interview STANISLAS ROCHE

COMMENT LES DIRECTIONS RH
PEUVENT-ELLES TIRER PARTI
DES SOLUTIONS DIGITALES ?
P.04
Interview d’Alain Souny,
India HR Director & Group
HRIS Head, VP chez TECHNIP
P.11
Le magazine de Magellan Consulting
Interview de Stanislas Roche,
Consultant Senior Magellan Consulting,
retour sur un projet de dématérialisation RH
1er trimestre 2015
Édito
“Prendre le temps de la réflexion
face aux pratiques numériques,
Redéfinir les concepts,
Accompagner,
Se concerter, …”
Combien DE fois AVONS-NOUS ENTENDU CES PROPOS
SUR LA Révolution NUMERIQUE ?
SOMMAIRE
Assurément “un certain nombre de fois” !
Conférences, articles de presse, internet... Chez Magellan, nous
partageons la conviction que le numérique va poursuivre son
accélération et qu’il est temps pour les Entreprises de l’intégrer
sans tarder.
PAGES 04 - 06
Interview d’Alain Souny,
India HR Director & Group HRIS
Head, VP chez TECHNIP
Qui mieux que la Direction des RH pour accomplir cette mission ?
Au cœur des transformations, elle a un rôle doublement stratégique :
au niveau même de la fonction RH mais aussi au niveau de toute
l’Entreprise, en apportant de nouveaux services, de nouveaux
usages, de nouvelles pratiques managériales...
PAGE 06
Le Big Data pour les RH :
quels cas d’usage ?
PAGES 07 - 08
Utiliser les outils de recherche
pour dynamiser la mobilité
interne !
Nous vous proposons à travers ce magazine dédié aux Ressources
Humaines et au Numérique, de vous ouvrir les portes d’Entreprises
qui ont fait le choix de passer de la réflexion à l’action.
Certaines ont opté pour des initiatives simples... D’autres ont lancé
des projets plus ambitieux...
Quelle que soit leur envergure, ces projets restent tous au service
de la stratégie de l’Entreprise d’aujourd’hui et de demain.
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Retour sur l’événement
Magellan Consulting-Novapost
du 2 octobre 2014
PAGE 10 - 12
La période qui s’annonce est riche d’opportunités pour
les dirigeants. Les organisations vont poursuivre leurs
transformations, les modèles vont continuer d’évoluer pour
s’adapter à un écosystème nourri au numérique. C’est dans ce
contexte complexe, que la Direction des RH devra œuvrer avec
prise de hauteur et pragmatisme pour mener à bien ses challenges.
Agir en tant que stratège, agir en tant que leader d’initiatives, agir
en tant que facilitateur et coordinateur des transitions à venir, tout
en restant le “gardien du temple”.
C’est la subtile équation que le DRH
d’aujourd’hui se doit de résoudre et porter
dans la perspective d’un futur “numérique”.
Interview de Stanislas Roche,
Magellan Consulting
“La dématérialisation
des documents et processus RH”
Sophie Rozet
1er TRIMESTRE 2015
n
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LES ACTUALITÉS DE MAGELLAN CONSULTING
De fortes ambitions de croissance en 2015
La “4ème révolution industrielle”, “l’Internet des Objets”, ces concepts vous sont sans doute familiers.
Les 400 consultants du groupe Magellan sont les catalyseurs de la transformation numérique des
entreprises.
Notre tagline : #digital4business
Nous intervenons auprès des Directions Générales, Métiers, SI et Numériques sur tout le cycle de vie des
projets depuis la stratégie opérationnelle jusqu’à l’implémentation.
Nos valeurs nous guident quotidiennement : excellence opérationnelle, proximité client et intelligence
collective.
En 2015, afin de toujours mieux accompagner nos clients et répondre à leurs
besoins, le groupe Magellan poursuit son plan de développement, alors :
3 Si l’intelligence collective est votre credo, faites le choix du groupe Magellan.
3 Si vous voulez faire du conseil à l’heure de la révolution numérique, faites le choix du groupe Magellan.
3 S i vous aimez la pluridisciplinarité et l’association de compétences métiers et technologiques,
faites le choix du groupe Magellan.
3 Si vous aimez prendre des responsabilités, faites le choix du groupe Magellan.
Ainsi, pour soutenir leur croissance Magellan Consulting et Antiope recrutent 40 consultants
en 2015 dans les secteurs de :
Les RH // La Banque // L’Assurance // La Santé // L’Energie
Ainsi que des consultants spécialisés dans le Cloud et les Infrastructures convergentes.
