Charte de qualité Lieux de réunion/congrès

Charte de qualité
Lieux de réunion/congrès
Eligibilité au Club Finistère Affaires
Contact :
Françoise Canévet
« Finistère Tourisme »
Agence de Développement Touristique
02 98 76 23 23
[email protected]
Afin de valider votre demande d’adhésion au Club Finistère-Affaires, merci de compléter cette
charte de qualité en indiquant à chacun des items si votre établissement y répond favorablement.
Afin de garantir une offre qualitative au plus proche des attentes des
consommateurs et des prescripteurs, les critères suivants sont arrêtés :
Critère de sélection
1
L’organisation
commerciale
Détail du critère
Répond au critère
(à cocher)
Répondre à toute demande de devis même par
la négative
éliminatoire
Répondre idéalement sous 24h et maximum
sous 48h ouvrés à toute demande de
renseignement ou devis.
Mentionner, si besoin, les délais de traitement
de la demande
éliminatoire
Préciser dans le devis, les prestations
comprises et non-comprises, et les contraintes
de la structure
éliminatoire
Désigner un interlocuteur privilégié pour chaque
dossier
Apporter aide et conseil au client pour
l’organisation complète de son séminaire, que
les prestations soient sur place ou à l’extérieur.
Répondre aux besoins du client dans la mesure
du possible et dans le cadre de demande
réaliste (ex : nouvelle demande de prestation
telle que matériel supplémentaire, activités, …)
Toute demande de matériel devra être satisfaite
en faisant appel à la location si besoin
éliminatoire
Respecter tout contrat pris avec le client, y
compris des arrangements écrits pris après la
signature du contrat
éliminatoire
Permettre aux collaborateurs de perfectionner
leurs savoir-faire en matière de congrèsséminaires (rencontres, formation, information,
échanges, …)
2
La documentation
commerciale
Mise en place d’une documentation
commerciale spécifique avec les éléments
suivants :
(si ce n’est pas le cas le jour de la visite
d’adhésion, engagement pour la réaliser dans
un avenir proche)
éliminatoire
Présentation de l’établissement avec photos
éliminatoire
Description de son environnement proche et de
son accessibilité
éliminatoire
2
Une liste simplifiée des équipements, activités
et services proposés par l’établissement
Description des salles de réunions, avec plans
en U et conférence
éliminatoire
Préciser si restauration sur place ou non
Si restauration sur place, menus types ou carte
ou liste des traiteurs agrémentés (au moins 2
traiteurs)
Si hébergement proposé, nombre de chambres
dans l’établissement
Classement ou label de qualité auquel adhère
l’établissement
éliminatoire
Si accord préalable des clients, mentionner les
références clients
Si l’établissement dispose d’un historique
significatif, le valoriser
Présence du logo du Club sur toute
documentation
La fiche tarifs
Présentation des tarifications des prestations et
suppléments
éliminatoire
Forfait journée d’étude, séminaire semirésidentiel et résidentiel si hébergement intégré
Matériel compris en standard dans la prestation
Autre matériel sur demande ou à louer
Le site internet
3
Les cotations
doivent comprendre
Liste simplifiée des activités externes pouvant
être proposées dans un forfait ou à la carte
éliminatoire
Disposer d’un site internet avec pages dédiées
aux Rencontres professionnelles, visibles dès la
page d’accueil et reprenant les éléments
mentionnés ci-dessus pour la documentation
commerciale et la fiche-tarifs
éliminatoire
Présence du logo du Club et lien vers le site
www.finistere-affaires.com
éliminatoire
La présentation du/des établissement(s) avec
photos/accessibilité/environnement
éliminatoire
La description précise de la prestation et la liste
du matériel compris ou disponible sur demande
ou à louer
Les conditions générales de vente
éliminatoire
La durée de validité du devis
éliminatoire
éliminatoire
3
4
L’accueil des
participants
Garantir un accueil personnalisé du client,
remettre un déroulé précis de la manifestation
(menus, horaires, lieux des différentes
prestations, interlocuteur, codes d’accès des
salles...)
éliminatoire
Préciser sur la fiche d’accueil que toutes
informations pratiques (taxi, médecin, …) et
touristiques sont disponibles dans
l’établissement (à l’accueil, dans une salle, …)
éliminatoire
S’engager dans une démarche favorisant
l’accueil de personnes handicapées
Une signalétique personnalisée à l’intérieur du
bâtiment avec le nom du client doit indiquer les
différents lieux de travail.
éliminatoire
Etre garant de la prestation fournie par
d’éventuels sous-traitants.
