Financial guidelines NOV 2010 - FR

Transcription

VERSION FINALE
LIGNES DIRECTRICES POUR LE RAPPORT FINANCIER FINAL
VERSION – NOVEMBRE 2010
Lignes directrices pour le rapport financier final
1.
INTRODUCTION
Les présentes lignes directrices sont destinées à aider le partenaire à comprendre la
portée du rapport financier final et son utilisation pour valider la demande de
paiement.
Les rapports finaux (narratif et financier) doivent permettre à la DG ECHO de
formuler un double avis.
• Un premier avis, appelé acceptation des rapports finaux1, lors duquel la DG ECHO
examinera la réalisation de l'objectif spécifique, la réalisation des résultats de
l’action, la mobilisation des ressources, la mise en œuvre, la nécessité des coûts et leur
caractère raisonnable par rapport à la mise en œuvre de l'action. Les informations
figurant à la section 4.3.2 du formulaire unique (informations par résultat) seront
utilisés pour l'acceptation des rapports finaux.
• Un deuxième avis, appelé validation de la demande de paiement, qui vérifiera que
les dépenses respectent le cadre financier en vigueur (Règlement financier,
Conditions Générales, etc) et les règles de bonne gestion financière. Il s'agit
principalement de s’assurer que les coûts sont réels et répondent aux principes de
bonne gestion financière, qu'ils ont été engagés pendant la période d’éligibilité de
l’action et déterminés conformément aux normes comptables en vigueur et qu'ils sont
traçables, en particulier dans le cadre des pratiques applicables en matière de rapport
financier au sein de l'organisation humanitaire ou chez ses partenaires de mise en
œuvre. La validation de la demande de paiement est simplement basée sur les
informations fournies dans du rapport financier final. Les sections 1 à 10 du
formulaire Unique peuvent cependant être prises en compte comme informations
contextuelles permettant de mieux comprendre le rapport financier final.
Le rapport financier final part du principe que le partenaire va utiliser son propre format
de rapport financier interne pour fournir les informations requises. Cela devrait faciliter
la préparation du rapport, ainsi que celle de tout autre type de vérifications ou d'audits
ex-post, dans la mesure où les documents et les références internes seront les mêmes.
Lorsque le format du rapport financier interne ne fournit pas le type d'informations
demandées par la DG ECHO, le partenaire peut utiliser comme base de travail l'un des
formats présentés en annexe.
2.
STRUCTURE DU RAPPORT FINANCIER FINAL
2.1.
Format du rapport
Par souci de clarté, le rapport financier final sera organisé en chapitres. La structure du
rapport financier final suivra les rubriques présentées dans la colonne de gauche du
tableau figurant à la section 11 du formulaire unique.
1
Ref: Article 21.2 des Conditions Générales
1
VERSION FINALE
Des exemples de rapports financiers et de rubriques pour la section 11 ont été élaborés et
sont aussi disponibles (annexe 3) pour mieux comprendre la portée, le fond et la forme
d'un rapport financier final.
Soumettre le rapport financier sous l'un des formats présentés en Annexe 3 n'est pas
obligatoire. Ces exemples donnent une idée du type de format acceptable. Les partenaires
peuvent utiliser tous types de format pour les listes, les tableaux, à condition que
l'information demandée dans les lignes directrices (voir section 4 ci-dessous) soit
clairement identifiable.
Il ne faut pas joindre au rapport financier final les originaux, ni les copies des factures,
contrats ou bons de commande, à l'exception des copies des études, des évaluations ou
des rapports d'audit dans le cas où leur paiement est demandé sous la rubrique des coûts
directs. Cependant, lorsque jugé nécessaire pour la compréhension de l'éligibilité des
coûts, la DG ECHO peut demander de plus amples informations (notamment la copie de
document d'appui).
Si la DG ECHO demande des copies, il n'y a pas lieu de fournir de copies certifiées;
l'original ou une copie certifiée pourront toutefois être demandés au cours d'audits. Pour
plus d'informations sur les audits de la DG ECHO, le partenaire peut consulter le
document "DG ECHO Audit Information Paper" disponible sur le site de la DG ECHO
(http://ec.europa.eu/echo/funding/audit_fr.htm )
En même temps que le rapport final, le partenaire soumettra une demande de paiement
identifiant clairement le préfinancement reçu, le montant total des dépenses
encourues et le montant restant à payer par la Commission. Le partenaire peut
soumettre la demande de paiement sous le format qu'il désire pour autant que les trois
montants mentionnés ci-dessous soient fournis.
2.2.
Contenu et niveau de détails à fournir.
Comme mentionné dans les Conditions Générales, le partenaire doit fournir
suffisamment de détails dans les rapports finaux afin de permettre à la DG ECHO de se
faire une opinion sur l'éligibilité des coûts. Ces lignes directrices fournissent une
indication sur le niveau de détails à fournir. Toutes les sections ne s'appliquent pas à
toutes les actions. Les coûts qui doivent être identifiés seront classés par chapitres: frais
de personnel, coûts d'équipement, grandes quantités de biens ou consommables, contrats,
frais de communication, de visibilité et d'information.
Chaque chapitre contient les informations financières fournies par les outils de rapport
financier du partenaire. Des informations complémentaires peuvent être fournies par le
partenaire pour justifier l’éligibilité des coûts en complément de l’information fournie
par les outils standards de rapport. Dans ce cas, il est chaudement recommandé d'utiliser
des références croisées explicites pour faciliter la lecture et l'interprétation des rapports.
Il est important de fournir une information cohérente et d’éviter les différences.
Au même titre que le rapport narratif final (basé sur le formulaire unique), le rapport
financier final couvre l’ensemble des coûts réels de l'action, quels que soient leur source
de financement et le pourcentage de la contribution de la DG ECHO.
Il n’est pas nécessaire que les informations mentionnées dans le rapport narratif soient
répétées dans le rapport financier. Cependant, les deux rapports doivent être
complémentaires et cohérents.
2
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Le rapport financier final doit correspondre aux déclarations, aux livres et aux comptes
de l'organisation humanitaire et de son ou de ses partenaires de mise en œuvre.
Dans les tableaux et les listes fournies avec le rapport financier final, les coûts doivent
être exprimés dans les termes les plus clairs afin d'être compréhensibles et
reconnaissables. Les termes vagues et/ou génériques (par exemple: véhicule) doivent être
évités. Le partenaire doit essayer d'être le plus spécifique possible dans sa description des
coûts des différentes catégories et/ou articles (ex. 4x4, camions, moto, etc.)
Le niveau de détails demandé par la DG ECHO pour mener à bien son analyse
d'éligibilité des dépenses au stade de la liquidation est fourni dans les sections cidessous.
Pour certaines catégories de coûts, les lignes directrices indiquent un seuil qui sera utilisé
par la DG ECHO lors de l'analyse de l'éligibilité des dépenses au stade de la liquidation
(seuil de liquidation). Ce seuil de liquidation signifie que l'information demandée pour le
type de coûts doit toujours être fournie, mais qu‘aucune information complémentaire ne
sera demandée pour les coûts en dessous de ces seuils2. La DG ECHO vérifiera
uniquement les dépenses au dessus de ces seuils.
Lorsque l'information fournie dans les rapports pour les montants au dessus de ces seuils
est considérée comme insuffisante pour vérifier l'éligibilité des coûts, une demande
d'information complémentaire sera envoyée au partenaire, suspendant les échéances de
paiement applicables.
Pour les actions multi-donateurs, des seuils plus élevés sont définis. Des accords
bilatéraux avec le partenaire concerné pourront être conclus afin de faciliter l'utilisation
de rapport standard et éviter ainsi des rapports volumineux.
Un tableau résumant l'information à fournir (y compris les seuils applicables) est fourni
en Annexe 1.
L'unité de la DG ECHO en charge des finances et des questions juridiques est disponible
pour toutes discussions bilatérales avec les partenaires afin de définir le meilleur moyen
de fournir l'information demandée.
2.3.
Langue du rapport financier final.
Les explications et les informations contextuelles doivent être fournies dans la langue de
la convention (article 10.4 des conditions générales).
Si les rubriques des tableaux copiés du rapport interne sont rédigées dans une langue
autre que celle de la convention, il convient de fournir une traduction dans la langue de la
convention. Elle peut prendre la forme d'une annexe au rapport financier final ou être
insérée dans chaque rubrique, à la convenance du partenaire et en fonction de la lisibilité
du rapport.