Toutes nos offres d’emplois sont disponibles sur notre site Internet :
http://recrutement.magellan-consulting.eu
Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez également nous suivre sur Twitter : @MagellanCons
TOUTES NOS ACTUALITÉS SUR :
• Notre site Web : www.magellan-consulting.eu
• Notre fil Twitter : www.twitter.com/MagellanCons
PAGE 3
n
1er TRIMESTRE 2015
interview ALAIN SOUNY
INDIA HR DIRECTOR & GROUP HRIS HEAD, VP CHEZ TECHNIP
POURRIEZ-VOUS PRÉSENTER LE PROJET HUMAN RESOURCES
EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM (HReIS) AU SEIN DE TECHNIP ?
Pour répondre aux enjeux liés à sa croissance continue
ces dernières années, le groupe Technip a investi massivement dans les Ressources Humaines pour attirer et
fidéliser les talents et développer les compétences de
Parcours
d’Alain Souny
ses collaborateurs.
Cet investissement s’est initialement concrétisé dans
un programme stratégique visant à :
n Mettre
en place des processus RH homogènes,
standards et globaux pour tous les collaborateurs du
groupe Technip,
n Développer
une culture commune des Ressources
Humaines au sein du groupe.
Dans la continuité de ce projet, le département HRIS a
décidé de mettre en place une solution de reporting mobile nommée HReIS. Cette solution propose un service RH
simple et innovant aux cadres dirigeants permettant de :
n Simplifier et démocratiser l’accès aux informations :
il est possible en moins de 5 secondes d’accéder à
l’essentiel des informations sur un salarié et ce, de
manière très ergonomique,
n Faciliter
la vie de l’utilisateur qui ne doit pas se
préoccuper d’être “online” ou “offline”. L’application
se synchronise automatiquement et régulièrement
en mode online et permet un accès identique partout
dans le monde et en tous lieux (bureau, avion, bateau,
plateforme pétrolière, etc.) !
n Garantir
la sécurité des données en toutes circons-
tances, notamment en cas de vol/perte de matériel.
1er TRIMESTRE 2015
n
PAGE 4
Alain Souny
INDIA HR DIRECTOR & GROUP HRIS
HEAD, VP CHEZ TECHNIP
Alain Souny est un spécialiste des RH depuis plus de 20 ans.
Après avoir évolué pendant 5 ans dans le secteur
informatique en qualité de chef de projet, il a débuté sa
carrière RH chez STMicroelectronics France, en charge de
la gestion administrative & paie France, avant d’intégrer
le département SIRH Groupe en tant que Directeur SIRH /
Paie monde.
En 2010, Alain Souny rejoint Technip pour être à la tête
du département SIRH Groupe. Une de ses principales
missions est de mettre en œuvre des solutions
innovantes et pérennes de gestion des Ressources
Humaines, capables d’accompagner la très forte
croissance de Technip dans certaines régions du monde.
Par ailleurs depuis début 2013, Alain Souny est
également Directeur des Ressources Humaines Technip
Inde (3 centres, 3000 collaborateurs). Il a pour mission
de développer une fonction des Ressources Humaines
fédératrice et d’anticiper les besoins en ressources et
compétences dans cette zone géographique où l’activité
du Groupe se développe très rapidement.
QUEL ÉTAIT LE BESOIN
À L’ORIGINE DU PROJET ?
Notre groupe est international, les cadres dirigeants se déplacent énormément
et ont besoin d’avoir accès aux informations RH des collaborateurs pour faire
leur job !
PLUS PRÉCISÉMENT, QUE PROPOSE
L’APPLICATION HReIS DE TECHNIP
SUR IPAD ?
L’application HReIS sur iPad est une solution composée de
4 modules :
Le top management était frustré de ne pas bénéficier d’un accès simple aux
données RH et ce malgré les investissements déjà réalisés. Sous l’impulsion
du CEO et de la Direction des Ressources Humaines de Technip, le département HRIS a donc lancé le projet HReIS.
L’idée était de mettre à disposition du business, de façon simplifiée via une
application IPad, les informations importantes pour optimiser la planification
projet, la gestion du budget, le suivi comptable et financier, etc.
Le cadre fixé par le CEO de Technip lors du lancement du projet était
le suivant :
EMPLOYEE PROFILE
Q “What’s Up ?”, un mur façon Facebook offre la pos-
Optimisation du Pilotage et Reporting RH
Plus de réactivité et de flexibilité dans l’accès aux informations et tableaux de bord RH
Environnement de
travail simple et
performant
Saut
dans les solutions
collaboratives
et nomades
Excellence opérationnelle et maîtrise de l’impact
environnemental
Des environnements de
travail tirant profit de l’état
de l’art technologique et des
nouveaux usages possibles.
