Fourniture, livraison, installation et maintenance d`imprimantes

Fourniture de Pôle d’impression
Consultation 2014
MARCHÉ DE FOURNITURES
de Pôle d’impression
CAHIER CLAUSES TECHNIQUES
PARTICULIERES
ET REGLEMENT DE CONSULTATION.
Fourniture, livraison, installation et maintenance d’imprimantes
multifonctions au siège de la Communauté d’Agglomération de Tulle
Maitre d’Ouvrage :
Communauté d’Agglomération de Tulle
Rue Sylvain Combes
19000 TULLE
Objet de la Consultation : Mise en place de 3 imprimantes multifonctions au siège de
Tulle Agglo.
Marché public de fournitures passé selon une procédure adaptée en application des
articles 26 et 28 du Code des Marchés Publics (Décret n°2006-975 du 1er août 2006)
Personne habilité à donner les renseignements prévus à l’article 109 du Code des
Marchés Publics : Monsieur le Président de la Communauté d’Agglomération de Tulle
Ordonnateur : Monsieur le Président de la Communauté d’Agglomération de Tulle
Comptable public assignataire des paiements :
Comptable de la Direction Départementale des Finances Publiques – Cité administrative
Jean Montalat – Place Martial Brigouleix – BP 314 – 19011 TULLE
Date et heure limites de remise des offres : le 19 Juin 2014 à 12 h
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SOMMAIRE
1
ARTICLE 1 : Objet de la consultation et dispositions générales ..................... 3
Objet ........................................................................................................................................... 3
Contexte...................................................................................................................................... 3
Présentation du nouveau bâtiment rue Sylvain Combes à Tulle .................................................. 3
2
Article 2 Nature des prestations demandées .................................................. 5
Descriptif de la prestation............................................................................................................ 5
Attente de la collectivité .............................................................................................................. 6
3
ARTICLE 3 : Contraintes ...................................................................................... 6
Contraintes techniques ................................................................................................................ 6
Adéquation impérative entre toutes les solutions proposés ......................................................... 6
4
Installation et documentation ........................................................................... 7
Installation .................................................................................................................................. 7
Documentation ........................................................................................................................... 7
5
Maintenance ...................................................................................................... 7
6
ARTICLE 8 : Validation du marché .................................................................... 8
7
ARTICLE 9 : Modalités d’exécution et de livraison........................................... 8
8
ARTICLE 10 : Mise en œuvre et garantie .......................................................... 8
9
Cadre de réponse .............................................................................................. 9
10
CRITERES DE CHOIX ....................................................................................... 10
11
Conditions particulières........................................................................... 11
12
Modalités de paiement ................................................................................ 12
13
Avance forfaitaire ......................................................................................... 12
14
Contenu et présentation de la proposition ................................................ 12
15
Prix ................................................................................................................. 13
16
Résiliation, modifications, litiges ........................................................ 13
17
Attestation sur l’honneur ......................................................................... 14
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1 ARTICLE 1 : Objet de la consultation et dispositions générales
Objet
Le présent cahier des charges concerne l’installation et la livraison de 4 imprimantes
multifonctions au siège de Tulle Agglo.
L’objectif est d’installer et de remettre à plat les processus d’impression suite au
déménagement au sein du nouveau bâtiment Rue Sylvain Combes à Tulle.
Le titulaire intègrera dans son offre l’installation des quatre imprimantes et la remise en
place sur tous les postes du siège des imprimantes disponibles pour les utilisateurs.
Le marché se découpera en deux lots :
- Lot 1 fourniture de 2 imprimantes pour début Août 2014.
-
Lot 2 : fourniture d’une imprimante pour Novembre 2014 après le déménagement
du service collecte des déchets sur le site de Naves.
Contexte
La communauté d’Agglomération de Tulle a déménagé dans un bâtiment plus conforme
à ses besoins en janvier 2014. Après 4 mois de fonctionnement il apparait qu’une remise à
plat du processus d’impression est nécessaire.
Il y a actuellement 6 pôles d’impression repartie sur 3 étages dont un qui est arrivé au
terme du contrat, un pôle qui est hors service et un autre qui doit être déplacé sur le
nouveau site de Naves (19).
Il y a donc potentiellement 3 locations de pôle d’impression possible.
Présentation du nouveau bâtiment rue Sylvain Combes à Tulle
Le bâtiment est découpé en trois étages.
Au premier se trouve deux pôles d’impression.
Un premier situé à l’accueil via une Kyocera TASKalfa 6500i avec un contrat en cours.
Puis une Triumph Adler CD 1325_DC 2325 qui est arrivé au terme de son contrat couplet à
une HP 2800 pour faire de la couleur et qu’il convient de remplacer.
