BILAN-DIR f - Bibliothèque Centrale de l`Université Cheikh Anta

UNIVERSITE CHEIKH ANTA DIOP DE DAKAR
SERVICE COMMUN DE LA DOCUMENTATION
Bibliothèque Universitaire
Présenté par :
Mariétou Diongue DIOP, Directrice
SOMMAIRE
INTRODUCTION ........................................................................................... 02
1 – Locaux ...................................................................................................... 02
2 – Equipement................................................................................................ 03
3 – Horaires ..................................................................................................... 04
4 – Budget ....................................................................................................... 06
5 – Personnel ................................................................................................... 09
6 – Les Services Internes ................................................................................ 17
6.1) Services Acquisition – Traitement ................................................... 17
6.1.1- Ouvrages DLMS ................................................................... 17
6.1.2- Thèses ................................................................................... 19
6.1.3- SLCO ................................................................................... 21
6.1.4- Périodiques ........................................................................... 24
6.1.4.1) Traitement des périodiques ................................................ 24
6.1.4.2) Etat général des périodiques .............................................. 25
6.2) Services Préservation – Conservations des collections .................... 27
6.3) Services de numérisation ................................................................. 28
6.4) Etat général des collections............................................................... 30
7 – Les Services Publics .................................................................................. 30
7.1 Service des Relation Publiques ..................................................... 31
7.1.1. Accueil Orientation des usagers.................................................. 31
7.1.2. Inscription des usagers ............................................................... 32
7.1.3. Fréquentation .............................................................................. 34
7.1.4. Communication des Collections ................................................. 34
7.1.4.1. Prêt à domicile ......................................................................... 34
7.1.4.2. Consultation sur place .............................................................. 35
7.2 Service de Valorisation, de la Communication et de la
Coopération .................................................................................... 35
7.3 Service des Références ..................................................................... 39
7.3.1. Activités réalisées.................................................................................. 40
7.3.2. Activités du Campus Numérique Francophone (CNP)......................... 43
8 – Le Service Informatique ............................................................................ 44
9 – Service Général et Assurance Qualité (SEGEAQ) .................................. 48
10 – Opérations d’envergure pour l’inventaire, la sauvegarde et
l’assainissement. .............................................................................................. 52
11 – Difficultés rencontrées ............................................................................ 53
12 – Acquis à consolider ................................................................................. 57
13 – Appartenance aux réseaux nationaux et internationaux.......................... 62
14 – Souhaits, propositions, recommandations ............................................. 63
Conclusion ....................................................................................................... 70
Annexes
INTRODUCTION
La Bibliothèque Centrale de l’Université Cheikh Anta DIOP de Dakar est le point
focal du Service Commun de la Documentation qui regroupe l’ensemble des
bibliothèques de l’UCAD. Ces bibliothèques installées dans les facultés et Instituts
font au total 17 (cf liste en annexe).
La bibliothèque centrale à elle seule accueille entre 6 000 et 10 000 usagers/jour, ce
qui pose, quotidiennement le problème de gestion de flux très importants avec tout ce
que cela représente en termes de sécurité des personnes et des biens, mais aussi de
surexploitation des collections, de sollicitation du personnel pour la communication
des collections dans les magasins et le reclassement continu des ouvrages en libre
accès. A cela il faut ajouter les difficultés constantes pour assurer la propreté des
locaux de manière générale et des toilettes publiques en particulier.
Nous avons l’habitude de dire que la bibliothèque est en fait, riche… de tous les
défis !
Au moment où il faut passer le témoin c’est un devoir pour nous, de nous soumettre à
l’exercice d’un bilan de fin de mandat pour permettre aux membres du Conseil
d’Administration de mesurer le chemin parcouru pendant ces six (6) années (20072009 /2010-2012) en mettant davantage l’accent sur le second mandat, puisque le 1er
a déjà été partagé avec le Conseil, en 2010, lors du C.A. qui m’avait proposée pour
un second mandat.
Il s’agit à travers ce bilan de faire un état des lieux assez exhaustif qui permette de
mesurer nos faiblesses mais aussi nos forces (en montrant les acquis à consolider).
Il s’agira enfin de formuler quelques souhaits, propositions et recommandations.
1) LOCAUX
Date d’inauguration de l’ancien bâtiment : 20 novembre 1965
• Superficie de l’esplanade : 6000 m2
DONNEES
BATIMENT
SURFACE
TOTALE
Ancien bâtiment de la bibliothèque
4000 m2
Nouveau bâtiment de la
bibliothèque
11 470 m2
CAPACITE D’ACCUEIL
368 places assises
1719 places assises dans
les services publics
• Début des travaux de rénovation et d’extension : Novembre 1997
• Réouverture de la Bibliothèque au public : 8 mars 2001
• Coût total : construction, équipements, collections : 6,75 milliards cfa
2
• Fréquentation : la fréquentation peut aller de 6 000 à 10 000 usagers par
jour.
2) EQUIPEMENTS
Équipements de bibliothèque :
Équipements de bureau :
Rayonnages : 12 188 m (longueur totale
des rayonnages occupés)
Photocopieurs : 13
Risographes : 02
Présentoirs : 38
Chariots : 64
Télécopieur : 01
Téléphones : 75
Magnétiseurs-Dé magnétiseurs : 06
Équipements d’exposition :
vitrines d’exposition : 18
panneaux d’exposition :30
• PARC AUTOMOBILE
Minéralogie
Peugeot 407
Berline
DK 1448 EP96
Renault Mégane
Classic 1,4
Utilisateurs
Directeur de la
BU
Administration
BUS Hundaï
Administration
N° DK 1340 EP
96
Etat du Véhicule
Observations
Neuf (3 ans)
Assure les
déplacements de la
directrice
Médiocre. Fait plus Service administratif
que son âge
et courrier
(8 ans)
Bon état (4 ans) Transport du
personnel
• EQUIPEMENTS DE SECURITÉ
EQUIPEMENTS
QUANTITES
OBSERVATIONS
Issues de secours
08
02 fonctionnent sur 08
Portes coupe-feu
08
Fonctionnent
Extincteurs
32
Entretien à faire
3
Détecteurs de fumée
88
Ne fonctionnent pas
Caméras de surveillance
14
Les écrans ne
fonctionnent pas
Moniteur de surveillance
01
Entretien à faire
Portiques électroniques antivol
02
Système détérioré.
Installation en cours de
nouveaux portiques ne
donne pas encore les
résultats escomptés…
Système d’alarme
01
Ne fonctionne pas
Bouches d’incendie
01
A actualiser à la norme
française
RIA
20
Ok
TCAI
01
Ne fonctionne pas
3) HORAIRES
Heures d’ouverture au public : 75 h 30 mn / semaine (de novembre à juillet)
Novembre / juillet :
12h / 22h le Lundi
8h 30 / 22h du Mardi au Vendredi
8h 30 / 20h le Samedi
Octobre :
15h / 18h le Lundi
8h 30 / 12h et 15h / 18h du Mardi au
Vendredi
8h 30 / 12h le Samedi
Septembre : 8h 30 / 12h du
Lundi au Samedi
Fermeture : Dimanche et jours
fériés
Fermeture hebdomadaire :
Lundi matin
Fermeture annuelle : mois
d'Août pour recollement
Si la B.U. assure 75h 30 mn d’ouverture au public, le volume horaire de
fonctionnement est plus important puisque le personnel est tenu d’être en place avant
le public et de quitter après le public.
✏
Horaire de travail
Novembre / juillet :
4
08h / 23h Du Lundi au Vendredi, soit 75h
8h / 20h le Samedi, soit 12h
Total : 87 heures /semaine
La B.U. fonctionne jusqu’à 87 h/semaine de novembre à juillet (période
correspondant au plein fonctionnement des enseignements et examens).
Ceci est possible grâce à la mise en place de groupes de permanences qui se relayent
entre 12 h - 15h, 18h – 20h, 20h – 23h, et le samedi 8h – 14h et 14h – 20h et le
recours à des vacataires (diplômés de l’EBAD en recherche d’emploi, ou étudiants en
fin de formation).
3.1. Ouverture prolongée du soir : retour sur les péripéties d’une
expérience
Au moment de notre prise de service en 2007, la Bu était ouverte au public jusqu’à
20h du lundi au vendredi et le samedi jusqu’à 13h et les conservateurs n’avaient pas
accepté de s’impliquer dans les permanences.
Après négociations avec les différentes catégories du personnel, nous nous engagions
dans une nouvelle aventure, celle de l’ouverture sans interruption jusqu’à 22h1, et le
samedi jusqu’à 18h, à la grande satisfaction de la communauté universitaire et des
usagers en dehors de l’université.
Au bout d’une année, au moment où il fallait reconduire l’expérience, le personnel a
réclamé la hausse du paiement de ces heures supplémentaires de 66 000 F par mois à
100 000 F ; ce que l’enveloppe budgétaire ne permettait pas. C’est ainsi que le
personnel a préféré se limiter à effectuer les permanences jusqu’à 20h seulement (au
lieu de 22h).
Ceci nous a amenée à récupérer le différentiel qui leur a été accordé pour les 2 H
supplémentaires (20h – 22h) pour le redistribuer à une vingtaine d’étudiants sous
forme de bourses sociales de 20.000CFA ,en contre partie des prestations allant de
20h à 23h ( donc une heure de plus!)
La BU ne pouvant pas fonctionner de nuit avec seulement des étudiants, les
collègues conservateurs ont accepté d’encadrer ces heures de nuit (20h -23h).
L’ouverture au public étant assurée jusqu’à 22h, la tranche de 22h à 23h permet aux
étudiants de reclasser les ouvrages sous la supervision des conservateurs.
1
Il faut noter que la réussite de cette initiative d’extension horaire était fortement liée à l’obtention d’un car neuf, ce
qui n’était pas prévu dans le budget de la B.U. Cependant le personnel accepta de démarrer avec un car de secours
prêté par le doyen de la faculté de Médecine. Je prenais l’engagement de trouver rapidement un car neuf…par le biais
de notre réseau de relations personnelles! C’est ainsi que notre ami, Cheikh Tidiane GADIO, ancien Ministre des
Affaires Etrangères, s’était entièrement impliqué et a pu nous trouver deux (2) cars, auprès de l’ambassadeur de Corée.
Nous avons proposé de céder le second au CESTI, en solidarité avec notre consœur... (Nos deux instituts étaient les 2
seuls dirigés par de femmes !)
5
C’est pour dire que l’adhésion des conservateurs à cette formule a été déterminante
et c’est le lieu de saluer fortement cet engagement et cette générosité.
En contrepartie, ils prennent une ½ journée pour récupérer. En effet ces heures de
nuit sont très contraignantes, surtout pour les collègues qui habitent loin et qui
n’arrivent chez eux que bien après minuit !
Il faut signaler que le car, initialement prévu pour le transport des agents à 22h,
assure maintenant le transport du personnel à 20h. Les étudiants vacataires qui logent
pour l’essentiel sur le campus ne sont pas transportés et les collègues conservateurs
(2/soir) assurent eux même leur transport.
3.2 L’ouverture prolongée du samedi
L’ouverture du samedi jusqu’à 20h n’était pas gagnée d’avance car l’idée de
travailler jusqu’à 20h le samedi, était loin de rencontrer l’agrément de tout le
personnel !
C’est le fruit d’un long processus de négociations entre la Direction, les délégués et le
personnel et finalement, on y est arrivé, avec le compromis suivant :
8 H – 14 H
14 H – 20 H
Samedi (1)
G1
G2
Samedi (2)
G3
G4
Samedi (3)
G5
G6
Samedi (4)
G1
G2
En mettant en place 6 groupes, composés de conservateurs, Bibliothécaires,
informaticiens, commis, renforcés par des étudiants vacataires, nous sommes
parvenus à ouvrir tous les samedis jusqu’à 20h en concentrant le maximum des
effectifs au niveau des services publics.
Un compromis dynamique, qui permet sans contre partie financière, en diminuant de
moitié le volume horaire de travail de chaque agent (6h tous les trois (3) samedi au
lieu de 4h (8h-12h) tous les samedis, d’étendre l’ouverture du samedi jusqu’à 20h et
ceci à la grande satisfaction de nos usagers.
4) BUDGET
Dans le cadre de sa gestion budgétaire, la bibliothèque universitaire a reçu en crédits
ces trois dernières années, les montants de 236 754 210 F en 2010, 239 191 060 F
en 2011 et 244 191 060 F en 2012.
Cela nous donne en valeur absolue une variation moyenne de 3.718.425 soit en
valeur relative de 1.56%.
Le récapitulatif de ces données se fera en deux grandes rubriques :
6
4.1 CREDITS ALLOUES :
4.1.1 L’évolution des crédits
Les prévisions de recettes proviennent de la subvention de l’Etat du Sénégal et des
ressources propres de la bibliothèque.
Les crédits alloués se répartissent comme suit :
Années
2010
2011
2012
- Subvention de l’Etat du Sénégal :
201 691 060 201 691 060 201 691 060
- Ressources propres
3 500 000
3 500 000
3 500 000
- Produits des cessions de travaux et 31 563 150 34 000 0000 39 000 000
services
TOTAUX
236 754 210 239 191 060 244 191 060
Nous constatons une légère évolution des produits des cessions de travaux et
services (Fonctions de services) alors que l’apport de l’Etat reste statique.
4.1.2 L’évolution des produits des cessions de travaux et services
7
Evolution de la fonction de service 2006-2009/2010-2012
La comparaison sur ces 6 ans nous montre que les produits des cessions de travaux et
services ont connu une nette percée grâce à la décision que nous avons prise dès notre
premier mandat, de rendre obligatoire la carte de bibliothèque, ce qui ne s’est pas fait
sans heurts, au départ 2.
4.2 DEPENSES EFFECTUEES
Tableau comparatif de l’exécution des budgets 2010 à 2012
Années
2010
2011
2012
Libellés
Engagements effectués
Chapitre VIII : Dépenses de personnel
44 628 060
41 139 450
37 732 825
2
Des sondages ont été organisés pour recueillir l’avis des étudiants, auxquels a participé un très grand nombre
d’étudiants, toutes facultés confondues. Le dépouillement a été fait en présence de représentants d’étudiants. La grande
majorité était favorable à rendre la carte obligatoire pour accéder à la bibliothèque- au tarif de 1000F- Malgré cela,
certains dirigeants d’amicales s’y étaient opposés, faisant même la casse à la bibliothèque… Après un arrêt de travail
du personnel, qui a duré 5 jours et la poursuite des négociations avec les dirigeants des autres amicales, la mesure a
été appliquée…
8
(18.85%)
(17.2%)
(15.45)%
66 883 675
(28.25%)
73 979 458
(30.93%)
87 181 041
(35.7)%
Chapitre X : Dépenses d’enseignement et60 473 184
de Recherche
(25.55%)
Art 05 Achats ouvrages de biblio. Et de
mat.de reliure
48 610 107
(20.32%)
2 673 987
(1.1)%
Chapitre XI : Dépenses à caractère
général
6 781 442
(2.86%)
662 731
(0.28 %)
(75.51%)
(68.73%)
(52.25%)
178 766 361
164 391 746
127 587 853
Chapitre IX : Dépenses de matériel
d’entretien et d’aménagement
Pourcentage d’exécution :
TOTAUX
Nous constatons que le pourcentage d’exécution baisse d’année en année, en
particulier, pour le chapitre dépenses d’enseignement et de recherche qui est passé
de 25.55%) à (1.1)% !
5) PERSONNEL
NATURE DES EMPLOIS
FONCTIONS
EXERCEES
OU A EXERCER
E FF E C T I F S
Existants
Suppression
Créations
demandées
Directeur
1
0
0
Conservateurs
10
0
Comptables
2
0
0
Attachés d’Administration
2
0
0
Secrétaires
d’Administration
4
0
0
Direction de la
Bibliothèque
Gestion des
collections des
services et du
personnel technique
Gestion,
engagement et
liquidation
Gestion
Administrative et
Financière
Service Général et
administration
9
Bibliothécaires
Documentalistes
20
0
Ingénieurs Informaticiens
2
0
Analystes-programmeurs
2
0
Technicien en bâtiment
1
0
0
Electricien
1
0
0
Commis
14
0
Secrétaires
Sténodactylographe
5
0
0
Relieurs
4
0
0
Agents de Service
3
0
Chauffeurs
2
0
73
0
Contractuels
Vacataires
Étudiants superviseurs
07
05
20
0
Total Global
105
TOTAL
0
0
0
Traitement et
diffusion des
collections
Gestion du système
informatique
Travaux
informatiques
Maintenance
bâtiment
Travaux électriques
Gestion des
magasins,
surveillance des
salles de lecture,
reclassement
et diffusion des
collections
Travaux de
secrétariat
Entretien des
documents
Tâches de soutien
dans les services
administratifs et
techniques
Conduite des
véhicules – courrier
Appui au personnel
Appui au personnel
Feu contenu 20h23h
10
Statistiques par rapport à l’effectif global
Libellés
Temps plein
Temps partiel
Pourcentages
Effectifs
Total
80
Hommes
61
76.25%
Pourcentages
Femmes
19
23.75%
76,19 %
Femmes
4
16%
21,90
23,81%
Total
25
Hommes
21
84%
78,10
100
Statistiques concernant le personnel titulaire
Groupes d’âge
21-30
31-40
41-50
51-60
Total
Hommes
7
17
10
21
55
Femmes
1
4
9
4
18
Total
8
21
19
25
73
.