Efficacité individuelle
et collective en développant
la dimension collaborative
et en facilitant les échanges
d’informations RH.
Désemcombrement des
espaces de travail et minimisation de la consommation
des environnements de
travail afin de répondre aux
critères environnementaux.
sibilité aux cadres dirigeants de communiquer et
d’interagir avec d’autres collaborateurs, mais aussi
d’organiser des événements, tels que des demandes
d’entretien.
W “Employee Profile” qui permet d’afficher le profil de
tout collaborateur. Il contient un moteur de recherche
performant permettant d’identifier des profils spécifiques via une recherche multi-critères.
E “Scatter plot” qui permet de faire des comparaisons
de situations (exemple : rémunération en fonction de
l’ancienneté) d’un ensemble de collaborateurs via un
affichage en nuage de point.
R “HR Dashboard Reports” donnant accès aux tableaux
de bord RH que l’utilisateur peut manipuler directement depuis son iPad.
QUI SONT LES UTILISATEURS ET COMBIEN SONT-ILS ?
Les utilisateurs sont essentiellement des personnes appartenant au Top management ou à la DRH. Il y a aujourd’hui 200 utilisateurs pour la version iPad et 500 utilisateurs sur la version Web (essentiellement des
membres de la DRH).
PAGE 5
n
1er TRIMESTRE 2015
interview ALAIN SOUNY
INDIA HR DIRECTOR & GROUP HRIS HEAD, VP CHEZ TECHNIP
QUELLES ONT ÉTÉ LES PRINCIPALES
CONTRAINTES DURANT LE PROJET ?
Un rapide tour des solutions du marché, nous a fait prendre
conscience que ce type de solution n’existait pas sur le
marché !
Nous avons donc du construire nous-mêmes cette solution en
faisant le pari de sa faisabilité technique et de la pertinence de
cette solution pour le management.
La qualité des données RH a été a été un prérequis au lancement du projet. Nous avons apporté une attention particulière
à la fiabilité des données et aux conditions de mise à jour. Nous
souhaitions garantir aux utilisateurs les informations les plus
justes et les plus récentes possibles.
La contrainte de sécurité des données, des flux et des accès a
été un sujet critique étant donnée la sensibilité des informations
accessibles via l’application HReIS. De ce fait, nous avons alloué
des moyens importants à la sécurisation de cette application.
career talk
1er TRIMESTRE 2015
n
PAGE 6
QUELLES SONT LES ÉVOLUTIONS À VENIR
OU LES NOUVELLES APPLICATIONS SUR
LE PÉRIMÈTRE ?
Fort de ce succès, le département HRIS a prévu de poursuivre
ses investissements dans cette solution en lançant prochainement une nouvelle version encore plus moderne et plus
intuitive, disponible pour l’ensemble des managers du Groupe
(2 000 personnes).
D’autres modules d’HReIS sont à l’étude afin de supporter l’ensemble des processus RH du Groupe dans un mode encore plus
collaboratif.
Ainsi, par exemple, un module “Career Talk” sera mis à disposition des RH pour enregistrer la synthèse des entretiens.
De plus, de nouvelles fonctionnalités devraient permettre de
répondre à des spécificités locales (ex. composants du salaire).
Enfin cette offre étant unique, Technip réfléchit à un éventuel
déploiement chez ses clients pour apporter de la valeur.
Le Big Data pour les RH :
quels cas d’usage ?
LE BIG DATA POUR LES RH : QUELS CAS D’USAGE ?
La littérature actuelle fourmille d’articles sur le Big Data, cette capacité de
traitement et d’analyse des données, dont la variété, la vélocité et le volume
sont très importants. Son usage se veut une aide aux entreprises pour maîtriser
L’écoute sociale, elle aussi, peut bénéficier de
La littérature actuelle fourmille d’articles sur le Big Data,
les risques, instruire et objectiver la prise de décisions.
