Guide Projet Recherche et Développement

Guide Projet Recherche et
Développement
À l'usage des étudiants et de leurs superviseurs
1
1. SOMMAIRE
SOMMAIRE ........................................................................................................................ 2
OBJECTIFS PEDAGOGIQUES .............................................................................................. 3
1.
2.
3.
LE CONTEXTE ET LES ENJEUX ............................................................................................ 3
LES OBJECTIFS POUR UN PRD SELON LE SYLLABUS ............................................................... 4
LES EXIGENCES PARTICULIERES DES PRD ............................................................................ 5
LE DEROULEMENT D’UN PRD ........................................................................................... 6
1.
2.
3.
4.
5.
6.
LES INTERVENANTS DES PRD .......................................................................................... 6
GESTION DE PROJET AU SEIN DU PRD ............................................................................... 7
ÉCHEANCES ET LIVRABLES PRINCIPAUX .............................................................................. 9
PONDERATION DES NOTES ............................................................................................ 12
SECURITE, CONFIDENTIALITE ET RETOUR D’EXPERIENCE ....................................................... 12
DEPLACEMENTS – ACHAT DE MATERIEL ........................................................................... 13
2
Objectifs pédagogiques
2. Le contexte et les enjeux
Ce guide est destiné aux étudiants de l'ECAM Strasbourg Europe (ECAM SE) de
5ème année qui sont appelés à réaliser un Projet de Recherche et de
Développement (PRD).
Le PRD effectué pendant la 3ème année est un élément de la formation humaine
et managériale de l’ECAM SE. Il permet aux élèves d’appréhender les enjeux
propres à un projet selon ses composantes humaines et techniques, mais aussi
d’en découvrir les impacts au niveau global de l’entreprise ou d’un département de
l’ECAM SE.
Chaque élève travaille sur un sujet au sein d’un groupe de travail, et devra
collaborer avec ses partenaires du groupe pour fournir des résultats en accord
avec les objectifs fixés.
Dans le cadre de leur apprentissage en conduite de projet, les étudiants gèrent le
déroulement des fonctions qui leur sont attribuées et les interactions avec leurs
partenaires internes et externes. Ils participent à l’élaboration du calendrier des
réunions d’avancement, respectent les jalons définis, rédigent les attendus et les
Compte-rendus (CR).
Pour réussir, les étudiants doivent être proactifs dans la conduite de projet. Ils
doivent se montrer motivés, curieux, intéressés par le projet et l’acquisition des
savoir-faire et savoir être qui découlent de sa réalisation. L’ECAM accompagne les
élèves sur leur propre pilotage de projet de façon à les rendre de plus en plus
autonomes. Il est rappelé :
L’importance de ces projets pour la suite des études et l’avenir professionnel des
étudiants (un PRD peut se poursuivre en stage ingénieur).
Une part de la qualité des relations avec les entreprises est également en jeu pour
l’ECAM SE.
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3. Les objectifs pour un PRD selon le syllabus
Objectifs
Projet de prestation technologique ou de recherche appliquée, de niveau
ingénieur, effectué pour le compte d’une entreprise cliente (ou d’un laboratoire de
l’école) dans un des départements, sous la responsabilité d’un enseignant de
l’école.
Axes de compétence
 Être capable d'obtenir des résultats dans une démarche rigoureuse de
projet de recherche scientifique et technique.
 Être capable de présenter les résultats et la démarche aux partenaires
industriels (clients)
 Savoir travailler en équipe, en suivant des engagements, de façon efficace
et en autonomie.
Contenu
Les PRD sont, pour la plupart, effectués en partenariat avec des entreprises ou
pour le compte des activités recherche de l'ECAM SE.
Le PRD comprend dans des proportions variables et selon le sujet :
o
La rédaction ou l'analyse détaillée du Cahier des Charges, de l'objectif et des
enjeux du projet,
o
La description précise des livrables attendus par le client et sur lesquels l'équipe
projet s'engage,
o
La définition de l'organisation de l'équipe projet, des modalités de relations avec le
client et le superviseur,
o
Des recherches bibliographiques,
o
Des études théoriques,
o
Des études expérimentales,
o
La présentation des résultats mis en forme,
4
o
L'organisation et la tenue de réunions techniques d'avancement,
o
La constitution du rapport final, de tous les documents techniques et autres
livrables attendus par le client.
Les moyens
Pour mener à bonne fin leur projet, les élèves ingénieurs disposent d'une allocation
d'heures (Cours, TD, TP, P) dédiée à l'activité de ce projet au cours du semestre 5.
Elle se décompose comme suit :
o
100 h dans les locaux de l’entreprise ou de l’école par étudiant, (non compris le
travail personnel)
o
40h d'échanges divers avec le responsable du projet de l'entreprise
o
10H d'accompagnement et de soutien technique de la part du superviseur,
Les étudiants ont accès en dehors des heures d'indisponibilité aux moyens de
l'école.
Des heures de soutiens techniques sont assurées par des enseignants selon des
horaires de vacation communiqués en début de semestre aux étudiants.