NB : la moyenne d’âge pour le personnel titulaire est de 44,35 ans.
11
NB : la moyenne d’âge des conservateurs est de 47.32 ans
NB: la moyenne d’âge des bibliothécaires/documentalistes est de 38 ans.
12
Commentaires :
Quand on considère le personnel travaillant à temps plein, il est majoritairement
masculin en raison de 76, 25% H contre 23,75% F).
Quand on considère l’effectif global (personnel travaillant à temps plein ou partiel)
l’écart est encore plus marqué en raison de 78.10 % H contre 21.90 % F.
Le personnel travaillant à temps partiel représente 23.81% de l’effectif global et
contribue très largement au fonctionnement des services, ce qui pose des problèmes
d'encadrement, de mise à niveau et d'intégration à chaque fois qu'il faut renouveler
les contrats…
Parmi ce personnel à temps partiel, il faut noter la donnée importante que représente
le recours aux étudiants.
Moyenne d’âge du personnel titulaire
La comparaison des deux tableaux nous montre que cinq (05) conservateurs sur onze
(11) se situent dans la tranche d’âge de 50 à 60 ans et se rapprochent de la retraite
alors que les bibliothécaires sont relativement jeunes (entre 31-40 ans), d’où la
nécessité de préparer d’ores et déjà la relève par la promotion interne des jeunes
bibliothécaires.
La politique de formation continue menée depuis plusieurs années a permis déjà de
former de jeunes bibliothécaires compétents, qui par le biais de la promotion interne
pourront assurer la relève.
Encore faut-il, parallèlement à la formation reçue au 2e cycle de l’EBAD, veiller à
l’élévation du niveau universitaire de ces agents en encourageant les formations
académiques.
Recours aux étudiants vacataires
De plus en plus, toutes les universités au plan international sollicitent en appoint les
prestations d’étudiants (reclassement, surveillance des salles, retour des prêts) et cela
se fait souvent (exemple de la France) avec l’appui financier des collectivités locales
(mairies, notamment) dans le cadre de leur politique de promotion de l’emploi partiel
des étudiants.
Nous sommes partis de « bourses sociales » accordées aux étudiants en fin de
formation à des vacations plus formelles, avec engagements réciproques des 2 parties
(Administration/ Etudiants)
Chaque année, lors de rencontres avec les étudiants vacataires, ils nous posent leurs
problèmes et en même temps, mettent en exergue les dysfonctionnements qu’ils ont
identifiés pour qu’on y apporte des solutions...
13
La réunion de concertation tenue cette année (le samedi 20 Avril) a été l’occasion,
pour eux de demander une 2ème augmentation de leurs émoluments (actuellement à
25000F)
Ils souhaitent également une meilleure intégration « dans la famille » de la
bibliothèque, une sorte de tutorat par le personnel scientifique de la BU, leur assurant
un suivi de proximité, les encadrant dans leur plan de carrière etc.….
Toutes ces revendications nous paraissent légitimes et la Direction étudie tout cela de
manière très favorable pour une solution diligente.
D’ores et déjà, il est retenu de leur confectionner des badges leur permettant d’être
identifiés facilement et aussi de leur attribuer gratuitement des codes barres lecteurs
qui leur permettent de bénéficier du prêt à domicile…
Nous avons toujours eu pour souci de montrer aux étudiants vacataires que cette
expérience, avec la BU, même si elle n’était pas rentable (financièrement) est pour
eux une opportunité formidable d’acquérir une expérience professionnelle, et de se
faire recruter à la B.U. en cas de disponibilité de poste.
En effet sur les six (6) bibliothécaires que nous avons eu à recruter, cinq (5) ont été
choisis parmi les étudiants vacataires. La seule exception étant le recrutement pour le
service de numérisation qui nécessitait des compétences techniques particulières,
permettant d’être immédiatement opérationnel pour la numérisation.
Cette politique de fidélisation permet d’établir un pacte de confiance avec les
étudiants et les encourage dans leurs efforts.
14
Les vigiles dans le dispositif de sécurité de la BU
La BU est un ERP, où le taux de fréquentation est tout simplement impressionnant (entre
6000 et 10000). Assurer la sécurité des personnes (personnel et usagers) et des biens est un
volet important de notre mission qui ne peut être du seul ressort de l’Administration. Aussi
la sécurité de la BU est elle-assurée par 3 brigades de vigiles (de 4 éléments) qui se relaient
sans discontinuité :
Brigade « A » : Chef de poste : Sakir DIENG ; Adjoint : Ousmane Gning ; Matar DIENG ;
Youssoupha DRAME
Brigade « B » : Chef de poste : Seckou COLY ; Adjoint : Idrissa Diedhiou ; Cheikh
Tidiane SALL ; Michel FAYE
Brigade « C » : Chef de poste : Daouda DIEME ; Adjoint : Pape Obeye FALL Gora
SALL ; Mame Thierno Birahim DIOP
Superviseur : Mamadou PAYE
Initialement les brigades étaient tournantes, à l’instar de toutes les autres brigades de
l’UCAD. Très rapidement on a attiré l’attention des autorités sur la nécessité d’avoir une
équipe fixe, vu les spécificités de la BU.
En effet les vigiles à la BU doivent avoir une bonne connaissance de l’environnement pour
participer à l’orientation des usagers. Ils doivent avoir un bon comportement relationnel
(pour éviter des heurts avec les usagers, surtout étudiants). Ceux qui n’avaient pas cette
disposition ont été remplacés progressivement.
En ce moment on a une équipe fidèle, constamment formée « aux méthodes » de la BU et
qui suivent régulièrement les sessions de formation aux gestes de secours d’urgence,
organisées pour le personnel. Nous avons pu mesurer leur fidélité et leur attachement à
l’Institution car chaque fois qu’il y a des AG, ou mouvements de protestation organisés par
les vigiles de l’UCAD, la brigade du jour est bien présente aux postes pour assurer la
sécurité (avec des brassards rouges, certes !) mais ils font leur travail. Les différentes
brigades ont un superviseur à la personne de Mamadou PAYE, homme courtois, sérieux et
disponible qui est l’interface entre l’Administration et les vigiles.
La BU a fait beaucoup d’efforts pour soutenir les vigiles (négociations avec le COUD pour
leur trouver des tickets de restauration, mais au bout d’un an, difficultés pour reconduire
cette disposition ; caisse sociale de soutien etc.)
NB : Les vigiles de la BU s’impliquent également dans les permanences du soir (23h) où la
sécurité est particulièrement importante. Cette implication doit être formalisée et rémunérée
en conséquence Il est également important que les équipes soient renforcées au moins à 5 ou
6 agents par brigade.
15
CONSEIL DE LA DOCUMENTATION
ORGANIGRAMME
DIRECTION
Services administratifs
Commissions du Service Commun de la
Documentation
Service de la valorisation
de la communication et de la coopération
(VC2)
Service Général et Assurance Qualité
(CGAQ)
Service informatique
SERVICES PUBLI CS
SERVICES INTERNES
Service des
Acquisitions et
du Traitement
Médecine/Science
Service des
Acquisitions et du
Traitement
Droit/Lettres
Service des
Acquisitions et du
Traitement des
Périodiques
Service des
Langues et des
Civilisations
Orientales
Nouvelles dénominations-nouvelles misions
Service de
Numérisation des
Publications
Académiques
Service de
Préservation et
de Conservation
des Collections
Service des
Relations
Publiques
Services de
Référence
Campus
Numérique
Francophone
Nouvelles créations
16
6) LES SERVICES INTERNES
6.1 Service Acquisition – Traitement
6.1.1 Ouvrages DLMS
Les services d’acquisition D-L-M-S et les services de traitement DLMS ont été ainsi
réorganisés :
1) Service d’Acquisition et de traitement Droit – Lettres,
2) Service d’Acquisition et de Traitement Médecine – Sciences
En effet, avec les difficultés financières auxquelles est confrontée la BU., les acquisitions
onéreuses étaient en baisse absolue (ce qui fait que le personnel de ce service avait très peu
d’activités) contrairement au service Traitement qui avait toujours beaucoup de travail (des
milliers d’ouvrages reçus en dons - avec même des passifs à résorber) sans compter les
corrections à faire dans le catalogue. Pour équilibrer le travail et utiliser toutes les ressources
de manière optimale, les deux nouveaux services font en même temps de l’acquisition (peu)
et du traitement (beaucoup) mais en séparant le secteur Droit – Lettres du secteur Médecine –
Sciences. Ce qui permet aux équipes de maitriser davantage les disciplines concernées et de
se spécialiser dans leurs domaines d’acquisition et de traitement.
DROIT-LETTRES
1 Conservateur :
Mme Ramatoulaye D. Pouye DIAW
4 bibliothécaires
•
•
•
•
•
MEDECINE-SCIENCES
1 Conservateur :
M. Adama BARRY
3 bibliothécaires
Missions :
Définition des politiques de développement des collections
Sélection et Acquisition des ouvrages
Catalogage, Indexation,
Corrections (modifications) des notices locales ou importées de la Bibliothèque nationale de
France ou de Moccam (logiciel de récupération de notices gratuit et à temps réel)
Nettoyage du catalogue (suppression des doubles et autres anomalies).
Le personnel est également impliqué dans les activités comme l’accueil-orientation ou les
permanences.
STATISTIQUES DES ACQUISITIONS DOCUMENTAIRES.
ANNEES
Achats
Dons
TOTAL
2010
0
2866
2866
2011
1218
3113
4331
2012
0
993
993
TOTAL
1218
6972
8190
17
ACQUISITIONS
L’histogramme ci-dessus nous montre le déséquilibre qu’il y a au niveau de nos acquisitions,
où les achats ont été presque insignifiants par rapport aux dons ce qui montre la pertinence
des options que nous avons prises.
PLACE DES DONS DANS LE DEVELOPPEMENT DES COLLECTIONS DE LA
B.U.
Faute d’achats réguliers de livres qu’aurait pu autoriser la mobilisation des crédits alloués à la
Bibliothèque, cette dernière est amenée à recourir fortement au don de livres.
A travers une politique de partenariat fécond, des donations importantes de livres, de grand
intérêt ont été réceptionnées à la BU, ce qui a permis d’enrichir de manière non négligeable
les fonds de la bibliothèque.
Cela a été le cas pour le fonds Ibnou Diagne qui nous a été légué par sa famille, un des fonds
les plus riches en Afrique, plus d’un millier d’ouvrages dans les domaines de l’archéologie et
de la Préhistoire, sans compter ses propres cours qui peuvent encore profiter aux étudiants…
Il y a eu aussi le fonds Vieyra, offert par la famille de Paulin Soumanou Vieyra, couvrant
différents domaines comme le cinéma, la littérature, la musique, l’histoire, etc.., près de 800
références.
Nous avons pu démarcher des organismes et des particuliers pour recevoir des donations
importantes. Cela a été le cas avec le CNRS par l’entremise du Recteur, SALL et de Gilles
Boescht : un total de 2504 livres de très grande qualité et qui constitue le Fonds CNRS,
disponible au niveau des services de référence.
L’IRD, vient également de décider (par l’entremise du Recteur Saliou NDiaye) de nous offrir
un fonds témoin de toutes leurs publications disponibles), ce qui va rejoindre le fonds CNRS
dans les services de référence.
La bibliothèque a hérité du fonds de la Bibliothèque Suffolk après sa fermeture.
Plus de 5000 ouvrages de donateurs divers (Ambassade de Thaïlande, Présence Africaine,
CREPOS, Institut français Senghor, l’Université virtuelle africaine) des particuliers comme
Amady Aly Dieng, Lilian Kesteloot, le doyen Alassane Ndao, Pathé Diagne, le Maire
Mamadou Diop.
18
Pour encourager cette dynamique et assurer la préservation de ces fonds, une réserve appelée
Fonds Particuliers a été créé, où les livres sont en sécurité.
Pour leur donner toute la visibilité requise, les fonds peuvent être identifié à distance et
consultés sur note catalogue en ligne au nom du donateur…
STATISTIQUES TRAITEMENT DES MONOGRAPHIES
ANNEES /
Notices
bibliographiques
Créations
Modifications
ANNEES
/ Exemplaires
Créations
Catalogage
express
Changement
de codes à
barres
2010
2011
2012
TOTAL
5868
2561
4403
2440
4327
2171
14598
7172
2010
2011
2012
TOTAL
7147
1524
7002
5988
6168
1103
20317
8615
796
247
511
1554
6.1.2) Thèses
Nombre de thèses reçues par faculté (2010-2012)
FACULTE
FMPOS (Médecine)
FMPOS (Pharmacie)
FMPOS (Chirurgie Dentaire)
Médecine vétérinaire
FLSH
FASEG
ANNEE
2012
2011
2010
2012
2011
2010
2012
2011
2010
2012
2011
2010
2012
2011
2010
2012
NOMBRE
224
168
T = 576
184
129
137
T = 389
123
37
24
T = 95
34
37
28
T = 96
31
72
27
T = 120
21
07
19
FSJP
FACULTE DES SCIENCES
ET TECHNIQUES
2011
2010
2012
2011
2010
2012
2011
2010
TOTAL
03
02
03
01
01
54
34
12
T =12
T = 05
T =100
1403
Nombre de mémoires reçus par Facultés de 2010-2012
FACULTE
FMPOS / MEDECINE
VETERINAIRE
(Mem. CES)
FLSH
FACULTE DES SCIENCES ET
TECHNIQUES
FASEG
FSJP
ANNEE
2012
2011
2010
2012
2011
2010
2012
2011
2010
2012
2011
2010
2012
2011
2010
TOTAL
NOMBRE
35
T= 77
16
26
468
T = 978
290
220
163
T = 689
265
261
01
T = 03
01
01
01
01
T= 03
01
1750
Thèses numérisés
FACULTES
FMPOS (Médecine, chirurgie dentaire,
pharmacie)
NOMBRE
3267
SCIENCES ET TECHNIQUES
500
LETTRES MODERNES
707
FSJP
TOTAL
114
4588
20
6.1.3) Service des Langues et Civilisations Orientales (SLCO)
Personnel
1 Conservateur chef de service (maitrise d'arabe) : M. Mandiaye NDIAYE
1 bibliothécaire et un commis
Le SLCO a été crée pour une meilleure prise en compte des besoins de acteurs des
enseignants-chercheurs, étudiants, élèves-professeurs et spécialistes de la langue
arabe et de la civilisation arabo-islamique. (La B.U. ne comptait aucun spécialiste
dans ce domaine) Il s’agissait aussi d’accompagner la dynamique de création de
nouvelles filières (introduction du Persan et d'autres langues orientales, création de l
Institut Confucius, etc.)
Le Laboratoire d’Islamologie de l'IFAN/CAD et le Département d'arabe de la FLSH, par
l'implication des professeurs Khadim MBACKE, Thierno KA et Abdoul Aziz KEBE ont
participé à la création de ce service, à la définition de ses missions et au processus de
recrutement.
Le SLCO gère la politique d’acquisition et de traitement des documents relevant de
ce domaine, assure une veille informative (identification des ressources électroniques
libres pour en faciliter un large accès aux usagers) identifie les partenaires pour
optimiser les ressources et opportunités dans ce secteur.
Par l’entremise de l’un de nos partenaires(WAMY) la B.U. a reçu un don important
de milliers d’ouvrages universitaires et de matériel informatique. Le conservateur a
bénéficié aussi d’un séjour professionnel de 6 semaines à Ryad dans les
bibliothèques universitaires et centres de recherche. C’est à la suite de ce séjour que
la classification arabe de DEWEY a été adoptée pour le fonds arabe.