En cas de langues locales, il n'est pas nécessaire de traduire systématiquement les
documents de référence (ordres d'achat, procédures d'approvisionnement…). Cependant,
2
Il est rappelé au partenaire que lors d'audits, les auditeurs peuvent demander plus de détails sur tous les
coûts du projets et pas seulement sur les coûts supérieurs à ces seuils.
3
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l’absence de traduction des parties essentielles pourrait être perçue comme une faiblesse
importante de contrôle interne, vu que cela diminuerai les capacités de contrôle du siège
et pourrait mener à des audits. Les frais de traduction sont considérés comme des coûts
éligibles. La DG ECHO ne demande pas de traductions certifiées.
2.4.
Délais et transmission des documents.
Les rapports finaux, financier et narratif, doivent être soumis dans les trois moins suivant
la fin de la mise en œuvre de l'Action aussi bien en version électronique qu'en version
papier. Les rapports finaux seront considérés comme soumis seulement après réception
des deux rapports finaux, aussi bien narratif que financier.
Les rapports finaux soumis via le programme APPEL ne doivent pas être soumis en
version papier. Dans les e-tools, le tableau 11 doit être mis à jour dans le e-Rapport final.
Les autres documents faisant partie du rapport final seront joints comme annexes (voir la
fiche d'information A7)
Conformément à l'Article 21.2 des Conditions Générales, si le partenaire ne transmet pas
les rapports finaux dans le délai établi, le délai d'acceptation des rapports finaux de la DG
ECHO sera prorogé d'une période égale à la durée du retard de transmission.
Si le rapport financier manque, les rapports finaux seront considérés comme non
transmis.
3.
QUESTIONS GENERALES CONCERNANT LES RAPPORTS ET L'ELIGIBILITE
a) Dans le rapport final financier, le partenaire identifiera au moins les coûts suivants
(si pas encore identifiés dans le rapport final narratif) :
- frais de personnel
- coûts d’équipement (dotation pour équipement de faible valeur, amortissement
d’équipement ou équipement entièrement imputés à l’action).
- les consommables et les coûts de fonctionnement
- les coûts de contrats de service, de travaux et de transports
- les frais de communication, visibilité et information
- et autres coûts éligibles
b) Les coûts sont considérés comme engagés dès qu’il existe un engagement juridique,
tel que l’émission d’un bon d’achat ou la signature d’un contrat. Cet engagement
juridique doit être conclu pendant la période d'éligibilité de la convention (et donc
avant la fin de la période de mise en œuvre de l'action). Les factures doivent avoir
été reçues au moment de la soumission du rapport final et enregistrées dans le
système financier du partenaire ou de son ou ses partenaires de mise en œuvre. Si,
pour des raisons exceptionnelles, les factures ne sont pas payées au moment du
rapport final, il est conseillé de mentionner clairement quels sont les coûts encore à
payer et dans quels conditions cela sera fait. Toutes les factures doivent être réglées
intégralement, au moins au moment d'un audit ex-post ou d'une vérification ex-post
par la DG ECHO.
c) Les coûts engagés pendant l’Action pour des activités mises en œuvre après l’action
et avant la soumission du rapport final (activités afférentes à la liquidation), comme
la distribution finale du stock, de fournitures ou la préparation du rapport final,
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VERSION FINALE
peuvent être considérés comme éligibles pour autant que ces coûts soient
raisonnables et nécessaires pour l’Action. Ils ne peuvent constituer une extension des
activités de l’Action. Les activités afférentes à la liquidation doivent être acceptées
par la DG ECHO pour être éligibles.
d) Les coûts engagés après l’action (coûts afférents à la liquidation) et avant la
soumission des rapports finaux, comme les frais de fonctionnement (par exemple le
carburant) peuvent être considérés comme éligibles dans la mesure où ces coûts sont
raisonnables, qu’il n’a pas été possible de les engager durant la période de mise en
œuvre et nécessaires à la clôture de l’action. Ces coûts doivent être acceptés par la
DG ECHO au moment de la liquidation.
e) Il n’est pas nécessaire de justifier les coûts indirects (voir article 18.7 des conditions
générales) dans le rapport financier final. Si le partenaire reçoit déjà une subvention
particulière pour ses frais de fonctionnement (parfois aussi appelée «subvention de
fonctionnement»3) d'un service de la Commission au cours de la période en question,
aucun coût indirect ne peut être accepté. L’information sur ces autres subventions
reçues doit être reprise dans la section 3.2 du formulaire unique.
f)
Les coûts engagés durant la période d’éligibilité mentionnée dans la convention (Art.
2.2) même avant la date de début de mise en œuvre de l’Action sont éligibles dans la
mesure où ils sont raisonnables et directement liés à la préparation de l'action. Les
coûts engagés avant la date de début d'éligibilité des dépenses ne sont éligibles que
s'ils concernent des stocks de marchandises ou équipements. (voir aussi les FI B1 et
B2)
g) Au cas où les coûts ont été répartis entre plusieurs actions, la DG ECHO peut
demander, si jugé nécessaire pour comprendre l’éligibilité de la dépense, davantage
d'informations sur la clé de répartition entre les actions.
h) Les coûts moyens générés par les systèmes comptables pour certaines catégories de
coûts (par exemple le personnel ou les salariés, les grands stocks de marchandises de
base), utilisés de la même manière (traitement égal), peuvent être considérés comme
éligibles à la condition que la moyenne ne soit pas supérieure au coût réel. Le
rapport financier final devra préciser quand le coût est un coût moyen, afin de les
différencier des coûts réels. Les éléments de base du système seront alors décrits à la
DG ECHO.
i)
L’utilisation de coûts forfaitaires n’est pas autorisée à moins que cela n’ait été
autorisé par la DG ECHO dans le cadre de l’Action. Quoiqu’il en soit, les coûts
forfaitaires doivent être basés sur les coûts réels et doivent être régulièrement mis à
jour.
j)
Dans quelles circonstances les coûts du siège sont acceptés comme coûts directs ou
indirects ?
3
Article 18.7 des conditions générales de l'ACP 2008 applicables aux ONG et organisations
internationales: «Les coûts indirects ne sont pas éligibles lorsque la convention de
subvention/contribution porte sur le financement d’une action réalisée par un organisme bénéficiant
déjà d’une subvention de fonctionnement de la Communauté européenne au cours de la période
concernée».
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Les coûts directs sont identifiables comme étant des coûts spécifiques directement
liés à la mise en œuvre de l’Action et qui peuvent donc être comptabilisés
directement. Les coûts indirects représentent une proportion des coûts de frais
généraux de l’organisation. Les frais généraux sont les coûts de structure et d’appui
de nature administrative, technique et logistique qui sont transversaux pour toutes les
différentes activités du bénéficiaire et qui ne peuvent pas être imputés complètement
à l'action pour laquelle la convention est octroyée parce que cette convention
représente seulement une partie de ces activités. Ils comprennent les coûts liés à
l’infrastructure et à la gestion générale de l'organisation au niveau du siège et
regroupent des coûts tels que la gestion administrative et financière, les ressources
humaines, la formation, le conseil juridique, la documentation, l'informatique, etc.
Sur base de ces définitions, les coûts du personnel du siège peuvent être imputés
comme coûts directs dans les circonstances suivantes:
- Ils sont directement liés à l'accomplissement des résultats de l'Action et ont en
conséquence été identifiés comme une activité opérationnelle dans la section
4.3.2. du Formulaire Unique. Exemple : la préparation d'un module de formation
dans le cadre d'un renforcement de capacité ou d'une campagne de sensibilisation
dans une action de DIPECHO.
- Ils couvrent l'élaboration des rapports finaux. La DG ECHO accepte que le
partenaire puisse facturer les coûts de salaire de 1'équivalent d'un plein temps
ayant une qualification adaptée et expérience pour l'élaboration des rapports
finaux (pendant 3 mois maximum), indépendamment de l'endroit où la personne
rédigeant le rapport se trouve (sur le terrain ou au siège).
- Ils couvrent la présence physique du personnel du siège sur le terrain (par
exemple visite de monitoring, évaluation de besoins, etc.).
Dans tous les autres cas, les coûts du siège ne peuvent pas être imputés à l'Action
dans leur entièreté ou être considérés comme coûts directs au prorata, par exemple
calculés sur la base du temps que le personnel du staff passe sur l'action concernée.
