Le nouveau contrat de syndic : comment réaliser

1er Forum des copropriétaires
du Val Maubuée
Le nouveau contrat type de syndic :
comment réaliser
une mise en concurrence efficace?
Intervenants : Sandy FOULLEY (Adil 77)
Claude POUEY (ARC)
Animation : Serge SOKOLSKY (consultant)
ATELIERS DE LA
COPROPRIETE

•
Le NOUVEAU
CONTRAT DE SYNDIC
Ce que dit la Loi ?
(ADIL 77)
•
Comment négocier votre
prochain contrat?
(ARC)
2
Présentation de
l'ADIL 77

Association loi 1901 agréée par l'ANIL et le
Ministère du logement

Première ADIL agréée en France en 1975

Appartient à un réseau de 79 ADIL présentes
en France métropolitaine et Outre-Mer
Partenaires

Collecteurs du 1 % logement

Organismes HLM

Associations : Secours Catholique, UDAF, CIDFF, associations
de consommateurs (CGL, UFC-Que choisir…), Relais Jeunes
77…

Préfecture, DDT, Conseil départemental, CAF, SOLIHA,
CAUE…

CA du Val Maubuée, de Sénart, du Val d'Europe

Communes de Seine-et-Marne
Mission
Délivrer une information complète sur toutes les questions
liées au logement en matière :
 Juridique :




Baux d'habitation
Contrat de construction
Contrat de prêt
Contrat de ventre
 Copropriété
 Décence, insalubrité…

Financière : études de financement, études des offres
de prêt
 Fiscale
Trois principes

Neutralité


Gratuité


L'ADIL n'agit pas à la place des consultants
Nous recevons des consultants et non des clients
Objectivité

Aucune activité commerciale, ni contentieuse

Informations indépendantes
Le nouveau contrat de
syndic :
ce que dit la Loi...et (le
Décret)
AGENCE DÉPARTEMENTALE D'INFORMATION SUR LE LOGEMENT DE SEINE-ET-MARNE
Rappels


Décret du 2 décembre 1986 :
Décompte des honoraires à fournir à l’AG avec :

indication du montant total des honoraires

distinction entre honoraires perçus pour la gestion courante et ceux
perçus au titre de prestations particulières
Avis du Conseil National de la Consommation du 27 septembre
2007 :


Liste des prestations de gestion courante
Arrêté NOVELLI du 19 mars 2010:

Liste minimale de prestations incluses dans le forfait de gestion
courante

Indication explicite des prestations particulières dans le contrat
La loi ALUR et son
décret d’application


Loi ALUR du 24 mars 2014 (art. 55) instaure :

un contrat-type de syndic

une rémunération forfaitaire pour les actes de gestion courante

l’obligation de définir les prestations particulières ouvrant le droit à
rémunération complémentaire
Décret du 26 mars 2015 définit :

le contrat-type de syndic

la liste non limitative des prestations de gestion courante

la liste limitative des prestations particulières
Le contrat-type :
champs d’application

Tout contrat de syndic conclu ou renouvelé après
le 1er juillet 2015

Syndics professionnels et syndics bénévoles

Exception : dérogation possible pour les
immeubles à destination totale autre que
d’habitation
Le contrat-type :
mentions obligatoires


Syndic professionnel :

Références immatriculation au registre du commerce

Mentions propres à l’exercice de la profession de syndic :
références de la carte professionnelle, de l’assurance de
responsabilité professionnelle et de la garantie financière
Syndic bénévole (copropriétaire d’un ou plusieurs lots ou
fractions de lots dans la copropriété) :


Nom, prénom, adresse
Remarque : pour être lisible le contrat doit être rédigée dans une
police de taille huit au minimum
Le contrat-type :
mission du syndic
Sa mission est définie :

contractuellement

légalement : gestion, technique, financière et
comptable de la copropriété (renvoi à l’article
18 loi du 10 juillet 1965)
Le contrat-type : durée
du contrat
Principe :
durée maximale de 3 ans
pas de reconduction tacite
Exceptions :
vente d’un immeuble HLM construit ou acquis depuis
plus de 10 ans : organisme vendeur exerce les fonctions
de syndic tant qu’il est propriétaire d’au moins un
logement, sauf s’il y renonce (art. L.443-15 CCH).
syndic-constructeur : durée maximale de un an quand le
syndic ou une personne en lien avec lui a participé à la
construction de l’immeuble et ce pendant 10 ans à
compter de la réception de l’immeuble
Le contrat-type :
désignation du syndic

Désignation du syndic doit être inscrite à l’ordre du jour de l’AG.

