Saisie - Retour des NOTES - Site EPS de l`académie d`Aix

Académie d'Aix Marseille
Baccalauréats Général et Technologique
ExamensEPS 2007- Saisie-Retour des NOTES
Document réalisé par Yves CHAUSSON – Version 1.0
([email protected]).
Cette création est mise à disposition sous un contrat Creative Commons.
Préambule
Vous êtes en présence du guide intitulé « ExamensEPS-Saisie-Retour des Notes».
Nous vous conseillons de lire ce document sur un ordinateur connecté à internet. Si
votre logiciel de navigation est correctement configuré vous pouvez accéder à des petites vi­
déos reprenant chaque étape de la configuration du logiciel en cliquant sur la petite caméra.
L'objet de ce guide est de vous aider dans:
– la mise à jour des listes d'élèves ;
– la saisie des notes ;
– création et vérification du fichier de notes définitif pour la commission académique ;
– le retour du fichier de notes définitif de votre établissement en fin d'année ;
Échéances
Nous vous conseillons de respecter strictement les dates repères proposées dans le mail ac­
compagnant ce document.
Cette année, la date limite de retour des notes est fixée au Vendredi 1 juin 2007.
Mise à jour du fichier élève
Depuis la création de votre Dossier Certificatif, de nouveaux élèves sont peut-être arrivés
dans votre établissement, d'autres l'ont peut-être quitté. Il est donc nécessaire de faire une
mise à jour de la liste des élèves. Pour cela, il suffit de réimporter le fichier GEP. Toutes
les données figurant dans ExamenEPS seront conservées, seule une mise à jour administra­
tive sera effectuée. Il en est de même quand il manque un N° INE, ...
Page 1 / 10
1. Sauvegardez votre travail (on n'est jamais trop prudent)
Allez dans le menu
Insérez une disquette puis cliquez sur
.
Si vous ne souhaitez pas enregistrer votre travail sur disquette, vous pouvez l'en­
registrer sur une clé USB ou sur le disque dur de l'ordinateur, dans le dossier
« Mes documents » par exemple.(stocker votre travail sur plusieurs supports)
Il est fortement recommandé de stocker le fichier de sauvegarde dans un lieu différent de celui
où est l'ordinateur sur lequel est installé ExamensEPS
2. Trois possibilitée pour récupérer le fichier F_ELE.DBF. Soit :.
Extraction à partir de SCONET :
Une nouvelle procédure d'extraction du fichier des élèves est possible via SCONET.
Je vous conseille de visualiser cette procédure directement sur le poste de l'administration où
vous allez effectuer l'extraction des données. Lorsque vous travaillez sous SCONET, vous utili­
sez un navigateur internet. Il vous suffit d'ouvrir une 2ème fenêtre de ce navigateur et de vous
connecter à l'adresse suivante pour visualiser le tutoriel :
http://www.ac-creteil.fr/eps/packeps/faq/Images/DiaporamaExtractionCSV.pdf
ATTENTION :
➢
plusieurs collègues nous signalent des problèmes d'importation du fichier SCONET :
l'erreur vient le plus souvent d'une fausse manipulation : il faut IMPERATIVEMENT
que les champs soient extraits dans le bon ordre :
n° Interne, n° INE, Nom, Prénom1, sexe, Date de naissance, Division
➢
Si votre secrétaire sélectionne ces champs dans un ordre différent, PackEPS ne peut
plus importer correctement les élèves.
si vous ouvrez le fichier créé par SCONET, votre tableur risque de modifier automati­
quement certains champs. Un enregistrement en sortant de votre tableur rendrait le
fichier incompatible.
Extraction à partir de GEP :
Pour conserver une compatibilité avec les logiciels existants, les fichiers GEP seront conservés
et accessibles comme auparavant.
Cependant, il se peut que le fichier GEP des élèves (F_ELE.DBF) ne soit pas mis à jour
automatiquement. Il est alors nécessaire de demander à votre administration d'actualiser ce­
lui-ci. La procédure à suivre sous SCONET est la suivante :
Page 2 / 10
➢
Sélectionner les liens suivants : Base Elève / Liaison / Suivi des Echanges / Export
GEP et BEA
➢
saisir la date 01/09/06 (début de l'année scolaire) et Valider
➢
Si le logiciel propose "mise à jour GEP ou BEA", sélectionnez "Mise à jour GEP"
Note : Le poste TeleAc doit rester allumé toute la nuit.
Détail complet de la procédure sur : http://diff.ac-creteil.fr/di/sconet/documentation/rib.htm
Le fichier sera actualisé au bout de 24h. Une fois que vous êtes sûr que les données de SCO­
NET ont été basculées dans GEP, la procédure de récupération du fichier élèves est la même
que l'année passée.