Les feuilles de présence ou tout autre justificatif montrant explicitement le temps
consacré au projet doivent être disponibles lorsque le projet fait l'objet d'une
vérification ou d'un audit.
k) En clôturant l’Action, il est important de veiller à ce qu'une documentation adéquate
et complète soit disponible et archivée pour une éventuelle vérification par la
DG ECHO.
l)
Le statut TVA du partenaire, que ce soit au siège ou sur le terrain, doit être expliqué
à l’avance dans le formulaire unique et actualisé dans le rapport financier final. Si
une exonération de TVA a été demandée et refusée ou en l'absence de réponse de la
part des autorités concernées, cela devra être clairement indiqué dans le rapport.
m) Si l'organisation humanitaire souhaite faire état de contributions en nature, celles-ci
devront être expliquées à la section 4.3.2 du formulaire unique.
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4.
COUTS ET INFORMATIONS MINIMALES
En plus du rapport financier final généré par le système comptable du partenaire, le
partenaire doit fournir une information plus spécifique nécessaire à la liquidation
concernant les coûts significatifs relatifs aux différents catégories de coûts mentionnées
ci-dessous. Ces renseignements peuvent se répartir sur différents chapitres du rapport
financier des partenaires. Le cas échéant, la DG ECHO pourra demander des
informations supplémentaires.
Une liste de vérification est fournie en annexe afin d'aider les partenaires à vérifier que
les différentes informations requises ont bien été fournies. Il est fortement recommandé
d'annexer cette liste au rapport final. Lorsque l'information demandée n'est pas applicable
à l'Action, cela doit être mentionné.
4.1.
Coûts de personnel
Les informations suivantes doivent pouvoir être clairement identifiées et correspondre à
la section 10 du rapport narratif final, le cas échéant.
1. Pour chaque expatrié et membre clé du personnel d'encadrement participant à
l'action:
• nom,
• fonction (par exemple directeur, responsable du projet, médecin, infirmière,
spécialiste eau et assainissement),
• période pendant laquelle la personne est imputée à l'action (dates),
• coût total/personne.
2. Personnel du siège directement impliqué dans l'action (voir section 3j pour
davantage d'informations):
• nom,
• fonction et type d'activités imputées,
• période pendant laquelle la personne est imputées à l'action (dates),
• coût total par personne
3. Pour les autres personnes (par exemple le personnel local, les journaliers):
• Fonction
• Nombre de personnes,
• Nombre total de jours/mois imputés pour cette période,
• Coût total par fonction
4. Les autres coûts de personnel associés comme, par exemple, les frais de
recrutement, les dépenses médicales, les frais d'hébergement et de déplacement
sont éligibles s'ils sont traçables et liés à la personne dans le cadre de l'action. Si
ces coûts sont déjà inclus dans les coûts de personnel, ils ne doivent pas être
mentionné séparément.
4.2.
Coûts d’équipement
Il existe 3 catégories:
- Dotation pour équipements de faible valeur,
- Equipement partiellement imputé,
- Equipement entièrement imputé à l'action.
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4.2.1 Dotation pour équipement de faible valeur
Comme indiqué à l'article 18.4 des conditions générales, le budget de l’action peut
inclure une dotation pour couvrir les équipements de faible valeur entièrement achetés
avec le soutien financier de la Commission et pour lesquels un don aux bénéficiaires
finaux et aux partenaires locaux de mise en œuvre n’est ni adéquat, ni souhaitable, voire
contraire aux principes de bonne gestion financière.
Le coût maximum par article par dotation n’excédera pas 2 000 euros. Pour les actions
dont le budget total est inférieur ou égal à 500 000 euros, le montant de la dotation ne
dépassera pas 5 000 euros. Pour les actions dont le budget total excède 500 000 euros, ce
montant maximum passe à 15 000 euros.
Pour les équipements d’une valeur supérieure à 500 euros inclus dans cette dotation, il
faut une liste donnant une description de l'article, la date d'achat et le montant total.
4.2.2 Équipement partiellement imputé (amortissement)
Les frais d’amortissement peuvent être imputés à l'action pour la période pendant
laquelle les équipements sont utilisés pour l'action. Ces équipements ne doivent pas
l’objet d’une donation. (Voir aussi les FI B3 et Art. 18.3 des Conditions Générales)
Comme indiqué à l'article 18.3 des conditions générales, les taux d'amortissement
linéaire par défaut (au pro rata du nombre de mois pendant lesquels les équipements ont
été imputés à l'action) sont les suivants:
-
jusqu’à 2 000 euros à amortir en 24 mois;
-
au-dessous de 2 000 euros et jusqu’à 10 000 euros à amortir en 36 mois;
-
entre 10 000 euros et 30 000 euros à amortir en 48 mois;
-
l’équipement dont le prix d'acquisition initial est supérieur à 30 000 euros
sera amorti en 60 mois.
Les frais de fonctionnement ou d'exploitation afférents à l'équipement amorti doivent être
indiqués à part et ne doivent pas figurer dans la liste des amortissements.
L'utilisation des taux d'amortissement de la DG ECHO implique que les montants
amortis facturés à la DG ECHO ne figurent pas forcément dans le système de rapport de
l'organisation humanitaire, qui devrait cependant conserver un inventaire de ces types
d'équipements/d'actifs. Lors de la liquidation, les contrôles de la DG ECHO porteront sur
les articles ayant un prix d'acquisition supérieur à 2 000 euros pour les subventions et les
actions financées à 100% et 10 000 euros pour les actions multi-donateurs (seuils de
liquidation)
La liste à fournir dans le rapport comprendra:
-
une description claire de l'article (voitures, camions, motos, téléphones,
scanners, équipement informatique, matériel de déminage, etc.),
-
date d'acquisition ou d'achat,
-
montant de l'achat (par article),
-
nombre de mois imputés, et
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VERSION FINALE
-
montant total amorti.
Si le coût a été scindé sur plusieurs actions, cela doit être précisé et faire l'objet d'une
brève description.
Cas particulier: Le partenaire soumis au mécanisme de contrôle P peut demander la
reconnaissance de son système d'amortissement par la DG ECHO. Si acceptée, la
méthode sera utilisée pour toutes les actions par la DG ECHO pour lesquelles un
paiement final n'a pas encore été fait et pour toutes les prochaines actions financées sous
le CCP 2008.
4.3.2 Équipements entièrement imputés
Au stade de la liquidation, les contrôles porteront sur les articles ayant un prix
d'acquisition supérieur à 2 000 euros pour les subventions et les actions financées à 100%
et 60 000 euros pour les actions multi-donateurs (seuils de liquidation)
Les renseignements à fournir sont:
-
une description claire (voitures, camions, motos, téléphones, scanners,
équipement informatique, matériel de déminage, etc.),
-
le nombre d'articles achetés,
-
la date d'acquisition ou d'achat,
-
le montant total de l'achat,
-
la destination de l'équipement (donné, transféré, obsolète);
Donation des équipements entièrement imputés
-
Une information plus détaillée sur les donations est disponible dans la fiche
d'information B2.
-
Les équipements ou outils valant moins de 500 euros, tels que le petit équipement de
bureau, les téléphones portables, les vélos, etc., ne sont pas sujet à donation et leur
usage final ne devra pas être expliqué dans le rapport final.
-
Pour les articles d'une valeur supérieure ou égale à 500 euros, le partenaire devra
inclure dans le rapport un tableau avec les donations, en mentionnant le montant
total. Chaque reçu peut être vérifié lors des audits du siège.
-
De plus, pour les articles d'une valeur unitaire supérieure ou égale à 5 000 euros, une
copie des attestations de donation (contresignées par le bénéficiaire) devra être
annexée au rapport.
-
Pour les équipements transférés à une autre action financée par la CE, un tableau
devra être fourni dans le rapport reprenant les informations suivantes:
•
•
•
le nom de l'organisation humanitaire responsable de l'action pour laquelle
l'équipement est transféré,
un inventaire de l'équipement transféré,
la référence de l'action à laquelle il est transféré.
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VERSION FINALE
Exception aux dons aux donations:
Si des équipements ont été cassés, perdus ou sont devenus obsolètes pour toute utilisation
ultérieure, il convient de l'indiquer clairement et de l'expliquer dans le rapport.