En ce sens la fonction
technologies Big Data. La gestion des risques psycho
cette capacité de traitement et d’analyse des données, dont
RH est toute désignée pour tirer parti de ces technologies.
la variété, la vélocité et le volume sont très importants. Son
sociaux peut être facilitée par l’anticipation des phénomène
d’absentéisme
debénéficier
démission
sein de l’entreprise, o
usage
se veutau-delà
une aide aux
entreprises
elle aussi,ou
peut
des au
technologies
Mais,
du
bruit pour maîtriser lesL’écoute sociale,
Big Data. La gestion des risques psycho-sociaux peut être fapar l’analyse de la tendance des usages des outil
risques,
et instruire et objectiver
la priseréellede décision. La
médiatique,
que peut
cilitée par l’anticipation des phénomènes d’absentéisme ou de
horsoudes
horaires
de travail (soir, WE
fonction
RH enen
ce sens
est toute désignée
pour tirer
au sein de l’entreprise,
par l’analyse
de la tendance
ment
attendre
un DRH
? parti dedémissioninformatiques
des
usages
des
outils
informatiques
hors
des
horaires
de
travail
congés…).
ces technologies.
Le recrutement trouve probablement aujourd’hui les bénéfices
(soir, WE, congés...).
les plus simples et les plus concrets. Au-delà des analyses sémantiques
des banques
CV en ligne,
le Big Data permet
de : PEUT LE BIG DATA RH EST AUJOURD’HUI UN MOUVEMEN
MAIS,
AU-DELÀ
DU de
BRUIT
MÉDIATIQUE,
QUE
n optimiser le sourcing, par exemple en anticipant le volume de
RÉELLEMENT EN ATTENDRE UN DRH ?
candidatures potentiel pour une offre ;
Le Big Data RH est
ENGAGÉ.
aujourd’hui
un mouvement
engagé.
n évaluer la performance d’une campagne de recrutement, par
exemple en la comparant
marché ;
Son développement et sa généralisation seron
Le recrutement
trouve auprobablement
aujourd’hui les
Son développement et sa généralisation seront conditionnés par
n anticiper les besoins de recrutement des lignes métiers pour
par la capacité des DRH à :
bénéfices les plus simples et les plus concrets. Au-delàla capacitéconditionnées
des DRH à :
un profil particulier, par exemple en mettant en exergue une reData, en intégrant
les modèles
mathéadopterBig
l’approche
Big Data,
en maîtrisant
les modèle
des analyses
sémantiques
des banques
de CV
cherche intensive
par la concurrence
d’un certain
profilen
surligne,
une len adopter• l’approche
matiques
et
en
développant
la
culture
du
“quanti”,
zonepermet
géographique.
mathématiques et en développant la culture du « quanti »
Big Data
de :
n se rapprocher de la finance pour capitaliser et enrichir les
•  se rapprocher de la finance pour capitaliser et enrich
•  optimiser le sourcing, par exemple en anticipant le analyses,
La mobilité interne peut aussi tirer parti du Big Data, grâce aux
lesles
analyses
; parties prenantes (employés,
volume
candidatures
pour
une offre
;
n sensibiliser
différentes
courbesde
d’expérience
qui sepotentiel
construisent
au travers
de facteurs
organisations
syndicales,
...)
Big Data et parties
les rasvariés : localisation,
ancienneté,
•  sensibiliser aux
lessolutions
différentes
prenante
•  évaluer
la performance
d’unerémunération,
campagne compétences...
de recrutement,
surer quant à leur utilisation (il s’agit d’outils d’analyse et non
les données (si elles sont de qualité !) sont une mine d’informa(employés,
organisations
syndicales,…) aux solutions Bi
par exemple en la comparant au marché ;
pas d’instruments
d’évaluation
des collaborateurs),
tion pour la fonction RH et les managers. Croisées, recoupées et
analysées,les
ellesbesoins
leur permettent
d’affiner, segmenter
et indiviDatatout
et la
lessécurité
rassurer
quant
à leur utilisation
•  anticiper
de recrutement
des lignes
métiersn assurer avant
et la
confidentialité
des don- (il s’agit d’outil
dualiser leurs analyses et ainsi mieux anticiper.
nées,
en
lien
avec
les
exigences
habituelles
de
la
CNIL.
d’analyse et non pas d’instruments d’évaluation de
pour un profil particulier, par exemple en mettant en
exergue une recherche intensive par la concurrence d’un
certain profil sur une zone géographique.
collaborateurs) ;
•  assurer avant tout la sécurité et la confidentialité de
Le Big Data RH vu par l’éditeur Multiposting
données, en lien avec les exigences habituelles de l
•
La
gestion
prévisionnelle
des emplois et des talents, axée
Le métier
d’origine
de
Multiposting,
aider
les
entreprises
à
recruCNIL.
