez un fichier en location, vous ne devez l’utiliser
qu’une seule fois.
S’assurer de la qualité des données.
Que vous choisissiez l’achat ou la location, votre prestataire doit vous
donner ses sources (presse, salons spécialisés etc.). Il doit aussi vous
indiquer sa méthodologie pour alimenter et actualiser sa base : par
exemple, expurge-t-il les entreprises en cessation d’activité ?
Extrait 2
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
Aujourd’hui, il est très facile de trouver du mobilier modulable, tout à
fait abordable. Un plateau et deux tréteaux constituent également une
très bonne solution, avec un très bon rapport qualité-prix.
L’avantage est de pouvoir empiler les éléments dessous (blocs tiroirs,
caissons à dossiers suspendus etc.)
Choisissez une chaise digne de ce nom, si vous voulez ménager votre
dos.
Elle doit être réglable en hauteur, afin de l’ajuster en fonction de
l’écran de votre ordinateur.
Vos coudes doivent former un angle droit par rapport à votre plan de
travail.
/·DQJOH WURQFFXLVVH GRLW IRUPHU XQ DQJOH VXSpULHXU j Ü PDLV SOXV
proche des 105Ü
Distance par rapport à l’écran : le haut de l’écran doit être à la hauteur
des yeux. La distance avec l’écran doit être de 50-60 cm environ
(repères : vous devez pouvoir toucher votre écran avec le bras tendu.)
Privilégiez la fonctionnalité à l’esthétique, surtout si votre bureau n’est
pas destiné à devenir un lieu de rencontre avec vos prospects, clients et
fournisseurs. Multipliez les rangements : corbeilles, boîtes, chemises à
rabat, tiroirs etc.
Si vous recevez des prospects ou clients à votre bureau, veillez à faire
bonne impression et surtout, à donner l’image que vous souhaitez.
En effet, vous n’arriverez jamais (et cela, même si vous débordez
d’imagination pour trouver des arguments) à convaincre une personne
organisée, que vous rencontrez pour la première fois, qu’un espace de
travail complètement désordonné n’est pas signe d’un esprit lui-même
désordonné !
Dans l’idéal, votre bureau ne doit contenir que les documents
régulièrement consultés, qu’il est normal de garder à portée de main.
Le reste doit absolument être traité, c’est-à-dire trié, jeté ou classé.
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Même sans dépenser des fortunes en mobilier de bureau, vous pouvez
organiser tous vos documents papier à l’aide de pochettes, casiers,
dossiers suspendus etc.
D’après des études scientifiques, une personne passe en moyenne plus
de 150 heures par an, à rechercher des informations mal classées.
Cela laisse à réfléchir, non ?
Avez-vous une idée de ce que vous feriez de ces 150 heures de temps
libre ?
De l’autoformation ?
De la poterie, de la couture ?
Des activités avec les enfants ?
Plus de fausses excuses ! Même si votre tempérament est celui, il faut
l’avouer, d’une « bordélique », quelques règles simples peuvent vous
faire gagner beaucoup de temps et d’énergie !
La règle d’or avec les documents entrants : définissez une urgence
des papiers à traiter.
Utilisez des classeurs, des corbeilles et classez vos papiers en fonction
de leur priorité à être traités.
Le trieur est également très utile, chaque document y trouvant une
place au jour le jour. Ainsi, si le 3 mars vous recevez une facture à
régler pour le 20, classez-la au 18 ou au 19. De cette façon, vous serez
sûre de ne jamais rien oublier !
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Chapitre 17
LA GESTION
QUOTIDIENNE DE
VOTRE ACTIVITÉ
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
D
urant les premiers mois, vous allez vous familiariser avec
votre nouveau monde, vos nouvelles obligations, votre
nouvelle organisation. Car, en effet, vous allez devoir
apprendre à vous organiser, à gérer votre temps, pour être efficace !
17.1 Organiser son temps
Qui n’a jamais terminé une journée, en regrettant qu’elle ne fasse
pas le double d’heures ?
24 % des télésecrétaires déclarent faire plusieurs choses en même
temps et aimeraient que leurs journées fassent bien plus de 24 heures !
En devenant votre propre patron, vous allez, au début, sans arrêt
courir après le temps : entre la prospection, l’information, la réalisation
du travail pour vos clients, la tenue minimum de votre comptabilité, les
heures vont vous manquer.