Vote à la majorité absolue (art. 25)

Une seule résolution pour désigner le syndic et approuver son
contrat

Les projets de contrat doivent être notifiés au plus tard en même
temps que l’ordre du jour (21 jours avant AG)

Mise en concurrence de plusieurs contrats par le conseil syndical,
tous les 3 ans, en cas de vote portant sur la désignation du syndic

Mise en concurrence possible par les copropriétaires

Pas de mise en concurrence quand il n’y a pas de conseil syndical
ou en cas de dispense votée en AG (majorité absolue)
Le contrat-type : fin des
fonctions du syndic
Automatiquement :
à la fin du contrat
au décès du syndic
si retrait de la carte professionnelle du syndic
si perte de capacité juridique du syndic
si désignation d’un administrateur provisoire par le juge (copropriété
en difficulté)
En cas de démission :
Démission adressée en LRAR au président du conseil syndical ou à
chaque copropriétaires avec un préavis de 3 mois
En cas de révocation par l’AG à la majorité absolue pour motif
légitime
La désignation d’un nouveau syndic vaut révocation de l’ancien
Le contrat-type :
prestations

Contrat « tout sauf »

Prestations de gestion courante :
liste non limitative

Prestations particulières donnant lieu au versement
d’honoraires complémentaires : liste limitative

Les jours et heures ouvrables durant lesquels le
syndic assure sa mission mais aussi l’accueil
physique et/ou téléphonique des copropriétaires
doivent y être indiqués
.
Le contrat-type :
gestion courante
Forfait
Prestations assurées par le syndic au titre de sa mission :
AG (préparation, convocation, tenue, information)
conseil syndical (mise à disposition et communication des pièces, recueil des
avis)
gestion des opérations financières et comptabilité (comptes bancaires,
comptabilité séparée, remise au syndic successeur…)
administration et gestion de la copropriété en conformité avec son règlement
(immatriculation, documents obligatoires, archives, accès en ligne sécurisé,
entretien et maintenance)
assurances (souscription, déclaration de sinistre, règlement d’indemnité)
gestion du personnel
Le contrat-type :
gestion courante (2)
Visites et vérifications périodiques pendant un nombre minimum
d’heures
Le contrat doit indiquer si ces visites donnent lieu à la rédaction d’un
rapport et si le président du conseil syndical doit être présent
Précisions quant à la durée de l’AG annuelle et la qualité de la
personne qui la tiendra (syndic ou préposés)
Sont inclus dans le forfait :
les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations
du forfait
les formalités de déclaration de sinistre pour les parties communes et les
parties privatives quand le sinistre a sa source dans les parties communes
la gestion des règlements aux bénéficiaires (fournisseurs, assureurs,
prestataires,…)
Le contrat-type :
gestion courante (3)
Exclusion après vote en AG à la majorité absolue ou si dispense
déjà votée au cours d’une AG antérieure
Peuvent être incluses au socle de base :
la préparation, la convocation et la tenue d’AG extraordinaire(s).
Nombre d’heures et plage horaire à préciser
organisation de réunion(s) avec le conseil syndical
Durée à préciser
Peuvent être exclues en cas de syndic professionnels
uniquement :
ouverture d’un compte bancaire séparé
mise à disposition d’un accès en ligne sécurisé aux documents
dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés
(extranet)
Peuvent être exclues, pour tous les syndics :
prestation d’archivage des documents par une entreprise
spécialisée
Le contrat-type :
prestations
particulières
Permettent au syndic de percevoir des honoraires complémentaires
uniquement si elles sont prévues dans la liste limitative (annexée au
décret du 26 mars 2015 et au décret du 17 mars 1967)
Liste peut être révisée tous les 2 ans après concertation
6 catégories :
réunions et visites supplémentaires
règlement de copropriété et état descriptif de division
gestion administrative et matérielle relatives au sinistre
travaux et études techniques
litiges et contentieux (hors frais de recouvrement)
Le contrat-type :
rémunération du syndic
Rémunération forfaitaire :
Librement négociée pour les actes de gestion courante
Le contrat précise le montant en euros HT ou TTC et les modalités de
paiement
Révision chaque année à la date et selon les modalités convenues par
les parties
Facturation des dépassements des horaires et durées ( AG, réunions,
visites prévues au forfait) selon coût horaire défini au contrat
Remboursement des frais d’affranchissement ou d’acheminement pour
l’envoi des documents afférents aux prestations du forfait
Déduction de la pénalité pour non réalisation / mise à jour de la fiche
synthétique
Le contrat-type :
rémunération du syndic (2)
Rémunération complémentaire :


