cahier des charges n° 01/2017 - Provence Alpes Côte d`Azur Tourisme

CONSULTATION COMMERCIALE N° 01/2017
CAHIER DES CHARGES
Objet : Organisation globale d’un workshop événementiel et exclusif
« Best of Provence », le mardi 25 avril 2017 à Paris
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Contexte
Le Comité Régional de Tourisme Provence-Alpes-Côte d’Azur a pour mission principale la
promotion du tourisme de Provence-Alpes-Côte d’Azur, sur les marchés internationaux et
également sur le marché français. Il travaille en partenariat avec des organismes de
tourisme de la région (offices de tourisme, …) et des professionnels du secteur privé
(hébergeurs, gestionnaires de sites touristiques, prestataires de services, transporteurs,
agents de voyages réceptifs, …). Ses cibles prioritaires sont les organisateurs de voyages,
tour-opérateurs et agences.
L’objet de la présente consultation est l’organisation globale d’un workshop professionnel
BtoB, événementiel et exclusif, proposé par le Comité Régional de Tourisme ProvenceAlpes-Côte d’Azur pour accompagner les entreprises et organismes du tourisme de la
région dans leurs actions commerciales ou d’appui à la commercialisation.
Ce workshop sera une place de marché unique alliant business et convivialité dans un lieu
de premier plan et nouveau de la capitale pour capter les chefs de projets, chefs de produits
et agences affaires et loisirs, des organisateurs de voyages (y compris des tour-opérateurs
généralistes ou spécialisés), des corporates en créant les meilleures conditions de mise en
relation.
Les agences (visiteurs) viendront découvrir, pour la vendre à leurs clientèles les offres d’une
cinquantaine d’entreprises leaders (exposants) de la filière tourisme de la région.
La haute gastronomie et les vins de la région seront à l’honneur lors d’un cocktail aux
saveurs de la Provence et de la Méditerranée. Un Chef étoilé de la région sera choisi par le
Comité Régional de Tourisme Provence-Alpes-Côte d’Azur pour animer un show cooking
pendant le cocktail.
Des ateliers interactifs basés sur l’art de vivre participeront également de l’animation de la
soirée.
La nouveauté du lieu, son aspect incentive, la qualité des prestations, la localisation, les
modes opératoires et la capacité pour mobiliser les prescripteurs qualifiés (chefs de projets,
chefs de produits, organisateurs de voyages, corporates) seront déterminants pour la
réussite de l’opération.
Comité Régional de Tourisme Provence-Alpes-Côte d’Azur
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Contenu de la prestation
Le Comité Régional de Tourisme Provence-Alpes-Côte d’Azur recherche un prestataire qui
sera en capacité de prendre en charge l’organisation de l’événement. La demande et
l’objectif du workshop doivent s’inscrire dans un mode de process global, qui comprendra
un rétro-planning établi de manière concertée avec le CRT PACA et qui intégrera les
différentes étapes de réalisation suivantes :
1. Le lieu
Recherche d’un lieu incentive nouveau, facile d’accès, en adéquation très précise avec la
demande.
2. La cible
L’agence sélectionnée devra être en capacité d’inviter à minima pour le workshop 150 à
200 agences affaires et loisirs, corporates, organisateurs de voyages majeurs basés sur Paris
et proches banlieues (travaillant sur la France comme sur les marchés internationaux). Elle
devra mettre en œuvre les moyens nécessaires pour diffuser les invitations et organiser les
relances (la création du carton d’invitation sera réalisée par le Comité Régional de Tourisme
Provence-Alpes-Côte d’Azur).
3. Les exposants du workshop
Une cinquantaine d’entreprises et organismes de tourisme de la région (dont les offices de
tourisme majeurs), seront mobilisé par le Comité Régional de Tourisme Provence-AlpesCôte d’Azur. Leur répartition dans le lieu s’effectuera en fonction de leur métier et de leur
zone géographique.
4. L’aménagement et la répartition des exposants
Chaque exposant signalé par un chevalet, disposera d’une table, de 3 chaises. L’agence
présentera au le Comité Régional de Tourisme Provence-Alpes-Côte d’Azur une sélection
de fournisseurs pour le poste mobilier, décoration & signalétiques si nécessaires,
accompagnée de leurs suggestions de matériels et décorations.
5. Le traiteur
L’agence proposera une sélection de traiteurs sur la base d’une prestation cocktail «
Provence » comprenant 24 pièces par personnes, avec la participation d’un Chef étoilé
mobilisé par le Comité Régional de Tourisme Provence-Alpes-Côte d’Azur. Les vins de
Provence seront fournis par l’intermédiaires des partenaires producteurs du CRT PACA.
6. Le programme du workshop
- De 17h00 à 17h45 : accueil et installation des entreprises régionales
- A partir de 18h00 : accueil des agences et tour-opérateurs (remise de badges, remise
d’un plan indiquant la localisation des exposants)
- De 18h à 22h30/23h00 : workshop - L’horaire du cocktail dînatoire sera à déterminer
avec le CRT PACA.
- A la fin du workshop, un cadeau offert par un partenaire du CRT PACA sera remis aux
invités.
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Budget de la prestation
Il devra englober :
- La recherche et la proposition d’au moins trois lieux différents
- Les frais de location du lieu le cas échéant
- La recherche, la qualification et la mobilisation des agences/tour-opérateurs tels que
décrits dans le point 2, l’envoi des cartons d’invitation, les relances – le prestataire devra
préciser le type de fichiers dont il dispose, le mode de communication ou d’envoi
d’invitations choisi
- La recherche du traiteur avec propositions de la prestation cocktail telle que décrite dans
le point 5
- Les différents postes de dépenses liés à l’aménagement et la décoration tels que décrits
dans le point 4
Réponse à la consultation
La proposition devra comporter en outre, les éléments suivants :
En 3 exemplaires :
- La présentation des lieux proposés (visuels, plaquettes, supports numériques etc…)
- La présentation de l’organisation globale de l’événement avec le rétro-planning
- Le rétro planning pour l’organisation de l’événement
- La proposition détaillée poste par poste avec prix en € TTC
En 1 seul exemplaire original :
- Présentation de la société et de ses références,
- Fournir la Déclaration DC4 si appel à la sous-traitance,
- N° SIRET,
- TVA interne, intracommunautaire,
- Extrait Kbis de moins de 3 mois,
- Certificats de régularité sociale et fiscale, année n-1,
- Le présent cahier des charges paraphé, daté et signé par la société avec la mention « lu
et approuvé ».
Calendrier :
Mise en ligne de l’offre sur www.tourismepaca.fr : le jeudi 22 décembre 2016
Retour des offres au CRT PACA, au plus tard : le lundi 30 janvier 2017 à 12 heures
1. Par remise sur place au CRT PACA (contre récépissé)
2. Par courrier sous pli fermé à l’adresse ci-après :
COMITE REGIONAL DE TOURISME PACA
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IMMEUBLE LE NOAILLES
62/64 LA CANEBIERE - CS 10009
13231 MARSEILLE CEDEX 01
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Critères retenus pour le choix du prestataire :
- Prix (40%)
- Références de la société pour des prestations analogues dans le secteur du tourisme (30%)
- Qualité des lieux proposés et le respect du cahier des charges (30%)
Choix du prestataire : Par la Commission des marchés du CRT PACA
Notification de la mission : Début février 2017
Renseignements administratifs :
Bernard PERIN, Secrétaire Général
Tél. 04 91 56 47 00 - [email protected]
Renseignements administratifs et techniques :
Valérie VUILLERME, Chargée de mission, Direction du Marketing
Tél. 04 91 56 47 18 - [email protected]
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