Si vous ne respectez pas une organisation rigoureuse, vous risquez de
vite vous sentir dépassée et ne plus savoir où donner de la tête.
Pas de panique, avec un peu de méthode et de discipline, votre travail
va bientôt pouvoir être qualifié d’EFFICACE !
17.1.1
Les « bouffeurs » de temps
Essayez d’abord d’analyser ce qui vous fait perdre du temps dans
une journée type de travail.
N’hésitez pas à noter, heure par heure, le déroulement de votre
journée, afin d’identifier, par la suite, les choses sur lesquelles vous
allez pouvoir intervenir.
Habituellement, les plus grandes pertes de temps sont :
– les interruptions téléphoniques : je parle ici d’appels de vos
proches, et qui n’ont rien à voir avec votre travail ou vos clients.
– la désorganisation
– un bureau en désordre
– la procrastination (sans cesse remettre à plus tard)
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– trop de choses à faire à la fois
– les visites inattendues, comme une amie qui passe dans le
quartier, et s’arrête prendre le thé
– pas de ligne conductrice et une tendance à la dispersion
– le surf sur internet, les réseaux sociaux, forums etc.
Une fois les causes identifiées, il faudra donc les contrer, une à une,
pour gagner du temps. Ne cherchez pas à tout modifier d’un coup !
Allez-y petit à petit : vous verrez que votre efficacité s’améliorera.
17.1.2 Planning et to do list
Dans une maison, il y a toujours à faire : courses, tâches ménagères
etc.
Si vous travaillez à domicile, sachez accepter « d’aller au bureau »,
même si votre maison n’est pas parfaite, même si vous n’avez pas le
temps de passer la serpillière.
Sinon, vous aurez tôt fait de grappiller sur vos heures de travail,
prenant comme prétexte la lessive à étendre ou le dîner à préparer.
Audrey – 30 ans
Au début, il m’arrivait souvent de m’interrompre dans mon travail,
pour lancer une machine par exemple. Et puis au bout d’un
moment, on n’entend plus tourner la machine : alors on se dit qu’il
serait dommage de laisser le linge croupir dedans jusqu’au soir. . .
Alors on va l’étendre. Puis on voit la table du petit déjeuner pas
débarrassée etc.
Puis on se rend compte qu’il est 11 heures et que l’on n’a pas
encore concrètement travaillé !
Faites en sorte, soit de vous faire aider, soit de caser ces tâches
quotidiennes en dehors de vos heures de bureau.
Fermez la porte (je vous avais bien dit qu’elle serait utile, cette porte !)
pour ne pas être dérangée, et oubliez que vous êtes à votre domicile.
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
Valérie – 32 ans
La semaine, j’ai ma permanence téléphonique qui me contraint à
rester « à poste ». Je ne fais donc que le strict minimum question
ménage. Les courses, c’est le samedi après-midi, en famille. Et le
ménage, le dimanche.
Concrètement, établissez un planning strict de votre journée, afin
de ne pas vous disperser.
L’idéal est d’établir une routine quotidienne.
Peut-être êtes-vous hermétique à certains principes, qui vous semblent
un peu scolaires, voire militaires.
Mais de deux choses l’une :
– soit vous êtes capable de vous organiser de façon naturelle, et vous
êtes satisfaite de votre travail.
– soit vous courez sans cesse après le temps, vous plaignant d’être
débordée, stressée, surmenée et de ne jamais savoir où donner de la
tête, tellement les tâches à effectuer sont nombreuses.
Bizarrement, je suis sûre que vous faites partie de la seconde catégorie !
Alors si vous êtes à la recherche d’efficacité et de rendement, il va
falloir vous astreindre à quelques routines.
Faites, chaque soir, une liste de tâches à effectuer, puis organisez-les
selon leur importance… Puis tenez-vous-y.
Vous verrez quelle satisfaction vous procurera le fait de rayer, une à
une, vos missions.
Des études ont prouvé qu’il fallait environ 21 à 28 répétitions à un être
humain pour créer une habitude.
Respecter des listes ou une routine bien précise ne vous enchantera
peut-être pas, du moins au début.