Si des équipements ne peuvent pas être donnés (par exemple matériel de déminage…),
les raisons doivent en être exposées clairement ainsi que la manière dont l'utilisation
future sera contrôlée. Cette exception doit avoir été demandée au moment de la
proposition et confirmée dans un article 8.2 de la convention (si cela n'a pas été fait à ce
moment, le partenaire devra soumettre une justification dans le rapport final). Le
transfert devra ensuite être approuvé par échange de lettre.
4.3.
Biens et frais de fonctionnement
Les informations suivantes doivent pouvoir être clairement identifiées dans le rapport
financier :
•
Papeterie (imprimantes, fournitures de bureau, etc.). Au stade de la liquidation,
les contrôles porteront sur les dépenses supérieures à 2 000 euros par catégorie
d'articles pour les subventions et les actions financées à 100% et supérieures à
10000 euros pour les actions multi-donateurs (seuils de liquidation). Il est
demandé de fournir une description de l'article et le coût total.
•
Frais de fonctionnement pour l'équipement: coût par type (carburant, assurance,
entretien, etc.); Au stade de la liquidation, les contrôles porteront sur les dépenses
supérieures à 2 000 euros par catégorie d'articles pour les subventions et les
actions financées à 100% et supérieures à 10 000 euros pour les actions multidonateurs (seuils de liquidation). Il est demandé de fournir une description de
l'article et le coût total.
•
Les biens (médicaments, semences, tentes, couvertures, serviettes, etc.;)
l'information à fournir comprendra une description des articles et les coûts totaux.
•
Pour le stock restant d'une value égale ou supérieure à 500 euros par article à la
fin de l'Action, le partenaire devra fournir les quantités restantes et la valeur
estimée du stock. De plus, le cas échéant, le partenaire devra fournir.
Les copies signées des attestations de donation pour le stock donné en y
indiquant le montant total et la destination (organisation et nom de la personne de
contact responsable);
•
4.4.
L'inventaire du stock transféré à une autre action: y compris le nom de
l'organisation humanitaire chargée de l'action, et les références de l'action à
laquelle il est transféré. Les attestations ou lettres de donation doivent être
contresignées par le bénéficiaire. En cas de donations multiples ou de plusieurs
dons à petite échelle (pour un montant compris entre 500 et 5 000 euros), une
liste peut être fournie.
Marchés de services, de travaux et transport
Cette section doit comprendre, par exemple, les études de faisabilité, les études
nutritionnelles, les rapports d'audit, les évaluations, les contrôles et l'assurance qualité de
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l'action, lorsque les coûts sont inclus dans le budget de l'action et que ces opérations sont
réalisées par un contractant externe.
Dans le cas d'études, d'audits, d'évaluations, mentionnées à la section 4.5.2 du formulaire
unique qui impliquent la rédaction de rapports, une copie du rapport doit être annexée au
rapport final. Au stade de la liquidation, les contrôles sur les études/évaluations/audit
porteront sur les dépenses supérieures à 2 000 euros. Pour les multi-donateurs, ce seuil
sera 10 000 euros.
Pour les autres types de contrats, au stade de la liquidation, les contrôles se limiteront
aux dépenses supérieures à 10 000 euros. Pour les multi-donateurs, ce seuil sera de 60
000 euros.
Les détails fournis doivent être clairement identifiables et doivent mentionner la
compagnie sélectionnée, une description du service et la période ou la date de livraison
(ou du transport ou des travaux)
4.5.
Frais de communication
d'information4
institutionnelle,
de
visibilité
et
Le partenaire peut normalement allouer jusqu'à 0,5% des coûts directs éligibles ou un
maximum de 8 000 euros au financement de la communication institutionnelle et à la
visibilité.
Des activités de communication plus larges peuvent être autorisées après discussion d'un
plan de communication à soumettre à la DG ECHO.
Au stade de la liquidation, il est demandé au partenaire de fournir des preuves des
activités de communication et de visibilité pour les dépenses dans la limite des 0.5%
(photos, communiqués de presse, liens vers les sites internet, etc)
Pour les dépenses supérieures à la limite des 0,5% et des 8000 euros, le partenaire devra
fournir une description claire (y compris photos et autre preuves) et une liste des coûts
par type d'activités de communication, visibilité et information. La description de ces
éléments doit correspondre à la section 9 du formulaire unique.
Les activités de communications ou d'information opérationnelles doivent être expliquées
sous la section 4.3.2 et ces coûts doivent être traités comme des coûts opérationnels.
4.6.
Divers
Dans ce chapitre, le partenaire peut inclure des coûts tels que frais bancaires, frais de
télécommunication, frais juridiques et professionnels, location de bureau, etc.
Au stade de la liquidation, les contrôles porteront sur les articles avec un coût global
supérieur à 2 000 euros pour les subventions et les actions financées à 100% et supérieur
à 10 000 euros pour les actions multi-donateurs (seuils de liquidation).
4
Voir
les
Lignes
directrices
de
la
DG ECHO
http://ec.europa.eu/echo/files/about/actors/guidelines-ngo_fr.pdf.
en
matière
de
visibilité:
11
VERSION FINALE
5.
RAPPORT SUR LES PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES
5.1.
Rapport sur les procédures de passation de marchés pour des actions
soumises au mécanisme de contrôle A
Il n'est pas nécessaire de répéter les informations fournies à l'annexe A du formulaire
unique.
En cas d'action soumise au mécanisme de contrôle A, l'organisation humanitaire fournira
pour toutes procédures au dessus de 10 000 euros:
5.2.
Description de la procédure,
Copie de la publication et/ou liste des soumissionnaires potentiels informés,
Critères de sélection et d'attribution.
et le nom du gagnant/fournisseur
Informations minimales sur les passations de marchés pour les
actions soumises au mécanisme de contrôle P
Afin de disposer d'un minimum de renseignements sur les procédures de passation de
marchés utilisées, une liste contenant les informations suivantes est nécessaire pour les
procédures au-delà de 60 000 euros:
-
description de l'objet de la procédure,
coût total,
le type de procédure utilisée
le nom du gagnant/fournisseur
Les exceptions consenties par rapport aux procédures propres des partenaires seront
indiquées et justifiées.
12
VERSION FINALE
Annexe 1: Résumé des informations nécessaires pour la validation de la demande de paiement
Seuil légal
Seuil de liquidation
Renseignements à fournir
Info
Demande de paiement
Tous les
coûts
Tous les coûts
Art 21.3
CG
1
Liste des expatriés et des membres clés du
personnel d'encadrement
Tous les
coûts
Tous les coûts
2
Liste du personnel du siège directement
impliqué dans l'action
Tous les
coûts
Tous les coûts
3
Liste des autres personnes (par exemple,
personnel local, journaliers)
Tous les
coûts
Tous les coûts
4
Liste des autres coûts de personnel
Tous les coûts
5
Liste concernant la dotation pour équipement
de faible valeur
Tous les
coûts
>500€
<2000€
6
Liste concernant les amortissements
d'équipement
>500€
7
Liste d'équipements entièrement imputés à
l'Action
>500€
100% & subv >2000€
MD : >60,000€
8
Pièces justificatives pour les dons
d'équipements entièrement imputés à l’action
et pour le stock restant
>500€
>5000€
- montants préfinancement
- dépenses engagées par le partenaire
- et le montant final demandé à la DG ECHO
- nom, fonction
- période durant laquelle la personne est imputée à l'action
(dates),
- le total des coûts par personne
- nom, fonction
- période durant laquelle la personne est imputée à l'action
(dates),
- type d'activités imputées (ex. mission, …)
- le total des coûts par personnes.
- Nombre de personnes par groupe de fonction
- nombre total de jours/mois imputés
- coût total par fonction.
- type de coûts
- coût total
- Description de l'article
- date d'acquisition
- montant total
- description de l'équipement
- date d'acquisition ou d'achat
- prix d'achat par article
- nombre de mois chargés
- montant total amorti
- description de l’équipement,
- nombres d'articles achetés
- date d'acquisition ou d’achat,
- montant total de l’achat.
