Instructions détaillées Cartes de crédit d`achat Cartes de crédit de
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Instructions détaillées Cartes de crédit d`achat Cartes de crédit de
Finanzverwaltung des Kantons Bern Administration des finances du canton de Berne Tresorerie Trésorerie Münsterplatz 12 3011 Berne Téléphone 031 633 54 11 Télécopie 031 633 43 31 Instructions détaillées Cartes de crédit d’achat Cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice Date d’élaboration : 1er avril 2011 Version : 1.0 Auteur : Trésorerie Diffusion : intranet Table des matières 1 Introduction ________________________________________________________ 3 2 Instructions détaillées concernant les cartes de crédit d’achat non personnelles ___________________________________________________ 4 3 4 2.1 Autorisation _____________________________________________________ 4 2.2 Conditions d’utilisation _____________________________________________ 4 2.3 Montant du crédit _________________________________________________ 4 2.4 Facturation des achats par carte de crédit ______________________________ 4 2.5 Obligations des utilisateurs et utilisatrices de cartes de crédit _______________ 4 2.6 Déclaration______________________________________________________ 5 Instructions détaillées concernant les cartes de crédit personnelles de collaborateur ou collaboratrice _____________________________________ 6 3.1 Autorisation obligatoire ____________________________________________ 6 3.2 Conditions d’utitilisation ____________________________________________ 6 3.3 Montant du crédit _________________________________________________ 6 3.4 Facturation des achats par carte de crédit ______________________________ 7 3.5 Obligations des utilisateurs et utilisatrices de cartes de crédit _______________ 7 3.6 Déclaration______________________________________________________ 7 Demande de carte de crédit ___________________________________________ 8 4.1 Formulaire de demande de carte _____________________________________ 8 4.2 Accord-cadre ____________________________________________________ 8 4.3 Demande de base de compte principal d’entreprise ______________________ 8 4.4 Demande de carte de crédit d’achat __________________________________ 8 4.5 Demande de carte de crédit de collaborateur ou collaboratrice ______________ 9 4.6 Envoi des demandes ______________________________________________ 9 4.7 Cartes de crédit existantes _________________________________________ 9 Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice 2 1 Introduction Les détails relatifs à l’utilisation des cartes de crédit d’achat et des cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice sont réglés dans des instructions spécifiques, en vertu des chiffres 248a et 248b des Instructions concernant le pilotage des finances et des prestations (IFP). La Direction des finances est compétente pour édicter ces instructions conformément à l’article 126 de l’ordonnance sur le pilotage des finances et des prestations (OFP). Dans un courrier du 21 janvier 2011, Madame Beatrice Simon, Directrice des finances, a délégué cette compétence à l’Administration des finances pour ce qui concerne les instructions détaillées relatives aux cartes de crédit d’achat et aux cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice. Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice 3 2 Instructions détaillées concernant les cartes de crédit d’achat non personnelles 2.1 Autorisation La mise à disposition de cartes de crédit d’achat n’est pas soumise à l’autorisation de la Trésorerie. Les modalités d’autorisation sont réglées au niveau des Directions et de la Chancellerie d’Etat. 2.2 Conditions d’utilisation Les cartes de crédit d’achat sont utilisées exclusivement à des fins professionnelles. Il est interdit de les utiliser à titre privé. Les cartes de crédit d’achat ne peuvent être utilisées pour acheter des biens et des services sur internet que dans la mesure où il n’est pas prévu que le fournisseur établisse une facture. La Trésorerie peut autoriser des dispositions dérogatoires. Les retraits en espèces sont généralement exclus. 2.3 Montant du crédit Le montant du crédit est de CHF 10 000 au maximum par carte et par mois. Les Directions et la Chancellerie d’Etat peuvent autoriser des limites de crédit plus élevées. 2.4 Facturation des achats par carte de crédit Les entreprises de cartes de crédit facturent directement chaque mois aux unités comptables les achats par carte de crédit. Les factures de cartes de crédit sont enregistrées dans le FIS. Il convient d’appliquer la procédure SCI standard conformément aux chiffres 260 à 273 IFP. L’application de la procédure de recouvrement direct est exclue. 