La mobilité interne peut aussi tirer parti du Big Data,
ter plus facilement sur internet, a permis de constituer une base sur les compétences et la mobilité interne ;
grâce aux
courbes
construisent au
d’apprentissage
unique
(plusieursd’expérience
millions d’offresqui
et dese
profils).
• L’attractivité et la stratégie de sourcing (sous un prisme
travers de facteurs variés : localisation, ancienneté,
secteur ou métier) ;
L’expertise de Multiposting dans le recrutement, ses équipes
rémunération,
les LIMSID,
données
(si elles
sont
de
• Le
reclassement,
grâce
développement
et sescompétences…
partenaires (CNAM,
CNRS…)
à
une
approche
consispermettent
désormais
Multiposting
d’exploiter cettepour
basela
pour
qualité
!) sontàune
mine d’information
fonction RH et
tant à proposer des offres
aider les entreprises sur des problématiques liées à l’emploi.
les managers. Croisées, recoupées et analysées, pertinentes
elles leur multi-sources
En s’appuyant
en partied’affiner,
sur des technologies
BigData,etMultiposting
permettent
segmenter
individualiser
aux leurs
salariés concernés
propose des solutions clés en main (fiches métiers, benchmark par un plan.
analyses et ainsi mieux anticiper.
sectoriel, site de mobilité, site de reclassement) ou des études
Ad Hoc en fonction des problématiques identifiées :
Le Big Data RH vu par l’éditeur Multiposting
En s’appuyant en partie sur des technologies BigData, nous
7 n 1 TRIMESTRE
proposons PAGE
des solutions
clés en 2015
main (fiches métiers,
er
LA MOBILITÉ INTERNE
Utiliser les outils de recherche
pour dynamiser la mobilité interne !
La révolution numérique, les nouvelles formes d’organisation du travail
et les contraintes financières des entreprises modifient les besoins en
termes de profils et de compétences, et accroissent l’intérêt de la mobilité
interne sur le recrutement externe.
Pour répondre à ces enjeux, les Directions des Ressources Humaines doivent revoir leurs processus en
prolongeant la notion de compétences “structurées” et
de qualifications (connaissances et savoir-faire formalisés dans les outils de la DRH et validés par une certification ou un diplôme) par celle des compétences “informelles” : les connaissances et savoir-faire acquis dans
le cadre professionnel et personnel, mais non identifiés
de façon formelle par la DRH.
des supports moins encadrés et moins institutionnels,
tels que les réseaux sociaux (internes ou externes), les
sites de collaboration des projets, les forums, etc.
Cette situation rend ainsi difficile le repérage de ces
compétences, d’autant que ces dernières évoluent à un
rythme beaucoup plus rapide que les qualifications et
compétences “structurées”.
QUEL EST L’APPORT DES MOTEURS DE
RECHERCHE D’ENTREPRISE DANS
L’IDENTIFICATION DE L’ENSEMBLE
DES COMPÉTENCES D’UN INDIVIDU ?
Bien qu’ils soient le premier service utilisé sur internet devant la messagerie, les moteurs de recherche
ne sont pas clairement identifiés comme outils majeurs
au sein des entreprises.
Cependant, ils offrent une puissance et une très grande
flexibilité quand ils sont utilisés pour la recherche de
compétences dans l’organisation.
La prise en compte de ces compétences “informelles”
permet aux entreprises d’étendre leurs viviers de candidats et de faciliter le processus d’évaluation des candidats potentiels vis-à-vis des offres à pourvoir.
MAIS COMMENT L’ENTREPRISE PEUTELLE CAPTER LES COMPÉTENCES
“INFORMELLES” DE SES SALARIÉS, QUI
NE SONT PAS TOUJOURS DISPONIBLES
DANS LES OUTILS DE LA DRH ?
L’identification des compétences “informelles” dans
l’organisation est plus complexe car, si la compétence
“structurée” fait l’objet d’une description précise dans
les systèmes de GPEC notamment, les compétences “informelles” sont quant à elles souvent disponibles dans
1er TRIMESTRE 2015
n
PAGE 8
En effet, ils permettent à la fois de :
n Décloisonner
les systèmes d’information et donc
d’étendre les recherches transverses à l’ensemble
du groupe, voire à l’externe. Le moteur de recherche
fait abstraction des frontières techniques et physiques de l’entreprise, il permet d’interroger les bases
des différentes filiales du groupe, mais aussi par
exemple les informations stockées dans LinkedIn ou
Viadeo.
n Restituer les informations collectées de manière
structurée pour les rendre exploitables. Il est possible de reconstituer un CV “dynamique” à partir de
données issues de différents systèmes tels que le
SIRH, les intranets, les réseaux sociaux d’entreprise,
les applications...