Surtout si vous avez décidé de créer votre activité pour échapper aux
habitudes, à la routine et pour être libre de votre organisation !
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
Pourtant, je vous assure qu’avoir certains « rituels » vous sera très
bénéfique.
Et, surtout, cela vous fera gagner un temps fou, que vous perdiez
auparavant en dispersion en tous genres.
Le planning
Afin de ne pas vivre constamment dans l’urgence et travailler sous
pression, planifiez votre journée et ne vous laissez pas distraire.
Usez et abusez de la planification.
Tenir un agenda à jour est également très important. N’oubliez pas
non plus de tenir compte des imprévus.
À ce propos, les spécialistes de la gestion du temps conseillent de ne
remplir son agenda qu’à 60 %. Tout votre planning de la semaine ne se
trouve alors pas chamboulé à cause d’une retard ou d’un petit imprévu.
Ne consultez pas votre messagerie électronique toutes les trois
minutes, parce qu’un nouveau message est arrivé.
Si vous vous interrompez dans votre travail pour lire une information
ou répondre à un message, vous pouvez dire adieu à votre efficacité !
Vous devez pouvoir bénéficier de plages suffisamment étendues, pour
vous concentrer sur ce que vous faites, que ce soit la réalisation d’un
fichier de prospection ou la rédaction d’un texte publicitaire, ou bien
encore un travail pour un client.
Sachez très vite vous mettre des limites et vous imposer des
horaires, sans téléphone, sans forum, sans messagerie
instantanée. Ce qui vous permettra ensuite de profiter sans scrupule
d’une pause bien méritée !
Écoutez-vous !
À quel moment de la journée êtes-vous la plus productive ?
Exploitez ces heures où les idées vous viennent plus facilement, et
réservez-les à des tâches demandant beaucoup de concentration.
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
Lorsqu’un client vous contacte pour une affaire « urgente » selon ses
dires, essayez d’en savoir plus avant d’interrompre toutes vos tâches en
cours. En général, en parlant un peu, vous constaterez que cette
urgence peut, en réalité, attendre encore un peu.
Fixez-vous des horaires précis de travail et ne répondez plus aux
appels de vos clients, en dehors de ces horaires.
Vous pouvez avoir un téléphone portable pour les urgences, mais
veillez tout de même à ne pas être disponible 24 heures sur 24, ou à la
disposition de vos clients.
Sinon, ils finiront par vous appeler au milieu de la nuit et par vous
demander constamment du travail pour… la veille !
La feuille de route
Autre outil qui vous sera utile : la feuille de route.
Qu’elle soit journalière, hebdomadaire, mensuelle ou même annuelle,
elle vous aide à distinguer les tâches urgentes, importantes ou
négligeables.
17.2 Organiser son travail
Maintenant que vous savez gérer votre temps de manière efficace,
abordons la question principale : organiser votre travail.
17.2.1 Les contraintes du travail à domicile
Ce qui constitue un avantage (travailler à son domicile) peut très
bien devenir une énorme contrainte.
Quand le domicile devient le lieu de travail, on doit suivre quelques
règles simples pour éviter d’être rapidement débordé.
La frontière entre temps professionnel et vie privée est fragile.
En étant chez vous, vous devez vous ménager des coupures.
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
Les transitions sont nécessaires pour éviter le stress dû à la pression de
l’activité économique, et au travail sur ordinateur. Le soir, lorsque vous
quittez votre bureau (rappelez-vous : les horaires de travail !) fermez
votre porte. Et prenez garde à ne pas vous laisser dépasser par le
travail.
En travaillant depuis votre domicile, il est très probable que vous soyez
obligée de faire comprendre à certaines personnes qu’ être à la maison
ne signifie pas :
– être disponible pour toutes sortes de tâches que les autres
(ceux qui « travaillent vraiment » et ont des heures de présence à
respecter) n’ont pas le temps d’exécuter.
– être libre pour prendre le thé ou faire les magasins.
Par expérience, je peux vous certifier que, bizarrement, cela a du mal à
entrer dans les esprits.
Mettez donc bien les choses au point dès le départ, quitte à afficher
vos horaires de travail et… à fermer la porte de votre bureau.
Vous ne répondez pas si on sonne à la porte (la voisine, une amie, le
facteur…) et ne décrochez pas le téléphone sur votre ligne privée.