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Cette imprimante servira au service spanc et voirie elle devra faire du noir et blanc et de
la couleur à une vitesse de 60 pages minutes,1 bac papier entête, 1 bac A3, 1 bac grand
capacité, possible 4 bac ; elle sera le seul pôle d’impression couleur de tout le RDC.
Au premier étage deux imprimantes sont présentes.
Une 7120 qui a un contrat en cours et qui est situé au milieu de l’étage son contrat est en
cours. Sa situation devra être modifiée pour être déplacée dans l’aile du pôle service à la
population.
Il existe aussi une Develop ineo+ 364 qui a un contrat en cours. Il conviendra de la
déplacer au centre de l’étage à la place de l’actuel 7120.
Enfin il conviendra de proposer une solution d’impression pour le service compta. Ce
service effectue des scans et des impressions noir et blanc prioritairement (A4/A3) 1 bac
papier entête, 1 bac A3, 1 bac grand capacité, possible 4 bac. Une impression noir et
blanc à une vitesse de 60 pages minutes serait nécessaire.
Enfin au troisième étage il existe un pôle d’impression côté service ressources Humaines
sous la forme d’une Xerox 7435. Cette imprimante sera déplacée sur le site de Naves au 1
octobre. Il conviendra de proposé dans le lot 2 son remplacement. Cette imprimante
disposera des mêmes fonctionnalités que l’imprimante du service spanc
Le pôle d’impression côté communication restera à acquérir plus tard.
Tableau récapitulatif des demandes
Imprimantes
1
2
Kyocera
CD
1325_DC
2325
Position
Rdc
centre
Bureau du
spanc
Contrat en
cours
Caractéristiques
Mouvements
RDC
N/B 65 pages
01/02/2013 minutes 4 bac (
au
A4 – A3 + 2 bacs
31/01/2018
grande
capacité
Reste en
place Mise
en place des
bacs de
réception
28/08/2008
au
10/09/2013
N/B 20 pages
minutes 3 bac (2
A4 grand
capacité – A3 +
2 bacs
À remplacer
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Type d’IMP +
option
N/B + couleur
A4 – A3 4 bacs
(A4 – A3 – 2 A4
grande
capacité)mod
ule de sortie
scanner
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Imprimantes
Position
Contrat en
cours
Caractéristiques
Mouvements
Type d’IMP +
option
1° étage
3
4
Ineo
Develop
xerox 7120
Bureau
104
01/02/2013
Au
31/01/2018
Au centre
de l’étage
08/12/2011
Au
08/03/2017
N/B + couleur 36
pages minutes
4 bacs (A4 – A3
+ 2 bacs grande
capacité)
N/B + couleur 20
pages minutes
4 bacs (A4 – A3
+ 2 bacs grande
capacité)
Déplacemen
t au centre
de l’étage
Déplacemen
t dans l’aile
*Service à la
personne
Service
compta
5
N/B
A4 – A3
4 bacs (A4 – A3
– 2 A4 grande
capacité) plus
module de
sortie et
scanner
2° ème Étage
6
copieur
xerox 7435
Palier RH
01/07/2010
au
01/09/2015
N/B + couleur
35 pages
minutes 4 bacs (
A4 – A3 + 2 bacs
grande
capacité)
Déplacemen
t au 30
octobre vers
le centre
technique de
naves
N/B B + couleur
A4 – A3
4 bacs (A4 – A3
– 2 A4 grande
capacité) plus
module de
sortie et
scanner
2 Article 2 Nature des prestations demandées
Descriptif de la prestation
La prestation comprend l’installation et la mise en place de 4 imprimantes multi
facturation.
La prestation comprend aussi la remise à plat complète des imprimantes installées sur les
postes.
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Ainsi le prestataire s’engage à déployer les nouvelles imprimantes via le serveur
d’impression de TulleAgglo. Il s’engage aussi à renommer et supprimer sur chaque poste
via une GPO les imprimantes étant retirées, renommées ou devant être mises à jour.
Ainsi à la fin de la prestation chaque utilisateur devra avoir une liste d’imprimante à jour
sur son poste avec des dénominateurs précis pour chaque imprimante.
Exemple :
IMP-RDC-Acceuil
Imp-1étage-centre
La prestation ne sera effective que lorsque chaque poste du parc sera dûment installé.
La prestation pourra s’effectuer sur une à plusieurs journées tout en gardant une
nécessaire continuité de service.
Attente de la collectivité
La collectivité attend de la société qui remportera le marché un professionnalisme et un
engagement fort en matière d’expertise et de diagnostic de l’existant.
La société devra déployer ces solutions d’impression exclusivement via le serveur
d’impression et la GPO déjà en place. Elle devra tester le bon fonctionnement et garantir
ce fonctionnement dans la durée.