Acquisitions
ACHAT
- Commande 2010 : néant
- Commande 2011 : 224 titres
- Commande 2012 : 231 titres
DON
- Centre Culturel Iranien : 460 titres
- Direction du Livre et de la Lecture :
366 exemplaires
- Ambassade Algérie : 79 exemplaires
de périodiques.
Traitement
Le traitement des documents se fait à travers le logiciel PMB administré par le
Conservateur, chef de service, l’arabe n’étant pas pris en compte par le système Advance
de gestion intégré de la B.U.
Base de données PMB à la date du 18 décembre 2012
Nombre total de notices 4741
Nombre total d'exemplaires 5525
L’acquisition de la version full web d’Advance permettra de prendre en compte
le traitement des documents en arabe.
21
CIRCULATION
Inscription des lecteurs
L’inscription des lecteurs dans la base de données se fait par le personnel du
SLCO sur présentation de la carte de lecteur de la BU de l’année en cours.
Nombre de lecteurs par catégorie
Catégorie
Nombre lecteurs inscrits
Elèves
professeurs
21
Etudiants
90
Total
111
Lecteurs inscrits
Elèves professeurs 19%
Etudiants 81%
Prêts-retour
Nombre total de prêts archivés 413
Nombre de prêt par catégorie de lecteurs par année
Année
Elèves professeurs
Etudiants
2010
2
50
2011
52
117
2012
30
168
Prêt par catégorie de lecteur par année
200
150
Elèves professeurs
100
Etudiants
50
22
Reclassement
L’équipe du SLCO procède au reclassement systématique des documents tous
les lundi matin, ainsi que l’insertion des documents nouvellement traités et
équipés par le service technique.
Partage expérience sur PMB
Encadrement de stagiaires de l’EBAD
Formation de collègues du SCD (FLSH, Laboratoire Islamologie de l’IFAN/CAD)
Partage de documents arabes
Ayant reçu un fonds important d’ouvrages arabes de WAMY, le SLCO après tri,
en a gardé une partie et redistribué le reste à d’autres structures.
La Bibliothèque universitaire a fait un don d’ouvrage en arabe à des écoles et
instituts arabes, ainsi qu’à des amicales d’étudiants.
Nom de l’Ecole
Adresse
Nombre de
cartons
Université de Pire
Pire Gou reye
Ecole franco-arabe de la fédération des
Associations islamiques du Sénégal
Point E / Dakar
Groupe scolaire Al-Wahdah
Grand Yoff /
Dakar
Gokhou Mbathie /
Saint-Louis
10 cartons
Ecole Arabe du village de Gayé
Gayé / Walo
10 cartons
Daroul fattah pour l’enseignement et
l’éducation islamique
Cité Sotiba /
Pikine
Cité Assemblée /
Dakar
Icotaf / Pikine
10 cartons
Madrassat Khoulamou Rasooul
Dara Docteur Thierno Kâ
Dara Serigne Hady Touré
25 cartons
12 cartons
11 cartons
7 cartons
10 cartons
Autres bénéficiaires
- Amicale des étudiants du Département d’arabe de la Faculté des Lettres et
sciences humaines
- Amicale des étudiants de l’école de la fédération des Associations islamiques du
Sénégal
- Des particuliers : Etudiants, professeurs d’arabe, imam.
23
Perspectives
Signalétique au niveau des salles de lecture
Guide d’utilisation de l’OPAC
Assurer les opérations de prêt au niveau de la banque de prêt centrale et
le retour au niveau de la banque satellite Droit-lettres
Impliquer les agents de la salle Droit-lettres dans le reclassement des
documents
Exploiter la DSI à partir des périodiques en arabe
6.1.4 Périodiques
6.1.4.1 Traitement des périodiques : 2010 - 2012
Années
Rubriques
2010
2011
2012
Exemplaires bulletinés
2921
2951
2627
Notices cataloguées ou ajoutées
135
141
16
Notices dépouillées
49
68
12
Abonnements imprimés ; le tableau et l’histogramme résument parfaitement le
nombre d’abonnements sur les trois dernières années. Ces abonnements sont
essentiellement composés de la presse nationale, internationale.
L’histogramme montre clairement la faiblesse des abonnements imprimés si
l’on compare ces trois dernières années avec l’année 2005 où le nombre de nos
abonnements s’élevait à 177 titres, répartis dans toutes les disciplines
scientifiques.
Exemplaires bulletinés ; c’est le nombre d’exemplaires ou de fascicules
bulletinés au cours d’une année. Il est obtenu grâce au compte rendu du
bulletinage proposé par le logiciel advance.
Le bulletinage est une activité de base du traitement des périodiques. Il permet
de suivre l’état de collection des titres. Mise à part les quelques titres qui font
l’objet d’un abonnement, les autres titres bulletinés sont essentiellement
composés de dons réguliers.
Notices ajoutées ; c’est le nombre de titres de périodiques catalogués qui
viennent s’ajouter dans la base des périodiques.
On note que le nombre de notices cataloguées est croissant entre 2010 et 2011
avant d’être en nette baisse en 2012.
24
Cela s’explique par le projet que nous avons réalisé pour l’essentiel entre les
deux premières années qui consistait à valoriser les bases de données libres et
gratuites.
Ainsi tous les périodiques qui figurent dans Persée et Revue.org ont été
catalogués ou signalés à l’OPAC et accessibles à nos usagers.
Notices dépouillées ; le dépouillement fait partie des tâches essentielles du
traitement des publications en série. Au regard des statistiques durant ces trois
dernières années, il apparait clairement que le nombre de notices dépouillées est
plus important sur les deux premières années que sur l’année 2012.
Cela peut s’expliquer par le fait que plusieurs titres de périodiques publiés à
l’UCAD et qui nous servent de base pour le dépouillement n'ont pas paru en
2012.
Idem pour les périodiques scientifiques africains et autres, qui intéressent le
Sénégal de par l’auteur ou le contenu.
Projets réalisés
Numérisation et mise en ligne de catalogues de périodiques qui
n'étaient disponibles que sur supports imprimés
Réalisation d’une liste annuelle des articles dépouillés sur brochure
à partir de
2009
Élagage de certaines collections de périodiques vétustes sans intérêt
Inventaire des périodiques localisés dans les magasins
6.1.4.2. Etat général des périodiques
Nombre de titres de périodiques
Collections actives
Collections inactives
6774
52
6722
L’état général des périodiques de la bibliothèque est composé des collections de
périodique sur support imprimé et des périodiques électroniques contenus dans
les bases de données.
• Périodiques imprimés
Le nombre de titres de périodiques imprimés recensés à la Bibliothèque s’élève
à 6774 titres, toutes disciplines confondues. Parmi ces périodiques, 6722 sont
des collections inactives.
Les collections actives qui s’élèvent à 52 titres sont constituées pour l’essentiel
de la presse nationale, internationale et de quelques titres que la bibliothèque
reçoit sous forme de dons.
25
• Revues électroniques.
Malgré le nombre élevé des collections de périodiques imprimés dont le statut
est devenu inactif à la bibliothèque, le Service des périodiques a saisi
l’opportunité qu’offrent les bases de données gratuites pour recouvrer
l’essentiel de ces titres...
Nom de la base
Agora
Cairn.info
Dalloz3
Free Medical
Journal
Hinari
Jstor
Domaine couvert
revues
dépouillées
Agriculture, Alimentation, Biologie, Sciences
vétérinaires, Biotechnologie
http://www.aginternetwork.org/fr/journalList.php
Sciences humaines, Sciences sociales
http://www.cairn.info
Droit, Sciences juridiques
http://www.dalloz.fr
Médecine
http://www.freemedicaljournal.com
Médecine, Biologie, Sciences sociales
http://www.who.int/hinari
Multidisciplinaire
http://www.jstor.org
Oare (Online,
Biologie, Biochimie, Microbiologie,
Access to
Biotechnologie, Génétique, Environnement
Research in the
http://www.oaresciences.org/fr/
Environment)
Sciences humaines et sociales
Persée
http://www.persee.fr
Sciences humaines et sociales
Revue .org
http://www.revue.org
Total
400
369
20
60
2400
22027
4151
137
368
29 932
• Périodiques électroniques
La bibliothèque a accès à 09 grandes bases de données qui dépouillent 29932
titres de périodiques répartis dans toutes les disciplines.
3
N.B. Sur les 9 bases de données, Dalloz ( qui en plus des revues, donne accès aux codes civils et
encyclopédies juridiques) est la seule payante.
C’est dans le cadre d’une subvention de l’UEMOA pour les bibliothèques de l’enseignement
supérieur (qui devait être bouclé en 2013) que la B.U. avait négocié avec Dalloz afin d’avoir déjà en
période test (8mois) l’accès gratuit à Dalloz.fr. L’accès qui devait être payant à partir de janvier
2013, n’est toujours pas payé par l’UEMOA, ce qui a causé un contentieux avec le service commercial
de Dalloz
26
En plus de la richesse des titres qui sont contenus dans les bases de données, les
possibilités de recherche sont beaucoup plus larges et affinées grâce aux moteurs
de recherche fédérés.
L’accent doit cependant être mis sur la valorisation de ces ressources
électroniques et surtout sur la formation des usagers à l’utilisation des bases de
données
6.2 Services de Préservation et de Conservation des Collections (ex
Services Techniques)
Personnel :
1 conservateur : Mamadou SENE
3 relieurs, 2 commis
Activités :
Reliure et réparation des documents
Equipement des documents : magnétisation, étiquetage
Massicotage des thèses à numériser
Impression des cotes pour l’étiquetage des documents
Reclassement des documents le lundi matin en Salles de lecture
Gestion de la réserve du 4ème étage
o
o
o
o
o
o
ANNEES
RELIURE REPARATION MASSICOTAGE TOTAL
2010
58
3127
781
3966
2011
262
3369
1191
4822
2012
1264
2211
772
4247
Total
1584
8707
2744
13035
Total des ouvrages traités par les services techniques et transférés dans les salles
de lecture et magasins (y compris étiquetage de nouveaux livres et ré-étiquetage
d'anciens ou magnétisation)
Le tableau ci dessous donne une idée du volume de travail réalisé aux Services
Techniques
2010
2011
2012
Total
9375
9779
13614
32768
27
Reliure extérieure
Deux trains de reliure de 500 livres, confiés à deux (2) relieurs extérieurs ont pu
être exécutés en 2010, au total 1000 ouvrages. Mais il reste 2565 ouvrages en
instance à répartir entre les relieurs extérieurs et l’atelier interne, La B.U. vient
d’acheter sur les recettes de la Fonction de services le matériel nécessaire,
n’ayant pu trouver de prestataire qui accepte de livrer les fournitures, avec les
bons d’engagement de l’UCAD
6.3 Services de numérisation
Présentation
Le Service de numérisation des publications académiques est né du programme
CYBERDOC, mis en place conjointement depuis 1998 par l’Université de
Montréal et celle de Lyon 2, auquel la bibliothèque centrale de l’Université
Cheikh Anta Diop a adhéré le 20 mai 2002. Il a d’abord été baptisé
CYBERDOC-UCAD, avant d’être érigé en service le 09 novembre 2004 sous
l’appellation « service de numérisation des publications académiques ».
Mission
Sa mission principale est la collecte, la numérisation, l’archivage et la diffusion
sur le Web, des travaux de recherche (thèses, mémoires...) produits à l’université
Cheikh Anta Diop et ses différents démembrements.
Personnel :
• 01 Conservateur Chef du service, Jean Baptiste SARR
• 03 bibliothécaires spécialisés chargés de la numérisation et de la mise en ligne
des thèses, des mémoires et autres publications des enseignants et chercheurs de
l’UCAD.
• 01 commis chargé de la gestion du dépôt des thèses et mémoires déposés à la
BU
• 01 commis en charge du retrait des documents à numériser des rayons et de leur
reclassement après numérisation et reliure et de la collecte des publications des
chercheurs et enseignants,
• Les Ressources matérielles
DESIGNATION
NOMBRE
Ordinateurs
Ordinateur Dell (écran +unité centrale Dell)
01
Ordinateurs (Ecan jujitsu computers Siemens+ Unité centrale
computers Siemens+onduleurs Tripp-Lite)
03
28
Ordinateur (écran lenovo +unité centrale Thinkcenter +onduleur
Astech)
Scanners
Scanner à production A4 (Fujitsu fi5530)
Scanner à production A3 Fujitsu fi 5530
Scanner à production scanjet 7000
Scanner à production scanjet 7800
Banc de reproduction Haiser
(sans appareil photographique avec 02 ampoules néon de rechange
Scanner à plat Epson
Logiciels
Acrobat professionnel
Imprimantes :
Imprimante en couleur Canon Pro 9500
01
01
02
01
01
01
01
05
01
Ce matériel a été acquis sur financement de l’OIF dans le cadre des activités
de formation à la numérisation initiées par le Réseau Francophone
Numérique(RFN) dont la B.U. est membre.
Thèses numérisées
FACULTES
FMPOS (Médecine, chirurgie
dentaire, pharmacie)
SCIENCES ET TECHNIQUES
NOMBRE
3267
500
LETTRES MODERNES
707
DROIT
114
TOTAL
4588
• Formations reçues
Dans le cadre du Réseau Francophone Numérique (RFN), avec l’appui
technique de la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et la
Bibliothèque nationale de France (BnF) et le soutien financier de l’OIF, ont été
organisés deux ateliers de formation intitulée « La numérisation au service de
la conservation et de la diffusion du patrimoine documentaire ». La formation de
niveau 1 a eu lieu du 24 janvier au 1 février 2011 à Dakar (B.U) et celle de
niveau 2 s’est tenue du 21 au 25 mai 2012 à la Bibliothèque Nationale du
Royaume du Maroc (BNRM)
29
• Documents reçus et numérises pour les candidats au cames et les autres
déposants volontaires
DEPOSANTS
TOTAL ( CAMES)
TOTAL (DEPOSANTS
VOLONTAIRES)
TOTAL GENERAL
Pièc
ees
657
Artic Thès Liv
les
es
res
201
27
08
pages
16948
44
111
00
00
1098
701
312
27
08
46
Perspectives
- Mise en place d’un dépôt institutionnel qui sera chargé de mettre en ligne : les
thèses, les mémoires et les autres publications scientifiques (articles,
communications, rapports techniques…) des enseignants et chercheurs;
- Fusion des anciennes plateformes d’archivage et de diffusion électroniques des
travaux de recherche (Cyberdocs, SIST) au profit d’un seul espace : le Dépôt
institutionnel de l’UCAD.
- Gestion (numérisation et archivage) des dossiers des candidats aux listes
d’aptitude du CAMES (LAFMA, LAFMC, LAFPT)
6.4. Etat général des collections
Nombre de volumes total: 444 593
Collections Monographies imprimées
116932 ouvrages en accès libre
327661 ouvrages en magasins
NB. Du fait de la surexploitation des collections, beaucoup d’ouvrages( 409)
sont hors d’usage et proposés à l’élagage.cf.liste
Ressources électroniques :
CD : 1204
DVD : 25
Cassettes audio : 45
Cassette vidéo : 304
Soit un total de 1578
Thèses numérisées : 3147
Total ressources électroniques et thèses numérisées : 4725
7) LES SERVICES PUBLICS
Les services publics sont assurés par le Service des Relations Publiques, les
Services de Référence, et le Service Valorisation –communication-Coopération.
30
La BU disposait d’un seul service « Relations Publiques » qui était chargé des
relations avec les usagers (accueil, orientations, inscription, prêts, amendes)
mais aussi des visites guidées, d’organisation d’expositions, de plan de
communication. C’était trop d’activités à coordonner pour un seul homme, en
l’occurrence M. SAMB.
Pour assurer d'une part, une gestion plus rapprochée et suivie des étudiants, de
plus en plus nombreux, et d'autre part, donner plus de cohérence à notre
politique de communication et plus de visibilité à nos produits et services, nous
avons jugé utile de créer deux services distincts, mais complémentaires avec les
termes de référence suivants :
- Relations Publiques : Accueil et orientation des étudiants ; Formation des
usagers ; Gestion de l’OPAC ; Inscriptions et réinscriptions ; Communication
des collections ; Quitus, Statistiques/ Evaluation des services publics;
- Valorisation-Communication-Coopération : Communication interne et
externe ; Accueil et encadrement des stagiaires ; valorisation des collections de
la B.U.; programme d'animation de la bibliothèque ( dont signalétique) ; Gestion
de la qualité ; gestion des salles de lecture- salles de cours et de réunion;
élaboration, en relation avec les différents conservateurs, d’outils performants
d’évaluation des services de la B.U.; marketing et valorisation des produits et
services en relation avec le service informatique ; participation à la mise à jour
du site web de la B.U.; Coopération .
