Créer une bibliographie dans Word

Créer une bibliographie
dans Word
Jacqueline Frey, [email protected], arobasque
Allez,
je prends le risque... surtout ne pas trop
penser aux conséquences... peut-être vais-je
me mettre à dos certains utilisateurs d’End-Note (à commencer par ma très estimée collègue Anne-Cécile), peut-être que
certains lecteurs vont se moquer, mais qu’importe, la vie est
faite de risques... je décide de me lancer à l’eau... ce qui est
très courageux de ma part en cette saison.
Bon nombre d’utilisateurs de Word ont été confrontés,
à un moment donné, au délicat problème de la création
d’une bibliographie dans leurs longs documents. Cette préoccupation m’ayant été soumise à plusieurs reprises lors de
cours Word, j’ai finalement imaginé une solution qui, sans
remplacer les très performantes fonctionnalités d’End-Note,
peut venir au secours des utilisateurs ne possédant pas ce
dernier logiciel.
Cette solution, un peu bricolée, je l’avoue, permet toutefois de résoudre les 3 problèmes suivants:
1. Le stockage, la récupération et la mise à jour des données
récoltées sur les ouvrages ou sur les sites Internet consultés.
2. La mise en forme rapide et précise de ces données (auteur
en majuscule, titre en souligné, ponctuation entre chacune des informations, etc.)
3. Le fait que certaines données ne sont pas toujours
connues ou sont facultatives (par exemple la date de mise
à jour d’un site ou l’indication d’un sous-titre pour un
ouvrage).
Il existe dans le volet Fusion et publipostage une option
qui m’a toujours un peu intriguée. Il s’agit de l’option Répertoire. Lorsqu’on active ce choix, Word indique sans trop
d’enthousiasme: créez un document unique contenant un
catalogue ou une liste d’adresses... Vous me voyez venir ?
Et pourquoi pas une bibliographie ?
Destinée aux intrépides lecteurs du flash informatique,
voici donc, étape par étape, la création d’une bibliographie
à l’aide de la fonction fusion et publipostage:
z Complétez ce document au fur et à mesure de vos recherches sans vous préoccuper de la mise en forme des
caractères ou de la ponctuation.
z Sauvegardez ce fichier de données, par exemple bibliographie.xls.
Création du document principal de
fusion
z
z
z
z
z
z
Ce document Word va contenir:
w les champs de fusion (Auteur, Titre, ...)
w la mise en forme des données (gras, souligné, majuscule, etc.)
w les signes de ponctuation conditionnels
Créez un nouveau document dans Word.
Ouvrez le menu Outils > Lettres et publipostage >
Fusion et publipostage, dans le même menu demandez
d’afficher la barre d’outils Fusion et publipostage.
Dans le volet ainsi obtenu, choisissez l’option Répertoire
et cliquez sur Suivante.
Choisissez ensuite l’option Utiliser le document actuel
et cliquez sur Suivante.
Sélectionnez Utilisation d’une liste existante et cliquez
sur Parcourir pour indiquer où se trouve le fichier de
données par exemple bibliographie.xls puis cliquez sur
Suivante.
A l’aide du lien Autres éléments, insérez tous les champs
de fusion proposés dans la boîte de dialogue les uns après
les autres, sans vous soucier ni de la ponctuation ni des
espaces entre les mots.
Création du fichier de données
Ce fichier de données peut être réalisé sous forme de
tableau Word ou Excel, selon vos préférences.
z Dans Word ou Excel, créez tout d’abord un tableau
contenant autant de colonnes que vous souhaitez stocker
de données, par exemple: Auteur, Titre, Sous-titre, Lieu,
Editeur, Année d’édition, Nombre de pages et pour une
sitographie Date de mise à jour du site, Page visitée à telle
date, etc.) comme dans l’illustration ci-dessous.
z Une fois tous les champs insérés, faites un ou deux sauts
de paragraphe après le dernier champ (selon l’espacement
FI 2 – 28 février 2006 – page 17
Créer une bibliographie dans Word
que vous souhaitez obtenir entre les enregistrements de
votre bibliographie)
Mise en forme du document
principal
Il convient maintenant d’améliorer l’apparence de notre
future bibliographie. Les étapes qui vont suivre vont garantir
que les données de même nature auront la même apparence
dans la bibliographie.
z Par exemple, pour que tous les noms d’auteurs soient en
majuscule, sélectionnez le champ «Auteur» en prenant
soin de sélectionner les guillemets.
z Allez ensuite dans Format > Police et cochez l’option
Majuscules.
z Sélectionnez ensuite le champ «Titre» (toujours avec les
guillemets) et soulignez-le.
z Faites de même pour tous les champs pour lesquels vous
souhaitez une mise en forme, par exemple:
Insérer une ponctuation
conditionnelle
Nous l’avons vu plus haut, il est possible que certaines
informations de la bibliographie soient manquantes. Il ne
devrait donc pas y avoir deux virgules qui se suivent ou des
espaces blancs disgracieux entre les données, par exemple:
PARMENTIER CHRISTOPHE, L’essentiel de la formation, , Paris, ,2003,
Afin de remédier à ce petit problème, nous allons insérer
une condition entre nos champs de fusion. Cette condition
SI, ALORS, SINON va nous permettre d’insérer des virgules ou tout autre caractère de ponctuation uniquement si le
champ qui précède est non vide...
z Placez-vous juste après le champ «Auteur»; votre curseur
doit se situer entre les champs «Auteur» et «Titre».
z Cliquez sur le bouton Insérer un mot clé t et choisissez
le mot-clé Si...Alors...Sinon... z Dans la boîte de dialogue, faites les choix suivants:
z Autrement dit, si le champ «Auteur» n’est pas vide, il faut
que Word insère une virgule suivie d’un espace blanc,
sinon (si le champ est vide), Word ne doit rien insérer.
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z Répétez la même opération (laborieux, mais payant...)
pour tous les champs.
z Prévisualisez à l’étape 5 du volet Fusion et publipostage
le résultat du 1er enregistrement.
z Retournez, si nécessaire, à l’étape 4 pour apporter des
corrections.
z Sauvegardez évidemment ce fichier, car il vous sera
utile tout au long de votre travail de rédaction, puisqu’il
permettra de mettre à jour votre bibliographie en deux
temps trois mouvements...
z A l’étape 6 de la fusion (la dernière étape), choisissez de
fusionner dans un nouveau document.
z Un nouveau document s’ouvre et votre bibliographie
apparaît, il ne vous reste plus qu’à effectuer un copiercoller dans le document de votre choix.
Mettre à jour la bibliographie
Lorsque, durant la rédaction de votre long document,
vous souhaiterez mettre à jour votre bibliographie, vous
devrez simplement:
z compléter le fichier de données (le tableau Word ou
Excel);
z puis ouvrir le document principal qui contient les champs
de fusion et exécuter la fusion (étape 6 du volet).
Cette méthode peut paraître assez laborieuse – je vous
l’accorde –, mais étant donné que tous les paramètres ont
été enregistrés dans le document principal, la mise à jour
(contenu et mise en forme) de votre bibliographie s’effectuera
rapidement.
Si les tables des matières, les insertions de légendes, les
index vous font des misères, n’hésitez pas à vous inscrire au
tout nouveau cours Word gestion des longs documents
proposés par le DIT dès le mois de mars.
A bientôt. n