Le cas des enfants
En fonction de leur âge, et surtout du type de prestations que vous
proposez, il se peut que vous puissiez envisager de garder vos enfants.
En revanche, n’imaginez pas pouvoir travailler avec un enfant en bas
âge à gérer.
Nathalie – 29 ans
Je travaille, même avec mes enfants. Le premier a 5 ans et le
deuxième aura 2 ans en janvier. L’avantage c’est que j’ai une maison
à étage et que j’ai un standard et un ordinateur en haut et en bas
donc quand ils font trop de bruit, je change d’étage.
Mais j’y arrive aussi parce que je suis assez sévère et que mes enfants
le savent, donc quand je dis quelque chose, ils écoutent. Malades ou
pas malades c’est la même chose pour moi, avec un peu plus
d’affection quand ils sont malades.
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
Une chose que je ne supporte pas, c’est que l’on crie et que l’on
m’embête lorsque je travaille, et comme j’ai toujours plus ou moins
été derrière un ordinateur depuis qu’ils sont petits, ils le savent.
Néanmoins, je préfère quand même quand le grand est à l’école et le
petit chez la nounou, c’est moins stressant.
Tout le mois de juillet et tout le mois d’août, j’ai travaillé avec eux
dans la maison. Cela fait un peu mal au cœur de se dire que l’on est
à la maison et que l’on ne peut pas s’en occuper… Mais c’est un
choix et il faut gérer.
Laurence – 40 ans
Je travaille à la maison depuis deux mois, entourée d’une grande
fille de 11 ans qui ne me pose aucun problème (collège de 8h à
17h30) et d’un petit ouragan de 3 ans ! Il ne va à la maternelle que
le matin (c’est mon choix !), j’ai donc décidé de le mettre à la
cantine les mardis et jeudis, afin de pouvoir travailler. Mais il faut
encore gérer les mercredis et les vacances scolaires. Lorsque l’on
choisit de travailler à la maison, il faut impérativement s’imposer
une organisation et ne pas y déroger. C’est facile à dire et parfois
difficile à appliquer.
Voici mes principes :
1/ travailler dès que les enfants sont partis.
2/ ne pas travailler les mercredis sauf pendant la sieste,
3/ interdire le bureau aux enfants quand la porte est fermée : je suis
au téléphone donc pas de bruit. . .
4/ pendant les vacances, les choses se compliquent. Je travaille au
ralenti pour profiter d’eux : c’est aussi l’avantage du travail à
domicile, ne l’oublions pas !
Le fait de laisser mon fils à la cantine m’ennuie car il est encore
petit et les journées sont longues… Mais pour l’aînée, je travaillais
en entreprise et, dès ses 2 mois, elle est allée à la crèche de 8h à
18h30. Il faut savoir parfois prendre des décisions si l’on veut
s’épanouir professionnellement sans un patron derrière le dos.
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
Aude – 33 ans
Je suis maman de deux jeunes enfants et cela ne m’empêche pas de
travailler. L’aîné est certes à l’école maternelle, mais le second est
encore à la maison jusqu’à septembre prochain.
L’organisation est simple : les activités qui nécessitent silence et
concentration sont réalisées lorsque la maison est calme : entre 20 h
et 6h30 ! Je travaille donc jusqu’à 22 ou 23 h puis reprends le matin
vers 4 h, voire 3 h, si je suis « charrette »… C’est un rythme à
prendre, mais c’est la seule solution que j’ai pour concilier vie
professionnelle et la vie d’une maman ! Et je ne travaille pas durant
les vacances scolaires ! C’est un luxe que je savoure ! ! !
Annie – 36 ans
J’ai 3 enfants et j’arrive très bien à travailler avec eux à la maison.
Par contre, je ne fais pas de permanence téléphonique et mes clients
privilégient souvent le mail par rapport au téléphone. Sinon, ils
laissent un message et je rappelle dans les 5 minutes (le temps de
m’isoler).
Pour ma part, je ne travaille pas la journée du mercredi. J’essaie
d’être là pour 16h30 deux fois par semaine et je ne bosse pas jusque
21h. Par contre, je travaille beaucoup le soir (jusque 2h) et le weekend (aussi en décalé par rapport aux enfants).
