Heritage Village Master Unit Owners` Association, Inc

Procès-verbal de l’Assemblée publique du Conseil d’administration
tenue le 19 février 2014, à 19h
au 3355 SE 2nd Terrace, Okeechobee, Fl 34974
1. Ouverture de l’Assemblée et vérification du quorum
Tous les membres du C.A. sont présents, le quorum est donc atteint.
Le Président débute la réunion à 19h en souhaitant la bienvenue à tous les participants.
2. Acceptation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est accepté suite aux ajouts suivants :
7H. Entretien du gazon
7 I: Défibrillateur
Proposé par : Pierrette Régimbald
Appuyé par : Raymond Picard
Adopté :
à l’unanimité
3. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée
Le procès-verbal de l’assemblée du 15 janvier 2014 est adopté tel que rédigé.
Proposé par : Donald Desjardins
Appuyé par : Pierrette Régimbald
Adopté :
à l’unanimité
4. Suivi de la dernière assemblée
Aucun item de l’assemblée du 19 décembre 2013 ne nécessite un suivi particulier.
5. Acceptation des dépenses de janvier 2014
La Trésorière présente son rapport financier. Le montant des dépenses de janvier 2014
s’élève à 33 236.08$. Les dépenses de la petite caisse atteignent 28.27$. Ces dépenses sont
acceptées.
Proposé par : Raymond Picard
Appuyé par : Pierrette Régimbald
Adopté :
à l’unanimité
6. Règlement C. 2.2(4), 2.2(5)
Les règlements relatifs à l’affichage des transactions immobilières et aux ventes de garage,
annoncés antérieurement, sont approuvés par les membres du Conseil d’administration, ceci
relevant de leur responsabilité.
Proposé par : Diane Cyr Pelchat
Secondé par: Donald Desjardins
Adopté :
à l’unanimité
7. Information générale :
A – Enseigne : 441 et la 32e Court :
Le Parc, suite à un avis de Florida Department of Transport (FDOT), disposait d’un délai
de 30 jours pour retirer l’enseigne, à défaut de quoi il s’exposait à une amende de 1000$.
Ce fut fait au coût de 400$. Plusieurs démarches ont été entreprises depuis pour satisfaire
aux exigences du FDOT et obtenir un permis du Comté. La dernière fut d’avoir recours à
un arpenteur.
Les démarches sont entreprises pour renouveler l’enseigne. À ce jour, nous estimons à un
minimum de 6 000$ le coût d’une enseigne fonctionnant à l’énergie solaire et ce, sans
tenir compte d’un éventuel contrat d’entretien. Le budget proposé pour 2014 prévoit une
somme de 12 000$ à ce chapitre.
B - Consultation de Me Levine, avocat spécialisé des « Home Owner’s Ass. »
Le C.A., lors d’une conférence téléphonique avec M. Levine, le 7 février 2014, nous
confirme que le Parc Heritage Village est gouverné sous Home Owners Assocation
(HOA) chapitre 720.
Me Levine recommande notamment d’utiliser les documents officiels enregistrés en
1991. Les règlements (Bylaws) revisés de février 2012 ne sont pas des règlements
officiels, alors les documents ne peuvent pas être utilisés pour gérer le Parc Heritage
Village. Pour gérer le Parc, ainsi que pour faire les amendements, le CA doit suivre les
documents officiels, (DECLARATION & OFFICIAL DOCUMENTS datés de 1991)
classés en filière à Okeechobee County. Il précise que d’enregistrer les nouveaux
règlements pourrait coûter environ 1,500.00$. Le dernier amendement publié est daté de
2007 lors de la fusion des sections RV & Mobile Home.
M. Levine explique qu’il ne doit y avoir aucun lien entre « Les Ambassadeurs » et le C.A.
Ceci est complètement illégal et pourrait entraîner des conséquences extrêmement
fâcheuses. Le groupe, pour être légal, doit détenir un numéro d’enregistrement. Il nous
conseille, par ailleurs, de vérifier notre couverture d’assurance en cas d’accident, lors des
visites guidées.
Le C.A. souhaite donc ne pas s’impliquer plus à fond dans le dossier et fera rapport des
ses démarches auprès de l’Assemblée générale du 20 février 2014.
Le C.A. a également demandé s’il était légal de transmettre la documentation des
réunions électroniquement. L’avocat a répondu qu’il n’y avait aucun problème avec cette
formule.
C - Téléphone durant l’été
Suite à des interrogations, le rapport des appels durant l’été est disponible sur demande
pour des fins de consultation.