3 ARTICLE 3 : Contraintes
Contraintes techniques
Il conviendra de réaliser la prestation dans un environnement Windows. La solution devra
fonctionner impérativement avec des postes en Windows Seven ou 8. Le serveur
d’impression déployer pourra être celui existant à savoir un Windows 2003 ou un autre
serveur de type Windows 2008 R2.
Adéquation impérative entre toutes les solutions proposés
Il conviendra de préconiser le même type de machine pour l’ensemble des 4 pôles
d’impression proposé. Au moins pour les deux copieurs couleur et les deux copieurs noir
et blanc ceci afin de réduire les délais de réparation et de service après-vente. Mais aussi
de faciliter le réapprovisionnement en consommable.
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4 Installation et documentation
Installation
Le prestataire fournira un descriptif rapide du déroulement de l’installation au sein du
bâtiment de Tulle Agglo.
Tableur avec le prix / délais de SAV / antécédent du prestataire /
Documentation
Le titulaire prévoira de fournir la documentation nécessaire pour assurer la bonne
utilisation du système sous format PDF à la mise en service des équipements. Cette
documentation sera rédigée en français.
Elle devra comprendre au minimum :
- Les supports standards de documentation des produits décrivant les principes
ergonomiques, les procédures de base, les fonctions de base, etc... ;
- Une présentation générale de l’interface des solutions d’impression ;
Une description des fonctionnalités de l’application.
5 Maintenance
Le titulaire devra assurer au minimum les prestations de maintenance du dispositif
d’impression :
-
La maintenance préventive : objet, champ d’application, périodicité des
interventions ;
La maintenance corrective : correction pour des anomalies ou
dysfonctionnements types ;
Les mises à jour : contenues, modalités ;
La maintenance système : prestations d’assistance téléphonique et technique
sur site ;
Les délais et procédures d’intervention : horaires et délais de réponse dans un
délai maximum de 4 heure.
A ce titre, il décrira l’organisation de son support et le ou les moyen(s) utilisé(s).
Les prestations prendront la forme d’un contrat annuel de maintenance et de mise à jour
renouvelable. Ce contrat régira notamment le contenu des prestations et les obligations
des parties en matière de maintenance. Le mémoire technique du titulaire intégrera un
projet de rédaction de contrat de maintenance. Ce contrat prendra effet à compter de
la date de fin de la durée de garantie telle que prévue au sein de l’acte d’engagement.
Tulle Agglo accepte une interruption ponctuelle du système pour des opérations de
maintenance ou autre dans la mesure où la date et la durée d’intervention ont été
indiquées par mail 72 heures à l’avance. Les durées de ces opérations ne pourront
dépasser 4 heures.
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6 ARTICLE 8 : Validation du marché
Le titulaire concevra, testera, installera et configurera les solutions d’impression.
L’installation définitive, après tests avérés positifs, sera subordonnée à la validation du
responsable du système d’information.
En cas de non-validation du système suite à des tests non concluants et/ou un résultat
non conforme au cahier des charges et au projet décrit dans le mémoire technique du
titulaire, celui-ci fera son affaire des modifications à apporter à l’installation sans pouvoir
prétendre à quelconque indemnisation.
7 ARTICLE 9 : Modalités d’exécution et de livraison
Le délai maximum de livraison proposé par l’entreprise ne devra pas excéder 4 semaines.
La mise en ordre du marché doit intervenir au plus tard au 8 août 2014. Le titulaire
s’engage à installer le matériel en parfait état de marche dans les locaux de Tulle Agglo
et les dates et horaires d’intervention devront coïncider avec les heures de disponibilité
du responsable du système d’information.
Un bordereau de réception sera émis pour l’ensemble des solutions d’impression. Au plus
tard, une semaine après son équipement.
8 ARTICLE 10 : Mise en œuvre et garantie
Le titulaire désignera un chef de projet pour accompagner Tulle Agglo dans la mise en
œuvre des solutions d’impression.
Le titulaire intégrera dans son offre une planification précise de la mise en œuvre globale
avec :
-
Livraison et installation intégrale du lot 1 pour le 8 août 2014
Livraison et installation intégrale du lot 2 pour le 3 novembre 2014
Cette planification, une fois validée par Tulle Agglo, engagera le titulaire.
La durée de garantie sera renseignée dans le mémoire technique. Elle ne pourra être
supérieure à cinq ans. Elle prendra effet à compter de la validation de l’installation par la
collectivité.