calculée en fonction d’un coût horaire au prorata du temps
passé ou en application du tarif convenu par les parties pour
chaque prestation particulière
hors frais d’envoi. Remboursement des frais d’affranchissement
ou d’acheminement
Le contrat-type :
rémunération du syndic (3)
Cas particulier : sinistres
Facturation (déplacement, mesures conservatoires, … ) selon honoraires
définis dans le contrat
Majoration en cas d’urgence pour intervention en dehors des jours et
heures ouvrables
Déduction de la rémunération due lors du versement de l’indemnité
d’assurance
Cas particulier : frais et honoraires imputables à certains
copropriétaires
Frais de recouvrement
Frais et honoraires liés aux mutations
Frais de délivrance des documents sur support papier
Le contrat-type :
rémunération du syndic (4)
Cas particuliers : travaux

travaux de conservation ou d’entretien (hors maintenance et entretien courant)

travaux sur les éléments d’équipement communs (hors maintenance)

travaux d’amélioration / transformation sur éléments existants, adjonction éléments
nouveaux, aménagement de locaux communs, affouillement du sol, surélévation

études techniques, telles que diagnostics et consultations

travaux ne concourant pas à la maintenance ou l’administration des parties
communes ou des éléments d’équipement communs
Rémunération fixée dans le projet de résolution.
Exprimée en pourcentage du montant HT des travaux
Taux dégressif en fonction de l’importance
Choix du prestataire après mise en concurrence
Les coordonnées de
l’ADIL 77

Téléphone : 0820 16 77 77

Horaires :

Meaux et Melun
lundi : 14h à 17h30
mardi au vendredi : 9h à 17h30

Serris
mardi au vendredi de 10h à 18 h – fermeture la première semaine
de chaque mois

Visite avec ou sans rdv dans l'un de nos bureaux ou à nos
permanences

Mèl : [email protected]

