CR Roquefavour du 05/03/2016

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Compte Rendu de la réunion du 05/03/16
Présents :
Claude Coste, Valérie Carvin, Jacques Pez, Christian Arnaud, Valérie Bechadergue, Elisabeth
Croce, Dominique Tiziani, Véronique Dubois, Philippe Duez, Joëlle Gauchet, Jean-Paul Charry,
Virginie Mitrano, Vera Van Den Berghe, Benoît Néraudeau.
Excusés :
Bernard Charpentier, Didier Ave.
ORDRE DU JOUR
-
Le règlement de la manifestation.
Les bénévoles (première approche) : les besoins, la ressource, les CCF…
Liste du matériel à réserver à la mairie.
Le parcours de la Walkfavour.
Revue des commissions.
Le règlement de la manifestation
Correction à faire sur le règlement 2016 :
Rajouter sur - temps limite : 2 heures après leur départ.
Corriger l’heure de fermeture des inscriptions KMS qui n’est pas a 12 h mais 15 h.
Corrections à faire sur le bulletin d’inscription :
Remplacer coureurs par participants car cela implique les coureurs et les marcheurs.
Vérifier sur le n° de carte KMS est toujours d’actualité et le challenge du pays d’Aix existe
toujours. (Après vérification sur internet le challenge pays d’Aix existe tj)
Les bénévoles (première approche) : les besoins, la ressource, les CCF…
Un rendez vous doit être prit avec le CCF et Bernard Lelu, afin de connaître le nombre de
bénévoles CCFF disponibles avoir leurs coordonnées, n° de permis, confirmer la voiture et bien
cadrer leur position et rôle.
* L’ouverture de la Roquefavour
En colline en 4x4  Jacques P
Dans le village en moto  Paul A
Extérieur – bas - du village  véhicule CCFF
* La fermeture de la Roquefavour et de la Walkfavour
 Véhicule CCFF
* Ouverture de la Roquefavourette
 Michel Passe ou Bertrand Morel
* Fermeture de la Roquefavourette
VTT  Gérard Croce
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- Définition du nombre nécessaire de bénévoles par commission :
Commission
Parking
Inscription
Cadeau
Ravitaillement 1
Ravitaillement 2
Parcours
Préparation buffet
Buffet
Arrivée scan
Podium
Coupe
Photos
Actuel
8
?
3
1 (+ 4 enfants)
3(+ 4 enfants)
?
?
?
?
1
1
1
besoin
9
22
3
2 (+ 4 enfants)
2 (+ 4 enfants)
30
9
12
6
3
3
1
Il y a besoin de bénévoles ayant leur brevet de secouriste au niveau des ravitaillements.
Elisabeth C et Dominique T l’ayant, ils seront placés au niveau du ravitaillement 1 pour Elisabeth
et du n° 2 pour Dominique.
Un PM sera placé sur le parcours de la marche au niveau de la traverse de la route du plateau au
chemin.
Besoin de mettre en place un bénévole pour l’arrivée des marcheurs sur le stade afin de vérifier
que les bâtons soit portés (plus création d’une affiche : pas de bâtons sur la piste)
Liste du matériel à réserver à la mairie.
Parking :
15 barrières métalliques
Inscription :
17 tables, 20 chaises, 6 grilles et 2 panneaux pleins
Parcours :
Rubalises
12 bombes de marquage
Ravitaillements :
3 tables par ravitaillement - 6 tables
Lot participants :
3 tables
Podium :
3 tables
Buffet :
10 tables et 6 chaises pour la préparation
Stade :
15 poteaux enrouleurs (pour les couloirs d’arrivées), 4 panneaux pleins pour affichage des
résultats.
Echauffement avant course :
1 estrade
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Le parcours de la Walkfavour.
Il n’y a pas d’ouvreur pour la Walkfavour mais un marquage de couleur (a définir) et signaleur.
Claude a envoyer un courrier, semaine 8, aux propriétaires des parcelles qui se trouve après la
descente du plateau, afin d’avoir l’autorisation de passage pour la Walkfavour. A ce jour il manque
une réponse.
S’il s’avère que la réponse est négative il faudra changer le parcours et faire passer les
marcheurs par la route.
Dominique se charge d’avoir la liste d’UFOLEP afin de faire connaître la Walkfavour.
Il faut aussi en faire la publicité au niveau des Club de Rognac et Velaux.
Revue des commissions.
Podium : décision à prendre lors de la prochaine réunion si on garde le principe de coupe.
Arrivée / départ : Maxence n’étant plus sur Ventabren voir s’il est toujours disponible pour
l’échauffement, dans le cas contraire il faut trouver une autre personne.
Vera se charge de prendre contact avec des écoles d’ostéopathe pour l’arrivée.
Communication : les journaux sont prévenus
Gestion administrative et sécurité : les courriers pour la mairie sont faits ainsi que la demande
de pompiers et médecin urgentiste.
PROCHAINES DATES DE REUNION :
Le samedi 05 mars 2016 à 10 h 30 salle Jean Bourde
Le samedi 02 avril 2016 à 10 h 30 salle Jean Bourde
Le jeudi 12 mai 2016 de 18 h à 20 h salle Jean Bourde
L’ordre du jour des réunions sera défini ultérieurement