Fusion et publipostage dans Word - Cyber-base de Decize

Fusion et publipostage dans Word
Si vous travaillez un peu sur Word, vous avez probablement déjà entendu ces termes auparavant,
mais vous ne savez pas forcément à quoi cela correspond. La création d'une fusion de document est
en réalité très simple, mais demande un peu de rigueur.
On parle de fusion quand on prend des éléments dans une base de donnée pour les associer à un
modèle de document (généralement une lettre ou une enveloppe). On peut ainsi créer un modèle de
carte de voeux et l'expédier à tous les contacts de son carnet d'adresse, en la personnalisant, bien
sûr. C'est le principe qu'utilisent toutes les sociétés disposant d'un carnet d'adresse important, et en
particulier celles qui envoient de la pub (« Cher monsieur JULIEN, OUI, vous êtes le SEUL à avoir
gagné les 200 000 euros ! »).
Nous allons voir à partir d'un exemple simple comment procéder.
1 – Outils nécessaires
Nous allons utiliser pour notre
exemple un document Word et une
simple feuille de classeur Excel.
Notre feuille Excel contient une
« base de données » très simple,
recensant uniquement les noms,
prénoms et adresse de quatre
personnes. Remarquez cependant
qu'en ce qui concerne l'adresse, elle est séparée en
trois partie : Adresse, Code postal et Ville. Ceci
permet plus de souplesse dans l'utilisation du
document, comme nous le verrons plus loin.
Quant à notre document Word, peu importe : vous
pouvez très bien le laisser vierge pour vous
entraîner. Cela n'a pas vraiment d'importance.
Je considérerai donc que vous avez démarré Word,
et que vous êtes actuellement sur le document
Word. Note : Vous remarquerez que votre
serviteur a inversé les colonnes Nom et Prénom
dans le document excel !
2 – Appeler le menu adéquat
Allez dans le menu Outils/Lettres et publipostage/Fusion et publipostage. Un bandeau apparaît à
droite de l'écran. En suivant ses instructions, nous allons fusionner notre document (Loterie
internationale) et les données de notre fichier excel (que j'appellerai carnet.xls par la suite).
3 – Choisissez le type de document à créer
Il vous faut maintenant choisir le type de document. Cliquez sur
« Lettres », mais cela fonctionne naturellement pour tous les autres
types de documents indiqués. Cliquez ensuite en bas du bandeau,
sur « Suivante : Document de base ».
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4 – Choisissez le document de base
Vous devez maintenant choisir le document à utiliser (c'est à dire
le fichier Word qui va constituer le « document-type » de la
fusion). Dans notre cas, nous utiliserons le document actuel
(cliquez en face de « Utiliser le document actuel »). Si vous
choisissez d'utiliser un modèle, Word fait apparaître dans une
fenêtre la liste des modèles disponibles, et dans le cas d'un
document existant, un bouton Ouvrir vous permet d'aller le
chercher sur votre disque dur. Cliquez à nouveau en bas du bandeau (Suivante : sélection des
destinataires).
5 – Sélectionnez le fichier Excel en tant que liste
Cette fois, cochez « Utilisation d'une liste existante », puis cliquez
sur « Parcourir ». Une fenêtre s'ouvre (par défaut dans le dossier
« Mes sources de données »). Allez donc chercher votre fichier
carnet xls et double-cliquez dessus.
Vous devez maintenant choisir quelle feuille de votre document
Excel vous utiliserez. En effet, un classeur Excel peut contenir
plusieurs feuilles. Dans ce cas, nous choisirons naturellement la
feuille 1, qui contient notre carnet.
Cliquez sur Feuil1$, puis sur le
bouton OK.
Note : Si vous avez fait un tableau
excel sans ligne d'étiquettes de
colonnes (dans mon exemple, la
ligne 1 contient en effet les
étiquettes des colonnes : Nom,
Prénom, etc.), décochez la case « La
première ligne de données contient
les en-têtes de colonnes ».
6 – Triez éventuellement les données
Un tableau apparaît, contenant les données issues de notre tableau Excel.