En outre, certains moteurs de recherche vont plus loin : sur un
simple critère, ils mettent en regard les opportunités professionnelles et les candidats potentiels ayant les compétences recherchées, tout y en ajoutant la géolocalisation afin de tenir compte
des distances de trajet “domicile/travail” et d’identifier les viviers
de compétences par secteur géographique.
« Dans le contexte particulier de la
recherche de compétences, disposer
d’une solution de recherche multi
sources permet aux utilisateurs
d’accéder rapidement à une information de valeur, où qu’elle soit dans
l’organisation ou dans le SI. »
L’économie de temps ainsi générée est considérable pour le management et la fonction RH, en particulier pour les responsables
du recrutement, de la mobilité interne, de la formation...
QUELQUES EXEMPLES D’USAGES DES
MOTEURS DE RECHERCHES DE COMPÉTENCES
3 AMÉLIORER LA MOBILITÉ GÉOGRAPHIQUE
Ce type de solution permet aisément au recruteur d’aller explorer l’ensemble des bases RH du groupe, pour s’assurer qu’il n’y
a aucun candidat possible au sein du groupe - même dans une
autre filiale à l’international - avant de procéder à un recrutement
externe. Ceci permet de plus, d’offrir des opportunités d’évolution
plus larges aux salariés du groupe.
3 PROMOUVOIR LA MOBILITÉ FONCTIONNELLE
Le recruteur cherche un candidat potentiel pour un poste de MOA
en charge d’une solution comptable et financière. Le prérequis
est d’avoir une bonne connaissance de l’outil qui vient d’être déployé dans le groupe. Grâce au moteur de recherche qui a reconstitué le CV d’un salarié aujourd’hui présent à la MOE, à partir de
données issues de la base RH, mais aussi de son profil LinkedIn, il
identifie un salarié qui a auparavant travaillé pour une SSII en tant
que spécialiste de cette solution. Il est en mesure de lui faire une
proposition d’évolution au sein de la direction financière.
3 SIMPLIFIER LES ANALYSES RH
Ce type de moteur permet également de rapprocher différentes
données RH ouvrant la voie à de nouvelles analyses. A titre
d’exemple, il est possible de générer des graphiques faisant par
exemple la comparaison entre le coût moyen d’un contrôleur de
gestion junior entre les différents sites internationaux du groupe ou
encore l’évolution des postes à pourvoir par fonction, par pays...
Tidiane Fall
Associate Partner
Magellan Consulting
Responsable
de la practice
Smartwork
Nos conseils
pour mener à bien
ce type de projet
1 Qualifier les usages pour choisir
le bon moteur
• Préciser les besoins de l’entreprise (recherche de
données structurées, non structurées ; ergonomie,
nombres d’utilisateurs, coûts, etc.)
• Définir les critères de sélection (complexité de mise en
œuvre, gestion de la sécurité des données et des habilitations, coûts de la solution, nationalité de l’éditeur, etc.)
• Définir le périmètre d’utilisation du moteur : ERP, SIRH,
référentiels, bases de données, intranets documentaires, applications, données externes à l’entreprise...
2 Mettre les utilisateurs au centre
des réflexions en expérimentant
via un POC
• Adopter une approche tenant compte des retours des
utilisateurs
• Ajuster l’ergonomie de l’interface, clef de succès pour
favoriser l’appropriation par les collaborateurs
• Mesurer et prévenir les risques liés à la confidentialité des
informations, la législation, la disponibilité du service...
3 Définir les usages métiers pour
lesquels le moteur sera utilisé
Partir de cas métiers concrets et récurrents afin de maximiser le ROI attendu et d’améliorer la pertinence des
résultats.
PAGE 9
n
1er TRIMESTRE 2015
Événement RH Numérique - 2 octobre 2014
Retour sur l’événement
Magellan Consulting - Novapost
L’hôtel George V, à Paris, a accueilli jeudi 2 octobre le dernier évènement RH Numérique de Magellan
Consulting, dédié à la “dématérialisation RH dans un contexte international”.
Novapost, par la voix de Clément Buyse son co-fondateur, a ensuite rappelé les différentes solutions PeopleDoc de Novapost (Salarié, Entreprise, Signature et Ask) et
présenté des projets menés pour deux clients américains :
Coach et Fast Retailing.