Assurer, pendant les séances de travail, la
protection et la tranquillité et la sécurité des
participants dans la limite du champ
d’intervention du prestataire
Gestion personnalisée des messages, à la
demande du client
5
La prestation
« réunion »
Disposer au moins d’une salle dédiée pour 20
pax en conférence (avec tables et chaises en
rapport avec la capacité d’accueil)
éliminatoire
L’ensemble des équipements et espaces, dont
la présence de toilettes, doivent être propres et
en bon état (propreté, entretien courant, être
aux normes)
éliminatoire
Présence de sanitaires à proximité des salles
La salle où se tient la réunion ne doit pas être le
lieu de restauration sauf demande expresse de
l’organisateur
éliminatoire
Présence d’un système d’occultation complet de
la lumière du jour dans les salles de réunion,
facile à utiliser et efficace
éliminatoire
Eclairage par lumière naturelle pour réunion audelà d’une ½ journée.
éliminatoire
Mobilier composé de tables et fauteuils ou
chaises confortables (assise de longue durée)
en bon état et homogène
L’acoustique et la sonorisation doivent être
adaptées à la configuration des lieux
éliminatoire
Présence de prises électriques en nombre
éliminatoire
4
suffisant avec rallonges si besoin
Le prestataire s’engage à assurer la mise en
place et le bon fonctionnement des différents
équipements (intégrés ou loués) et à prévoir des
mesures d’intervention rapides en cas de
panne. Il devra les avoir testé, qu’ils soient en
location ou non.
5bis La prestation
« Réunion », Collège
+100 pax
éliminatoire
Disposer d’un volume suffisant pour permettre
l’émargement des participants et la tenue d’une
exposition
(critères suppl au 5)
Disposer de deux salles de sous-commissions
en rapport avec la capacité de la salle principale
Disposer d’un confort de visibilité pour
l’ensemble des participants
Prévoir un système d’occultation complète,
facile d’utilisation
éliminatoire
Disposer d’un espace restauration
6
Le matériel
Rétroprojecteur
Écran (taille)
éliminatoire
Lecteur DVD
Vidéoprojecteur
éliminatoire
Tableaux magnétiques avec marqueurs adaptés et
en bon état
éliminatoire
Paper-board avec marqueurs adaptés et en bon état
éliminatoire
Accès internet
(au moins dans une salle)
éliminatoire
Téléphone en salle ou à proximité immédiate avec
accès direct extérieur
éliminatoire
Système d’affichage (à la demande)
Sonorisation avec micro (à la demande)
Pupitre à la demande
Poubelle
6bis Le matériel Collège
PC portable (à la demande)
+100 pax (critères suppl
au point 6)
Caméras (à la demande)
Pupitre ‘à la demande)
7
La restauration
Sonorisation avec micros
éliminatoire
Un choix parmi au moins 2 niveaux de menus
éliminatoire
5
devra être possible ou une liste de traiteurs
référencés dont le membre se porte garant.
8
L’environnement et
les loisirs
Les demandes particulières (régimes
alimentaires spécifiques, …) devront être
satisfaites.
éliminatoire
A compter de sa demande, le groupe doit
pouvoir débuter le repas en moins de 30 mn
éliminatoire
Une pause-café doit être proposée le matin et
l’après-midi: café, thé, jus de fruits, eau et petits
gâteaux, servie dans la salle ou à proximité
éliminatoire
Pauses améliorées sur demande (avec ou sans
supplément) avec des produits régionaux
éliminatoire
Le prestataire doit proposer un parking proche
du lieu de l’événement. Il doit indiquer si celui-ci
est couvert, privé ou public, payant ou pas,
indiquer le mode d’accès, sa capacité et sa
situation (plan)
Le prestataire s’engage à tout mettre en œuvre
pour valoriser son environnement, activités,
visites, événements et si le client le souhaite,
transmettre les coordonnées d’une agence apte
à préparer des animations.
9
Le suivi de la
prestation
Dans le cas de la présence d’une piscine, ou
d’autres équipements qui ne sont pas en
fonctionnement toute l’année, mentionner les
périodes d’ouverture
éliminatoire
Un questionnaire élaboré par le Club est
remis à chaque client à la fin de la
prestation. L’adhérent s’engage à le
transmettre ensuite au Club, sans indication
du nom du client, afin d’assurer un suivi de
la qualité des prestations et de la
satisfaction des clients.
éliminatoire
6
Engagement du prestataire
Je soussigné (nom, prénom) .................................................................................................................
......................................................................................... souhaite adhérer au Club Finistère Affaires et
m’engage à me conformer aux engagements du Club (Charte de qualité, statuts, …)
Fonction ....................................................................................................................................................
Agissant pour le compte de la structure ci-après :
Raison sociale .........................................................................................................................................
Adresse......................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
Interlocuteur Affaires ...............................................................................................................................
Tél ..............................................................................................................................................................
Fax .............................................................................................................................................................
e-mail ........................................................................................................................................................
site : www. .................................................................................................................................................
Date
Signature
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Siège social :
4 rue du 19 mars 1962
29018 Quimper cedex
tél : 02 98 76 23 23
fax : 02 98 52 19 19
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