7.1. Service des Relations Publiques
Personnel :
1 conservateur : Abdoulaye TOURE
2 bibliothécaires
6 commis
7.1.1. - Accueil-Orientation des usagers
Dès le mois de novembre de chaque année, la B.U met en place des équipes de
professionnels pour accueillir et orienter les usagers de la bibliothèque. Cet
accompagnement permet aux nouveaux usagers de se familiariser avec la
bibliothèque et de mieux connaître les bouquets de services offerts.
Des explications détaillées sont données aux nouveaux usagers, notamment sur
la recherche d’informations dans le catalogue, l’exploitation des résultats de la
recherche, la répartition géographique des collections et le système de
classement des documents.
31
7.1.2- Inscriptions des usagers
ANNEES
NOMBRE D’INSCRITS
2009-2010
20 160
2010-2011
22 321
2011-2012
22 377
Inscriptions des usagers par classes de lecteurs
Classes de lecteurs
E1
E2
E3
ENS/CHERCHEURS
LAU
PROI
PATS
Total
2009-2010
13 742
5 985
206
42
156
8
21
20 160
2010-2011
14 891
5 686
1562
5
161
1
15
22 321
2011-2012
14 315
5 781
2 034
43
158
38
8
22 377
32
E1 = Etudiants du 1er cycle
E2 = Etudiants du 2nd cycle
E3 = Etudiants du 3ème cycle
EC =Enseignants chercheurs
PROI= Professionnels de l’information (agents de la BU et du Service Commun
de la Documentation)
PATS = Personnel Administratif Technique et de Service de l’université
LAU = Lecteurs Autorisés
Entre 2009 et 2012, la Bu a accueilli plusieurs enseignants et chercheurs de la
sous région. Ils viennent pour la plupart de la Mauritanie, mais aussi de la
Gambie, du Bénin, du Mali. A cela, il faut ajouter des enseignants chercheurs
étrangers de passage à Dakar. Tous sont inscrits dans la catégorie LAU.
Les étudiants du 1er cycle constituent plus de la moitié des inscrits à la
B.U.comme le montre l'histogramme ci-dessus. Ceci doit être pris en compte
dans notre politique d'accueil-orientation et de formation des usagers
33
7.1.3 Fréquentation
7.1.4 Communication des collections
7.1.4.1 Prêts à domicile
Le nombre de prêts à domicile est en baisse d'année en année, alors qu'on ne
peut pas parler de désaffection de la Bibliothèque, puisque les inscriptions
augmentent d'année en année!
La baisse du nombre de prêts peut s’expliquer en partie par la vieillesse des
collections. En effet, faute d'un développement conséquent des collections,
proportionnellement au nombre croissant des utilisateurs, il y a une surexploitation des collections existantes, dont un grand nombre a subi l'usure du
temps et hors d'usage… ou en instance (qui dure!) de reliure!
Mais il faut aussi penser que les accès aux ressources électroniques disponibles
à la BU et la recherche par Internet, offrent des réponses satisfaisantes par
34
rapport aux besoins de documentation des usagers et les étudiants, souvent
pressés peuvent préférer trouver des réponses rapides sur Internet plutôt que de
faire des recherches approfondies dans les livres!
Enfin, nous savons par ailleurs que tous ceux qui fréquentent la B.U. n'y
viennent pas pour emprunter des livres, mais juste pour trouver une place
confortable et travailler dans la quiétude !
Dans tous les cas, une enquête s'impose auprès des usagers pour vérifier ces
différentes hypothèses !
7.1.4.2 La consultation sur place
L’accès aux collections se fait aussi sous la forme de consultation sur place. Ce
mode d’accès est difficilement quantifiable pour les documents en accès libre
dans les salles.
En effet, les usagers reclassent eux-mêmes les documents consultés en dépit des
interdictions matérialisées par les messages affichés dans les salles de lecture.
Pour cette raison, il est impossible de faire des statistiques.
La communication des documents en magasins vient compléter le dispositif mis
en place pour l’accès à la documentation. Comme les magasins sont
inaccessibles aux publics, la communication des documents est assurée par les
agents de la banque de prêt.
La demande moyenne par jour est de 35 et peut atteindre 47 documents par jour
7.2 Service de Valorisation, de Communication et de
Coopération
Personnel :
Conservateur : Amadou Anta SAMB
1 Bibliothécaire, pm A recruter
6 commis
Les actions d’information et de communication à l’usage des nouveaux
bacheliers
Les usagers ne seront à même d’utiliser de façon efficace et efficiente les
ressources de la Bibliothèque que s’ils sont convenablement informés de
l’existence et de l'organisation de celles-ci. Les actions d’information et de
communication mises en œuvre à la Bibliothèque, et singulièrement en direction
des nouveaux bacheliers, qui constituent une cible très importante de notre
clientèle, sont déclinées à travers un processus bien maîtrisé :
- Participation de la BU aux amphis de rentrée organisés par les différents
établissements d’enseignement de l’Université ;
- Prise en charge systématique dès leur arrivée dans les locaux de la Bibliothèque
par le service Accueil orientation.
35
Animation
L'animation fait partie intégrante des activités de la bibliothèque. Elle revêt une
fonction sociale et culturelle (la bibliothèque comme lieu de rencontre et de
découverte, « lieu de tous les liens », une fonction scientifique et technique
mais aussi une fonction stratégique puisqu'elle donne une image dynamique et
vivante de la bibliothèque.
Ces activités vont des visites guidées aux manifestations artistiques et culturelles
en passant par les expositions, les conférences, les tables rondes, les séances de
dédicaces de livres, etc.
Expositions
Depuis 2010 des expositions de grande envergure ont été organisées à la
Bibliothèque qui a été, pendant des mois la principale attraction à l’UCAD et
même à Dakar.
Cela a été le cas avec l’exposition sur « Présence africaine» en partenariat avec
le Musée du Quai Branly (sur financement de la fondation Total) "Bracelets
d'Afrique" exposition accompagnant la cérémonie de lancement et de dédicace
de l'ouvrage de Tamaro Touré, "Apports de l'Afrique dans le développement
des sciences et des techniques"...
En plus de ces expositions inédites, des expositions commémoratives sont
régulièrement organisées à la Bibliothèque (Cheikh Anta Diop, Léopold Sédar
Senghor, Kéba Mbaye, Paulin Soumanou Vieyra).
Visites guidées
Parmi les activités d’animation qui font « vivre » la Bibliothèque, les visites
guidées occupent une place de choix. Les visites guidées permettent à des
publics très variés de découvrir la Bibliothèque ainsi que ses différentes
ressources en vue de leur utilisation optimale.
Tabes rondes, séances de dédicace…
La B.U. a également investi ce créneau d’animation, avec notamment une tableronde en hommage à Mahatma Gandhi, des séances de dédicace de livres
« L’Afrique répond à Sarkozy » sous la direction de Makhily
GASSAMA ; « Sinig » de Malamine Diouf, (Directeur BUGB), « les
Guérisseurs » d’AYI KWE ARMAH…
La B.U. devrait aussi s'impliquer davantage dans la diffusion des ouvrages
publiés par les enseignants chercheurs, par des cérémonies de présentation et de
dédicaces et participer aussi à l'élévation du niveau culturel des étudiants.
36
Animations diverses
La B.U. a eu également à organiser des manifestations diverses, comme la
journée Portes ouvertes à l’occasion du cinquantenaire de l’UCAD, des jeuxconcours avec remise de prix aux lauréats…
D’autres manifestations organisées par certains établissements de l’Université
dans l’espace de la Bibliothèque à l’occasion de la célébration de journées
particulières constituent également des moments de la tenue d’importantes
activités d’animation : Journée mondiale de l’environnement, Journée nationale
du Portugais, etc.
La B.U. s’est beaucoup impliqué dans le Forum Social Mondial en abritant le
quartier général des journalistes et le cyber du forum. Elle a aussi organisé un
atelier sur les Bibliothèques et l’accès à l’information et gérait le groupe des
étudiants volontaires pour la communication du forum. Ce partenariat s’est soldé
par le don d’ordinateurs et de tableaux.
Accueil des stagiaires
Avec ses ressources humaines et ses équipements de qualité, la Bibliothèque
jouit d’un prestige et d’une reconnaissance qui en font un choix privilégié pour
les demandeurs d’emploi ou de stage.
La Bibliothèque centrale de l'Université de Cheikh Anta Diop est la bibliothèque
d'application de l'École des Bibliothécaires, Archivistes et Documentalistes
(EBAD). A ce titre, elle participe activement à la formation des étudiants de
l’EBAD en assurant leur encadrement durant les stages pratiques à la B.U.,
facilitant ainsi leur insertion professionnelle.
Ces stages sont même élargis à d’autres apprenants comme les élèves de l’Ecole
nationale des arts de Dakar.
Valorisation des collections de la B.U.
Durant le FESMAN, la B.U. a eu à organiser, sur initiative de la commission
littérature, une exposition d’ouvrages portant sur les thématiques du FESMAN,
révélant ainsi la grande richesse et la diversité de ses fonds. Sinon les seules
expositions d’ouvrages réalisées, l’ont été dans le cadre de cérémonies de
réception officielle de dons de livres : Fonds Ibnou Diagne, Fonds Paulin
Soumanou Vieyra (offerts par les familles respectives), don de l’ambassade de
Thaïlande…
L'accent devrait aussi être mis sur la valorisation des collections de la BU par
des expositions sur des thématiques qui nourrissent l'enseignement et la
recherche universitaire ou sur des sujets d'actualité .Cela a été le point faible du
Service Valorisation – Communication qui devrait exploiter au maximum ce
créneau pour mettre en valeur la richesse insoupçonnée des collections de la
B.U.
37
Par ailleurs, une synergie avec d’autres bibliothèques du S.C.D. (IFAN /CAD
par exemple) devrait permettre de valoriser le patrimoine documentaire de
l’UCAD.
La B.U. comme lieu de mémoire
La B.U. est identifiée aussi comme un lieu de Mémoire, par essence, et c’est la
portée symbolique du recueillement organisé à la B.U. par le collectif des
parents et amis des victimes du naufrage du JOOLA.
La cérémonie avait démarré par un dépôt d’une gerbe de fleur à l’entrée de la
B.U. et s’est achevée avec la remise officielle de la liste des victimes…
Signalétique
La signalétique est un volet important de la communication aux usagers des
bibliothèques. Elle a pour fonction d'orienter, d'informer, de guider les usagers
pour leur permettre une intégration réussie dans l'environnement de la
bibliothèque et l'exploitation optimale des ressources et services offerts dans ses
différents espaces (flèches directionnelles, pictogrammes, plan d'implantation
affiché et codifié par zones, codes couleurs ou numériques, alphabétiques etc. Le
propos de Patricia Delamont illustre bien l’importance de la signalétique : « la
bibliothèque c’est un livre ouvert, la signalétique est la table des matières ».
Or le programme d'extension et de rénovation n'a pas réalisé le volet
signalétique qui connait un déficit réel. La prise en charge de cette fonction
essentielle justifiait la création du service Valorisation – Communication et
Coopération.
Malheureusement les résultats escomptés n'ont pas été atteints !
Pour ne donner qu’un exemple, le problème récurrent rencontré par les étudiants
pour localiser la comptabilité nous a contraints de déplacer partiellement
certaines opérations au Service des Relations publiques pour en faciliter l'accès.
La signalétique de la Bibliothèque Universitaire reste donc à faire, ce qui
suppose une étude des besoins, une élaboration conceptuelle des réponses à
apporter et les moyens financiers de sa mise en œuvre (création visuelle à
confier à des professionnels).
Convention avec les écoles doctorales
Dans le but de proposer une offre ciblée de produits et services documentaires
aux doctorants de l’UCAD, la Bibliothèque a signé des conventions
opérationnelles avec les différentes écoles doctorales de l’Université.
La convention-pilote a été signée en janvier 2011 avec l’Ecole doctorale Etudes
sur l’Homme et la Société (ETHOS), avant d’être suivie, en janvier 2012, par les
autres écoles doctorales que sont l’Ecole Doctorale Eau, Qualité et Usages de
l’Eau (EDEQUE), l’Ecole Doctorale Mathématique Informatique (EDMI),
l’Ecole Doctorale des Sciences de la Vie, de la Santé et de l’Environnement
(ED-SEV), l’Ecole Doctorale Sciences juridiques, politiques, économiques et de
gestion (ED-JPEG), l’Ecole Doctorale Cultures, Civilisations (ARCIV) et
38
l’Ecole Doctorale Physique, Chimie, Sciences de la Terre, de l’Univers et de
l’Ingénieur (ED-PCSTUI).
Convention avec l’Institut Africain des Sciences Mathématiques (AIMS)
Le 18 mars dernier, la B.U. a signé un Accord-cadre avec l’AIMS, complété
par un protocole d’entente, signé le 22-04-2013.
Les volets suivants sont concernés :
Assistance en acquisition documentaire et accès aux bases de données ; mise à
disposition de cartes de lecteur institutionnelles pour l’accès à la B.U. ; appui à
la création d’une bibliothèque numérique, prêt sous forme de dépôt d’ouvrages
spécialisés dans leur domaine d’enseignement…
Ce type de coopération doit être renforcé avec les laboratoires et autres
démembrements de l’UCAD pour une offre de services et de produits adaptés
aux besoins des partenaires signataires.
7.3) Les Services des Références
Initialement la B.U. regroupait au niveau supérieur, la salle de références et la
salle des périodiques.
La salle de référence accueillait les enseignants et chercheurs (avec la possibilité
d’occuper des box individuels). Ses collections étaient constituées
essentiellement d’ouvrages de références, encyclopédies, catalogues, répertoires
bibliographiques, etc.…
La salle des périodiques regroupait quant à elle toutes les publications
périodiques et accueillait le public intéressé à consulter les revues dans les
différentes disciplines.
Des changements notoires ont eu lieu en 2010. En effet dans le cadre d’une
convention de partenariat entre l’UCAD et l’AUF, pour la labellisation, au sein
de l’UCAD, d’un Campus Numérique Francophone(CNF) la B.U a été choisie
comme structure d’accueil.
La salle des périodiques devait être entièrement rénovée (isolation,
climatisation) et la salle de formation de la BU, rééquipée, pour les besoins de
formations prévues dans le programme du CNF. L’AUF, quant à elle prenait
entièrement en charge l’équipement informatique, l’accès aux ressources
numériques et la formation.
Les aménagements qui incombaient à la BU ainsi que l’équipement de la salle
de formation ont été possibles grâce au soutien du Ministre Amadou Tidiane
BA, de la solidarité de l’école doctorale EDEQUE (projet U3E) et l’appui du
Recteur Abdou Salam SALL…
La salle des périodiques changeait complètement de statut pour devenir un
espace de référence, à l’instar de la 1ère salle de référence, avec aussi des box
individuels équipés (ordinateurs, accès Internet).
39
Ainsi donc, pour mettre un terme à la dichotomie salle de référence/salle des
périodiques, les espaces de recherche situés au niveau supérieur sont dénommés
« Services de référence 1 et 2 ».
Personnel
Référence 1
Référence 2 (ex salle des périodiques)
1 conservateur : Paul DIOKH
1 conservateur : Papa Arona NDIAYE
2 Bibliothécaires de référence
2 bibliothécaires de référence
- Bougar DIOUF
- Alioune CISSE
- Ibrahima NDIAYE
- Tamsir THIAM
- 1 aide bibliothécaire (vacataire)
Les bibliothécaires de référence sont des bibliothécaires spécialisés qui ont suivi
des formations complémentaires en interrogation de bases de données, recherche
documentaire avancée sur internet.
7.3.1. Activités réalisées :
Assistance aux usagers pour la consultation des bases de données
sur cédérom ou en ligne
Prêt entre bibliothèques
Gestion du service questions - réponses
Gestion des collections imprimées, audiovisuelles et électroniques
mises à la disposition des usagers de la bibliothèque,
Contrôle des entrées, de l’occupation des cabines, surveillance des
salles.
Aide à la recherche documentaire
Certains usagers sollicitent les bibliothécaires de référence pour effectuer des
recherches sur des sujets précis.