Site internet : www.adil77.org
Les points sur lesquels
il faut être vigilant
Les nouvelles obligations
issues de la loi ALUR
Compte bancaire séparé
JUSTIFICATIONS DU SYNDIC
Implique des coûts supplémentaires compte tenu
d’une surcharge de travail pour les gestionnaires.
REPONSE A APPORTER
Le compte bancaire séparé permet d’augmenter la
productivité du syndic et pour cause, ce dernier n’a
pas recruté de comptable supplémentaire pour
faire face à cette obligation.
27
Fiche synthétique de
l’immeuble
JUSTIFICATIONS DU SYNDIC
La constitution de cette fiche va impliquer un
travail supplémentaire.
REPONSE A APPORTER
Cette obligation n’entrera en vigueur que
progressivement et en tout état de cause pas
avant le 1er janvier 2017. Le syndic n’a donc pas
à anticiper ses honoraires.
28
Immatriculation de la
copropriété
JUSTIFICATIONS DU SYNDIC
Cette nouvelle obligation impliquera une
surcharge de travail.
REPONSE A APPORTER
Cette obligation n’entrera en vigueur qu’à partir
du 1er janvier 2017. Elle pourra par ailleurs faire
l’objet d’une facturation supplémentaire,
justifiant encore moins une réévaluation
anticipée des honoraires.
29
Extranet
JUSTIFICATIONS DU SYNDIC
Cet outil a impliqué un développement informatique
qui représente un coût important pour le cabinet.
REPONSE A APPORTER
Dans la plupart des cas, cet outil a été mis en œuvre
bien avant l’entrée en vigueur de la loi ALUR,
puisqu'il est avant tout un moyen pour le syndic
d’augmenter sa productivité. Il serait donc
inopportun qu’il réclame en plus une augmentation
de ses honoraires.
30
Gestion des fonds travaux
JUSTIFICATIONS DU SYNDIC
La compagnie d’assurance va augmenter la
prime du syndic au motif que les fonds
mandants à garantir seront plus élevés.
REPONSE A APPORTER
Le fonds travaux n’entrera en vigueur qu’à
partir du 1er janvier 2017. Il n’y a donc pas lieu
d’augmenter les honoraires. Le syndic n’a donc
pas à anticiper ses honoraires.
Même en prenant en considération cet
argument, l’augmentation sera extrêmement
insignifiante.
31
Formation continue
JUSTIFICATIONS DU SYNDIC
L’obligation de formation continue nous oblige à
prévoir un budget supplémentaire qui doit être
supporté en partie par les copropriétés
mandantes
REPONSE A APPORTER
Depuis toujours, les sociétés doivent cotiser à un
organisme de formation. Ce rappel à la loi
émanant de la loi ALUR n’implique donc aucun
frais supplémentaire pour le syndic.
32
Prestations entrant
dans le forfait de base
33
Tenue d’assemblée générale
hors des heures ouvrables
JUSTIFICATIONS DU SYNDIC
La tenue de l’assemblée générale justifie l’augmentation
des honoraires.
REPONSE A APPORTER
Cet argument est valable uniquement si le contrat inclus la
tenue de l’assemblée générale en dehors des heures
ouvrables et que cette dernière n’était pas déjà prévue dans
le précédent contrat.
Dans ce cas, l’augmentation doit être estimée en fonction du
taux horaire du gestionnaire et du nombre d’heure(s)
prévue(s) pour tenir l’AG.
Il faudra être particulièrement vigilant que la durée de la
tenue d’assemblée générale comprise dans le contrat34est
conforme aux habitudes de la copropriété
Frais de reprographie
JUSTIFICATIONS DU SYNDIC
Les photocopies sont à présent incluses dans le
forfait de base, justifiant une augmentation des
honoraires.
REPONSE A APPORTER
Cet argument est acceptable, uniquement si le
syndic ne les avait pas déjà incluses dans le contrat
précédent et que l’augmentation est estimée à
partir d’éléments réels avec un coût de la
photocopie acceptable.(0.10€ maximum)
35
Nombre de visite(s) de l’immeuble
JUSTIFICATIONS DU SYNDIC
Les visites de l’immeuble par le syndic doivent à
présent être incluses dans les honoraires de base.
REPONSE A APPORTER
La plupart des syndics incluaient déjà dans leur
contrat un nombre de visite(s), ne justifiant donc pas
une augmentation des honoraires. Si le syndic
souhaite augmenter le nombre de visites, il devra
alors en expliquer les raisons au conseil syndical.
36
Prestations pouvant
entrainer une diminution
des honoraires du forfait
de base du syndic
37
Nombre de visite(s)
MOTIF
Dans le cas où le nombre de visite(s) prévu dans
le contrat type serait inférieur à celui mentionné
dans les précédents contrats, le syndic sera alors
tenu de réduire ses honoraires en fonction de
cette diminution.
Aide au calcul
Il suffira de considérer qu’une visite sur
l’immeuble est de minimum une heure et demie
et ainsi réduire les honoraires en fonction du taux
horaire du gestionnaire
38
Nombre de réunion(s) du
conseil syndical
MOTIF
Comme pour le point précédent, si le nombre de
réunion(s) prévu dans le contrat type est inférieur
à celui des contrats précédents, il faudra prévoir
une réduction des honoraires.
Aide au calcul
Il faudra estimer le coût que représente la tenue
d’une réunion du conseil syndical et la réduire des
honoraires en fonction du nombre de réunion(s)
supprimées par rapport au contrat précédent.
39
Mise en demeure à l’égard
d’un tiers/Constitution du
dossier envoyé à l’avocat
MOTIF
Le syndic devra réduire ses honoraires à hauteur des frais de
contentieux qui étaient inclus dans les précédents contrats.
Aide au calcul
Il faudra relever le coût de la mise en demeure ainsi que la
constitution du dossier auprès de l’avocat présentés dans le
contrat type et les déduire des honoraires en fonction de la
réalité de la copropriété.
40
COPRO-SYNDIC :
PORTE D’ACCES
AUX OUTILS DE L’ARC
 CONTRATSYNDIC:
l’outil de génération
des contrats de syndic
 OSCARSYNDIC:
l’outil d’évaluation des
contrats de syndic