- destination de l'achat
- copie du certificat de donation (contresigné par le
bénéficiaire)
- un tableau des donations, comprenant le montant total
>500€
<2000€
100% & subv : >2000€
MD : >10,000€
500><5000€
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.3
4.3
13
VERSION FINALE
9
Liste concernant les stocks ou équipements à
transférer à une autre Action financée par la CE
10
Listes de fournitures de bureau et des coûts de
fonctionnement
11
Liste des biens
12
Liste des contrats de
services/transports/travaux
>10,000€
100% & subv >10,000€
MD : >60,000€
13
Liste des études, audits, évaluations
Tous les
coûts
>2,000€
MD: > 10,000€
14
Liste des coûts de communication, de visibilité
et d'information
Tous les
coûts
>8000€ or 0.5%
15
Liste des autres coûts frais bancaires, frais de
>500€
100% & subv >2000€
MD : >10,000€
>500€
<8000€ or 0.5%
100% & subv >2,000€
MD : >10,000€
télécommunications, frais juridiques et professionnelles,
location de bureau, etc.
16
Liste des procédures de marché: Actions
soumises au mécanisme de contrôle A
>10,000€
>10,000€
17
Liste des procédures de marché: Actions
soumises au mécanisme de contrôle P
>60,000€
>60,000€
- nom de l'organisation humanitaire en charge de l'action vers
laquelle l'article a été transféré
- inventaire des articles transférés
- référence de l'action vers laquelle le transfert a eu lieu.
- description
- coût par type d'article
- coûts total
-description
- coût total
- compagnie sélectionnée
- description du service
- période ou date de prestation, des travaux ou des transports.
- compagnie sélectionnée
- description du service
- période ou date de prestation
- copie du rapport
- description claire et liste des coûts par type de d'article
- nombres et montants par article
- preuve (ex photos)
- preuve des activités of activités (ex. photos)
4.2.3
4.3
4.3
4.3
4.4
4.4
4.5
- description claire
- montant par type de coûts
4.6
- Annexe A du Formulaire unique
- description de la procédure
- une copie de la publication et/ou liste des soumissionnaires
potentiels qui ont été contactés
- critère de sélection et d'octroi.
- nom du gagnant et fournisseur
- description de la nature de la procédure
- coût total et type de procédure utilisée
- Exception aux règles propres du partenaire à justifier
- nom du gagnant/fournisseur
5.1
5.2
14
VERSION FINALE
[ FIN ] Annexe 2 : Liste de vérification des informations devant figurer dans les
rapports finaux pour la validation de la demande de paiement.
Afin de faciliter l'évaluation des rapports, le partenaire est invité à utiliser la liste
de contrôle ci-dessous et la joindre au rapport financier final.
Non
applicable
1
Demande de paiement
Obligatoire
2
Tableau 11 mis à jour
Obligatoire
3
Rapport financier détaillé cohérent avec les rubriques du tableau 11
Obligatoire
4
Liste des expatriés et des membres clés du personnel d’encadrement.
5
Liste des autres personnes (par exemple, personnel local, journaliers)
6
Liste du personnel du siège directement impliqué dans l’action (à
l'exception des fonctions de RH et administratives)
7
Liste des autres coûts de personnel
8
Liste concernant la dotation pour équipement de faible valeur :
9
Liste concernant les amortissements d'équipement
10
Liste d'équipements entièrement imputés à l'Action
11
Pièces justificatives pour les dons d'équipements entièrement imputés
à l'Action et pour le stock restant :
12
Listes concernant les stocks ou équipements à transférer à une autre
action financée par la CE :
13
Liste des biens
14
Liste des fournitures de bureau et des coûts de fonctionnement
15
Liste des contrats de service/transports/travaux
16
Liste des études, audits, évaluations
17
Liste des coûts de communication, de visibilité et d'information
18
Liste des autres coûts
19
Liste des procédures de marché
Inclus
15
VERSION FINALE
Annexe 3: exemples de structures possibles pour les rapports financiers finals et
sections 11 correspondantes du formulaire unique
Vous trouverez ci-après quatre exemples de rapports financiers finals, basés sur les
structures utilisées par certains de nos partenaires.
Il ne s'agit, bien sûr, que d'exemples et il n'y a aucune obligation de choisir l’un de ces
modèles. Chaque partenaire doit adopter une structure qui respecte la structure des
rapports financiers de son organisation. Ces exemples peuvent vous donner une idée du
type de correspondance escompté entre la section 11 du formulaire unique et le rapport
financier final ainsi que le type d'informations et le niveau de détail qui devraient figurer
dans le rapport financier final.
Les trois premiers exemples ne contiennent que le rapport financier final et la section 11
correspondante du formulaire unique. Le quatrième et dernier exemple contient
également les différentes annexes possibles au rapport financier final.
16
VERSION FINALE
1. Exemple 1
1.1. Rapport financier final
Compte
Descriptif du compte
COUTS DE PERSONNEL
Personnel national
90040
90042
90046
90052
90104
90160
90164
Logisticien / Asst
Stockeur / Asst
Conducteur
Gardien
Animateur communautaire pour
la santé
Frais de recrutement
Primes
Expatriés
90202
90302
90398
90400
90402
Gestionnaire du programme
Gestionnaire du programme
sanitaire
Autre personnel interne
Indemnités de logement
Indemnités d'installation
Frais généraux de personnel
90404
91000
91002
91004
91010
91014
91400
Indemnités de fin de contrat
Déplacements internationaux
Voyages locaux
Hébergement
Frais médicaux
Frais de visas
Formation interne
FRAIS DE BUREAU /
ADMINISTRATIFS (notamment
consommables)
Frais de bâtiment
92022
92024
92032
92100
92104
92108
92120
92122
92138
92140
Eau
Électricité
Nettoyage
Loyers des bureaux
Entretien et réparation des
bureaux
Groupe électrogène de bureau
Location d'entrepôts
Chauffage et éclairage des
entrepôts
Autres frais liés aux entrepôts
Location de résidences
Montant (en
euros)
351 000,00
119 000,00
1 000,00
17 000,00
16 000,00
24 000,00
44 000,00
5 000,00
12 000,00
156 000,00
32 000,00
35 000,00
59 000,00
6 000,00
24 000,00
76 000,00
22 000,00
13 000,00
11 000,00
10 000,00
9 000,00
1 000,00
10 000,00
88 600,00
28 200,00
200,00
1 400,00
200,00
3 300,00
7 300,00
300,00
1 100,00
100,00
10 700,00
3 600,00
17
VERSION FINALE
Frais administratifs
92440
92460
92680
92684
94862
Informatique - entretien
Fournitures informatiques
Poste – frais généraux
Courrier / frais de port
Fournitures de bureau
Frais de télécommunications
92604
92664
Radio - achat
Frais d'appels sur ligne fixe
FRAIS DE TRANSPORT
92252
92262
92264
92266
92268
92272
92274
92320
92322
92324
92328
Location de camions
Fret aérien
Fret maritime
Fret routier
Approvisionnement en eau par
camion
Chargement / déchargement
Assurance / douanes /
manutention
Entretien des véhicules
Frais de fonctionnement des
véhicules
Pneus de véhicule
Carburant pour les véhicules
SERVICES AUX BENEFICIAIRES
95000
96598
96814
97298
Réunions / expositions - salles
Autres activités de
santé/d'hygiène
Autres frais liés à
l'eau/l'assainissement