Organisé avec l’éditeur Novapost, et en présence du
Groupe Technip ayant lancé un programme de dématérialisation RH au niveau Groupe, ce rendez-vous a réuni autour
d’un petit-déjeuner plus de 60 entreprises et journalistes.
Enfin, et de façon plus concrète encore, le témoignage de
Technip a permis un retour d’expérience complet sur le
déploiement de la solution PeopleDoc (Salarié, Entreprise) pour quatre de ses entités à l’international : Hubert
Levavasseur, responsable SIRH de la filiale française Flexi
France, est intervenu pour présenter les enjeux, objectifs,
résultats, contraintes et clefs de succès de son projet
quelques mois après l’ouverture effective du service.
Cet événement fut l’occasion pour Magellan de présenter
sa vision de la RH Numérique, ainsi que sa cartographie
d’usages et de technologies basée sur 4 niveaux de maturité : l’automatisation des processus, la socialisation des
processus, leur extension auprès des tiers externes et enfin leur intégration dans les nouveaux business models de
l’entreprise.
« Cet événement a également
permis de réaffirmer l’urgence
pour la fonction RH d’agir, en
appréhendant le numérique
comme une opportunité à saisir et
non comme une menace à subir. »
“Désormais, il ne s’agit plus de se demander s’il faut
plonger dans l’océan de la RH Numérique, ni quand. Mais
comment ! ”
Pour finir, Magellan a élargi ce retour d’expérience par un
témoignage du déploiement sur les entités de la région
Asie-Pacifique, réalisé pour le département Group HRIS.
Fort de ce succès, Magellan Consulting espère vous
retrouver encore plus nombreux à son prochain
événement autour de son offre RH numérique !
LES SPEAKERS :
Technip : Hubert Levavasseur, Responsable SIRH de FlexiFrance (Groupe Technip) // Novapost : Clément Buyse, Co-fondateur
Magellan Consulting • Damien Philippon, Associé, en charge de l’offre Entreprise Numérique • Daniel Piana, Sénior Manager, en charge de l’offre RH
Numérique • Sébastien Le Quoy, Sénior Consultant, expert RH/SIRH ayant piloté le déploiement international de l’ERP RH et des solutions Novapost.
1er TRIMESTRE 2015
n
PAGE 10
interview STANISLAS ROCHE
CONSULTANT SENIOR RH
Stanislas est intervenu sur un projet de mise en place d’une solution de gestion RH dématérialisée.
EN QUOI CONSISTE LA GESTION DÉMATÉRIALISÉE DES DOCUMENTS RH ?
La mise en place d’un HR Digital Desk permet
d’apporter des réponses concrètes aux DRH :
Il est maintenant possible de remplacer complètement une
gestion papier des documents RH par une gestion digitalisée. Cette gestion entièrement dématérialisée se fait grâce
aux nouvelles technologies que proposent plusieurs éditeurs et que nous appelons le “HR Digital Desk”.
Le HR Digital Desk, poste de travail virtuel du gestionnaire RH
permet de dématérialiser les processus et les documents RH
tout en répondant aux enjeux RH :
n
DE SERVICES AUX GESTIONNAIRES
• accélère et simplifie le traitement des données,
• facilite la recherche : pour consulter un document, le gestionnaire ne perd
plus de temps dans sa recherche parmi les classeurs et armoires sous clef,
• facilite les échanges d’informations : un même document est désormais
consultable par plusieurs personnes en même temps.
DE QUALITÉ
VALEUR PROBANTE
• réduit les risques d’erreur de saisie, en classement et/ou de perte de
documents,
• sécurise durablement le patrimoine documentaire.
Documents numérisés au format figé PDF et stockés sur des
serveurs sécurisés selon une norme et un horodatage garantissant une équivalence de la version numérique à son original papier.
n
D’EFFICACITÉ
• génère des gains de productivité grâce à l’automatisation et à la fluidification des processus RH (1 ETP pour 1500 dossiers collaborateurs gérés).
ACCESSIBILITÉ
DE COÛTS
• réduit les coûts d’impression, de stockage et d’envoi des documents
physiques
• contribue au respect des engagements en termes de responsabilité sociale
Accessibilité via de multiples endroits et simultanément par les
gestionnaires RH habilités.
n
SEARCH
Accès aux documents facilité par la mise à disposition d’une
fonction de recherche par type de document et par collaborateur.
n
… TOUT EN
respectant les contraintes juridiques avec la signature électronique.
MEMORY
Documents stockés de manière hiérarchisée à travers l’exploitation d’un plan de classement : les données sont donc
structurées.