Copie « manuelle » du fichier F_ELE.DBF :
➢
Munissez-vous d'une disquette ou d'une clé USB. Le fichier se trouve sur un ordinateur
du secrétariat (réseau administratif). Vous pouvez le copier à l'aide de
l'explorateur de windows
.
• Sur un poste du réseau administratif :
F:\COMMUN\GEP\[N° Etab]\[ASxx]\F_ELE.DBF
• Sur un poste local :
C:\GEP\[N° Etab]\[ASxx]\F_ELE.DBF
[N° Etab] :
[Asxx] :
Le N° établissement (7 chiffres et 1 lettre)
xx est l'année scolaire (06 pour 2006-2007)
3. Importer le fichier ELEVES dans ExamensEPS :
Cliquez sur
puis sur
pour Importer les classes à exa­
men et les élèves de votre établissement à partir du fichier exportCSVExtraction.csv.gé­
néré par SCONET. Procédez de même si vous avez créé les listes d'élèves à l'aide du lo­
giciel BaseEleves
Si vous avez récupéré le fichier F_ELE.DBD à partir de GEP, cliquez sur
Dans la fenêtre de sélection placez vous sur le lecteur de disquette ou sur la clé USB
Sélectionnez le fichier exportCSVExtraction.csv. généré par SCONET, ou le fichier
F_ELE.DBF généré par GEP(ou f_ele.txt si le fichier élèves a été créé avec BaseE­
leves) puis validez par le bouton [Ouvrir].
Le logiciel importe uniquement les nouveaux élèves.
4. Affectez les nouveaux élèves dans des "menus" (ensembles d'épreuves)
En effet, si les nouveaux élèves ont bien été ajoutés dans ExamensEPS, il faut mainte­
nant que vous leur affectiez des ensembles d'épreuves. Pour cela, allez dans le menu
Page 3 / 10
Sélectionnez la ligne du tableau correspondant à l'ensemble d'épreuve dans lequel vous
souhaitez rajouter des élèves puis cliquez sur
Pour afficher uniquement les élèves sans menu :
Il ne vous reste plus qu'à cocher les élèves que vous souhaitez ajouter.
Saisie des notes
Nous allons détailler la procédure de saisie des notes. Nous vous rappelons que cette saisie
peut être étalée sur l'année, au fur et à mesure du déroulement de vos évaluations, à la condi­
tions que vous pensiez à faire des sauvegardes de votre travail.
1. Sélectionnez les élèves pour qui vous voulez saisir des notes :
Commencez par sélectionnez le professeur qui a ces élèves en cours.
Différentes possibilités de sélection des élèves vous sont proposées afin d'ac­
célérer la saisie
Une fois le mode de visualisation choisi, il vous reste à sélectionner les élèves
Page 4 / 10
La liste des élèves s'affiche alors dans le tableau
La boule verte
signifie que l'élève est en classe avec le professeur en
cours de saisie. Si vous choisissez un affichage par classe, vous pouvez avoir
un tableau avec des élèves ayant une boule rouge
Cela signifie que ces élèves sont en cours avec un de vos collègues et que
par conséquent vous ne pouvez pas saisir leurs notes directement dans le ta­
bleau. Nous verrons plus loin comment saisir ou modifier les notes d'un élève qui
n'est pas avec le professeur en cours.
Les élèves dont le nom est écrit en bleu sont des garçons, ceux dont le nom est
écrit en rouge sont des filles
2. Saisissez les notes des élèves ayant des boules vertes
à même le tableau.
Dans le tableau, cliquez sur la cellule correspondant à la note que vous voulez
saisir et tapez la note. Validez la saisie par la touche « entrée » ou en cliquant
dans une autre cellule.
Les seules saisies valides sont :
- les notes de 0 à 20 avec d'éventuelles décimales,
- A pour « Absent »
- I pour « Inapte » (=dispensés)
Page 5 / 10
Remarque concernant l'attribution de la note 0 (« zéro ») :
●
la note ZERO est attribuée uniquement pour sanctionner une prestation physique
(performance hors barème, compétences minimales non acquises)
●
l'absence de prestation physique est sanctionnée par la mention "ABS" (ou A dans le
logiciel).
Attention, mettre un 0 alors que l'élève n'a pas participé à l'évaluation, c'est s'exposer en cas
de recours administratifs ("comment, vous m'avez mis une note alors que je n'étais pas là!) .
De plus, cela fausse les statistiques académiques !