Ce tableau ressemble beaucoup à
notre classeur Excel. Il nous
donne de surcroît la possibilité de
trier facilement et rapidement les
données. Imaginons que je n'aie
envie que de cibler les habitants
de Decize. Dans
ce cas, je clique
sur le bouton
situé en face de
ville, et je clique ensuite sur Decize (voir illustration de droite). Désormais, seuls
les habitants de Decize apparaissent dans le tableau.
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Note : Remarquez au passage pourquoi il était important de séparer les villes de leurs codes postaux
et des adresses des contacts. Cela permet ici de les classer facilement.
Par défaut, toutes les lignes de la liste sont cochées (petite case  à gauche de chaque ligne). Vous
pouvez en décocher manuellement certaines pour les exclure de la fusion.
Vous avez donc vu qu'on pouvait filtrer notre liste, en fonction d'un critère (la ville), ou
manuellement, au cas par cas (en décochant les cases).
La liste comprend également un bouton « Rechercher », qui permet de trouver automatiquement
une donnée dans la liste (il suffit de préciser le mot recherché, puis le champ – c'est à dire le nom de
la colonne – dans lequel il doit être recherché, ou tout simplement de le chercher dans tous les
champs). Ici, il n'est pas utile, car nous n'avons que quatre lignes, mais imaginez que vous ayez
plusieurs milliers de contacts !
Notez qu'à cette étape, vous pouvez sélectionner une autre liste ou
modifier votre liste en cliquant sur l'une de ces deux options :
Cliquez ensuite sur « Suivante... », en bas du bandeau.
7 - Ecriture de la lettre
Il ne reste plus qu'à rédiger la lettre. Imaginons que nous voulons que chaque destinataire reçoive un
message de ce genre : « Cher monsieur Julien, vous qui habitez à Decize, vous avez la chance de
gagner à notre loterie ».
Ecrivez normalement dans votre document Word : « Cher monsieur. »
Cliquez dans le bandeau sur l'option
La liste des champs (des étiquettes des colonnes de votre document excel) apparaît. Choisissez
Nom, puis cliquez sur Fermer.
Tapez maintenant « , vous qui habitez à ».
Cliquez dans le bandeau sur l'option
Choisissez Ville, puis cliquez sur Fermer.
Tapez maintenant « , vous avez la chance de gagner à notre loterie ».
Voici à quoi ressemble ce que vous devez avoir à l'écran :
Cliquez maintenant en bas du bandeau, sur « Suivante... »
8 – Vérifier l'aperçu
Voici ce qui apparaît désormais : Word a fusionné la première ligne de la base de données avec
votre lettre, remplaçant les champs « nom » et « ville » par leur équivalent pour le premier contact
de notre carnet d'adresses.
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Vous pouvez visualiser tous les destinataires en cliquant sur les
boutons « >> » et « << ». Vous pouvez également rechercher un
destinataire, exclure le destinataire actuel, ou modifier la liste des
destinataires.
Vérifiez chacune de vos lettres.
Note : Vous aurez remarqué que mon erreur du départ se répercute
sur mon travail : c'est le prénom, et non le nom des destinataires,
qui apparaît. Faites attention à ne pas commettre la même erreur :
vérifiez bien votre document excel avant de le fusionner (ou dans
ce cas, insérez le champ prénom à la place du champ nom...).
9 – Terminez
Cliquez en bas du bandeau sur « Suivante : fin de la fusion ».
Deux options s'offrent à vous : vous pouvez imprimer vos lettres,
ou vous pouvez les modifier individuellement. Si vous choisissez
cette seconde solution, Word va ouvrir dans une autre fenêtre la
liste de toutes vos lettres fusionnées. Vous pourrez alors les modifier
une à une.
Conclusion
Nous n'avons fait que survoler la fusion, qui est un des outils les plus riches de Word, mais qui peut
s'avérer complexe à utiliser. Par exemple, nous n'avons pas vu comment créer une base de données
à partir de rien, puisqu'à l'étape 5, nous avons choisi un fichier excel déjà créé. Cependant, vous
avez maintenant un aperçu de ce que peut faire cette fonction de Word, et des services qu'elle peut
rendre quand on traite un grand nombre de documents qui doivent être personnalisés.
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