2.5 Obligations des utilisateurs et utilisatrices de cartes de crédit Les utilisateurs et utilisatrices doivent vérifier consciencieusement le sérieux des fournisseurs de biens et de services, afin d’éviter toute utilisation abusive des cartes de crédit. Les cartes de crédit sont à conserver en lieu sûr, afin d’empêcher tout usage non autorisé par des tiers. En cas de perte d’une carte de crédit, il faut immédiatement demander son blocage à l’institut de cartes de crédit. Les cartes de crédit qui ne sont plus nécessaires doivent être résiliées par écrit auprès de l’institut de cartes de crédit. Les cartes de crédit doivent être immédiatement détruites à leur expiration. Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice 4 2.6 Déclaration Les unités comptables n’ont pas l’obligation de déclarer à la Trésorerie les modifications concernant leur portefeuille de cartes de crédit d’achat. Il est possible de le consulter périodiquement via la plate-forme d’échange électronique DxA de Viseca Card Services SA. Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice 5 3 Instructions détaillées concernant les cartes de crédit personnelles de collaborateur ou collaboratrice 3.1 Autorisation obligatoire Les cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice sont soumises à l’autorisation de la Trésorerie. La demande écrite de la Direction ou de la Chancellerie d’Etat doit contenir les indications suivantes : nom et numéro d’institution de l’unité CCPR, nom et numéro d’institution du domaine fonctionnel ou du segment, nom et fonction de la personne autorisée, montant mensuel du crédit, justification. La procédure d’autorisation se déroule par courrier électronique. Le formulaire de demande d’autorisation est accessible via le lien suivant : http://wwwin.fv.fin.be.ch/fr/procede_d_autorisation_de_carte_de_collaborateur.docm La décision est notifiée par courriel à la Direction ou à la Chancellerie d’Etat qui a déposé la demande. 3.2 Conditions d’utilisation Les cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice sont utilisées exclusivement à des fins professionnelles. Il est interdit de les utiliser à titre privé. Elles ne peuvent être utilisées que pour se procurer des biens et des services dans les conditions suivantes : pour les achats sur internet, dans la mesure où il n’est pas prévu que le fournisseur établisse une facture ; pour les frais de déplacement : hébergement, transport (avion, train, taxi, etc.) repas. La Trésorerie peut autoriser des dispositions dérogatoires. Les retraits en espèces sont généralement exclus. 3.3 Montant du crédit Le montant du crédit est de CHF 10 000 au maximum par carte et par mois. La Trésorerie peut autoriser des montants plus élevés sur demande écrite des Directions ou de la Chancellerie d’Etat. Le formulaire correspondant est accessible via le lien suivant : http://wwwin.fv.fin.be.ch/fr/procede_d_autorisation_de_carte_de_collaborateur.docm La décision est notifiée par courriel à la Direction qui a déposé la demande ou à la Chancellerie d’Etat. Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice 6 3.4 Facturation des achats par carte de crédit Les entreprises de cartes de crédit facturent directement chaque mois aux unités comptables les achats par carte de crédit. Les factures de cartes de crédit sont enregistrées dans le FIS. Il convient d’appliquer la procédure SCI standard conformément aux chiffres 260 à 273 IFP. L’application de la procédure de recouvrement direct est exclue. 3.5 Obligations des utilisateurs et utilisatrices de cartes de crédit Les utilisateurs et utilisatrices doivent vérifier consciencieusement le sérieux des fournisseurs de biens et de services, afin d’éviter toute utilisation abusive des cartes de crédit. A réception de sa carte de crédit, le ou la titulaire autorisé/e doit immédiatement la signer. Les cartes de crédit sont à conserver en lieu sûr, afin d’empêcher tout usage non autorisé par des tiers. En cas de perte d’une carte de crédit, il faut immédiatement demander son blocage à l’institut de cartes de crédit. Si la personne qui est titulaire de la carte de crédit quitte ses fonctions, il faut résilier sa carte en temps utile (date de départ) auprès de l’institut de cartes de crédit. Les cartes de crédit doivent être immédiatement détruites à leur expiration. 3.6 Déclaration Les unités comptables n’ont pas l’obligation de déclarer à la Trésorerie les modifications concernant leur portefeuille de cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice. Il est possible de le consulter périodiquement via la plate-forme d’échange électronique DxA de Viseca Card Services SA. Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice 7 4 Demande de carte de crédit 4.1 Formulaire de demande de carte La demande de cartes de crédit n’est pas centralisée : elle incombe à chaque unité comptable. Les formulaires nécessaires pour établir cette demande et des exemples de formulaires complétés sont accessibles via le lien suivant : http://wwwin.fv.fin.be.ch/fr/index/weisungen-formulare/kreditkarten.htm 4.2 Accord-cadre La Trésorerie du canton de Berne a conclu avec la société Viseca Card Services SA un accord-cadre qui est entré en vigueur le 1er avril 2011. Les cartes de crédit d’achat et les cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice peuvent être obtenues à des conditions préférentielles. La cotisation annuelle normalement facturée pour chaque carte de crédit est offerte. L’accord-cadre comprend les cartes Argent et Or. Le montant du crédit nécessaire peut être choisi librement, la norme étant de CHF 5 000 pour la carte de crédit Argent. Pour un crédit de CHF 10 000 ou plus, il convient de demander la carte de crédit Or. Les unités comptables reçoivent une facture mensuelle pour chaque carte de crédit. Le délai de paiement est de 30 jours à compter de la date de facturation. En cas de retard de paiement, Viseca Card Services SA ne facture pas d‘intérêts de retard ni de taxe de rappel, mais elle réduit la limite du crédit du montant de la facture mensuelle jusqu’au règlement de celle-ci. 4.3 Demande de base de compte principal d’entreprise Avant de pouvoir demander une carte de crédit d’achat ou une carte de crédit de collaborateur ou collaboratrice, l’unité comptable concernée doit ouvrir un compte principal d’entreprise auprès de Viseca Card Services SA. Le formulaire correspondant est accessible via le lien suivant : http://wwwin.fv.fin.be.ch/fr/demande_de_base_compte_prinicipal_d_entreprise_blanche.pdf La réglementation de la signature collective (double signature) s’applique, comme pour les comptes bancaires et postaux (ch. 286a, al. 3 IFP). La signature du chef ou de la cheffe d’office est obligatoire. En outre, il faut impérativement remettre une liste des personnes autorisées à signer, en précisant leur fonction et en joignant pour chacune d’elle la copie d’une pièce d’identité (recto/verso, avec photo, signature et date d’émission bien visibles). Le formulaire correspondant est accessible via le lien suivant : http://wwwin.fv.fin.be.ch/fr/liste_des_personnes_autorisees_a_signer.pdf La liste actualisée des personnes habilitées à signer doit être adressée par courriel à la Trésorerie ([email protected]). 4.4 Demande de carte de crédit d’achat Après l’ouverture du compte principal d’entreprise, il est possible de commander directement une carte de crédit d’achat à Viseca Card Services SA au moyen du formulaire cor- Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice 8 respondant. Il convient à cet égard d’observer les dispositions du chiffre 2 de la présente instruction. Chaque demande doit porter une signature collective, la signature du chef ou de la cheffe d’office étant absolument impérative. Le formulaire de demande de carte est accessible via le lien suivant : http://wwwin.fv.fin.be.ch/fr/demande_de_carte_blanche.pdf Les unités comptables n’ont pas l’obligation de déclarer à la Trésorerie les modifications concernant leur portefeuille de cartes de crédit d’achat. Il est possible de le consulter périodiquement via la plate-forme d’échange électronique DxA de Viseca Card Services SA. 4.5 Demande de carte de crédit de collaborateur ou collaboratrice Une fois que la Trésorerie a donné son accord, il est possible de commander directement une carte de crédit de collaborateur ou collaboratrice à Viseca Card Services SA au moyen du formulaire correspondant, en se référant au compte principal d’entreprise. Il convient à cet égard d’observer les dispositions du chiffre 3 de la présente instruction. Chaque demande doit porter une signature collective, la signature du chef ou de la cheffe d’office étant absolument impérative. Le formulaire de demande de carte est accessible via le lien suivant : http://wwwin.fv.fin.be.ch/fr/demande_de_carte_blanche.pdf Les unités comptables n’ont pas l’obligation de déclarer à la Trésorerie les modifications concernant leur portefeuille de cartes de crédit d’achat. Il est possible de le consulter périodiquement via la plate-forme d’échange électronique DxA de Viseca Card Services SA. 4.6 Envoi des demandes Les demandes dûment signées doivent être envoyées à l’adresse suivante : Viseca Card Services SA Europa-Strasse 19 8152 Glattbrugg 4.7 Cartes de crédit existantes La Trésorerie recommande de résilier le plus rapidement possible les contrats existants de cartes de crédit qui n’ont pas été conclus avec Viseca Card Services SA, et de se procurer de nouvelles cartes de crédit auprès de cette société. Berne, le 1er avril 2011 Service habilité à édicter l’instruction : Administration des finances du canton de Berne Instructions détaillées : cartes de crédit d’achat et cartes de crédit de collaborateur ou collaboratrice 9