le courrier electronique

BIEN VIVRE A SAINT ALBAN LEYSSE
LE COURRIER ELECTRONIQUE
AVEC UN LOGICIEL DE MESSAGERIE
Utilisation d'un logiciel de messagerie
Le principe du courrier électronique peut se représenter par le schéma ci-dessous :
Serveur de
l'opérateur du
destinataire
Serveur de
l'opérateur de
l'expéditeur
Ordinateur
du destinataire
Ordinateur
de l'expéditeur
Les différences entre la gestion du courrier en ligne et la gestion par un logiciel de messagerie peuvent
être résumées de la manière suivante :
Messagerie en ligne
Utilisation d'un logiciel de messagerie
Il faut être connecté en permanence à Internet pour La connexion n'est nécessaire que pour la réception
toutes les opérations concernant ses messages.
et l'envoi des messages.
Les messages sont "vus" par l'ordinateur de Les messages, une fois reçus, restent dans
l'utilisateur mais disparaissent à l'extinction de l'ordinateur de l'utilisateur et peuvent être consultés
l'ordinateur.
hors connexion.
On gère sa messagerie en ligne depuis n'importe Pour utiliser le logiciel de messagerie d'un autre
quel ordinateur dans le monde de la même façon. ordinateur il faut d'abord le configurer en créant un
Tout reste en effet sur le serveur de messagerie.
"compte".
On peut choisir de télécharger ou non les "pièces Les "pièces jointes" entrent dans l'ordinateur en
jointes"(qui sont les principales sources de virus). même temps que les messages.
Les différentes phases de l'envoi d'un message avec utilisation de logiciels de messagerie sont les
suivantes :
•L'expéditeur rédige un message sur son ordinateur en utilisant son "logiciel de messagerie", hors
connexion.
•Il se connecte ensuite à Internet via son "fournisseur d'accès" et expédie le message.
•Ce message est reçu par le "serveur de messagerie" de l'opérateur (souvent le fournisseur d'accès) de
l'expéditeur.
•Il est transmis au serveur de messagerie de l'opérateur du destinataire, qui le stocke.
•Lorsque le destinataire se connecte à son fournisseur d'accès, il reçoit le message.
•Il peut ensuite le lire, le classer ou préparer sa réponse en utilisant son logiciel de messagerie, hors
connexion.
Les logiciels de messagerie
Un logiciel de messagerie est nécessaire pour exécuter les opérations concernant les messages en restant
hors connexion : rédaction - classement - préparation des réponses - gestion du carnet d'adresses. Il
permet également, après connexion auprès du fournisseur d'accès, d'envoyer et recevoir les messages. Les
principaux logiciels sont : Outlook Express, Foxmail, Eudora et Netscape Messenger. Le fournisseur
d'accès AOL fournit un logiciel de messagerie spécifique à ses abonnés.
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Outlook Express
C'est le logiciel de messagerie le plus répandu puisqu'il est fourni avec les versions de Windows
postérieures à Windows 98. Et beaucoup de Mac possèdent également ce logiciel fourni avec le
navigateur Internet Explorer. C'est un produit Microsoft dont l'organisation est comparable à celle d'autres
logiciels de la même société. A son ouverture on obtient la fenêtre ci-dessous :
Ecrire un message
En cliquant sur l'icône "créer un message" située à gauche de la barre d'outils une fenêtre permettant la
création d'un nouveau message apparaît :
Le nom de l'expéditeur est fourni par le logiciel qui a dû être configuré lors de sa première utilisation.
Il faut écrire le nom du destinataire (ou aller le chercher dans le carnet d'adresses, ce qui sera expliqué un
peu plus tard).
Sur le réseau intranet de l'école le serveur de messagerie est implanté sur l'ordinateur "serveur_bvsa".
Toutes les adresses des ordinateurs de la salle seront donc de la forme : "bienvivreX@serveur_bvsa"
X étant le numéro du poste de travail.
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Il est possible d'envoyer le même message à plusieurs correspondants. Il faut alors mettre leurs adresses
respectives en les séparant par des virgules ou points-virgules. On peut en envoyer copie à des
destinataires dont on écrit l'adresse dans la fenêtre précédée de "Cc". Les destinataires inscrits dans la 3ème
fenêtre précédée de "Cci" recevront également une copie mais sans figurer sur la liste des autres
destinataires.
Le texte du message s'écrit dans la fenêtre principale. La barre d'outils de mise en forme située juste au
dessus permet de mettre certains mots en caractères gras (G), en italique (I) ou de les souligner (S). Il est
également possible de changer la police de caractères et ses dimensions.
Envoyer un message
Lorsqu'on clique sur l'icône "envoyer" de la barre d'outils standard le message est stocké dans le dossier
"Boîte d'envoi". Il reste dans ce dossier si l'ordinateur de l'expéditeur n'est pas connecté à Internet. Un (1)
en bleu apparaît à droite du nom du dossier "Boîte d'envoi". Ce qui indique qu'il y a un message dans le
dossier.