4. Les exigences particulières des PRD
Ce sont des projets qui répondent à des exigences client :
o
Ce travail en mode projet s’appuie sur les méthodes acquises dans les différents
cours et projets réalisés en ECAM 3 et 4
o
Le projet comprend une relation client / fournisseur, parfois avec une contribution
entre l’entreprise et l’ECAM SE
o
Les étudiants doivent formuler ou reformuler de façon professionnelle les besoins
du client lorsque ceux-ci sont incomplets,
o
Le client est en attente de conseils, avec des disponibilités variables…
Il s’agit de bien identifier les exigences de livrables et de planning de chaque étape
du projet:
5
o
avec des CR intermédiaires dont les exigences sont comparables à celles du
milieu professionnel.
o
Avec des documents envoyés au client après relecture par le superviseur,
notamment les CR
Certains projets requièrent des connaissances approfondies. Il est donc fortement
conseillé de solliciter et prendre rendez-vous avec les enseignants pouvant
apporter le soutien adapté.
Bien que le temps effectif alloué soit important, la durée de réalisation d'un PRD
est plus brève que celle d'un Projet Technique. L'expérience montre la nécessité
de mobiliser dès le début toutes les ressources nécessaires à la réussite du projet.
Le déroulement d’un PRD
1. Les intervenants des PRD
Les élèves ingénieurs
Chaque élève ingénieur est affecté à un projet qu'il a à réaliser dans les délais
impartis.
Selon la nature du projet, plusieurs élèves ingénieurs peuvent être affectés au
même projet. Dans ce cas, l'équipe s'organisera afin de mettre en œuvre le
management adapté au PRD dont il a la charge.
Dans ce cas, un membre du groupe sera plus particulièrement désigné comme
interlocuteur privilégié du client.
Le Client
Le client est le donneur d'ordre qui confie un projet à réaliser. Le représentant du
client intervient directement auprès de l'équipe projet pour l'établissement d'un
cahier des charges initial, la tenue de points d'avancement régulier et pour la
remise et l'acceptation des livrables intermédiaires et finaux.
L'ECAM SE peut être, à ce titre, client d'un groupe projet.
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Le superviseur
Le superviseur est un enseignant affecté par l'ECAM SE auprès d'un groupe projet
pour assurer le suivi technique et méthodologique des travaux. Il intervient à sa
discrétion auprès des élèves ingénieurs et du client . Il attribue des notes
intermédiaires et il participe à la relecture du rapport final ainsi qu'à la soutenance.
Les coordinateurs ECAM
Ils ont la charge d'assurer la constitution des groupes, de s'assurer du bon
déroulement des PRD et d'organiser les soutenances et autres activités de
management au niveau général.
Les ccoordinateurs sont :
o
Grégoire CHABROL, pour les projets de recherche (en lien avec les laboratoires de
recherche)
o
Arnaud VIVÉ, pour les projets de développement industriels (en lien avec les
entreprises)
2. Gestion de projet au sein du PRD
Les mises en œuvre des méthodes de gestion de projet acquises au cours des
semestres précédents sont exigées dans le cadre des PRD.
Celles-ci comprennent de façon non exhaustives et à adapter selon les cas :
o
Une note de cadrage ou Project Charter définissant les attendus du projet,
o
Un cahier des charges,
o
Des livrables définis avec précision,
o
Des jalons (convenus entre l'équipe projet, le représentatnt du client et le
superviseur),
o
…
Ils disposent pour cela des cours de gestion de projet en ECAM 4 (dpt IM) ainsi
que des divers cours dispensés au sein de diverses matières (Méthodes de suivi
de projet (au service ITI), des projets personnels & professionnels (dpt IM), de
7
gestion des projets industriels (dpt GI)… Méthode PMI (Project Management
Institute), Lean, SCRUM, Prince2… )
Les étudiants rencontrent régulièrement l’enseignant superviseur qui s’assure du
bon déroulement du projet et de sa validité technique.
Les étudiants suivent en parallèle du PRD des cours d’approfondissement.
Dans la mesure du possible, les sujets sont attribués en lien avec les
approfondissements suivis.
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3. Échéances et livrables principaux
Un planning détaillé adapté au calendrier de l'année en cours est diffusé en début
de semestre par le coordinateur des PRD.
Ce calendrier s'appuie sur les échéances présentées ci-après.
Échéances
miseptembre
Activités
Définitions des projets et signature d'une convention entre
le client et l'école
Présentation
étudiants
Fin
septembre
par
les coordinateurs
des
projets
aux
Attributions des projets par les coordinateurs et la direction
des études (les vœux sollicités permettent d'orienter les
affectations sans pour autant être un élément décisif de
décision).
Une présélection avec une rencontre préalable avec le
client peut être nécessaire (cas des PRD avec stage et
embauche à la clef)..
Affectation des superviseurs par les coordinateurs et
réunion de coordination avec eux
Toutes les
semaines
Travail selon les créneaux dédiés à cette activité(en
général : 1,5 j / semaine).
Consultation des experts aux horaires réservés
9
Échéances
Activités
Réunion de lancement avec le client à l'initiative du client
ou des étudiants.
