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[Dossier Office Management] Fournitures de bureau Commander via Internet ix surligneurs, 100 boîtes d'archives et trois cartouches d’imprimantes, ça fait combien sur Internet? Ça dépend. Plusieurs magasins en ligne se partagent le marché des fournitures de bureau. Profacility a voulu savoir quelles étaient les différences d'un site à l'autre et, surtout, vous aider à trouver le moins cher. Pour cela, nous avons comparé quatre prestataires, parmi les plus importants du marché: Viking direct, JM Bruneau, JPG et Ahrend. D Car chez Ahrend, ce sont surtout les consommables informatiques qui font la différence, soit les fournitures les plus onéreuses. En ne tenant compte que des cartouches d’imprimantes et les CD réinscriptibles, l’écart de prix constaté entre le moins cher et le plus onéreux est de 44% pour une qualité comparable. Cet écart montant même à 200% pour les seuls CD réinscriptibles. Mieux vaut le savoir, surtout si vous êtes gros consommateur de ce type de consommables! Ecart de prix de 21%! En principe, les prix Internet sont les mêmes que ceux affichés dans les catalogues imprimés. En revanche, certaines promotions sont spécifiques au média. Régulièrement les sites proposent des offres "à saisir" réservées aux internautes. Les vendeurs pratiquant également le déstockage en ligne. À noter que si vous avez déjà un compte chez le fournisseur avec des ristournes liées à votre volume de commandes (de quoi faire alors nettement baisser la facture), vous pourrez en profiter sur le site en montrant patte blanche. Enfin, si vous voulez commander chez JM Bruneau, conservez précieusement les offres "Nouveau client" qui arrivent avec les catalogues. En saisissant un code sésame, les prix chutent très sensiblement. Le résultat du comparatif: pour un panier contenant dix produits différents, du surligneur à la cartouche d'imprimante (voir la liste ci-après et notre tableau comparatif), le grand gagnant est Arhend avec une facture de 490,42 EUR. II devance de 68,15 EUR JPG, pourtant connu pour ses prix agressifs. Viking Direct arrive à la troisième place, à 585,90 EUR. Le plus cher, c'est JM Bruneau, avec un montant de 595,70 EUR. Bon point, donc, pour Ahrend, société qui possède déjà une excellente expérience de la vente en ligne puisqu’elle affirme dépasser le stade des 40% de commandes via Internet. Ce qui peut éventuellement expliquer cette apparente compétitivité. Commander sur Internet donne la possibilité de mieux suivre les commandes et de contrôler les dépenses. Pour une même liste de produits, la facture varie de 490 à près de 600 euros ! Mieux vaut donc comparer avant d'acheter. Profacility Magazine septembre 2005 27 [Dossier Office Management] Au banc d’essai… Plutôt que comparer les prix des produits à l'unité, nous avons simulé le cas d’une première commande de dix fournitures fréquemment consommées dans les bureaux, différentes en genre, en taille, en prix et en quantité. Nous avons fait attention à commander les mêmes marques lorsque cela était possible, en cherchant de préférence le produit le moins cher du Produits Q Surligneur Stabilo Boss jaune 10 Stylo feutre Ball PENTEL R 50 noir 20 Chemises pochettes Coloris assortis 100 Classeurs à levier * dos 7,5cm 20 Boîte Archives Dos 8-10 cm 50 Ramettes de papier A4 500 feuilles 20 Bloc-notes A4 économique 10 Cartouche imprimante HP LaserJet 5 MP 3 Spindel 50 CD-R 52X économique** 3 *** Corbeille à courrier en plastique ajouré 10 TOTAL catalogue. Cette simulation a cependant été faite sans tenir compte de promotions particulières proposées en ligne. Nous n’avons testé que le premier acte d’achat, soit la passation de commande. Le comparatif ne donne donc aucune indication sur la qualité de service des différents sites, le respect des délais de livraison et la conformité des produits livrés avec la commande. Viking JPG Bruneau Ahrend Écart 5,70 € 5,50 € 5,10 € 11,80 € 6,70 € 131% 15,80 € 17,80 € 17,80 € 13,20 € 4,60 € 35% 47,32 € 50,90 € 43,90 € 57.00 € 13,10 € 30% 56,40 € 46,00 € 35,00 € 35,40 € 21,40 € 61% 34,50 € 22,50 € 14,50 € 19,00 € 20,00 € 138% 47,90 € 54,90 € 84,00 € 79,00 € 36,10 € 75% 9,60 € 13,90 € 14,90 € 9,00 € 5,90 € 66% 203,16 € 239,97 € 231,00 € 195,12 € 44,85 € 23% 148,62 € 80,70 € 132,00 € 49,50 € 99,12 € 200% 16,90 € 24,90 € 17,50 € 21,40 € 8,00 € 47% 585,90 € 558,57 € 595,70 € 490,42 € 105,28 € 21% * Classeurs de marque Esselte, sauf pour Ahrend (marque Ahrend) ** Spindles de marque Imation pour JPG & Ahrend, marque propre pour JM Bruneau et Memorex pour Viking Direct. *** Corbeille de marque Leitz sauf pour JM Bruneau (Ecoline) Sites : www.vikingdirect.be, www.jpg.be, www.jm-bruneau.be, www.ahrendonline.be Classement en ligne ! Ariës, le spécialiste belge du système de classement physique, vient de lancer le premier site Internet de commande et de conseil en ligne destiné aux entreprises. Le site est basé sur sa gamme "Business Filing System", qui offre tous les avantages du classement physique adapté à la vie d’une petite et moyenne entreprise. Différentes tailles de fardes sont proposées, toujours à classer dans des orga-boxes qui peuvent être disposées sur un plan de travail, dans les armoires existantes ou même dans des orga-racks, qui limitent au maximum l’espace nécessaire en le réduisant de 35 à 60%. Tout cela est aujourd’hui accessible en ligne avec quelques conseils permettant de composer le pack de classement le plus approprié à ses besoins. Le site propose également un programme de gestion des documents à télécharger en ligne. Cet outil permet aux utilisateurs de répertorier tous leurs fichiers dans une bibliothèque électronique. Combiné au classement physique, cette base de données répond aux besoins pratiques des utilisateurs et permet à toute entreprise ou département de taille moyenne de commencer un classement systématique à petite échelle, tout en continuant son extension sans perdre les investissements effectués au préalable. À découvrir sur www.business-filing.be. Pourquoi commander par Internet ? Parce que cela évite les fastidieuses saisies et ressaisies dans un tableau Excel ou dans un modèle de fax des perpétuels crayons et ramettes de papier dont les usagers modifient sans cesse la couleur ou la quantité. Mais aussi parce que l’on peut préparer ses commandes au moment le plus opportun, sans contraintes de temps. Mais, surtout, parce que les sites de vente en ligne offrent des outils de personnalisation assez pratiques. On peut ainsi définir sa liste ou choisir ses préférences. Au moment de la commande, pas besoin de s'égarer dans le catalogue. On reprend la liste et on modifie les quantités. On peut aller parfois jusqu'au catalogue personnel. Une fonctionnalité intéressante lorsque plusieurs personnes sont habilitées à passer commande: elles sauront 28 Profacility Magazine septembre 2005 ainsi facilement les produits autorisés. On peut ouvrir plusieurs comptes en attribuant des codes à différents acheteurs et faire expédier les produits sur le même mode. Tous les sites conservent aussi l'historique des commandes, un service qui facilite l'analyse et l'établissement des budgets. Une facilité réelle Arrivé sur le site sans avoir aucune habitude de la navigation et du classement des produits, nous avons mis plus de 40 minutes pour réaliser la première commande. Mais à la quatrième, 15 minutes suffisent. Les contraintes de navigation sont faciles à surmonter, même si certains sites sont plus efficaces que d’autres. La contrainte la plus importante? Comparer les quantités minimales de commandes. Certains sites, comme leurs homologues papier du reste, imposent des quantités minimales de commande. C’est particulièrement le cas chez JPG et dans une moindre mesure chez Viking Direct. Ainsi dans notre comparatif, la commande de 10 corbeilles à courrier Leitz est obligatoirement par lot de 10 unités chez JPG. Il en va de même pour les classeurs Esselte, les feutres Pentel ou les boîtes d’archives qui dans l’un ou l’autre cas ne peuvent être commandés que par lots. Il est en outre parfois difficile de comprendre si le prix dénommé unitaire s'applique effectivement à l'unité de produit ou à l'unité du lot. Mais après quelques hésitations et avec un peu d'acharnement, on y arrive ! Jean-François Marchand ■