3. Si vous devez saisir ou modifier les notes d'élèves ayant des boules rouges
,
vous devez utiliser le mode FICHE situé dans la partie droite de l'écran :
Pour activer le mode FICHE cliquez sur
Vous pouvez alors saisir ou modifier les notes de l'élève dans la partie suivante :
Vous pouvez également modifier les informations générales concernant cet
élève :
Page 6 / 10
Pour sauvegarder votre saisie cliquez sur
vous ne souhaitez pas les conserver.
Remarque concernant la case
ou sur
si
(CPT):
●
Dans le cadre de l'enseignement commun, si l'élève est soumis à un « contrôle
ponctuel terminal » (CPT), vous devez cocher cette case dans la fiche de l'élève car
sa note de Bac sera remontée directement par l'inspection Académique (IA). Souvent,
il s'agit d'élèves qui sont dispensés à 2 épreuves du CCF et qui sont autorisés à pré­
senter le CPT dans une épreuve compatible avec leurs inaptitudes ;
●
Dans le cadre de l'option facultative, si l'élève présente une option en CPT non or­
ganisée dans l'établissement, prenez soin de le déclarer en « option facultative » et
de bien cocher « examen ponctuel terminal ». Dans ce cas, la note d'option est re­
montée directement par l'IA. Normalement, le Rectorat a communiqué à votre secré­
tariat la liste des élèves de l'établissement qui se sont inscrits en option facultative
CPT
4. Quand les notes de tous les collègues sont saisies, vérifiez que tous les élèves ont
une note :
Cliquer dans "Visualisation par...", sélectionnez : "Moyennes", puis cliquez sur
"Moyennes non-conformes" dans "sélection". La liste des élèves n'ayant pas
l'intégralité de leurs notes apparaît
Page 7 / 10
Création du fichier de NOTES pour la Commission Académique
Vous allez créer le fichier de notes pour la Commission Académique et imprimer le dos­
sier Bac EPS de votre établissement.
Vidéo explicant la création du fichier de note
Votre ordinateur doit donc être relié à une imprimante en état de marche (papier + encre) et de
préférence rapide (laser si possible).
1. Munissez-vous d'une disquette ou d'une clé USB si l'ordinateur sur lequel est installé
ExamenEPS ne permet pas d'envoyer de courriel.
2. Allez dans le menu
3. Cliquez sur
puis sur
ExamenEPS ne doit pas détecter d'erreur. A l'issue de la vérification des don­
nées, vous devez n'avoir que des
(verte). S'il reste des
(rouge), nous
vous conseillons de lire attentivement le contenu de la fenêtre de droite qui vous
assiste en identifiant les erreurs et en vous proposant des solutions. Cliquez
sur le bouton
afin d'obtenir une copie papier du rapport d'erreur. Vous devez
alors quitter la procédure de création du fichier de note en cliquant 2 fois sur
le bouton
et retourner dans ExamenEPS pour procéder aux cor­
rections demandées. Ensuite, vous pourrez relancer la procédure de création du
fichier de notes.
Lorsque la vérification des données ne détecte plus d'erreur, cliquez sur
Page 8 / 10
4. Vous allez maintenant procéder à l'impression du rapport papier. Ce rapport sert
d'archive pour l'établissement, et vous l'apporterez à la sous-commission.
Pour imprimer l'intégralité du rapport papier
puis choisissez l'une des options :
pour lancer l'impression, il ne vous
reste plus qu'à cliquer sur
5. Cliquez sur
pour créer le fichier de NOTES et cochez les cases de la façon
suivante :
validez en cliquant
sur
Puis validez le message d'information
en cliquant sur
Une boîte de dialogue vous permet de choisir l'endroit où vous voulez enregistrer
le fichier de NOTES (disquette ou autre).
Validez en cliquant sur
Un fichier dont le nom est [N° Etab.wdz] vient d'être créé par ExamenEPS
(exemple : 0132208e.wdz)
Page 9 / 10
Envoi du fichier de NOTES à la sous-commission
Il ne vous reste plus qu'à renvoyer en pièce jointe le fichier que vous venez de créer.
Vous devez à présent vous rendre sur un ordinateur connecté à Internet et sur lequel est
installé un logiciel de messagerie (Outlook express, Thunderbird, Eudora....) afin d'envoyer
en pièce jointe le fichier de notes à la sous-commission dont dépend votre établissement.
L'adresse électronique de la sous-commission dont dépend votre établissement vous sera
communiquée en temps et en heure.
Si vous éprouvez des difficultés pour réaliser cette dernière étape, confiez la disquette ainsi
que l'adresse à votre secrétariat et demandez lui de nous faire parvenir votre fichier.
Merci de respecter les dates limites afin de permettre le travail de vérification
Page 10 / 10