Doctorants et lecteurs autorisés
FMP
FST
FSJP
FLS
H
Autres
Total
2010
91
9
6
7
0
113
2011
65
28
4
4
6
107
2012
36
2
2
0
0
40
40
Il faut noter que le nombre de doctorants représente les usagers qui sollicitent
l'aide du bibliothécaire pour l'exploitation des bases de donnés. Ils sont souvent
reçus sur rendez – vous et selon une tranche horaire de 2h à 2h 30mn. Si l'on
tient compte des passages répétés de certains (2 à 3 fois) cela représente
beaucoup de temps consacré à la recherche individuelle. Pour plus d’efficacité,
il est nécessaire d’intégrer la formation à la recherche documentaire dans les
curricula officiels, ce qui permettrait d’assurer des formations ciblées, pour un
plus grand nombre de doctorants et de les rendre ainsi autonomes
La baisse continue du niveau de fréquentation des enseignants-chercheurs
mérite d’être considérée, afin de savoir ce qui explique cette désaffection ?
Certains sollicitent la B.U. pour dispenser leurs cours dans les salles prévues à
cette fin, rarement pour y travailler !
Parallèlement, ceux qui ont l’habitude de fréquenter la B.U. ne peuvent pas
rester une semaine sans y venir, ou bien
même la fréquentent
quotidiennement ! Ce sont là deux attitudes complètement opposées que nous
devons essayer de comprendre.
Le conservateur, chef du service de référence a été chargé, depuis plusieurs
mois déjà, de conduire une enquête auprès des enseignants chercheurs….
Prêt entre bibliothèques (PEB)
Le Prêt entre Bibliothèques est une activité largement partagée au niveau
international.
Cette solidarité interinstitutionnelle permet à toute bibliothèque répondant aux
normes, d’utiliser, par le prêt, les ressources documentaires, disponibles dans
d’autres bibliothèques au plan international.
L’IFLA encourage le PEB et en a défini les règles (surtout pour les moyens de
paiement et les conditions de sécurité à garantir pour la préservation des
documents prêtés).
Les tableaux ci-dessous vous permettront d'avoir une idée de la situation du PEB
pour les trois dernières années.
Statistiques du prêt entre bibliothèques 2010- 2012
Dde de
la Bu
2010
2011
Ouvrages
Thèses ou mémoires
Total
Total
29
15
S
NS
S
NS
20
9
9
6
Total
Total
CRI
Ou
IFV
228 CRI
184 CRI
41
24
2012
16
5 IFV
S
NS
S
NS
20
4
10
6
Total
Total
14
9
S
NS
S
NS
11
3
6
3
51
16
67
25
76.11%
23,89%
72,82
27,18
TOTAL
35.5 IFV
412 CRI
40.5 IFV
S = Satisfait
NS = Non satisfait
CRI = Coupons réponses internationaux 1 CRI=1500 F CFA (vendu à la Poste)
IFV = IFLA Vouchers 1 IFV=8 € (vendu sur le plan international par l’IFLA)
Statistiques du prêt entre bibliothèques 2010, 2011, 2012 (Prêt consentis)
Dde à la
B.U
Ouvrages
Thèses ou mémoires
CRI et
IFLA
reçus
2010
-
-
-
1
-
-
5 CR
2011
-
-
-
1
-
-
5 IF
2012
-
-
-
-
-
-
Total
-
-
-
2
-
-
5 CR
5 IF
Ces deux tableaux nous donnent la situation du prêt entre bibliothèques durant
les trois dernières années. On constate que la B.U. sollicite beaucoup plus de
prêts des bibliothèques étrangères qu’elle n’est sollicitée. Cela veut dire qu’elle
dépense beaucoup plus (en terme de CRI ou IFLA Vouchers qui représentent la
monnaie d’échanges pour le prêt international) qu’elle ne reçoit.
Pour rembourser les frais occasionnés par les prêts qu’elle sollicite, la moitié des
coûts est prise en charge par les demandeurs et l’autre moitié par la B.U.
42
La balance est loin d’être équilibrée : pour 10 unités de valeur (5 CRI et 5 IFLA
vouchers) reçues pour les prêts consentis, la B.U. en a dépensé 452.5 (412 CRI
et 40.5 IFV) pour les prêts qu’elle a sollicités !
NB. La B.U. travaille particulièrement avec les bibliothèques françaises parce
qu'elles sont plus accessibles. Elles ont mis en place un catalogue commun
(SUDOC) où l'on peut rechercher, localiser l'ouvrage et même connaître la
bibliothèque détentrice
7.3.2. Activités du Campus Numérique Francophone (CNF)
Trois activités essentielles ont été développées par le campus entre 2010 et
2012 ; la gestion des comptes, la fourniture d’articles et la formation.
- La Gestion des comptes
C’est une opération qui est inhérente aux conditions d’accès du Campus
numérique.
Le niveau minimum requis pour accéder au Campus, c’est d’être titulaire
d’un master2 en plus d’une inscription annuelle dont le tarif varie entre
dix mille francs (étudiant avancé) et trente mille francs(lecteur autorisé)
Chaque utilisateur inscrit est titulaire d’une carte d’accès, d’un compte
personnel avec un login et un mot de passe qui lui permet de se connecter
sur n’importe quel ordinateur du Campus.
Il est à noter que les droits d’inscriptions ainsi que l’établissement des
cartes d’accès sont du ressort du Service des relations publiques de la
Bibliothèque.
Seules la distribution des cartes et l’attribution des comptes sont gérées
par le Campus.
- Founiture d’articles
L’implantation du CNF a servi à booster davantage les activités de
recherche avec l’exploitation des bases de données libres et gratuites via
le web par les bibliothécaires, en direction des usagers.
Avec le soutien de l’AUF, le CNF a pu bénéficier d’un abonnement à
refdoc.fr qui fournit des documents de l’INIST-CNRS. Ainsi beaucoup
d’articles ont été commandés durant ces trois années.
Années
2010
2011
2012
Commande d’Articles de périodiques (REFDOC)
Total
Satisfait
472
472
639
639
252
252
TOTAL
1363
43
- La Formation Transfer
Trois ateliers de formations Transfer ont été organisés durant les trois
années.
Le premier atelier de formation s’est tenu du 06 au 10 décembre à la salle
de formation de la Bibliothèque. La formation a porté sur la « Maitrise
des outils de recherche et d’accès à la documentation scientifique ».
La deuxième formation a eu lieu du 21 au 25 novembre 2011. Le thème
choisi était « Le web2.0, pour une recherche collaborative ».
Une troisième formation a eu du 26 au 30 novembre toujours sur le
web2.0.
Pour ce dernier atelier de formation le thème choisi était « Usages de
base de l’internet pour l’animation de groupe ».
Pour chaque atelier, vingt professionnels de la Bibliothèque et du Service
Commun de la Documentation ont été formés.
Tableau récapitulatif des activités du campus numérique 2010-2012
Années
Rubriques
2010
2011
2012
Nbre de comptes délivrés par le campus numérique
841
1059
1071
Nbre d'articles commandés Réfdoc
472
639
252
Nbre de professionnels formés
20
20
20
8) LE SERVICE INFORMATIQUE
L’informatique est un outil de travail et de gestion de plus en plus indispensable
pour les bibliothèques.
Le service informatique est en particulier chargé d’élaborer, de coordonner, de
mettre en œuvre, et de gérer le programme d’informatisation des fonctions et des
services de la bibliothèque en relation avec les autres responsables de service. Il
assure le suivi technique concernant les développements du système
informatique intégré de la bibliothèque. Il a la charge de superviser et
d’administrer le réseau informatique des bibliothèques du Service Commun de
la Documentation de l’Université.
Personnel du service Informatique
Ingénieur de conception en informatique, Chef de service
M. Mohamet Lamine THIOUNE
1
Ingénieur technologue en informatique
Analyste programmeur
Bibliothécaire webmaster
Bibliothécaire spécialisé
Secrétaire d’administration universitaire
Commis d’administration universitaire
Total
1
2
1
1
1
1
8
44
Activités 2010-2012
Formations
o Formations subies
Certification Réseaux CISCO (Centre de calcul) - Licence Professionnelle en
Création Multimédia
Atelier Formation Transfer AUF : Administration Réseau sous GNU/linux Conception des Réseaux de Campus SenRER-NSRC Formation à distance Master ACREDITE (Bourse AUF) – 2012
o Formations délivrées
Atelier Formation Transfer AUF : Maitrise des outils de recherche et d’accès à
la documentation scientifique Formation Transfer AUF : Outils Web 2.0 pour la recherche collaborative –
Atelier de Formation Transfer AUF - Usages de base de l’internet pour
l’animation de groupe
Acquisition de matériel
o Don Forum Social Mondial 2011
50 ordinateurs Pentium 4 déployés au cyber en remplacement des Pentium 3
8 switches déployés dans les armoires informatiques en remplacement des
anciens
o Acquisition matériels 2011-2012 :
Lot 1
• 20 Fujitsu Siemens
Lot 2
• 1 serveur Fujitsu Siemens Primergy TX100S1,
• 3 serveurs Fujitsu Siemens Primergy RX100S5,
• 1 armoire informatique 22U,
• 3 panneaux de brassage 24 ports
• 2 bandeaux d’alimentation
• 1 Tableau de projection,
• 5 switches 24 ports Rackables
o Don de 40 ordinateurs de bureau Fujutsi Siemens Pentium Dual Core 3.0 GHz,
1To, 4 Go
de la part du Ministère de l’Education Nationale 2012
Installations
o Installation / configuration serveur DHCP : système d’adressage automatique de
tous les ordinateurs pour assurer la connectivité locale et internet en
remplacement de l’adressage manuel qui était source de problèmes récurrents.
45
o Installation et déploiement Serveur test Greenstone pour projet de dépôt
institutionnel ;
o Installation serveur Clonezilla : système de sauvegarde/restauration des disques
durs de chaque modèle d’ordinateur du parc informatique
o Installation et déploiement d’un nouveau système de gestion de cyber en
remplacement de l’ancien système vétuste
o Installation et déploiement poste professionnel client Advance pour la salle de
Référence 2
Projets et études
o Elaboration document technique relatif au réseau de la BU et au parc
informatique
o Mise en place du réseau du Campus Numérique Partenaire de la BU/AUF
Installation et configuration du serveur
Déploiement et configuration des postes clients
Paramétrage application de gestion des comptes d’accès au réseau
o Conception et réalisation Projet SYGEBU : système complémentaire de
gestion de la BU
•
•
•
Application de gestion des techniciens de surface pour le service général
Automatisation de la gestion des contrats des techniciens de surfaces,
Automatisation de la gestion des présences par jour des agents
Automatisation de la gestion des produits utilisés, enregistrement des
entrées/sorties, contrôle du stock
Application de gestion des comptes d’accès aux machines du réseau CNFP à la
salle de référence 2
• Automatisation du système de réservation des box individuels/cabines
• Création et attribution automatique de comptes utilisateurs aux usagers
• contrôle de l’accès aux ordinateurs du campus numérique partenaire
Application d’archivage et de partage des fichiers (rapports, comptes-rendus de
réunion, etc.)
Application de gestion des permanences (ouverture prolongée)
• Automatisation de la création de groupes, élaboration des calendriers de
permanence et suivi des présences
• Application de gestion des ressources matérielles
• Automatisation de la gestion du parc de matériels
• Inventaire automatique, localisation et identification détaillée des matériels
o Recensement détaillé des équipements du parc informatique (ordi, onduleurs,
scanners, switches, douchettes, imprimantes, consommables) ; Etablissement
46
fiche synoptique des équipements avec identification claire de la localisation,
des caractéristiques, utilisateur, usage. Juillet-Aout-Sept 2012
o Elaboration/Mise à jour Vade-mecum du service informatique ; Juin-Juillet
2012
o Elaboration Récapitulatif des besoins en matériels informatique du SCD dans le
cadre du CDP ; Oct 2012
o Elaboration cahier de charge pour projet de réfection de la salle de formation :
re-câblage réseau et électrique ; Sept-Oct 2012
o
o
o
o
o
o
o
o
Maintenance
Réforme d’équipements informatiques trop vétustes, défectueux, hors service
(ordi, onduleurs, imprimantes) - 2010
Maintenance du parc des serveurs
Sauvegarde journalière des données sur serveur SUN
Maintenance liaisons ADSL cyber, salle de référence 1, salle de référence 2
Maintenance du parc informatique et réseau du Campus Numérique Partenaire
de la BUCAD
Remplacement de lecteur de bande magnétique suite à panne sur SERVEUR
SUN - 2011
Réforme d’équipements informatiques trop vétustes, défectueux, hors service
(ordinateurs, imprimante) Nov. 2012
Réparation le serveur SUN du SIGB suite à panne (arrêt d’un des ventilateurs du
boitier d’alimentation) ; Aout 2012
o
o
o
Cyber
Maintenance parc ordinateurs et réseau Cyber
Impression tickets cyber
Renouvellement du parc du cyber suite à don d’ordinateurs à la suite du Forum
Social Mondial et déploiement de 50 postes sous le système libre Ubuntu– 2011
o Changement du système de gestion du cybercafé: installation et configuration de
Maelys comme serveur
Autres
o Forum Social Mondial - 2011
Mise à disposition des ressources du service informatique pour appui au bon
déroulement du FSM
Quelques statistiques concernant le parc informatique
2010
Nombre d’ordinateurs fonctionnels
171
66
Postes professionnels
88
Postes publiques
17
Postes de formation
6
Postes portables
Nombre de serveurs
8
2011
20
5
9
2012
192
68
81
20
4
8
47
Nombre d’ordinateurs Hors Service
Nombre de scanners
Nombre total d’imprimantes
imprimantes noir et
blanc
imprimantes couleur
7
-
-
30
7
24
-
-
18
-
-
6
9) SERVICE GENERAL ET ASSURANCE QUALITE(SEGEAQ)
Au sein de la BUCAD, c’est le Service Général & Assurance Qualité qui a en
charge la gestion aussi bien du bâtiment que de l’hygiène et de la sécurité des
locaux. Afin de mettre en œuvre une démarche qualité à la B.U., le Service
général s’est vu confier cette mission, ce qui lui a valu la nouvelle appellation :
Service Général et assurance Qualité(SEGEAQ).
Le SEGEAQ doit veiller à la bonne marche des secteurs ci-dessous :
• Système mécanique (ascenseur, monte-charge, groupe électrogène) ;
• Système électrique (Eclairage intérieur et extérieur : projecteurs et
candélabres au niveau de l’esplanade, Circuit du détecteur incendie ;
• Système téléphonique ;
• Climatisation (Climatiseurs et centrales climatiques) ;
• Plomberie ;
48
• Espaces Verts (Aménagement des espaces extérieurs, des jardins
intérieurs et des bacs intérieurs) ;
• Sécurité incendie (Gestion des extincteurs, des RIA (Robinet Incendie
Armé), des détecteurs de fumée et des portes de secours électriques) ;
• Gestion du nettoiement des locaux : le nettoiement des locaux nécessite
organisation et méthode au vu de l’étendue des surfaces à nettoyer par
rapport au nombre de techniciens de surface
Personnel :
Le SEGEAQ est dirigé par un conservateur chef de service, Mme Awa Cissé
DIOUF. Pour la bonne maitrise de l’aspect technique de la gestion de ce service
névralgique de la BU (électricité, plomberie, climatisation, téléphonie, système
mécanique, sécurité), elle est secondée par un technicien supérieur en génie civil
et un technicien en électricité( tous deux recrutés à notre demande)
Le service compte aussi trois (3) commis.
Organisation générale du service
• Tâches effectuées par les techniciens
Les techniciens du service s’occupent de la gestion quotidienne de tous les
équipements et procèdent régulièrement à la vérification de l’ensemble des
installations électriques et techniques de la BU. Ils coordonnent la mise en
espace des différentes manifestations abritées par la BU tout en veillant au
respect des consignes de sécurité. Avec l’aide des commis, ils supervisent aussi
le nettoiement et réfléchissent également à une gestion durable de notre
environnement.
• Nettoiement des locaux
Le nettoiement des locaux, espaces intérieurs et publics est une activité
quotidienne qui mobilise 27 techniciens de surface répartis en 05 zones de
nettoiement des espaces publics est soumis à des horaires de 7h à 11h.
L’entretien des toilettes publiques de la BU pour plus de 6000 usagers
quotidiens est un véritable casse tête. Pour assurer l’hygiène et la propreté des
toilettes, nous déployons beaucoup de moyens : consommation importante de
produits d’entretien et de désinfection, problèmes récurrents de plomberie (fuite
d’eau, débouchage des WC surtout côté filles). Les sollicitations répétées de
services de plomberie nous imposent plus que jamais le recrutement d’un
plombier sur les premiers postes de commis qui vont se libérer…..
