Mappage de variables à des propriétés de fichier

Variables
Mappage de variables à des propriétés de fichier
Les étapes générales pour mapper des variables aux propriétés de fichier sont identiques.
Pour mapper des variables aux propriétés de fichier:
1. Créer la variable:
a) A l'aide du bouton droit de la souris, cliquez sur Variable et sur Nouvelle variable.
b) Saisissez un Nom de variable.
c) Cliquez sur Nouvel attribut.
d) Sous Attribut sélectionné, sélectionnez un Nom de bloc.
e) Tapez un Nom d'attribut.
f) Saisissez également les extensions de fichier qui utiliseront ce mappage de
variables, séparées par des virgules.
g) Cliquez sur OK.
2. Associer la variable à une commande sur la carte de données:
a) Double-cliquez sur Cartes.
b) Dans l'éditeur de cartes, ouvrez la carte de données.
c) Ajoutez une commande à la carte.
d) Dans le volet des propriétés de la commande, sélectionnez le Nom de variable
que vous avez créé à la première étape.
e) Définissez d'autres propriétés pour la commande.
f) Enregistrez la carte et fermez l'éditeur de cartes.
Lorsque la valeur de la variable est mise à jour dans la carte de données du fichier, la
valeur de la propriété mappée est mise à jour dans le fichier sans que l'utilisateur ne soit
obligé de l'ouvrir et de l'enregistrer à nouveau.
Mappage de variables - Fichiers Microsoft Office
Les variables peuvent être mappées à la fois à des propriétés prédéfinies (telles que le
titre et l'objet, etc.) et à des propriétés au nom personnalisé présentes dans la plupart
des types de fichiers Office.
Exemples de mappages de variables de Microsoft Office:
• Affichage du résumé d'informations à la page 453
• Ajout de propriétés personnalisées aux documents à la page 454
• Ajout d'une macro de rafraîchissement à la page 455
Différences entre Microsoft Office 2003 et Microsoft Office 2007
Avec Microsoft Office 2007, Microsoft a modifié la façon dont les propriétés sont stockées,
et, dans certains cas, changé leurs noms.
La suite de produits Microsoft Office 2007 est dotée de formats de fichiers basés sur XML.
habituellement signalés par l'addition de la lettre x à l'extension de fichiers. Par exemple,
les documents que les versions précédentes de Word stockaient dans un fichier binaire
.doc sont maintenant stockés dans un fichier .docx. Les propriétés de fichiers des
documents se trouvent maintenant dans des éléments XML.
Certains des noms d'éléments sont différents des anciens noms de propriétés. Il en résulte
que les propriétés qui étaient transférées en utilisant les fichiers .doc peuvent ne pas
être transférées quand le même document est transféré en tant que fichier .docx.
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Variables
Les propriétés qui suivent les conventions Office 2003 (.doc) ne conviennent pas toujours
au fichiers plus récents (.docx) basés sur XML dans Office 2007.
Dans la plupart des cas, les propriétés sont évidentes et peuvent facilement être mappées;
il peut cependant se révéler nécessaire de définir des mappages différents pour les
attributs .doc et .docx pour continuer à utiliser la même carte de données.
Microsoft Office 2007
Extensions communes
DOCX, DOT, MPPX, PPTX, PUB, VSD, XLSX, XPS
Mappages des propriétés
Nom du bloc
Nom d'attribut
Résumé
title, subject, creator, keywords, description, Template, lastModifiedby,
revision, TotalTime, lastPrinted, created, modified, Pages, Words,
Characters, Application, DocSecurity
DocSummary
category, PresentationFormat, Lines, paragraphs, Slides, Notes,
HiddenSlides, MMClips, ScaleCrop, Manager, Company, LinksUpToDate
CustomProperty Les noms d'attribut sont définis de manière personnalisée.
Microsoft Office 2003
Extensions communes
DOC, DOT, MPP, PPT, PUB, VSD, XLS, XPS
Mappages des propriétés
Nom du bloc
Nom d'attribut
Résumé
Title, Subject, Author, Keywords, Comments, Template, Last Saved
By, Revision Number, Total Editing Time, Last Printed, Created, Last
Saved, Page Count, Word Count, Char Count, Application Name,
Security.
DocSummary
Category, Presentation Target, Bytes, Lines, Paragraphs, Slides, Notes,
Hidden Slides, MMClips, ScaleCrop, HeadingPairs, TitlesofParts,
Manager, Company, Links Dirty.
CustomProperty Les noms d'attribut sont définis de manière personnalisée.
Affichage du résumé d'informations
En mappant des variables à la section résumé d'un fichier Office, vous pouvez en afficher
les caractéristiques dans la carte de données de fichier Enterprise PDM.
Cette procédure utilise les mappages de propriétés de Microsoft Office 2007.
