Fiche fonction IGE 27470J Responsable du service scolarité…

Corps : Ingénieur d’Etudes
Nature du concours : interne
Bap J : Gestion et pilotage
Famille professionnelle : Administration et pilotage
Emploi type : Chargé de gestion administrative et d’aide au pilotage – J2C24
N° emploi : 27470J
Localisation du poste : UFR LLSH – Campus universitaire de Jacob-Bellecombette
Route du Sergent Revel – 73000 JACOB-BELLECOMBETTE
Adresse de l’établissement : Université de Savoie – 27 Rue Marcoz – BP 1104 – 73011
Chambéry Cédex
Responsable du service scolarité de l’UFR Lettres, Langues et
Sciences Humaines
Le (la) responsable du service scolarité de l’UFR Lettres, Langues et Sciences Humaines est
placé(e) sous l’autorité du Directeur de composante et du Responsable Administratif. Son
activité s’inscrira avec une large délégation « d’autorité ».
Missions principales
Chef du service de scolarité, il (elle) est à ce titre :
- responsable de l’ensemble des missions et actes relevant du domaine de la scolarité pour une
population d’environ 1 950 étudiants
- chargé(e) de l’encadrement d’une équipe de douze gestionnaires
Il (elle) est la personne ressource de l’équipe de Direction, des Directeurs de département, des
Responsables de filière et des enseignants qu’il (elle) assistera notamment dans la préparation
des dossiers d'habilitation et le suivi de l'offre de formation.
Activités essentielles
Organiser le fonctionnement du service et les relations avec l'ensemble de ses utilisateurs
Animer l’équipe des gestionnaires et coordonner les activités du service
Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants et aux
personnels du service
Contribuer à la professionnalisation des acteurs de la scolarité
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Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de
la réglementation
Assurer le cadrage, la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion
(calendriers, examens, jurys, délivrance des documents aux usagers, salles, stages)
Organiser les permanences d’accueil pour les usagers
Intégrer l'offre de formation par modélisation
Suivre et mettre à jour les structures d’enseignement, les modalités de contrôle des
connaissances
Instruire et préparer les dossiers, suivre l’application des décisions, collecter les informations,
les synthétiser les mettre en forme pour leur exploitation
Préparer les documents d’informations dans le domaine de la scolarité pour le conseil d’UFR
et le Bureau
Elaborer des courriers, notes administratives, comptes rendus de réunion
Utiliser à un niveau d’expertise le logiciel de gestion scolarité Apogée
Former les utilisateurs de la composante
Travailler en collaboration avec les services centraux concernés, participer aux réunions de
travail
Favoriser la circulation de l’information interne et assurer la communication externe auprès
des utilisateurs ou usagers du service
Assurer les relais d’information au sein de la composante.
Assister et conseiller l’équipe de Direction et la représenter à sa demande auprès de ses
interlocuteurs habituels.
Appliquer et faire appliquer les directives, circulaires et instructions, contrôle de légalité sur
les actes de gestion
Assurer la veille réglementaire
Constituer une documentation de référence pour les enseignants et les personnels de scolarité
Participer à la réalisation des indicateurs et à la production des bilans et statistiques
Répondre aux enquêtes
Les activités mentionnées sont susceptibles d’être ajustées en fonction des nécessités de
service.
Compétences requises :
Connaissances pratiques et théoriques
Connaître le statut des EPSCP (organisation, environnement réglementaire et institutionnel)
Posséder une solide culture administrative et juridique
Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité dans le cadre du LMD
Connaissances techniques et méthodologiques
Maîtriser au niveau d’expertise le logiciel de gestion Apogée
Utiliser les méthodes de communication (messagerie, mise à jour site intranet) et les logiciels
bureautiques (word, excel)
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Savoir mettre au point des méthodes et des outils de gestion
Savoir rédiger et mettre en forme des documents
Etre capable d’élaborer des choix, de planifier les actions, d’estimer les besoins
Attitudes et comportements attendus
Aptitudes confirmées à l’encadrement, goût du travail en équipe (animation, conduite des
projets de service), savoir écouter, apaiser les tensions
Savoir prendre des initiatives, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service
Se rendre disponible dans les périodes d’activité intense
Savoir rechercher les informations pertinentes
Etre rigoureux et méthodologique
Savoir résister aux pressions et tensions
Environnement et contexte du travail :
Sous l’autorité du Directeur de composante et du Responsable Administratif, le (la)
Responsable du Service Scolarité exercera ses fonctions au sein de l’UFR Lettres, Langues et
Sciences Humaines sur le domaine universitaire de Jacob-Bellecombette.
Contraintes du poste :
- disponibilité
- contraintes horaires liées aux variations d’activités du service
Contact : Sylvie Mollard – Responsable Administrative ([email protected])
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