Moyens de subsistance
Autres articles du foyer
97990
Visibilité du projet
96098
VISIBILITÉ
AUTRES COUTS
99802
99998
Frais bancaires
Dépenses - divers
17 300,00
500,00
12 300,00
2 600,00
1 900,00
43 100,00
43 000,00
100,00
35 700,00
900,00
500,00
12 000,00
100,00
2 300,00
1 200,00
1 900,00
8 600,00
8 200,00
499 000,00
42 000,00
245 000,00
212 000,00
4 500,00
4 500,00
9 500,00
1 500,00
8 000,00
Total des coûts directs éligibles
7 % de coûts indirects
988 300,00
69 181,00
Coûts totaux
1 057 481,00
18
VERSION FINALE
1.2. Section 11 du formulaire unique
Dépenses éligibles de l’action
Budget initial
Rapport intermédiaire
Budget
Montant définitif
engagé
COUTS DE PERSONNEL
350 000,00
350 000,00
Montant
engagé
250 000,00
FRAIS DE BUREAU / ADMINISTRATIFS
(notamment consommables)
FRAIS DE TRANSPORT
100 000,00
90 000,00
70 000,00
88 600,00
35 000,00
36 000,00
28 000,00
35 700,00
SERVICES AUX BENEFICIAIRES
500 000,00
500 000,00
410 000,00
499 000,00
VISIBILITÉ
5 000,00
5 000,00
3 000,00
4 500,00
AUTRES COUTS
10 000,00
10 000,00
8 000,00
9 500,00
1 000 000,00
991 000,00
769 000,00
988 300,00
70 000,00
69 370,00
53 830,00
69 181,00
1 070 000,00
1 060 370,00
822 830,00
1 057 481,00
Sous-total des coûts directs éligibles
Coûts indirects (maximum 7 %)
Coûts totaux
351 000,00
Financement de l’action
Initial
Situation
définitive
Recettes directes provenant
de l’action
Contribution du demandeur
-
-
-
-
Contributions d’autres
donateurs
Contribution demandée
auprès d’ECHO
% du financement total:
-
-
1 070 000,00
Financement total
1 070 000,00
1 057 481,00
100,00 %
1 057 481,00
19
VERSION FINALE
2. Exemple 2
Cptes
Cptes
détaillés
Description
Sous-total
(en euros)
FRAIS DE PERSONNEL
1100
Total
(en
euros)
Pourcentage
à appliquer
au résultat 1
Résultat
1
Pourcentage à
appliquer au
résultat 2
Résultat
2
Pourcentage à
appliquer au
résultat 3
Résultat
3
Pourcentage
à appliquer
au résultat 4
Résultat
4
Pourcentage
à appliquer
aux frais
divers
24 250
Salaires des expatriés
1101
1 000
25
250
25
250
25
250
25
250
0
1 000
25
250
25
250
25
250
25
250
0
1 000
0
0
0
0
0
0
0
0
100
1201
Coordinateur d'urgence
Coordinateur d'urgence
adjoint
Responsable des
opérations
Salaires du personnel
local
Administration - Poste
1 000
0
0
0
0
0
0
0
0
100
1202
Chauffeurs - Poste
1 000
25
250
25
250
25
250
25
250
0
1102
1103
1200
1400
Consultants
1401
Consultants internationaux
2 250
25
563
25
563
25
563
25
563
0
1402
Consultants nationaux
Travail sous-traité
localement
Heures supplémentaires
Travail occasionnel /
Assistance temporaire
Déplacements
6 000
25
1 500
25
1 500
25
1 500
25
1 500
0
500
30
150
30
150
40
200
0
0
0
500
0
0
50
250
0
0
50
250
0
10 000
25
2 500
25
2 500
25
2 500
25
2 500
0
1500
1501
1502
1800
CONTRATS
140 000
2010
Lettres d'accord
65 000
50
32 500
50
32 500
0
0
0
0
0
2020
Contrats commerciaux
75 000
30
22 500
20
15 000
50
37 500
0
0
0
25 000
0
0
50
12 500
50
12 500
0
0
0
100 000
25
25 000
25
25 000
25
25 000
25
25 000
0
FORMATION
2510
2520
Formation interne
Frais de formation du
groupe
125 000
20
F
d
VERSION FINALE
533 059
APPROVISIONNEMENTS
3010
Achats de matériel
courant
Instruments agricoles
1 500
100
1 500
0
0
0
0
0
0
3020
Autre matériel courant
25 000
25
6 250
25
6 250
25
6 250
25
6 250
0
3030
Engrais
10 000
0
0
50
5 000
50
5 000
0
0
0
3040
Cheptel
25 000
0
0
0
0
100
25 000
0
0
0
3050
Plantes et semences
Autres fournitures pour le
terrain
Achats de matériel non
consommable
Matériel informatique (PC)
Autre matériel
informatique
Véhicules
Autre matériel non
consommable
400 000
0
0
50
200 000
50
200 000
0
0
0
2 000
25
500
25
500
25
500
0
0
25
3 676
0
0
0
0
0
0
0
0
100
5 882
0
0
0
0
0
0
0
0
100
35 000
0
0
0
0
0
0
0
0
100
3
25 000
0
0
0
0
0
0
0
0
100
2
5 000
0
0
0
0
0
0
0
0
100
10 000
0
0
0
0
0
0
0
0
100
2 476
0
0
0
0
0
0
0
0
100
10 500
29
3 000
43
4 500
14
1 500
14
1 500
0
25 000
20
5 000
30
7 500
10
2 500
30
7 500
10
500
0
0
0
0
0
0
0
0
100
3000
3060
3100
3110
3120
3130
3140
SERVICES D'APPUI TECHNIQUE
4010
4020
4030
Coûts des rapports
Coûts d'évaluation du
projet
Services techniques de
contrôle
17 476
5000
Visibilité
Divers
Exploitation et entretien
des véhicules
Autres coûts de
fonctionnement
5200
5300
4 500
TOTAL GÉNÉRAL
100
880 285
880 285
61 620
Coûts totaux
1
40 500
DÉPENSES GENERALES D'EXPLOITATION
5100
0
101 713
314 463
321 263
45 813
941 905
21
4
9
VERSION FINALE
Budget initial
Budget
FRAIS DE PERSONNEL
25 000,00
24 500,00
Montant
engagé
19 000,00
CONTRATS
140 000,00
140 000,00
FORMATION
125 000,00
APPROVISIONNEMENTS
Montant définitif
engagé
Initial
Situation
définitive
24 250,00
Recettes directes provenant de l’action
-
-
115 000,00
140 000,00
-
-
125 000,00
99 000,00
125 000,00
Contributions d’autres donateurs
-
-
550 000,00
535 000,00
420 000,00
533 058,82
963 000,00
SERVICES D'APPUI TECHNIQUE
20 000,00
18 000,00
16 000,00
17 476,00
Contribution demandée auprès
d’ECHO
DÉPENSES OPÉRATIONNELLES
GENERALES
40 000,00
41 000,00
30 000,00
40 500,00
900 000,00
883 500,00
699 000,00
880 284,82
63 000,00
61 845,00
48 930,00
61 619,94
Coûts totaux
963 000,00
945 345,00
747 930,00
941 904,76
Financement total
963 000,00
941 904,76
100,00 %
941 904,76
22
VERSION FINALE
3. Exemple 3
VENTILATION DES DEPENSES – RAPPORT FINANCIER FINAL
Référence
comptable
Intitulé
TOTAL EUR
Produits de base
110010
110020
110030
110050
110060
110070
110080
Céréales
Produits laitiers
Mélange général
Sucre
Sel
Huile
Légumineux secs
3 322 663
789 867
1 975 414
2 041 103
379 802
3 186 418
5 113 603
TOTAL
16 808 870
Transport externe
210010
220000
230000
240010
260000
280000
Coûts des opérations portuaires
Transport terrestre
Transport aérien
Coûts de plateforme de transbordement
Frais de distribution
Autres frais de transport terrestre, stockage et
manutention
952 211
9 658 155
0
321 469
2 060 380
904 569
TOTAL
13 896 784
Frais de personnel et frais afférents
300010
300020
300050
300070
310000
300080
300100
Consultants internationaux
Consultants nationaux
Assistance temporaire
Formation du personnel n'appartenant pas à l'ONG
Déplacements
Agents internationaux
Personnel national
TOTAL
692
128
0
1 823
1 027
1 360 694
1 383 234
2 747 598
Dépenses ponctuelles
420010
420020
420030
420500
430000
440000
440010
450000
460000
Location de locaux
Eau-gaz-électricité
Fournisseurs de bureau
Communications et services informatiques
Assurance
Réparation et entretien du matériel
Entretien et frais de fonctionnement des véhicules
Services sous-traités
Autres dépenses de bureau
TOTAL
0
0
4 190
0
0
0
0
9 430
321
13 941
Dépenses d'infrastructures et d'équipement
500010
550000
560000
560100
560200
570000
580000
590000
520000
Véhicules
Équipement de communication et informatique
Autres instruments, matériels et équipements
Équipement agricole
Équipement de cuisine
Équipement sanitaire
Équipement scolaire
Équipement pour les bâtiments
Transformation alimentaire
23 251
7 623
394
0
0
6 251
0
607
2 321
TOTAL
40 447
Programmes de visibilité et de communication
600010
600020
Autocollants/T-shirts, etc.
