WebRéunion gestion des réservations de salles de réunion

WebRéunion gestion des réservations de salles de réunion
15, rue d’Estrées - 75007 Paris - 01 40 56 36 31
L’application WebRéunion est destinée à la gestion des réservations de salles de réunion.
Une fois installée sur un poste serveur et publiée sur le réseau, elle donnera accès aux
planifications des salles à toutes les personnes ayant reçu les autorisations.
L’accès à la base de données pourra se faire selon deux modes distincts :
- le mode saisie ou consultation (interface Web, accessible par tous les utilisateurs du
réseau munis des autorisations, au travers d’un navigateur internet);
- le mode administration accessible sur le serveur ou par connexion au serveur en
architecture client-serveur.
Si certaines fonctionnalités spécifiques manquent dans la version standard, votre demande
peut faire l’objet d’un développement spécifique à votre entreprise, consultez-nous :
http://www.topics.fr/ pour obtenir des informations, ou écrivez-nous : [email protected]
Installation simple : elle peut être réalisée par vos soins sur votre réseau simplement en
copiant les dossiers et fichiers nécessaires du cd vers votre serveur, Mac ou PC. Il n’y a pas
d’installation spécifique à réaliser sur le poste client du serveur webréunion. L’ordinateur
client devra être équipé d’un logiciel de navigation internet, de l’adresse du serveur, le
nom du serveur si votre réseau comporte un serveur DNS, ou son adresse IP.
A votre disposition dans ce logiciel deux interfaces :
1 - Interface d’administration
Accessible uniquement à l’administrateur, elle vous permettra de définir les droits de
chaque utilisateur, mais aussi de créer ou de supprimer une salle de réunion, un
équipement, de gérer le calendrier, les fermetures de salles, d’éditer des badges
visiteurs…
Vous pourrez également décider de lancer ou d’arrêter le serveur web.
2 - Le mode utilisation
Lors de la connexion au serveur webréunion, votre navigateur affiche la page d’accueil
suivante :
Vous retrouvez dans cette page tous les éléments nécessaires à la consultation et à la
création ou modification des salles réservations de salles de réunion.
Une interface informative permettra de répondre à vos requêtes, par exemple sur le
descriptif des salles :
ce bouton vous adressera :
La planification d’une salle sur une période
On utilisera cette interface lorsque l’on a décidé de la salle sans être fixé sur l’heure.
On saisira la date (espérée) de la réunion et on cliquera le bouton voir.
La logiciel Webréunion vous adressera alors la page suivante :
La planification de plusieurs salles sur un jour.
Dans cette interface, nous privilégierons la date de la réunion à la salle. Nous serons donc
amené à chercher une salle libre pour accueillir la réunion qui devra se tenir par exemple
le 5 juin en début d’après-midi.
Dans ce cas nous obtiendrons une planification présentant toutes les salles sur la journée :
Dans le cas où vous ne vous souviendriez plus des caractéristiques de la salle, un clic sur le
lien :
vous adressera la page de descriptif.
Création de la réservation
Le logiciel vérifiera la disponibilité de la salle sur le créneau horaire, la capacité maximale
de la salle et le nombre de participants et les droits du demandeur. Si tous les critères sont
vérifiés, il vous affichera le message suivant :
Consultation et modification d’une réservation
Pour modifier ou consulter une réservation, dans la planification, un clic sur l’étoile du
début de réunion vous adressera la page liée à la réservation.
Vous pouvez y faire vos modifications puis enregistrer ou même supprimer votre
réservation.
Ces modifications seront également suivies d’un message de confirmation.
Déclaration des visiteurs
Dans l’écran de modifications vous pouvez déclarer les visiteurs attendus à la réunion,
cette fonctionnalité permettra de créer l’édition des badges à l’accueil avant l’arrivée des
personnes.
Pour cela utilisez le lien :
Un écran vous permet alors de réaliser votre saisie par paquet de 5 visiteurs.
Le cas particulier de la réservation périodique
Une réservation périodique sera réalisée lorsque l’utilisateur voudra reproduire sa
réservation à intervalle régulier. Cette fonctionnalité permettra de ne pas avoir à ressaisir
de nombreuses fois une réunion dont les spécificités sont identiques.
Pour réaliser une réunion périodique il faut tout d’abord que l’administrateur du système
autorise cette fonctionnalité sur la salle, ceci est un des paramètres de la salle.
Un clic sur le lien dans la page d’accueil vous adresse le formulaire :
Vous y trouvez les zones à saisir suivantes :
La salle (autorisée par l’administrateur)
L’heure de début et l’heure de fin.
La date de la première réunion (il vous indiquera alors le jour de la semaine)
Le nombre de réunion à passer au système
La périodicité : vous avez le choix entre
Puis les rubriques habituelles.
Le système vérifiera alors les réservations, créera les réservations possibles, vous
informera des impossibilités afin que vous puissiez soit décaler l’heure, soit changer de
salle :
Dans notre exemple seule la première réunion demandée n’a pas été créée.