Et durant les vacances scolaires, je me débrouille pour réduire les
déplacements au maximum.
La solitude
Pour certaines personnes, la rupture de la vie sociale peut être
déprimante.
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
Rester chez soi, ne plus avoir de collègues : certaines personnes ont du
mal à le supporter. Veillez donc à ne pas trop vous isoler.
Cependant, grâce à Internet qui, ne l’oublions pas, est votre outil de
travail, vous avez la possibilité d’entrer en contact avec d’autres
télétravailleurs, d’autres télésecrétaires indépendantes.
Djamila – 31 ans
Je pensais que je pourrais travailler à la maison, mais je me suis vite
rendu compte que la solitude, toute la journée, ne me convenait
pas. Cela me rendait très malheureuse.
Outre le fait de rester en contact avec le monde extérieur, ne négligez
pas non plus la solidarité entre secrétaires indépendantes !
N’hésitez pas à vous inscrire sur le forum des télésecrétaires :
www.les-telesecretaires.com
17.2.2 Optimiser son activité
Ⱥ Élaborer un classement
Si cela semble évident, il n’est pas toujours facile de bien organiser
tous ses documents : factures, fichier clients, mailings, comptabilité…
Mieux gérer votre temps implique donc de mieux gérer l’espace.
Travail à domicile, aménager son coin bureau :
http://www.lentreprise.com/2/3/article/13582.html
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
Revoyez votre organisation et adoptez une méthode de classement et
de rangement. Utilisez des fiches, classeurs, tableaux de bord pour
avoir toujours sous la main, les données importantes concernant votre
entreprise. Cela vous évitera notamment :
– de ne pas savoir à qui vous avez affaire, lorsqu’un client vous
demande où en est la mission qu’il vous a confiée. Un clic ou une
manipulation devrait vous permettre de trouver sa fiche, l’historique de
ses commandes, voire les courriers que vous avez échangés.
– de relancer un prospect qui, en réalité, est déjà devenu client.
Prenez donc le temps de mettre en place des outils efficaces, pour
gérer votre activité de manière professionnelle.
Ⱥ Automatiser un maximum de tâches
Tout le temps que vous pourrez gagner, en vous épargnant certaines
tâches répétitives, est bon à prendre.
Préparez, par exemple, des modèles de lettres :
– réponse type à une demande de documentation ou
d’informations
– relance type après demande de devis
– réponse type à une demande de tarifs
– préparez vos devis, bons de commande, factures, n’ayez plus
qu’à remplir les champs personnalisés
– réponses aux questions les plus fréquentes que vos clients ou
prospects vous posent. Mieux ! Réunissez toutes ces questions dans
une FAQ que vous mettrez en ligne sur votre site et vers laquelle vous
renverrez une partie des personnes qui vous posent des questions.
– relance type après demande de documentation
– demande de délai de paiement pour vos cotisations sociales
etc.
Cela vous prendra du temps de réaliser un maximum de modèles de
lettres et documents. Mais cela vous fera gagner, par la suite, un temps
précieux.
Devenir télésecrétaire : les clés du succès
Des exemples de classement :
Muriel – 43 ans
Mes courriers :
- dossier informatique avec classement chronologique
- chrono (cahier) avec classement chronologique
Les factures fournisseurs (je suis en micro, donc pas de compta) :
dossier suspendu avec chemise cartonnée et classement
chronologique
- une autre chemise avec uniquement les factures de France
télécom et pages jaunes.
Mes factures :
dossier informatique par année et à l’intérieur classement
numérique - classeur avec classement numérique. J’imprime
toujours une copie des factures pour les mettre dans le classeur.
7HQXH G·XQ WDEOHDX HQ GpEXW GH FODVVHXU DYHF 1Ü IDFWXUH,
date, nom, montant, règlement, pour tenir à jour les règlements
des factures.
- Un tableau informatique aussi pour ma compta des entrées /
sorties.
Pour mes clients :
- dossiers suspendus avec classement alphabétique (un dossier par
client) et à l’intérieur les travaux classés par ordre chronologique.
Pour les prospects :
- classeur avec des onglets, classement alphabétique.
Pour l’archivage, j’archive les factures fournisseurs tous les ans. Les
factures de mon entreprise sont archivées dans un autre classeur
que je garde à portée de main.