Film/Vidéo
4 321
12 563
TOTAL
16 884
33 524 524
2 346 717
Coûts totaux
35 871 241
23
VERSION FINALE
Budget initial
Budget
Produits de base
17 000 000,00
17 000 000,00
Montant
engagé
12 000 000,00
Transport externe
15 000 000,00
14 000 000,00
10 000 000,00
Frais de personnel et frais afférents
2 900 000,00
2 750 000,00
Dépenses ponctuelles
40 000,00
Dépenses d'investissement et
d'équipement
Programmes de visibilité et de
communication
Montant
définitif engagé
16 808 870,00
Initial
Situation
définitive
-
-
13 896 784,00
Recettes directes provenant de
l’action
-
-
2 000 000,00
2 747 598,00
-
-
15 000,00
12 000,00
13 941,00
40 000,00
40 000,00
30 000,00
40 447,00
20 000,00
18 000,00
15 000,00
16 884,00
35 000 000,00
33 823 000,00
24 057 000,00
33 524 524,00
2 450 000,00
2 367 610,00
1 683 990,00
2 346 716,68
Coûts totaux
37 450 000,00
36 190 610,00
25 740 990,00
35 871 240,68
d’ECHO
37 450 000,00
Financement total
37 450 000,00
35 871 240,68
100,00 %
35 871 240,68
24
VERSION FINALE
4. Exemple 4
4.1. BILAN FINANCIER (section 11 du formulaire unique)
Intitulé de l'action:
Assistance aux communautés pastorales et agropastorales vulnérables de [Lieu]
Convention de subvention:
ECHO /XYZ/BUD/2008/12345
Pays:
[Pays]
Période de mise en œuvre:
01.01.2008 - 30.06.2008
Coûts du personnel
35 000,00
Communication, visibilité, information
3 000,00
1. BILAN FINANCIER (section 11 du formulaire unique)
Montant définitif
engagé
Budget
Montant
engagé
34 000,00
23 000,00
33 000,00
Recettes directes provenant de
l’action
2 000,00
1 000,00
2 800,00
16 000,00
15 000,00
11 500,00
15 000,00
Dépenses de sous-traitance
15 000,00
15 000,00
12 000,00
14 500,00
107 000,00
Coût des biens et consommables
24 000,00
23 500,00
18 000,00
23 500,00
d’ECHO
Coûts d’amortissement
2 000,00
2 000,00
2 000,00
2 000,00
Autres coûts
5 000,00
5 000,00
4 000,00
5 000,00
100 000,00
96 500,00
71 500,00
95 800,00
7 000,00
6 755,00
5 005,00
6 706,00
107 000,00
103 255,00
76 505,00
102 506,00
Financement total
107 000,00
Coûts totaux
Budget initial
Initial
Situation
définitive
-
-
-
-
-
102 506,00
100,00 %
102 506,00
25
VERSION FINALE
4.2. RAPPORT FINANCIER FINAL
Convention de
subvention:
Pays:
Période de mise en
œuvre:
Assistance aux communautés pastorales et agropastorales vulnérables de
[Lieu]
[Pays]
01.01.2008 - 30.06.2008
2. RAPPORT FINANCIER FINAL
Ligne budgétaire
Code comptable
100
Personnel
1010
10101
10102
1020
10201
10202
10203
10204
10205
10206
10207
10208
10209
10210
1030
10301
10302
10303
1040
10401
10402
10403
200
Personnel expatrié
Coordinateur du projet
Administrateur du projet
Agents locaux
Agro-ingénieur
Technicien agricole
Assistant du chef de projet
Travailleur social
Caissier
Agent de nettoyage
Magasinier
Gardien
Logisticien
Personnel de soutien technique
Formation
Formation des agriculteurs aux techniques d'irrigation
Formation des agriculteurs à l'application d'engrais
Formation des agriculteurs aux mesures de préservation
Programme «argent contre travail»
Argent contre travail - STONES BOUND
Argent contre travail - TERRASSES
Argent contre travail – Creusement pour des gabions
Communication, visibilité, information
Visibilité sur les équipements durables, les fournitures, ainsi que sur le lieu
du projet
Matériel pour la visibilité
Préparation du tableau de visibilité
2010
20101
20102
300
3010
30101
3020
30201
Frais d’équipement sur le terrain
Instruments agricoles
302011
30202
302021
302022
302023
400
4010
4020
40201
40202
4030
40301
500
5010
50101
50102
50103
5020
50201
600
6010
60101
Montant définitif
engagé
33 000,00
Équipement durable acheté au cours du projet
Équipements de communication
Téléphones portables
Équipements divers
Ordinateurs (de bureau + portables)
Imprimantes
Autres équipements (meubles de bureau, kit de sécurité…)
Dépenses de sous-traitance
Contrôle de la qualité et analyse du sol
Transport local sous-traité
Location de camions
Location de véhicules
Services spécialisés
Évaluation externe
Consommables et fournitures
Consommables et fournitures de terrain
Activités agricoles - ENGRAIS
Matériel de formation
Gabions
Consommables et fournitures de bureau
Consommables et fournitures de bureau
Coûts d’amortissement
Véhicules
Amortissement des voitures
11 000,00
6 000,00
5 000,00
12 000,00
800,00
2 200,00
1 300,00
550,00
700,00
1 800,00
1 150,00
1 800,00
350,00
1 350,00
1 000,00
300,00
300,00
400,00
9 000,00
2 500,00
3 000,00
3 500,00
2 800,00
2 800,00
2 300,00
500,00
15 000,00
6 000,00
6 000,00
9 000,00
2 400,00
2 400,00
6 600,00
4 000,00
500,00
2 100,00
14 500,00
4 500,00
8 800,00
4 500,00
4 300,00
1 200,00
1 200,00
23 500,00
22 200,00
100,00
100,00
22 000,00
1 300,00
1 300,00
2 000,00
1 500,00
1 500,00
26
VERSION FINALE
6020
60201
700
7010
70101
7020
70201
7030
70301
70302
70303
70304
70305
70306
70307
70308
Équipements divers
Ordinateur portable
Coûts divers
Dépenses de bureau
Loyers des bureaux
Distribution, stockage et travail quotidien
Stockage
Dépenses de fonctionnement
Dépenses de fonctionnement des bureaux
Communications de téléphones portables
Ligne fixe, fax et services email
Carburant
Frais d'assurance voiture
Frais bancaires
Transport de marchandises (équipements et meubles)
Équipement pour l'entretien
500,00
500,00
5 000,00
1 200,00
1 200,00
500,00
500,00
3 300,00
500,00
300,00
300,00
600,00
200,00
200,00
800,00
400,00
95 800,00
6 706,00
Coûts totaux
102 506,00
27
VERSION FINALE
4.3. Liste des expatriés et des membres clés du personnel d'encadrement (il peut s'agir d'agents locaux)
Convention de
subvention:
Pays:
Période de mise en
œuvre:
[Pays]
01.01.2008 - 30.06.2008
3. Liste des expatriés et membres clés du personnel d'encadrement (il peut s'agir d'agents
locaux)
Nom
M. X
Mme Y
Fonction
COORDINATEUR DU
PROJET
ADMINISTRATEUR DU
PROJET
Nationalité
Période de contrat
imputée à l'action
Montant
total en
euros
Compte de
référence
[Pays]
15/01/08-30/06/08
6 000,00
10101
[Pays]
09/01/08-30/06/08
5 000,00
10102
28
VERSION FINALE
4.4. Liste des autres agents locaux
Pays:
[Pays]
01.01.2008 - 30.06.2008
4. Liste des autres agents locaux
Fonction
Nombre de
personnes
Nombre total
de mois (*)
AGRO-INGENIEUR
1
1,17
TECHNICIEN AGRICOLE
2
4,34
ASSISTANT DU CHEF DE PROJET
1
2,17
TRAVAILLEUR SOCIAL
3
0,88
CAISSIER
1
1,34
AGENT DE NETTOYAGE
2
4,00
MAGASINIER
1
2,25
GARDIEN
2
3,00
LOGISTICIEN
1
0,62
ASSISTANCE TECHNIQUE
1
3,00
TOTAL
(*) Nombre total de mois pour chaque poste (et non moyenne par personne)
Montant total
en euros
800,00
2 200,00
1 300,00
550,00
700,00
1 800,00
1 150,00
1 800,00
350,00
1 350,00
12 000,00
Coût mensuel moyen par
personne en euros
683,76
506,91
599,08
625,00
522,39
450,00
511,11
600,00
564,52
450,00
29
VERSION FINALE
4.5. DOTATION POUR EQUIPEMENTS DE FAIBLE VALEUR
Convention de
subvention:
Pays:
Période de mise en
œuvre:
[Pays]
01.01.2008 - 30.06.2008
5. Dotation pour équipements de faible valeur
Nous déclarons par la présente que, pour les équipements suivants achetés pour l'action ECHO /XYZ/BUD/2008/12345, le don aux
bénéficiaires finals ou aux partenaires locaux de mise en œuvre n'était ni adéquat, ni souhaitable et contraire aux principes de
bonne gestion financière.