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Variables
Pour mapper une variable afin qu'elle affiche le résumé d'informations:
1. Créez une variable appelée Page Count (Nombre de pages).
2. Cliquez sur Nouvel attribut.
3. Sous Attribut sélectionné:
a) Comme Nom de bloc, sélectionnez DocSummary.
b) Comme Nom d'attribut, tapez Pages.
c) Saisissez également les extensions de fichier qui utiliseront ce mappage de
variables, séparées par des virgules.
Par exemple, docx, xlsx, pptx, pub.
4. Cliquez sur OK.
5. Dans l'éditeur de cartes, ouvrez la carte de données de fichier Carte Office.
6. Ajoutez une boîte d'édition avec les propriétés suivantes:
a) Comme Nom de variable, sélectionnez la nouvelle variable Page Count.
b) Sous Indicateurs, sélectionnez Lecture seule.
Le nombre de pages est lu à partir du fichier. Il ne pourra ainsi pas être mis à jour
manuellement.
7. Enregistrez la carte et fermez l'éditeur de cartes.
Lorsqu'un utilisateur ajoute un document .docx, .xlsx, .pptx ou .pub au coffre-fort, le
nombre de pages est lu à partir des propriétés du document et affiché dans la carte de
données de fichier de celui-ci.
Ajout de propriétés personnalisées aux documents
En mappant des variables à la section propriétés personnalisées des fichiers Office, vous
pouvez choisir d'afficher dans le document les informations saisies dans la carte de
données de fichier.
Pour ajouter une propriété personnalisée à un document:
1. Créez une variable appelée Project ID (ID de projet).
2. Cliquez sur Nouvel attribut.
3. Sous Attribut sélectionné:
a) Comme Nom de bloc, sélectionnez CustomProperty (PropriétéPersonnalisée).
b) Comme Nom d'attribut, tapez Project ID.
c) Saisissez également les extensions de fichier qui utiliseront ce mappage de
variables, séparées par des virgules.
4.
5.
6.
7.
Cliquez sur OK.
Double-cliquez sur Cartes.
Dans l'éditeur de cartes, ouvrez la carte de données de fichier Carte Office.
Ajoutez une boîte d'édition et sélectionnez la nouvelle variable Project ID (ID de
projet) en tant que Nom de variable.
8. Enregistrez la carte et fermez l'éditeur de cartes.
9. Créez un nouveau document Microsoft Word dans le coffre-fort et saisissez les données
dans la case de texte Project ID.
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Variables
10. Ouvrez le document et cliquez sur Fichier > Propriétés.
Ouvrez l'onglet Personnalisé, la liste Propriétés affiche la nouvelle propriété Project
ID.
11. Pour utiliser les informations des propriétés de document dans le corps ou l'en-tête
du document, insérez un champ lié à la valeur de la propriété:
a) Placez le curseur à l'endroit où vous voulez afficher la valeur et sélectionnez Insérer
> Champ.
b) Localisez le champ DocProperty (PropriétésDoc) et sélectionnez la propriété
personnalisée Project ID.
La valeur apparaît automatiquement sous forme de champ dans le document.
Si vous mettez à jour la valeur dans la carte de données de fichier, vous devez
rafraîchir le contenu de la page dans Word (Ctrl+A) pour afficher les informations
de champ mises à jour. Vous pouvez aussi créer une macro pour rafraîchir les
données automatiquement. Voir Ajout d'une macro de rafraîchissement à la
page 455.
Ajout d'une macro de rafraîchissement
Au lieu de mettre à jour manuellement les champs liés à une variable personnalisée, vous
pouvez créer une macro pour que la mise à jour se fasse automatiquement à l'ouverture
d'un document.
Sans la macro, si vous mettez à jour la valeur des champs liés en éditant la carte de
données de fichier, les valeurs ne sont pas automatiquement mises à jour à l'ouverture
du document. Pour mettre à jour les champs, vous devez les sélectionner et les rafraîchir
en appuyant sur la touche F9.
Pour ajouter une macro de rafraîchissement:
1. Démarrez Microsoft Word.
2. Sélectionnez Outils > Macro > Macro, ou appuyez sur Alt + F8.
3. Dans le champ Nom de la macro, saisissez AutoOpen (Ouverture automatique) et
cliquez sur Créer.
4. Dans la fenêtre de code, insérez le code de macro suivant entre Sub AutoOpen() et
End Sub:
Dim aStory As Range Dim aField As Field For Each aStory In
ActiveDocument.StoryRanges For Each aField In aStory.Fields aField.Update
Next aField Next aStory
5. Enregistrez et fermez la fenêtre de code.
La prochaine fois que vous ouvrirez un document avec des champs liés à des variables
de Enterprise PDM, ces champs seront automatiquement mis à jour.
Lorsque les champs sont mis à jour, le document est modifié et Word demande lors
de la fermeture du document si les nouveaux changements doivent être enregistrés.
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