D - Ambassadeurs
Il serait indispensable de statuer sur les liens entre les Ambassadeurs et le C.A.
Les Ambassadeurs, selon l’avocat, doivent procéder à un enregistrement formel.
E - Session d’information du 11 mars 2014
Des informations de la Banque TD ainsi que des informations relatives ouragans offertes
par le Comté seront présentées le 11 mars 2014. Quant à la rencontre avec l’Association
canadienne des « snowbirds », celle-ci est reportée en février 2015.
F - Budget du Comité des loisirs
La Directrice des loisirs présente son budget au public.
G - Fermeture de la salle communautaire
La fermeture de la salle sera gérée par le nouveau C.A. Le Directeur de l’entretien
confirme l’entente avec le fournisseur au montant de 934.80$, incluant tout le matériel
pour laver les planchers et les murs. Ce travail sera effectué en septembre. En confiant
cette tâche à un fournisseur externe, les bénévoles en sont libérés et la salle
communautaire peut fermer plus tard à la fin de la saison. On favorise ainsi l’accès à la
salle de billard et aux tables à cartes.
H - Entretien du gazon et arrosage des fleurs
Un budget (2014) de 6,000.00$ est affectée à l’entretien du gazon et à l’arrosage des
fleurs. En 2013, la somme de 7,571.00$ a été déboursée pour l’aménagement paysager.
I - Défibrillateur:
Des infirmiers ont fait des vérifications pour connaître l’efficacité de l’appareil recherché.
Il semble qu’aucune formation n’est nécessaire pour en apprendre le fonctionnement.
Toutefois, il serait prudent de vérifier les lois de la Floride concernant son utilisation par
des non initiés.
Questions du Public
Question : Jacques Lapalme (Lot 19)
Pourquoi voir un avocat en ce qui concerne les règlements?
Réponse : le Président explique que nous avions besoin de savoir la déclaration de
Heritage Village, et lors de cette procédure nous découvrons que les règlements révisés de
février 2012, ne sont pas les Officials Documents, ainsi ceux-ci ne peuvent pas être utilisés
pour gérer le parc. Aussi, tous les amendements doivent être faits sur le Official Document
en respectant les numéros d’articles.
Commentaires : Jacques Lapalme explique que les Ambassadeurs s’impliquent pour faire
la promotion du Parc. Les Ambassadeurs devraient être appuyés par des règles du Parc et
un budget afférent : publicité, services téléphoniques, etc. Ce serait fondamental que le
Parc fasse l’objet d’une publicité spécifique.
Fernand Larose appuie la demande d’aide pour les Ambassadeurs afin de mousser la vente
et la location. Il ajoute, par ailleurs, que la raison pour laquelle nos règlements n’ont
jamais été enregistrés vient du fait que ce sont des lois de régie interne.
Yvan Ouellet suggère que les Ambassadeurs écrivent un texte précisant leur mandat et leur
fonctionnement et que le texte fasse l’objet d’un avis légal formel.
Nicole Vallée suggère que les Ambassadeurs (des bénévoles) sont là pour faire la
promotion et publiciser le Parc. Elle se dit d’accord avec une administration locale et
légale. Elle compare, en ce sens, les fonctionnements des ambassadeurs avec celui du
comité social. Elle affirme que si j’achète un billet pour un souper qui peut financer le
Parc, je suis aussi capable de payer un service pour la vente de ma maison. Les
Ambassadeurs auraient une liste des maisons à vendre. Elle réfute l’argument de l’avocat,
disant que les Ambassadeurs ne constituent pas une entreprise, mais du bénévolat.
Elle demande que le présent C.A. appuie le dossier auprès du nouveau C.A. pour
encourager les Ambassadeurs.
Le Président répond à cette dernière intervention qu’il ne peut pas répondre pour le
prochain C.A. Il ajoute que le C.A. a demandé un document écrit aux Ambassadeurs et
qu’on l’attend toujours.
Question : Yvan Ouellet (Lot 25)
Comment les services à l’accueil gèreront-ils le double des clés des propriétaires?
Réponse : le responsable à l’accueil, Pierre-André Mageau, précise que l’autorisation du
propriétaire sera requise dans tous les cas où une demande de clé sera faite.
L’assemblée est levée à 21h05.
Proposé par : Diane Cyr Pelchat
Secondé par : Donald Desjardins
Adopté :
à l’unanimité
Louise Grenier
Secrétaire générale
Le 19 février 2014