Il faut noter également que l’UCAD est confrontée à un déficit criard de toilettes
publiques surtout au niveau du campus pédagogique ; ce qui explique la
sollicitation excessive des toilettes de la BU (qui ont la réputation d’être
propres !!!) L’UCAD devrait proposer des solutions alternatives…
49
Dans un souci de développement durable, le SGAQ a eu à initier ou
accompagner un certain nombre de projets pour une utilisation rationnelle de
nos ressources énergétiques, qui fait partie des acquis sûrs à consolider.
En termes de réalisations, on peut citer entre autres :
- L’installation de circuits de commande par horloge au niveau de la
climatisation centrale pour en sécuriser les moteurs et éviter les
manipulations intempestives.
- L’installation d’un système de minuterie pour l’allumage et l’arrêt des
lampes du 1er au 6ème étage.
- Nouveau système d’alimentation des W.C
- Elaboration d’un questionnaire : Après analyse, il ressort que le
nettoyage de la BU est jugé satisfaisant. Seulement, une amélioration
peut être apportée dans la gestion des toilettes, d’où nécessité de
mettre en place une équipe de deux (2) personnes pour un passage
plus régulier
- Installation de deux projecteurs au niveau de l’atrium qui sert souvent
d’espace d’exposition pour en améliorer l’éclairage.
- Changement de la paillasse en bois au niveau de la cafétéria et
réalisation d’une paillasse en maçonnerie avec un revêtement décoratif
en faïence.
• Travaux à réaliser
Etanchéité
Des problèmes d’étanchéité sont visibles au niveau des salles des périodiques et
de la référence. Beaucoup de raccordements et de réparations sont à faire au
niveau de la terrasse. Les mêmes traces d’eaux sont aussi perçues au niveau des
salles de lecture sciences et des bureaux
Dégradation de la structure métallique au niveau du toit de la BU (des photos)
Menuiserie
Faire procéder à la réparation urgente des volets basculants au niveau des salles
de lecture par mesure de sécurité et pour éviter d’éventuelles blessures.
Electricité
Procéder au remplacement des brasseurs d’airs au niveau des salles de lecture où
il fait très chaud avec le grand nombre d’étudiants qui les fréquentent.
50
Groupe électrogène
Quelques réparations ont été effectuées mais il reste à réparer la panne de
l’inverseur qui doit permettre le basculement automatique de la source
énergétique en cas de coupure.
Ascenseur
Pour l’année 2012, l’ascenseur qui était sous contrat d’entretien a eu à bénéficier
de révisions mensuelles par le prestataire. Mais ce dernier n’a pas souhaité le
renouvellement de son contrat pour raison de non paiement ! il ya à peine un
mois, pour les besoins de transfert urgent de collections des étages vers les salles
de lecture, on a dû payer cash un prestataire privé pour réparer la panne au
niveau du 3ème et du 5ème étage et également, réparer le monte charge.
Mettre en place une boite à pharmacie pour premiers soins.
Perspectives
Enclencher le processus de mise en place d’une démarche qualité à la BU.
Gestion de la sécurité et mise en place d’un plan d’urgence qui permettrait
également de vérifier si les moyens disponibles au niveau de la structure
répondent aux éventuels besoins.
Numérisation des plans de la BU en vue de leur préservation. En effet, ces plans
constituent en quelque sorte « l’épine dorsale » de la BU et leur consultation
avant tout travail sur le bâtiment de la BU (circuit électrique, adduction d’eau,
etc.) s’avère de ce fait indispensable.
Assurer une maintenance préventive de nos équipements et installations en
systématisant la signature de contrats d’entretien avec des prestataires extérieurs
pour les compétences dont nous ne disposons pas en interne (Téléphonie,
ascenseur, groupe électrogène et climatisation).
Il s’agira aussi de mettre l’accent sur une organisation cohérente de la
maintenance, en ayant comme objectif principal d’assurer le respect strict des
règles de maintenance préventive définies pour chaque type d’équipement en
vue d’en augmenter la durée de vie et de réduire le nombre d’interventions
correctives de dépannage pour une optimisation de nos ressources financières.
Aménagement de l’esplanade de la BU avec des pavés pour ne pas avoir à
débroussailler après chaque hivernage et y installer des bancs, A cet effet,
contacter la direction de l’aménagement urbain de la mairie de Dakar.
Aménagement du vide sanitaire afin de désengorger les magasins et voir
comment utiliser au mieux cet espace. Ce vide sanitaire qui occupe tout le sous
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sol de la BU est immense et pourrait régler beaucoup de problèmes de stockage,
malheureusement c’est infestée de termites qui détruisent tout matériel stocké.
On a fait appel à la faculté des sciences, dont l’expertise est attendue pour régler
ce problème qui perdure.
Dans la perspective de mise en place d’un plan d’urgence et pour renforcer
notre démarche qualité, et sur initiative de la SEGEAQ, la BU a saisi la
Direction de la protection Civile qui a répondu favorablement à notre requête.
C’est ainsi qu’à la date 26 mars 2013, une visite technique des lieux a été
effectuée sous la conduite du nouveau Directeur de la Protection Civile, M.
Dame GAYE, accompagné de ses proches collaborateurs mais aussi des
représentants des structures suivantes :
- Ministère de l’Intérieur
- Bureau Protection Civile de la Gouvernance
- Brigade Nationale des Sapeurs Pompiers
- SENELEC
- ville de Dakar
- Service National d’Hygiène
- Ministère de l’Urbanisme et de l’Habitat et la DGDU (voir rapport en annexe)
Le pré rapport de visite technique de contrôle a été envoyé à la BU et doit être
envoyé aux autorités après validation.
10) DES OPERATIONS D'ENVERGURE POUR L'INVENTAIRE,
LA SAUVEGARDE ET L'ASSAINISSEMENT
La B.U. a été confrontée à certains problèmes qui nécessitaient des interventions
radicales. Ces opérations ont toutes été menées grâce à une mobilisation
exemplaire du personnel.
Inventaire physique des collections
En 2008, déjà, la Direction avait initié une grande opération pour faire
inventorier physiquement toutes les collections de la B.U. et ne plus se fier aux
estimations approximatives. Cette opération avait permis d'avoir un état des
collections réelles, en deçà des chiffres qui étaient avancés théoriquement et qui
ne prenaient pas en compte les déperditions liées à la détérioration des livres et
aux vols.
Opération de désinfection et de récupération des données du fichier manuel
Les fichiers manuels en bois qui recensent l’ensemble des documents reçus à la
Bibliothèque depuis sa mise en service en 1965 ont été au fil du temps attaqués
et rongés profondément par les termites. Une bonne partie de ces fichiers s’est
même effondrée du fait de l’action dévastatrice des agents biologiques
xylophages qui les ont infestés.
Devant le risque de perte des richesses intellectuelles contenues dans les
documents patrimoniaux signalés par ce fichier, la Bibliothèque a initié une
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opération de sauvegarde consistant à procéder à la récupération, au nettoiement
et à la désinfection des fiches contenues dans les fichiers abîmés et à les reverser
dans des fichiers métalliques mis à la disposition de la BU par la Bibliothèque
Centrale de l’UGB de Saint-Louis.
Il reste à démarrer le travail de numérisation de ces fiches pour que les
informations bibliographiques puissent être disponibles en ligne et intégrées
dans l'OPAC.
Reclassement des ouvrages et des périodiques en magasins et élagage
Cette opération a permis de repérer de nombreux cas de livres mal classés, donc
introuvables, qui ont été reclassés ; des périodiques caduques ou sans intérêt,
occupant inutilement de la place, qui ont été élagués, après établissement des
listes.
Cette même opération a mis en exergue le problème de classements multiples
qui avaient comme inconvénient majeur de disperser des fonds qui devaient être
regroupés. Un plan de réaménagement et de redéploiement des collections a été
établi en ce moment là et nécessitait, pour son exécution, de disposer de cash
pour rémunérer des manutentionnaires…Cela devrait être fait sans tarder !
Parallèlement on procédait à l’inventaire complet de tous les ouvrages stockés
dans l’atelier de reliure. Ceci a permis d’identifier tous les ouvrages hors
d’usage et d’en établir la liste pour élagage (au total 409 livres).
Enfin, au mois d'Avril dernier, conservateurs, bibliothécaires, vacataires et
commis se sont mobilisés pendant une semaine pour d'une part, refouler des
collections du magasin du premier étage et faire de la place aux thèses; d'autre
part, transférer le fonds documentaire SUFFOLK, du 5ème étage vers l'espace
dédié dans les salles de lecture afin de libérer ainsi de la place pour les « Fonds
particuliers » qui se développent.
11) DIFFICULTES RENCONTREES
Pour être vraiment succinct, on peut dire que la difficulté majeure de la B.U est
moins l’insuffisance des moyens que l’impossibilité à mobiliser les crédits
alloués.
Les arriérés de paiement se sont accumulés ces trois dernières années pour
atteindre les 100 millions, ce qui a découragé tous nos partenaires et qui
explique la difficulté à exécuter nos budgets successifs ces dernières années.
Ceci provoque des dysfonctionnements réels qui, en plus d’épuiser le
personnel, sont facteurs de contre performances qui auraient pu être évitées.
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L’évolution de la BU de la version première d’Advance à la version Full
Web !
Cela aurait dû se faire depuis déjà trois ans. A cause des difficultés de paiement,
l’évolution de notre système intégré de gestion vers le full web, a été retardée en
2010, date limite que nous nous étions fixée (après avoir réussi à faire annuler
tous nos arriérés de paiement par le fournisseur) puis reportée à décembre 2011,
puis décembre 2012. En effet les frais d’acquisition et de maintenance de la
version full web, avec le serveur web qui devait l’accompagner, n’ont pu être
payés que par petites tranches par l’Agent Comptable sur trois ans !!! le reliquat
restant n’a pu être soldé qu’en janvier 2013 sur les recettes de la Fonction de
service. C’était déjà trop tard pour que la Société Infor (basée en France) puisse
maintenir la programmation de Dakar, qui était calée sur les 4 semaines de
janvier. Nous avons tout fait (et n’avons pas arrêté !) de faire pression pour être
reprogrammé, car dans leur planning, cela ne pourrait se faire avant octobrenovembre 2013, ce qui nous ferait perdre toute opportunité de bénéficier de la
version full web pour cette année académique.
Un volet très important comme la maintenance des équipements (groupe
électrogène, ascenseur, monte-charge, etc.) fait face à des problèmes allant de
l’impossibilité de trouver des partenaires pour nous assurer la maintenance de
ces équipements à la « démission » des signataires de contrats de maintenance
en cours d’exécution !
Difficultés pour renouveler certains matériels (lecteurs reproducteurs de
microfiches et microfilms photocopieurs, magnétiseurs de documents ;
Problème de renouvellement des collections (à titre onéreux) et de continuité
dans les abonnements de périodiques ou bases de données ;
Parc informatique : vétusté des ressources aussi bien matérielles que
logicielles. Surtout au niveau des services publics (OPAC), d’où lenteurs des
services ;
Problèmes d’acquisition de fournitures indispensables au fonctionnement
(hologrammes, bandes magnétiques, codes-barres lecteurs et ouvrages)
commercialisées en France.
Sur le plan sécurité, beaucoup reste à faire il faut certes renforcer le nombre
de vacataires pour la surveillance des salles, mais vu le nombre important de
flux à gérer, il est impératif de rétablir les cameras de surveillance pour mieux
sécuriser les espaces publics.
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Quant aux portiques, des tests nous avaient montré que le système d’alarme
n’était pas fiable.
Ne pouvant passer commande auprès de la société mère en France (3M) qui
avait fourni ce système, nous nous sommes adressés à une société de la place. Le
nouveau système installé n’est pas encore stable, ce qui nous crée beaucoup
d’ennuis (fouille de milliers de sacs par jour !) mais surtout, c’est la sécurité des
collections qui est en jeu.
Perturbations du fonctionnement de la BU :
La BU qui jadis était épargnée par les troubles vécus à l’université a connu des
perturbations dans son fonctionnement pendant l’année universitaire 20112012 :
le mardi 7 février 2012 : sur demande des amicales des facultés, la
BU a été fermée au public suite à la manifestation des bacheliers non
orientés ;
Le mardi 14 février 2012, des représentants des étudiants envahissent
des salles de lecture avec des bombes asphyxiantes et délogent les
usagers.
Suite au mot d’ordre de grève du SAES, des amicales des facultés
exigent la fermeture de la bibliothèque jusqu’à ce que les
enseignements reprennent à l’université.
Ainsi, pendant un mois quatorze jours (1mois, 14 jours) du 14 février au 28 mars
2012, la BU a été complètement fermée au public.
Les vols
Le vol constitue l’un des soucis majeur de la bibliothèque surtout avec l’accès
libre aux collections.
Malgré tout le dispositif mis en place pour sécuriser les collections, le
vandalisme, le vol, les dégradations et les mutilations de documents auxquels se
livrent certains usagers continuent à prospérer.
Pour l’année universitaire 2010-2011, essentiellement deux cas de vol ont été
enregistrés.
Le premier cas de vol concerne l’étudiant Ismaïla Badiane qui, ayant emprunté
la carte de lecteur non renouvelée de Alpha Ndiaye, a arraché le code barre d’un
livre avant de tenter de le sortir de manière frauduleuse.
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Son arrestation a coïncidé avec la découverte de l’intense trafic de codes barres
à la B.U. Il nous fallait donc faire toute la lumière sur cette affaire de trafic de
codes barres.
Jugé le mardi 26 mai 2011, il a écopé d’une amende de 50 000 F.
Le cas le plus flagrant de vol concerne l’étudiant Malick Niasse inscrit en 2e
année de sociologie. Pendant deux années, il s’est livré à un véritable trafic de
codes barres de livre.
Les agents préposés au prêt avaient signalé que certains documents présentés
lors du prêt n’avaient pas le même titre que ceux affichés par la machine.
Face à la multiplicité des cas, des investigations ont été menées et des
prospections dans le système informatisé. Les reconstitutions faites ont permis
de découvrir que Malick Niasse était le cerveau de ce pillage organisé des
ressources de la bibliothèque.
Une première liste de 99 livres avec de faux codes barres a été d’abord établie
et des dispositions prises en rapport avec le service informatique pour surveiller
les opérations des usagers dont les noms sont apparus comme derniers lecteurs
des documents subtilisés.
Suite à ces vols récurrents de documents et aux nombreux cas de fraude
constatés au niveau de la bibliothèque, le Service des Relations Publiques a
procédé à des tests sur des documents régulièrement rendus et activés afin de
déterminer le pourcentage de ceux qui sont susceptibles de déclencher l’alarme
et avoir par la même occasion une idée de l’état de magnétisation des collections
en accès libre.
Ces tests organisés ce lundi 18/07/2011 ont donné les résultats suivants :
1) Sur 50 livres de médecine testés (gros volumes), seuls 11 ont déclenché
l’alarme, soit 22%
2) Sur 40 documents de sciences testés (gros volumes), 3 seulement ont
déclenché l’alarme, soit 7,50%
3) Sur 60 livres de sociologie testés, 26 ont déclenché l’alarme, soit 43,34%
4) Sur 70 documents de la collection « Que sais-je ? », tous ont déclenché
l’alarme.
Au regard des résultats de ces tests et du danger qui guette les collections de la
B.U, la décision de procéder à des fouilles systématiques de tous les sacs des
usagers a été prise.
La poursuite de la prospection au moment du récolement a permis de découvrir
qu’il y’avait au total 74 documents dont Malick Niasse était le dernier lecteur.
Des vols d’effets personnels, de machines portables des usagers nous ont été
signalés surtout au cours de l’année universitaire 2011-2012.
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Neuf (9) ordinateurs portables ont été volés dans les services publics au cours de
la seule année universitaire 2011-2012. Nous avons de ce fait sensibilisé les
usagers sur l’attention particulière qu’ils doivent accorder à leurs bagages.
Pour revenir au cas Malick NIASSE, nous avons porté plainte et l’affaire a été
jugée le 20 juin 2011. Il a été condamné à une peine de 2 mois avec sursis plus
une amende de 500 000f ???
Malgré tout, nos livres ne sont toujours pas récupérés et aucune sanction
officielle n’a été prise par l’UCAD ;
La seule mesure qui ait porté ses fruits est que la BU ne lui a pas délivré le
quitus nécessaire pour sa réinscription, malgré toutes les pressions subies.