Description des biens
Date d'acquisition
Coût en euros par article
Articles couverts par la dotation pour équipements de faible valeur (≥ 500 EUR et ≤2 000 EUR)
1 ordinateur portable [Marque]
13/03/2008
1 téléphone portable [Marque]
21/05/2008
Coût total pour les équipements de faible valeur
1 900,00
1 200,00
3 100,00
Pour ces raisons, notre organisation a décidé de conserver ces articles et de les utiliser au profit d'autres actions humanitaires.
30
VERSION FINALE
4.6. Équipements durables acquis par notre organisation et amortis pendant l'action
Convention de
subvention:
Pays:
Période de mise en
œuvre:
[Pays]
Date d'acquisition
01.01.2008 - 30.06.2008
6. Équipements durables acquis par notre organisation et amortis pendant l'action
Description
Quantités
Montant de
Plan
Période
Nombre de
achetées
l'acquisition
d'amortissemen
d'amortissement
mois utilisés
(€)
t
utilisée pendant
pendant cette
cette action
action
Véhicules
Montant total de
l'amortissement
pendant cette
action (€)
13/12/2006
Voiture [Marque]
1
13/12/069 000,00
12/12/09
Équipements divers
01/01/08-30/06/08
6
1 500,00
8/02/2008
Ordinateur Portable [Marque
- type]
Ordinateur Portable [Marque
- type]
1
1 389,47
08/02/0807/02/10
08/02/08-30/06/08
4,75
275,00
1
1 200,00
15/02/0814/02/10
15/02/08-30/06/08
4,5
225,00
15/02/2008
31
VERSION FINALE
4.7. Équipements entièrement imputés à l'action (ne figurant pas dans la liste des équipements de faible valeur)
Convention de
subvention:
Pays:
Période de mise en
œuvre:
[Pays]
01.01.2008 - 30.06.2008
7. Équipements entièrement imputés à l'action (ne figurant pas dans la liste des équipements de
faible valeur)
Date d'acquisition
Description
Quantité
Période
d'utilisation
Montant total en
euros
Bénéficiaires ou
action auxquels ils
ont été transférés
1 200,00
Donné à [bénéficiaire]
2 100,00
Donné à [bénéficiaire]
Équipements de communication
13/02/2008
Téléphones portables
13/02/2008
Ordinateurs de
bureau
1
13/02/08-30/06/08
Équipements divers
2
13/02/08-30/06/08
REMARQUE:
Pour les articles d'une valeur unitaire de 5 000 euros ou plus, prière de joindre une copie des attestations de
don.
Pour les articles d'une valeur comprise entre 500 et 5 000 euros, prière de joindre les listes de dons (en indiquant le montant total).
Pour les articles transférés à une autre action financée par la CE, joindre la demande.
32
VERSION FINALE
4.8. Consommables et frais de fonctionnement (>500€)
Convention de
subvention:
Pays:
Période de mise en
œuvre:
Assistance aux communautés pastorales et agropastorales vulnérables de
[Lieu]
[Pays]
01.01.2008 - 30.06.2008
8. Consommables et frais de fonctionnement (>500€)
Description
Quantité
Coûts en euros
Consommables et biens
Fournitures de bureau
Dépenses de fonctionnement
33
VERSION FINALE
4.9. Liste du stock restant
Pays:
[Pays]
01.01.2008 - 30.06.2008
9. Liste du stock restant
Description
Quantité restante
Coût unitaire (€)
Coût total (€)
34
VERSION FINALE
4.10. Marchés de services et coûts de transport (>500€)
Pays:
[Pays]
01.01.2008 - 30.06.2008
10. Marchés de services et coûts de transport (>500€)
Entreprise choisie
GHI - [Lieu]
DEF - [Lieu]
DEF - [Lieu]
ABC Location de voitures et transport à [Lieu]
DEF - [Lieu]
DEF - [Lieu]
789 - [Lieu]
789 - [Lieu]
1213 - [Lieu]
Description – Période ou date de remise ou de
transport
Location de bureaux à [Lieu] du 21/02/08 au 20/06/08
Location de camions du 26/02/08 au 06/03/08
Location de voitures du 11/03/08 au 10/04/08
Contrat de service pour le gardiennage
Évaluation externe
Montant (€)
900,00
600,00
950,00
1 600,00
2 000,00
2 300,00
900,00
900,00
1 200,00
35
VERSION FINALE
4.11. Frais de communication, visibilité et information
Convention de
subvention:
Pays:
Période de mise
en œuvre:
[Pays]
01.01.2008 - 30.06.2008
11. Frais de communication, visibilité et information
Description
Nombre
T-shirts
Affiches
Dépliants
Autocollants
500
200
500
1500
TOTAL
Montant (€)
1 500,00
400,00
250,00
150,00
2 300,00
36
VERSION FINALE
4.12. Passation de marchés et approvisionnements
Convention de
subvention:
Pays:
Période de mise en
œuvre:
[Pays]
Type de contrat
01.01.2008 - 30.06.2008
Description
12. Passation de marchés et approvisionnements
Montant (€)
Procédure suivie
Nom du fournisseur / soumissionnaire retenu - Pays
Service
Service
Service
Service
Service
Service
Service
Fournitures
Fournitures
Location de bureaux à [Lieu] du 21/02/08 au 20/06/08
Location de magasins du 21/02/08 au 20/06/08 à [Lieu]
Instruments agricoles – durée du contrat: 03/04/08-02/06/08
Gabions – durée du contrat: 18/04/08-17/06/08
250,00
350,00
900,00
500,00
600,00
950,00
1.600,00
6 000,00
22 000,00
Service
150,00
Service
Location de bureaux à [Lieu] pour la période du 01/02/08 au
30/06/08
Location de bureaux à [Lieu] – Durée: 01/02/08-30/06/08
Une seule offre
Une seule offre
Une seule offre
Une seule offre
Une seule offre
Une seule offre
Procédure négociée
Procédure ouverte publiée
localement
Une seule offre
150,00
Une seule offre
456 - [Lieu]
Service
Service
Service
Service
Service
Service
Service
Service
Service
Préparation du tableau de visibilité
Évaluation externe
Location de camions pour [Lieu] du 02/04/08 au 06/04/08
Une seule offre
Une seule offre
Une seule offre
Une seule offre
Une seule offre
Une seule offre
Une seule offre
DEF - [Lieu]
DEF - [Lieu]
789 - [Lieu]
789 - [Lieu]
1011 - [Lieu]
1213 - [Lieu]
DEF - [Lieu]
DEF - [Lieu]
DEF - [Lieu]
2 000,00
2 300,00
900,00
900,00
500,00
1 200,00
300,00
200,00
250,00
ABC Location de voitures et transport - [Lieu]
DEF - [Lieu]
GHI - [Lieu]
JKL - [Lieu]
DEF - [Lieu]
DEF - [Lieu]
ABC Location de voitures et transport - [Lieu]
VWX Magasin de matériaux de construction – [Lieu]
YZ Géotextiles nationaux – [Lieu]
123 - [Lieu]
37
VERSION FINALE
4.13. DEMANDE DE TRANSFERT D'EQUIPEMENTS A UNE AUTRE ACTION
Convention de subvention: ECHO /XYZ/BUD/2008/12345
[Pays]
Pays:
Période de mise en œuvre: 01.01.2008 - 30.06.2008
13. DEMANDE DE TRANSFERT D'EQUIPEMENTS A UNE AUTRE ACTION
Notre organisation met en œuvre une autre action en… PAYS..., .. «INTITULÉ», CONVENTION n° … Dans ce projet, les
équipements suivants seront utiles pour les activités… BRÈVE DESCRIPTION… :
Description des biens
Valeur d'achat
Date de transfert
Notre organisation demande donc à utiliser ces équipements pour l'action susmentionnée et à les donner à l'issue de cette
action ou à informer ECHO de toute autre destination possible.
38

Financial guidelines NOV 2010 - FR

Transcription

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