Le titulaire,
Fait à
Le
Cachet et signature
Le maitre d’ouvrage,
Fait à
Le
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9 Cadre de réponse
Lot 1 :
Solution proposé RDC noir et
Blanc et Couleur
Solution proposé étage 1
Noir et Blanc
Nom de la
marque
Type
d'impression
Vitesse
impression
Cout par
trimestre
Cout à la page
NB
Cout à la page
couleur
Délais de SAV
Nombre de
bacs
Fonction scan
to email
Normes Iso
11798-1997
Cout de la
location sur 5
ans HT et TTC
Supervision du
photocopieur
Lot 2
Solution proposé étage 2 RH Noir et Blanc et Couleur
Nom de la marque
Type d'impression
vitesse impression
Cout par trimestre
Coût à la page N/B
Délais de SAV
Nombre de bacs
Fonction scan to email
Normes Iso 11798-1997
cout de la location sur
5 ans HT et TTC
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Supervision du
photocopieur
10 CRITERES DE CHOIX
L'offre économiquement la plus avantageuse sera appréciée en fonction des critères énoncés cidessous avec leur pondération.
Libellé
%
Prix
30
Valeur technique
25
Délais de livraison
10
Antécédent de la marque proposé au sein
du système d’information.
20
Délais de livraison pour une pièce de
rechange
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11 Conditions particulières
Identification de l'établissement passant commande
Tulle agglo, communauté d’agglomération de Tulle
Rue Sylvain Combes
19000 Tulle
Délais et Contacts
Date limite de remise des réponses
Jeudi 19 Juin 2014 à 12 heures
Les réponses doivent être transmises exclusivement par courrier :
Tulle agglo, communauté d’agglomération de Tulle
Rue Sylvain Combes
19000 Tulle
ou déposées à l’adresse ci-dessus contre avis de réception
ou par mail : [email protected]
Personnes à contacter pour toute demande de renseignements techniques:
David DELON
Systèmes d’Information –
Administrateur Systèmes et Réseaux
06.70.01.27.96
[email protected]
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12 Modalités de paiement
Le paiement est effectué dans le délai de 30 jours, sur présentation de la facture
établie en 3 exemplaires postérieurement à la validation de l’ensemble des documents
attendus, par mandat administratif.
Remarque : tous les documents relatifs au marché, facture comprise, doivent comporter
le numéro du l ot e t du marché.
13 Avance forfaitaire
Sans objet.
14 Contenu et présentation de la proposition
Chaque réponse devra contenir :
1. le descriptif technique détaillé de la solution proposée
2. le descriptif détaillé de la proposition financière, y compris option demandée
3. un descriptif des actions menées pour la protection de l’environnement.
4. un engagement du candidat sur les délais d’intervention après commande ;
5. une attestation sur l’honneur en application des articles 43 – 44 et 46 du code
des marchés publics ( jointe).
6. un relevé d’identité bancaire ;
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7. une présentation de la société et de sa situation ;
8. des références dans les domaines concernés ;
9. le cahier des clauses techniques particulières et Règlement de consultation dûment
signé
Les contrats sont régis par les lois et règlements français exclusivement. Il est précisé que
tout document ou correspondance relatif au marché devra être rédigé en langue
française exclusivement.
15 Prix
Les prix doivent être établis hors taxes et toutes taxes comprises.
Les frais de déplacements sur le site de la Communauté d’Agglomération de Tulle
doivent être inclus ainsi que tous les frais connexes (rapports, livrables divers, etc.).
16 Résiliation, modifications, litiges
La résiliation interviendra si un redressement judiciaire ou une liquidation judiciaire est
prononcée, dans les conditions prévues par la loi du 25 janvier 1985.
Toute modification apportée dans la forme juridique du fournisseur devra être indiquée à
Tulle agglo par lettre recommandée avec accusé de réception accompagnée de
justificatifs.
Tout litige survenant à propos du présent marché, non réglé dans le cadre d’une
procédure amiable, sera traité par le tribunal administratif de Limoges.
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17 Attestation sur l’honneur
Je soussigné .........................................................................................
En qualité de ........................................................................................ Agissant pour le compte de
(société) : .....................................................
.........................................................................(ou en mon nom propre) Adresse :
.............................................................................................
...........................................................................................................
CERTIFIE SUR L’HONNEUR QUE :
-
la société que je représente a satisfait à ses obligations fiscales et sociales ;
-
la société que je représente n’a pas fait l’objet d’une interdiction de concourir ;
la société que je représente n’a pas fait l’objet, au cours des cinq dernières années,
d’une condamnation inscrite au bulletin n° 2 du casier judiciaire pour les infractions visées
aux articles L.8221-1, L.8221-3, L.8251-1, L.8231-1 et L.8241-1 du Code du travail.
Ladite attestation sera renouvelée tous les 6 mois, comme le prévoit la réglementation.
Fait à ……………………………….. le ……………………………………….
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