Il faut souligner que nous avons bénéficié de l’appui total du Doyen SOW de la
FLSH dans ce dossier.
12) ACQUIS A CONSOLIDER
Gestion participative
Nous avons opté pour une gestion participative, permettant d'associer les
collègues conservateurs et chefs de service dans toutes les décisions liées au bon
fonctionnement des services et en particulier pour des changements importants à
conduire. C'est ainsi que nous avons instauré :
des réunions hebdomadaires dites de coordination (tous les vendredis,
sauf cas de force majeure).
des réunions élargies aux bibliothécaires, à certains agents des services
publics à chaque fois qu'il y'a de grandes décisions à prendre, nécessitant
une base consensuelle
deux assemblées générales de tout le personnel (toutes catégories
comprises) à chaque rentrée universitaire (pour tracer les orientations
majeures et les objectifs à atteindre) et à la veille des départs en congés
(pour faire le bilan écoulé, évaluer les résultats et les difficultés dans la
mise en œuvre).des assemblées extraordinaires peuvent être convoquées
quand il faut consulter en cas de nécessité absolue
Parallèlement, des commissions ad hoc sont constituées à chaque fois que
nécessaire pour se concerter sur des questions spécifiques, faire l'étude de
faisabilité, faire des propositions de mise en œuvre (catalogage et évaluation de
l'OPAC, gestion de la qualité, formation des usagers, formation continue du
57
personnel, réorganisation des magasins, sauvegarde des fichiers anciens,
politique de numérisation et mise en place d'un dépôt institutionnel, etc.).
Objectifs des réunions de coordination
- Permettre la connaissance réciproque des problèmes dans les
différents services (pour trouver des solutions concertées) mais aussi
des avancées réalisées
- Développer l'esprit d'équipe, la capacité de travailler en groupe
- Partager les savoirs et savoir-faire
- Favoriser la transparence
- Evaluer périodiquement le niveau d'attente des objectifs et les
difficultés de mise en œuvre
N.B. le principe était d'assurer une continuité de la chaine d'échange et
de partage, à savoir : Direction/ conservateurs-chefs de service
(réunion de coordination, une fois par semaine) ; conservateurs chefs de service/ personnel de leur service (réunion sectorielle, au
moins 2 fois par mois) mais cela n'a pas été systématisé.
Avec le recul, je regrette de n’avoir pas tenu plus fréquemment (et
non de manière épisodique) les réunions élargies aux bibliothécaires et
quelques agents des services publics. En effet, elles se sont avérées
très fructueuses et ont l'avantage d'élargir la base de transmission
des savoirs et savoir-faire.
Mise en place d’un comité de veille
Le comité de veille est composé d'enseignants-chercheurs, usagers fréquents de
la bibliothèque, d'étudiants avancés, de délégués du personnel et des chefs de
service (qui assurent le secrétariat des différentes commissions: politique de
développement des collections, numérisation, hygiène-sécurité, animation).
Les membres du Comité de veille s'impliquent dans le fonctionnement de la BU
par leurs conseils et par le regard critique qu'ils posent sur nos actes.
Le comité de veille a connu un certain flottement depuis que le Président Djibril
Samb s'est retiré pour indisponibilité. Mais il s'est restructuré, avec M. Thierno
Diop (CESTI), comme Président. Prof. Ousseynou Kane (FLSH), Vice
Président. Les commissions Animation - information, Développement des
collections, Innovations (numérisation, connectivité, TIC) Hygiène- Sécurité,
Partenariat
sont présidées respectivement par Mme
Fatou Kiné
CAMARA(FSJP), M. SANKHE(FST) ; Ndiouga BENGA(FLSH) ; M. Charles
58
BECKER et Ibrahima THIOUB ; Prof. WAGUE(ITNA) et Babacar DIOP
Buuba.
Le comité de veille est l'une des expériences menés par la B.U., qui retient le
plus l'attention des collègues au plan international, qui ont du mal à s'imaginer
que des professeurs d'universités et directeurs d'instituts de recherche de grande
renommée, puissent s'investir gratuitement, malgré, leur surcharge de travail,
dans le fonctionnement de la bibliothèque! Cela montre leur intérêt pour cette
institution…et leur générosité!
C'est l'occasion pour moi de remercier tous les membres du Comité de Veille
pour leur disponibilité et leur engagement à nos cotés depuis déjà 4ans et
souhaiter que cette si belle expérience soit pérenne!
Formation du personnel
La formation continue du personnel est une de nos préoccupations constantes
car nous devons nous adapter à l’évolution rapide du secteur de la
Documentation.
La B.U. a une politique de formation continue et de mise à niveau des
connaissances par des sessions internes d’échanges ou des ateliers, tels qu’ils
ont été mentionnés tout au long de ce bilan. Les collègues participent aussi à des
stages et rencontres professionnelles au niveau national et international (IFLA,
EIFL, OMPI, etc.
Par contre, certains problèmes persistent, pour ce qui est de la formation
diplômant! Il faut en effet trouver un juste équilibre entre les aspirations
personnelles (légitimes) de chaque agent, les besoins du service et la
disponibilité de postes budgétaires. C’est pourquoi il est institué au sein de la
Bibliothèque une commission chargée de la formation.
La commission est composée des délégués et des représentants des différentes
catégories de personnel. Elle est présidée par un conservateur.
Il s’agit surtout de promouvoir les meilleurs agents par la formation continue en
procédant à une sélection des candidats selon des critères objectifs et
consensuels.
Extension des horaires d'ouverture au public
L'extension des horaires d'ouverture des bibliothèques fait partie des indicateurs
de performance des bibliothèques, et fait même l'objet de labellisation dans
certains pays.
Le tableau suivant donne une idée des performances réalisées au niveau
international
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BU Nantes
BU New York
BU Amsterdam
BU Paris XIII
BU Montpellier
104 H
88 H
84 H
83 H
82 H 30
Ces bibliothèques sont ouvertes jusqu'à 23h au moins et ne sont pas fermées les
Samedis et Dimanches.
La moyenne du volume horaire d’ouverture au public, pour les bibliothèques
centrales des Universités françaises est de 59 H 30 mn pour les bibliothèques
parisiennes et 60 H 30 mn pour les bibliothèques de province.
L’extension des horaires d’ouverture des B.U. en France a été, en 2010, l’un des
grands axes du « plan Renouveau » des B.U. lancé par le Ministère de
l’Enseignement Supérieur avec des mesures importantes, à savoir le paiement
d’heures supplémentaires pour l’ouverture prolongée et l’attribution de moyens
complémentaires ainsi que la création du Label NOCTAMBU, attribué aux B.U.
qui assurent 65h d’ouverture hebdomadaire et ouverture journalière jusqu’à 20h.
La B.U. par le volontarisme de son personnel dépasse les objectifs fixés aux
bibliothèques françaises pour mériter le label NOCTAMBU du Ministère de
l'enseignement supérieur!
Cela veut dire qu'avec des moyens complémentaires, nous pouvons atteindre
des résultats surprenants! En effet, nous pourrons renforcer les équipes actuelles
en sollicitant beaucoup plus d'étudiants vacataires et en améliorant leurs
émoluments (nous tournons actuellement avec un effectif minimal et la
moindre absence fragilise le dispositif mis en place, et donc constitue une
menace pour la sécurité des collections et des biens).
Avec des moyens supplémentaires, nous pouvons aussi intégrer dans les équipes
de permanence les collègues des bibliothèques du service commun de la
documentation, relever sensiblement le niveau et la qualité des prestations et
tout en allégeant la surcharge de travail des personnels, penser… à l'ouverture
du Dimanche!
Des actions résolument inscrites dans une dynamique de développement
durable
- Amélioration du cadre de vie par l’aménagement de jardins intérieurs qui
peuvent servir de déambulatoires, d’aires de détente et de repos et où les
usagers de la Bibliothèque peuvent réviser leurs cours en plein air ;
60
- Economie substantielle d’énergie avec la mise en service d’un système
d’horloge électronique pour la programmation de l’extinction des lampes
de la Bibliothèque suite à la défectuosité de la carte-mère qui commandait
le réseau électrique et qui avait pour conséquence de laisser les lampes
allumées 24h/24 ;
- Utilisation progressive de lampes à basse consommation (LBC) très
économes en énergie ;
- Aménagement d’espaces verts dans les environnements immédiats de la
B.U.
- Aménagement de lieux d'ablutions dans les jardins extérieurs et
développement de réflexes de protection de l’environnement par la
promotion d’attitudes et de comportements éco-responsables à travers des
messages de sensibilisation par voie d’affichage :
Utilisation de l’eau des ablutions pour arroser les plantes des jardins
extérieurs ;
Utilisation des bacs dans les toilettes pour les ablutions, et des lavabos
pour le lavage des mains afin d’éviter les gaspillages d’eau ;
Utilisation rationnelle du papier par la limitation des impressions de
documents par l’administration et les chefs de service en privilégiant la
diffusion et l’archivage électronique
Mise à disposition de poubelles pour éviter de jeter les déchets par terre.
Partenariat avec l’Institut des Sciences de l’Environnement (ISE) visant à
mettre les questions liées à l’écologie et au développement durable au
cœur des préoccupations de la Bibliothèque. Le point d’orgue de ce
partenariat est la célébration, le 5 juin de chaque année, de la journée
mondiale de l’environnement à travers une série d’activités comme une
exposition, une conférence, des plantations d’arbres sur l’esplanade de la
Bibliothèque, etc.
Mettre l'accent sur la sécurité et la discipline, renforcer la qualité
Formation aux gestes de secours d’urgence
Pour la sécurité de ses usagers ainsi que de son personnel, un partenariat est
développé entre la B.U. et S.O.S. Médecins, dirigé par le Docteur
Massamba Sassoum Diop, qui assure gratuitement des sessions de
formation aux gestes de secours d’urgence pour le personnel (2007, 2009
et 2013). Ces revues périodiques permettent de réactualiser les
connaissances…
61
13) APPARTENANCE AUX RESEAUX NATIONAUX ET
INTERNATIONAUX
Au plan national,
La B.U. participe au service Commun de la Documentation, dont il est le
point focal ; il est membre fondateur du COBESS (Consortium des
Bibliothèques de l’Enseignement Supérieur du Sénégal, dont le siège est abrité
par la BU. Le COBESS regroupe l’ensemble des bibliothèques universitaires
publiques et certaines bibliothèques universitaires privées du Sénégal .Il est
administré par un comité de gestion où la B.U. compte trois membres (la
directrice et 2 conservateurs, en leurs qualités de responsables de deux des trois
programmes stratégiques du Consortium. Mme Awa Cissé Diouf qui gère le
programme « Droit d'auteur et bibliothèques » M. Mandiaye Ndiaye, qui gère
le programme libre accès du Consortium, en partenariat avec EIFL…
Au niveau régional
La Bibliothèque Centrale depuis août 2007 abrite le Centre de l’IFLA pour les
pays francophones (IFLA (French Langage Center).
Au plan international :
Boursier du Gouvernement américain, M. Mandiaye Ndiaye, a participé au
Programme de Leadership pour les Visiteurs Internationaux du Département
d'Etat (International Visitors Leadership Program) de 4 semaines en juin 2012 avec
comme thème ‘’Bibliothèques américaines’’
Il faut souligner aussi le partenariat avec les institutions suivantes :
Bibliothèque Nationale de France (récupération de notices) ;
Agence Universitaire de la Francophonie (Campus Numérique
Francophone)
Convention de partenariat avec le Musée du quai Branly (ce
partenariat a permis d’y envoyer en stage un agent du SEGEAQ,
pendant un mois)
Convention signée en Janvier 2013, pour 10 ans, avec « les Films
Paulin Soumanou Vieyra », pour diffusion et exploitation non
commerciale de tous ses films à des fins d’animation culturelle
La B.U. est membre du Comité de pilotage du Réseau Francophone Numérique
(RFN) et siège au comité de pilotage.
62
14) SOUHAITS, PROPOSITIONS, RECOMMANDATIONS.
Conseil de la Documentation et Nouvelle Gouvernance universitaire
La question de la gouvernance des systèmes d'information et de la
documentation doit être considérée comme une priorité dans la nouvelle
gouvernance universitaire. Cette question, pour le moment omise dans le CDP,
mérite d'être reconsidérée
Depuis 1995, avec la signature du décret n° 95.197 portant organisation et
fonctionnement du service commun de la documentation de l'UCAD, l'instance
habilitée pour délibérer des questions de la documentation pour toutes les
bibliothèques de l'UCAD est bien le Conseil de la Documentation. Cet
organe n'apparait nulle part dans le CDP!
L'Assemblée de l'université avec tous les sujets qui y sont abordés ne permet pas
d'aborder en profondeur les problèmes de la Bibliothèque centrale et des autres
bibliothèques de l'UCAD. Le Conseil d'Administration de la BU ne se réunit
plus qu'une fois tous les 3 ans pour les besoins de l'élection du Directeur
(l'adoption du budget annuel étant directement soumise à l'assemblée de
l'UCAD).
Nous recommandons vivement :
• la convocation régulière du Conseil de la Documentation (qui devrait être
réactualisé pour intégrer, entre autres, la Direction des Systèmes
Informatiques/DSI et les Ecoles doctorales et servir d'instance de
gouvernance des systèmes d'information et de documentation de l'UCAD
• la mise en place d’un budget sincère et autonome pour le service
Commun de la documentation
Le passage de la B.U. à la version Advance full web
Fonctionnellement, cette version comporte les modules suivants :
- Catalogage (Chargement de paniers, Support de l’UNICODE, Enrichissement
de notices, Entrepôt OAI)
- Acquisitions (Gestion des fournisseurs, Gestion des commandes, Gestion des
factures)
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- Circulation (Prêt et retour des documents, Inscription des lecteurs, Relances
des lecteurs (Retards, Réservations, Lettres de courtoisie))
- Périodiques (Gestion des publications en série, Bulletinage, Modèles de
prévision, Relances)
- Statistiques (V-insight, gestion de statistiques et tableaux de bord)
- OPAC (Catalogue et services en ligne aux lecteurs)
Collections patrimoniales et fonds d’archives
La bibliothèque possède des collections anciennes et riches, d’un grand intérêt
historique, scientifique, ou culturel qui méritent d’être davantage préservées.
Jusqu’à présent, ces fonds étaient gardés dans la réserve située au 4e étage de la
B.U et d’autres disséminés dans le fonds général (à récupérer et sauvegarder).
Les conditions de conservation ne sont pas assez satisfaisantes ni du point de
vue de la température ambiante ni du point de vue sécuritaire et beaucoup
d’ouvrages imprimés et de documents audiovisuels sont menacés. Nous avons
dans le cadre d’un programme de redéploiement des collections, retenu de
déplacer cette réserve au 1er étage, à côté des archives et de sécuriser le nouvel
espace devant abriter les collections patrimoniales et fonds d’archives
(installation de cloison) notamment pour en limiter strictement l’accès et assurer
une bonne climatisation. Nous avions budgétisé une telle opération qui
nécessitait le recours à une dizaine de vacataires pendant 3 à 5 mois
(nettoiement en profondeur des livres ; déplacement à la nouvelle réserve ;
transfert des autres collections les plus demandées, vers les étages inférieurs et
les collections les moins demandées vers les étages supérieurs (à cause des
problèmes récurrents de panne d’ascenseurs et de monte charge).
Elle devrait être menée sans tarder...
Développer les services à distance
Les usagers de la BU peuvent, sans se déplacer, consulter en ligne leur dossier
lecteur, et renouveler leur emprunts. Ils peuvent aussi accéder aux ressources en
ligne (thèses notamment).
Un service de questions-réponses est disponible (email – sms) mais la B.U. se
doit de formaliser davantage le service à distance (email dédié à cette fonction,
ou en créant un lien direct sur le site web de la B.U., comme cela se fait dans
certaines grandes bibliothèques sous la formule « Ask a librarian » ou
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« demandez à un bibliothécaire » où seront connectés des Bibliothécaires de
référence, bien outillés pour satisfaire ces demandes.
Développer une bibliothèque numérique
La politique de numérisation de la bibliothèque doit se développer et devrait
avoir comme objectif à court terme de numériser la totalité des thèses soutenues
et de les mettre en ligne ; à moyen terme, de développer le programme de
numérisation de documents autres que les thèses et mémoires soit à des fins de
sauvegarde (fonds René Maran, périodiques anciens, témoins de l’histoire ou de
la vie politique ou culturelle de notre pays ou de l’Afrique etc.) où à des fins de
diffusion très large (documents en un seul exemplaire par exemple).