Rédaction de la note de cadrage comprenant au moins les
objectifs, les enjeux, les livrables et les jalons.
Première
quinzaine
d'octobre
Approbation formelle de la note de cadrage par le client
Élaboration d'un planning avec les jalons et les livrables
Définition de l'organisation de l'équipe projet : Chef de
Projet, répartition des tâches, …
Définition des règles de fonctionnement
superviseur et le groupe projet
Fin octobre
entre
le
Rédaction et remise d'un rapport au superviseur selon
trame et notation du rapport par le superviseur selon
document ECAM PRD Contenu et barème de notation des
rapports intermédiaires disponible sur intranet.
Transmission de la note du superviseur au coordinateur au
plus tard 8 jours après.
Contacts
réguliers
(téléphone,
mails,
visites,
vidéoconférence, …) entre l'équipe projet et son client
(avec le superviseur selon les modalités convenues)
Toutes les
2 semaines
CR structuré des échanges à envoyer au client après
accord du superviseur : avancement, points bloquants, liste
des questions / réponses avec le client, répertoires /
documents, livrables par étape (dont la forme type des
prochains livrables)
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Échéances
Activités
Rédaction et remise d'un rapport au superviseur selon
trame
Fin
Novembre
Notation du rapport par le superviseur selon document
ECAM PRD Contenu et barème de notation des rapports
intermédiaires disponible sur intranet.
Transmission de la note du superviseur au coordinateur au
plus tard 8 jours après.
Remise du projet de rapport final au superviseur pour
relecture et proposition d'amélioration
Diffusion du rapport définitif au client au moins 8 jours avant
la soutenance
Début
janvier
Le rapport présenté au superviseur est conforme au cahier
des charges ECAM PRD Contenu du rapport disponible sur
intranet ainsi que sa liste de contrôle (ECAM PRD liste de
contrôle d'un rapport disponible sur intranet);
L'équipe projet réalise un poster selon le document ECAM
PRD Cahier des charges poster disponible sur intranet et
remis au moins 8 jours avant la soutenance.
Au plus
tard le jour
de la
soutenance
Un exemplaire papier du rapport et de ses annexes est
remis au coordinateur au plus tard le jour de la soutenance.
L'absence de poster ou la non satisfaction à certains
critères qualitatifs le concernant peut empêcher l'accès à la
soutenance.
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Échéances
Activités
Soutenance selon le CDC présenté dans le document
ECAM PRD grille évaluation d'une soutenance disponible
sur intranet.
Fin janvier
Le rapport comme le projet font parti du syllabus du
trimestre. Il est donc impératif que le rapport comme la
soutenance soient réalisés aux dates prévues.
Sauf dérogation exceptionnelle, les soutenances sont
réalisées dans les locaux de l'ECAM Strasbourg Europe à
Schiltigheim.
Communication des notes au plus tard une semaine après
la dernière soutenance.
4. Pondération des notes
Chaque note attribuée est comprise entre 0 et 20.
La note finale obtenue par chaque étudiant pour son PRD est constituée des
éléments suivants :
o
Une note constituée de la moyenne des rapports intermédiaires avec une
pondération finale de 4/20
o
Une note portant sur le rapport et les livrables finaux avec une pondération de
10/20
o
Une note portant sur la soutenance avec une pondération de 6/20
Dans la mesure où un poster présente des qualités sensiblement au-dessus des
autres posters, celui-ci peut faire l'objet d'un bonus jusqu'à une valeur de 1 point à
ajouter sur la note finale du projet.
5. Sécurité, confidentialité et retour d’expérience
Des conventions sont établies entre les étudiants, l’entreprise et l’école pour
assurer le statut des étudiants et préciser les règles d’accès et de sécurité.
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En signant la convention, les étudiants d’un PRD s'engagent à ne pas divulguer
d’information sensible à l'extérieur de l’entreprise.
Au cas où l'entreprise souhaiterait des dispositions différentes de celles
communément pratiquées par l'ECAM, ces dispositions seront mentionnées dans
les conventions et portées à la connaissance des étudiants.
6. Déplacements – Achat de matériel
En cas de déplacement des étudiants en entreprise, ceux-ci ont l'obligation de
respecter le règlement intérieur de celle-ci, en particulier pour tout ce qui concerne
la sécurité.
Les déplacements sont à la charge des entreprises conformément à la convention
signée en début de PRD.
Les moyens matériels de l'ECAM peuvent être utilisés selon les règles d'accès
définis au début de l'année. Au cas où des manipulations ou des essais
solliciteraient ces moyens de façon intensive, l'ECAM pourra demander à
l'entreprise et préalablement à leur utilisation, une participation financière
spécifique liée à l'utilisation de ces moyens.
Tout achat de matériel lié à un projet est à la charge de l'entreprise. Au cas où il
serait convenu que l'ECAM SE se charge de l'achat, un accord écrit préalable de
l'entreprise sera demandé et les achats lui seront refacturés.
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Département Industrie > Édition : juillet 2015
Guide Projets Recherche et Développement
Pôle entreprise – Juillet 2015
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