Dossier Prefectoral - comité départemental de cyclisme de Haute

DOSSIER PREFECTORAL
Une fois inscrite au calendrier de la FFC, une épreuve cycliste ne pourra être organisée
qu'après avoir reçu une autorisation préfectorale d'où le dossier préfectoral. Elle doit
également faire l'objet d'une déclaration à la Fédération, c'est le dossier fédéral.
Le dossier préfectoral doit être composé des pièces suivantes :
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Imprimé CERFA 13391*02 '' Demande d' Autorisation pour l'organisation d'un
événement sur une voie ouverte à la circulation publique, un circuit, un terrain ou un
parcours '' ( document téléchargeable sur le site du comité Haute Savoie :
www.cyclisme-haute-savoie.com rubrique organisations de courses ). N'oubliez pas
de mettre les coordonnées complètes de l'organisateur.
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Imprimé '' Demande d'autorisation préfectorale '' ( téléchargeable sur ce site ou
www.ffc-rhonealpes.com rubrique documents téléchargeables puis imprimé pour
préfectures tout comme le '' détail organisation '' ci-après)
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Le '' Détail d'organisation '' reprenant la nature des voies empruntées, le numéro
des routes nationales, départementales, communales, les communes traversées, les
horaires et le kilométrage. Une mention claire sera portée si l'organisateur demande
ou non des coupures de circulation sur les routes empruntées.
− Un plan lisible à l'échelle 1/25 000 matérialisant en couleur le circuit emprunté
− Attestation d'assurance ( fournie par le comité Rhône Alpes FFC à réception du
dossier fédéral )
− Liste des signaleurs majeurs et titulaires du permis de conduire ( mettre les numéros
de permis ) . Leur emplacement et leur nombre doit être matérialisé sur le parcours.
− Moyens de secours mis en place : joindre convention signée avec une ou plusieurs
associations de secourisme agréée(s) sécurité civile ( pour les circuits de moins de
10kms, il n'y a pas obligation d'avoir un véhicule spécialisé ).
− Attestation du médecin ( pour les circuits de moins de 10 kilomètres, pas nécessité
d'avoir un médecin sur l'épreuve. Pour les circuits de plus de 10 kilomètres, le
médecin n'a pas obligation d'être présent sur l'épreuve mais doit être joignable à
tout instant. Pour les épreuves en ligne ou ville à ville, le médecin doit être présent ).
− Le règlement de l'épreuve ( pour les épreuves ouvertes aux non-licenciés tels
cyclosportives, grimpées, tests, gentlemen, VTT ) ( sur ce règlement, il doit être
précisé que chaque concurrent doit obligatoirement être assuré en responsabilité
accident ).
Le dossier préfectoral est obligatoire à partir du moment où le parcours de l'épreuve
emprunte une partie goudronnée ( même si ce n'est qu'une traversée de route ).
Si le parcours de l'épreuve n'emprunte aucune partie goudronnée, il faut néanmoins :
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aviser le ou les maires(s) des communes concernées et avoir leur accord
aviser la police municipale et la Gendarmerie Nationale
avoir l'accord des propriétaires terriens
avoir l'accord de l'ONF ( Office National des Forêts )
mettre les moyens de secours nécessaires
faire le dossier FFC pour obtenir l'attestation d'assurance responsabilité civile
organisateur.
Si le parcours de l'épreuve traverse une réserve naturelle, il est recommandé de prendre
contact avec le gestionnaire de cette réserve naturelle, le plus en amont possible, afin de
choisir un tracé impactant le moins possible le milieu naturel.
Enfin les épreuves qui traverseront un site Natura 2000 seront susceptibles de devoir
faire l'objet d'une évaluation des incidences Natura 2000 ( voir décret 2010-365 du 9
avril 2010 relatif à l'évaluation des incidences Natura 2000, en particulier les article 1erI-alinéas numérotés 22 à 26 ). Pour info, en Haute Savoie, il y a 35 sites Natura 2000.
TRANSMISSION DU DOSSIER PREFECTORAL :
Délais de transmission :
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si l'épreuve touche deux ou plusieurs préfectures, ce dossier doit être adressé à la
préfecture du lieu de départ et au plus tard 3 mois avant la date de l'épreuve
si l'épreuve ne touche qu'une sous-préfecture, ce dossier doit être transmis à la souspréfecture concernée au plus tard six semaines avant la date de l'épreuve
si l'épreuve touche deux ou plusieurs sous-préfectures du département, le dossier
doit être adressé à la préfecture sept semaines avant la date de l'épreuve.
Respecter impérativement ces délais et suivez votre dossier en prenant contact
avec votre interlocuteur(trice ) en Préfecture ( ou sous-préfecture ).
Adresse postale de la Préfecture Annecy : Direction du Cabinet, de la sécurité intérieure
et prévention de la délinquance – Section Polices Administratives Spéciales – Rue du
30ème Régiment d'Infanterie – BP 2332 – 74034 Annecy Cédex
Moyens de transmission :
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soit par CD à la Préfecture ( adresse ci-dessus ) ou sous-Préfecture
soit par messagerie au Bureau de l'Organisation Administrative ( BOA ) de la
Préfecture à l'adresse suivante :
pré[email protected]
La demande sera mise en pièces jointes du message d'envoi. Indiquer en objet le sujet de
la demande ( exemple : '' manifestation sportive '' ) et dans le texte du message, la
nature de la demande ( exemple : '' demande d'autorisation de manifestation sportive
avec date, lieu, dénomination '').
L'envoi du dossier par messagerie peut se faire en un ou plusieurs messages
électroniques ( les fichiers devront être d'une taille maximale de 10Mo )
Si le dossier comporte des cartes ( par exemple des itinéraires ), il faudra envoyer des
fichiers en format JPEG ou PDF exclusivement, et impérativement en couleurs.
Une version papier ( et une seule ) du dossier complet, signé, sera adressée par voie
postale à la Préfecture ou sous-Préfecture.
La décision sera adressée par voie postale et par messagerie à l'adresse indiquée dans le
dossier