Pour ce qui est du Fonds René Maran, l’OIF est prête à assurer la numérisation
en fournissant l’expertise nécessaire (certains documents sont très fragiles, et le
papier cassant, ce qui nécessite des soins particuliers. Certains spécimens ont
déjà été réalisés par la BAnQ et des CD remis à la BU…
La requête officielle doit être déposée à l’OIF via le Réseau Francophone
Numérique
Parallèlement à la numérisation de nos propres collections, on doit assurer la
diffusion systématique des documents numériques créés par d’autres institutions
ou d’autres producteurs libres de droit et présentant un intérêt pour nos usagers.
C’est là une opportunité formidable d’enrichir nos collections en ligne,
opportunité déjà exploitée pour les revues, mais qu’il faut élargir aux autres
documents.
S’inscrire résolument dans la dynamique de l’Open Access
Aujourd’hui le mouvement Open Access ou Accès ouvert est en nette croissance
au niveau international. De nouvelles formes éditoriales se développent avec de
nouvelles fonctionnalités et de nouveaux outils, autant dans le domaine de
production, de circulation et d’exploitation des savoirs.
La communauté des responsables d’universités, d’enseignants chercheurs,
d’éditeurs, de bibliothécaires se mobilisent pour promouvoir la publication en
accès ouvert des résultats de la recherche scientifique financée sur fonds publics
et favoriser ainsi, ce qu’on peut appeler la biblio diversité (cf. pétition lancée en
France)
La diffusion des connaissances et des résultats de la recherche faisant partie des
missions régaliennes des universités, la B.U.s’est engagée résolument dans la
dynamique de l’Open Access et a initié plusieurs réunions avec les différentes
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structures de l’UCAD (Facultés, Instituts, Labo, DSI, Centre de calcul, Direction
de la Propriété intellectuelle…
Ces réunions de concertation ont débouché sur la constitution d’un comité de
pilotage pour la mise en place d’un Dépôt Institutionnel (D.I.) à l’UCAD.
Trois commissions sont crées :
1- Commission juridique
2- Commission stratégies (communication-valorisation-formation)
3- Commission technique
Il y a un consensus sur le fait que les publications universitaires (réalisées dans
le cadre de l’activité académique) font partie du patrimoine de l’université et à
ce titre doivent être recensées dans le D.I. et participer ainsi à la visibilité de la
production scientifique de l’université.4
Mais il y a un travail de sensibilisation à faire au niveau de la communauté
pour susciter une démarche participative, seul garant de succès d’une telle
entreprise.5
La question du plagiat également mérite d’être prise en compte et la
sensibilisation des étudiants sur les règles de citation des sources
La formation en propriété intellectuelle est aussi retenue en direction des
chercheurs mais aussi des doctorants…
Parallèlement la commission technique (qui regroupe les responsables de la DSI
et les informaticiens de la BU et d’autres structures de l’UCAD) travaille sur le
choix des équipements logiciels (Greenstone ou DS pace).et toutes les questions
techniques liées à l’implémentation d’un D.I.
Enfin la mise en place d’un dépôt institutionnel devant s’appuyer sur une
politique claire, définie à travers une charte, le comité est en train de travailler
sur un projet de charte (qui devra être validée par l’Assemblée de l’Université)
Le comité s’inspire du « guide des bonnes pratiques pour les politiques de libre
accès des universités » ainsi que du « document de politique du libre accès de
l’université de Nairobi »qui en est une adaptation africaine.
4
Dès réception de nos comptes rendus de réunions, Monsieur le Recteur Saliou NDIAYE a signé une circulaire
721 du 4 février 2013 pour inviter les enseignants chercheurs à déposer leurs travaux à la BU à fin de
numérisation. En amont, le CAMES prenait la décision de ne plus recevoir de dossier de candidature sous
format imprimé et rendait obligatoire le dépôt des travaux académiques sous format numérique. Ceci nous a
valu un véritable rush : 25 enseignements ….. 15908p numérisées
5
ll nous faut saluer la démarche de M. Abdou Salam FALL, Chercheur, Directeur de LARTES qui a été le 1er à
adhérer à l’idée du dépôt institutionnel et qui a déposé la quasi-totalité de ses publications (articles publiés,
ouvrages, chapitres d’ouvrages, publications en ligne) qui reçoit ainsi la côte DI 001ASFALL (dépôt
institutionnel n°1, avec l’identification de l’auteur). Abderahmane NGAIDE a eu aussi le soin de relier toutes
ses publications en un seul volume et de le déposer à la B.U. Nous tenons à signaler ces actes forts posés par
nos premiers « champions », qui commencent déjà à être suivis dans cette dynamique
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Développer les services adaptés aux usagers vivant avec un handicap
La Bibliothèque, pour être un lieu démocratique par excellence, doit être en
mesure d’offrir aux personnes ayant des besoins particuliers, des services, des
aménagements et des équipements adaptés. Si les locaux ont largement pris en
compte les besoins des handicapés moteurs (rampes pour accéder aux salles de
lecture, toilettes adaptées) par contre pour ce qui est des services offerts et des
équipements, tout reste à faire pour la prise en compte effective des besoins,
notamment des malvoyants et des usagers qui ont une mobilité réduite. Nous
avons eu à rédiger une charte au nom du Service Commun de la Documentation
avec l’engagement de prendre en compte les besoins spécifiques des handicapés
(surtout moteurs). Suite à une journée d’études organisée conjointement avec la
DVERC et les étudiants handicapés, un protocole a été proposé à la DVERC et à
Handicap International, qui pourrait apporter des solutions concrètes aux
problèmes des étudiants à mobilité réduite.
Il s’agit entre autres de leur assurer :
1- des espaces réservés à la BU et des tables de travail adaptées ;
2- des services de proximité grâce à un point lumineux qui signale leur
demande à la banque de prêt centrale ;
3- la gratuité de l’inscription à la B.U. (grâce à la subvention du Rectorat)
4- le portage à domicile de documents (sur le campus social et environnement
immédiat pour ceux qui ont une mobilité très réduite) ou recours à des relais
(volontaires) pour les lieux très éloignés… l’acquisition de deux scooters
pourrait suffire) ;
5- Des postes multimédia adaptés (munis de plage tactile – afficheur braille)
6- Des logiciels de revues d’écran de synthèse vocale, de grossissement de
caractères ;
7- Lecteurs de livres parlés numériques avec écouteurs etc.
Les points 5,6,7, pourraient être pris en compte dans le CDP
Replacer les publics au centre de l’Activité bibliothéconomique
Beaucoup d’initiatives ont été prises pendant ces deux mandats pour faire de la
B.U. un endroit convivial et agréable aussi bien pour le personnel que pour les
usagers.
Nous estimons que beaucoup plus d’attention devrait être portée aux publics.
En effet nous sommes arrivés à économiser beaucoup de temps en évitant des
tâches répétitives comme le catalogage et le bulletinage des périodiques
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(récupération de notices déjà cataloguées par la BNF ou sur Moccam et accès
plus rapide aux articles par les bases de données). Le temps ainsi libéré devrait
être investi pour améliorer nos services aux publics. De plus en plus, au
niveau international le back office (activités internes) s’est sensiblement allégé
pour mettre davantage l’accent sur le « front office » (service face au public).
L’organisation du travail est prioritairement axée vers les activités d’accueil,
d’orientation et de médiation en direction des usagers.
Un service d’accueil et d’orientation est désormais assuré tout au long de
l’année à la BU ; cette activité mériterait d’être évaluée afin de permettre aux
intervenants d’être suffisamment outillés pour améliorer les services offerts
(souvent ce sont les mêmes questions qui sont posées par les usagers, il faut
donc y apporter les bonnes réponses, dans un souci de cohérence. Une session
d’échanges est prévue avec le SEGEAQ pour élaborer un guide dans ce sens.
Par ailleurs, nous sommes convaincue que les activités d’accueil ne doivent pas
être confiées exclusivement aux bibliothécaires (catégorie B) mais nécessitent
l’implication des personnels de catégorie A comme les conservateurs (médiation
de haute qualité mettant en valeur les compétences scientifiques et
technologiques). Cette bataille est loin d’être gagnée et nécessite tout un
renouvellement de notre vision du métier…
A cette fin, ces dernières semaines, nous avons tenu à partager largement par
affichage, deux citations : l’une tirée d’un discours d’un bibliothécaire peu
connu, l’Abbé J.B. COTTON DE HOUSSAILLES (merci à notre jeune collègue
Benjamin DIOUF qui nous l’a fait découvrir) et l’autre, d’un grand sage, de
grande renommée, Mahatma GANDHI (citation que j’ai découverte par hasard
dans un bureau de poste à Dakar) ;2 citations qui expriment parfaitement, d’une
part, notre conception du travail de bibliothécaire et d’autre part, l’importance
qu’il faut accorder aux usagers, notre raison d’être (bibliothécaire).
Puissent-ils l’un et l’autre être bien compris !
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DES DEVOIRS
ET
DES QUALITÉS
« Un client est le visiteur le plus important
important
DU BIBLIOTHÉCAIRE
de nos locaux.
Être bibliothécaire, c’est un métier, puisque la
Il ne dépend pas de nous,
nous,
plupart de ceux qui l’exercent sont payés et en
Nous sommes dépendants de lui.
vivent : que ce soit un salaire ou une aumône,
Il n’est pas une gêne dans notre travail,
travail,
il importe peu. Mais quelque titre officiel dont
Il en est l’objectif.
ils se parent, tous ceux qui participent à
Il n’est pas étranger à nos affaires,
affaires,
l’œuvre d’une bibliothèque sont égaux par la
Il en fait partie.
dignité de leur fonction ; le grade est un mot,
Nous
ne
lui
faisons
ns pas une faveur en le
faiso
une étiquette pour carte de visite ; entre les
servant,
différents services il n’y a pas de hiérarchie,
chacun, dans sa salle de travail, ou à son C’est lui qui nous fait cette faveur en nous
donnant l’occasion. »
bureau de fiches, accomplit un travail utile et
nécessaire. Il n’existe pas là de travaux
inférieurs, certains diraient dégradants. Il faut
Mahatma GANDHI
que toute besogne se fasse.
fasse Il n’y a de
distinction
vraie
qu’entre
ceux
qui
distinction
l’accomplissent
bien
et
ceux
qui
l’accomplissent mal.
Discours prononcé dans l’Assemblée
générale
de Sorbonne,
Le 23 décembre 1780
Par J. –B. COTTON DES HOUSSAYES,
Bibliothécaire
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CONCLUSION
Malgré les difficultés qui ont jalonné ces 2 mandats, beaucoup de chemin a été
parcouru aussi bien en termes d’ouverture prolongée aux publics et
d’amélioration des services offerts (accueil, orientation, aide à la recherche) que
d’avancées dans la modernisation des activités bibliothéconomiques et
d’administration.
La BU s’est illustrée par la discipline qu’elle a su inculquer à ses usagers (et
qui vient d’être matérialisée par un Code de conduite.
Par ailleurs, la BU s’est également illustrée comme force de proposition pour se
placer au carrefour des actions culturelles et scientifiques de l’UCAD et a noué
de nouveaux partenariats pour raffermir sa mission d’institution culturelle.
Ces différentes actions ont contribué à valoriser le capital d’image de la BU au
sein de la communauté universitaire et au-delà.
Tout cela a été possible grâce à une symbiose formidable d’expertise, de
sagacité managériale, de générosité, de constance dans l’effort, du personnel,
toutes catégories confondues !
Le plus grand atout de la BU, ce sont ses ressources humaines.
J'ai pu compter sur des collaborateurs très compétents, avec une expertise
avérée, dans les différents domaines (TIC, politiques d'acquisition, traitement
documentaire, gestion, aisance relationnelle, connaissance des fonds, etc.).
J'ai pu apprécier en la plupart, des collègues totalement dévoués à l'institution et
capables d'une mobilisation extraordinaire et d'un esprit de sacrifice
remarquable. Les compétences sont donc là, l'engagement à servir, ainsi que les
idées. Il faut juste des moyens d'intervention accrus et efficaces, pour faire de
la bibliothèque une structure de référence au niveau continental et répondant
parfaitement aux standards internationaux.
C’est donc, pour moi, l’occasion de remercier sincèrement tout le personnel, en
commençant par mes plus proches collaborateurs, les conservateurs. Sans leur
solidarité et leur engagement, nous n’aurions pas pu réussir dans notre mission.
(Mention spéciale à Adama BARRY, qui a souvent assuré mon intérim lors de
mes déplacements et dont j’ai pu apprécier la grande loyauté et la rigueur !
Le Service Administratif , que je considère comme l’équipe de direction, a
bien assuré son rôle de contrôle qui a permis à la B.U. de bénéficier d’une
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gestion saine de nos ressources (humaines, financières et matérielles) .Je tiens à
remercier le CSA sortant Bakary FAYE et le CSA entrant, Ousmane Diouf.
Je voudrais remercier aussi :
- les deux assistantes de direction sortantes, Mme Coura SY FAYE et Fatou
SEYE NDIAYE et les deux nouvelles, Mme Aida DIENG NIANG et Mme
Fatou DIAGNE NDIAYE, pour avoir soutenu mon rythme, dans l’efficacité et
la discrétion.
- les bibliothécaires, surtout les jeunes, qui ont partagé mon enthousiasme, ainsi
que l’ensemble des PATS, les vacataires- étudiants, les vigiles ; sans leur
implication, la BU ne peut prospérer.
- les chauffeurs Djiby YOUM, qui assure le transport du personnel, pour les
besoins du travail (permanences du soir) ou pour des raisons sociales (décès,
même dans les régions les plus éloignées !) et Talla SYLL pour sa disponibilité
à toute épreuve (même s’il faut quitter la bibliothèque à 4h du matin…
- Les « sentinelles » Benoit Ibrahima FOFANA, Ibrahima SECK, Ba Vieux
DEMBA et Mamadou Lamine KANE qui sont mobilisés à toute heure pour
assurer l’entretien et la propreté des lieux, et derrière eux, le conservateur du
SEGEAQ, je veux nommer Mme Awa Cissé DIOUF
Une mention spéciale à 2 icones, qui font la fierté de la B.U., par leur
abnégation et leur dévouement, je veux citer Adourahmane LO et Jean Philippe
GOMEZ.
Je tiens à remercier aussi tous ceux qui, de près ou de loin, par leur appui, leurs
conseils, m’ont accompagnée durant toute ma carrière professionnelle, en
particulier M. Amadou Alassane BOUSSO…
Mes remerciements vont également :
- aux membres du Comité de veille (une fois de plus !)
- à tous les auteurs du livre « l’Afrique répond à Sarkozy » et à son
Coordonnateur Monsieur Makhily GASSAMA, qui ont bien voulu céder leurs
droits à la B.U.
La cession de ces droits d’auteur nous aura permis de renforcer certains
ouvrages, d’aménager en particulier les jardins intérieurs et extérieurs et
d’agrémenter ainsi notre cadre de vie.
- aux membres du Conseil d’Administration parmi lesquels les Doyens et
Directeurs d’Instituts qui m’ont soutenue et souvent même offert leur amitié.
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Enfin, je voudrais remercier l’ancien Recteur Abdou Salam SALL, pour
l’intérêt tout particulier qu’il a porté à la B.U. ; le SG de l’UCAD, M. Assane
Cissé, pour son soutien et l’estime qu’il a toujours témoignée à mon égard ;
remercier tout particulièrement M. le Recteur Saliou NDIAYE, pour son soutien
constant, sa confiance et son attention bienveillante.
Je voudrais aussi exprimer ma reconnaissance à mes anciens collègues, déjà
partis à la retraite, à qui la B.U. reste redevable et remercier en particulier
Alioune THIOUNE, Papa Demba NGOM et Mamadou Lamine NDOYE qui,
par le fait d’un long compagnonnage à la B.U., sont devenus des amis ! Je
n’oublie pas ma sœur et amie Dianatou KEBE NDAO…
J’ai une pensée pieuse pour les collègues disparus, dont le souvenir continue
de nous habiter…
Monsieur le Président, Mesdames, Messieurs les membres du Conseil, vous
allez choisir le prochain Directeur de la Bibliothèque.
Nous sommes convaincue que le bon choix sera fait, pour non seulement
consolider les acquis, mais surtout hisser la BU à un niveau jamais atteint
auparavant.
A vous tous, merci !
Fait à Dakar, le 31 mai 2013
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