Pour envoyer réellement le message il faut se connecter au serveur de messagerie en cliquant l'icône
"Envoyer/Recevoir" de la barre d'outils standard. Cela commande la demande de connexion au
fournisseur d'accès. Une fenêtre indique alors que le message est en cours d'envoi. S'il y a sur le serveur
des messages à destination de l'expéditeur, ils sont alors reçus. Après ces opérations, la connexion avec le
fournisseur d'accès peut être fermée. Si l'ordinateur est connecté en permanence à Internet (ce qui est le
cas à l'école), le message ne fait que passer dans la Boîte d'envoi puis il est expédié automatiquement.
Une copie du message est alors conservée dans le dossier "Éléments envoyés". Il est utile de vérifier que
la copie du message que l'on vient d'envoyer figure bien dans le dossier "Éléments envoyés".
Recevoir ses messages
Comme cela a été indiqué précédemment, lorsqu'on clique sur l'icône "Envoyer/Recevoir" cela entraîne
la demande de connexion au fournisseur d'accès et la réception des éventuels messages en attente. Ils sont
stockés dans le dossier "Boîte de réception". Un chiffre en bleu entre parenthèses, à droite du nom du
dossier, indique le nombre de messages reçus. Lorsqu'on clique sur "Boîte de réception", la liste des
messages reçus et non lus apparaît dans la fenêtre du haut. Lorsqu'un des messages est sélectionné, son
contenu s'inscrit dans la fenêtre inférieure. Au bout de 5 secondes (à moins qu'on ait configuré
différemment le logiciel) le nombre de messages considérés comme non lus diminue d'une unité.
Classer ses messages
Avant de classer ses messages, il faut préalablement créer des dossiers dont les noms caractériseront le
type des messages que l'on veut y conserver. Pour cela on sélectionne "Dossiers locaux" et on choisit
dans le menu "Fichier" de la barre des menus "Nouveau" puis "Dossier". Une fenêtre invite alors à
choisir un nom pour le dossier créé.
Pour classer le message, il suffit ensuite de cliquer avec le bouton gauche de la souris sur le message puis,
en maintenant le bouton gauche appuyé, de faire glisser la souris jusqu'au dossier choisi.
Il est également possible de créer des sous-dossiers d'un dossier donné. Il faut alors sélectionner le dossier
à subdiviser avant de créer le sous-dossier par l'intermédiaire du menu "Fichier" comme indiqué plus
haut.
Répondre à un message
Lorsqu'un message est sélectionné les fonctions "Répondre", "Répondre à…" deviennent disponibles (les
icônes correspondantes passent du gris clair au noir).
Lorsqu'on clique sur l'icône "Répondre" (la 2ème à partir de la gauche dans la barre d'outils standard) une
fenêtre permettant d'écrire sa réponse apparaît. Le nom du destinataire s'inscrit automatiquement ainsi que
l'objet (Re : "objet du message auquel on répond").
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Il suffit alors d'écrire sa réponse dans la fenêtre prévue à cet effet et d'envoyer le message. Cette
procédure évite les erreurs de transcription de l'adresse du destinataire.
Lorsqu'on clique sur l'icône "Répondre à…" (la 3ème à partir de la gauche dans la barre d'outils standard)
on répond à l'ensemble des destinataires du message. Cela n'est évidemment opérationnel que lorsque le
message auquel on répond à plusieurs destinataires.
Transférer un message
Pour transférer (c'est à dire faire suivre) un message à un autre destinataire, il faut cliquer sur l'icône
"Transférer" et indiquer l'adresse de ce destinataire. Dans la fenêtre objet s'inscrit Fw : "objet du
message que l'on transfère". Il est utile d'ajouter un commentaire à l'envoi dans la fenêtre dans laquelle
figure le message que l'on transfère.
Joindre un fichier à un message
Il est intéressant de pouvoir envoyer un fichier présent dans son ordinateur à un correspondant. Mais alors
que le contenu du message sera, en principe, toujours reçu convenablement par l'ordinateur du
destinataire, le fichier joint ne sera lisible que si le destinataire possède un logiciel susceptible de lire le
fichier joint. Ainsi si le fichier que l'on veut joindre a été fait avec le traitement de texte Word 2000, il ne
sera lu convenablement par le destinataire que s'il possède Word 2000 ou une version plus récente de
Word. De même un fichier "photos" ne sera vu par le destinataire que s'il possède un logiciel susceptible
de lire le format de l'image. Par contre une photo en format ".jpg" apparaît directement sous le message.
Pour joindre un fichier à un message, il faut cliquer sur l'icône "joindre" représentant un trombone et
située à droite de la barre d'outils standard.
Une fenêtre analogue à celle obtenue lorsqu'on veut ouvrir un document apparaît. Il faut alors retrouver le
fichier que l'on veut joindre dans le dossier où il a été rangé et cliquer sur "joindre".
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