Un HR Digital Desk ne doit pas être confondu avec une simple
bibliothèque en ligne (Gestion Electronique des Documents),
dans la mesure où celui-ci permet, outre une dématérialisation, d’assurer une valeur probante aux documents RH et de
gérer les processus de gestion documentaire RH.
POUVEZ-VOUS PRÉCISER LE CONTEXTE
GÉNÉRAL DANS LEQUEL LE PROJET DE
GESTION DÉMATÉRIALISÉE S’EST LANCÉ ?
Le client chez lequel j’interviens est un grand groupe français mutualiste
qui fédère une soixantaine d’entreprises et de filiales indépendantes.
Le projet initié début 2013 porte sur une cinquantaine de ces entreprises, en majorité des caisses et des banques régionales, dont la taille
varie généralement de 1 000 à 2 000 collaborateurs, la plus petite
comptant une quarantaine de collaborateurs et la plus grande, plus de
12 000. Au total, près de 115 000 dossiers salariés sont concernés par
le projet. L’ambition de notre client consiste à mettre le HR Digital Desk à
disposition pour l’ensemble des entreprises du groupe dans un délai de
12 mois, avant fin 2014. A l’issue du projet, plus de 1000 gestionnaires
RH utiliseront l’outil au quotidien.
Le projet s’inscrit dans le cadre d’une réflexion, à l’issue de laquelle l’opportunité de mettre en place une solution mutualisée a été confirmée,
afin de générer des économies d’échelle, mais également de contribuer
à l’harmonisation des processus RH et des reportings au sein du groupe.
Un contrat “groupe” a été négocié auprès de chacun des prestataires du
projet (numériseurs pour la reprise de l’historique papier, éditeur pour la
solution en ligne).
A noter que le client a choisi une solution en mode SaaS , considérant le
rythme de livraisons satisfaisant (biannuelles), et le levier de négociation intéressant vis-à-vis de la R&D éditeur, au regard de la cinquantaine
de clients cible de la solution.
DE QUELLE FAÇON LE PROJET A-T-IL ÉTÉ MENÉ ?
La démarche définie a permis de prendre en compte les deux composantes structurantes du projet de mise en place de l’outil de gestion
dématérialisée des documents RH :
• la construction d’un socle commun (projet global),
• un déploiement sur mesure par entité (projet spécifique).
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COMMENT LA QUESTION DE L’HISTORIQUE
DES DONNÉES A-T-ELLE ÉTÉ INSTRUITE ?
QUELLES ONT ÉTÉ LES DIFFICULTÉS
RENCONTRÉES ?
Ce point central recouvre en réalité deux questions : celle de la profondeur de l’historique de reprise du stock papier et celle du devenir des documents papiers existants.
Tout projet a son lot de difficultés.
Concernant la profondeur de l’historique de reprise du stock papier, le
système de paie a alimenté l’outil de gestion documentaire des matricules des collaborateurs présents depuis 2011. Les données des salariés ayant quitté le groupe avant 2011 n’ont pas été jugées comme prioritaires et ne sont pas reprises à ce stade du projet.
Chacune d’entre elles avait le choix d’intégrer ou non la solution RH
commune.
Concernant le devenir des documents papiers existants, la préconisation
juridique du groupe a consisté à conserver dans un premier temps les
documents signés de l’employeur et du collaborateur (principalement les
contrats de travail). Pour autant les entités ont été laissées libres d’appliquer ou non cette préconisation du groupe.
Un point qu’il ne fallait pas négliger était le manque de relais local qui a
rendu plus difficile l’acceptation du changement.
CONSTRUCTION D’UN SOCLE COMMUN
Chronologiquement, la première difficulté a été de convaincre le maximum d’entités du groupe d’adhérer au projet.
La contrainte du planning ambitieux a provoqué une seconde difficulté.
Les déploiements réalisés en parallèle ont rendu plus complexe le
pilotage.
Enfin, le déploiement des entités a rencontré des difficultés techniques liées aux scanners ou aux postes de travail.
DÉPLOIEMENT SUR MESURE PAR ENTITÉ
Cadrage et choix
• Choix de la solution éditeur et des prestataires de reprise • Définition des instances de gouvernance • Détermination des sites
pilotes • Chiffrage • Go/No go
PLANIFICATION
• Planning cible de réalisation et étapes clés • Lotissement du projet par domaines (dossiers collaborateurs, collectifs, gestion
des temps et des activités, formation et mobilité, paie) • Définition des indicateurs d’avancement et de ROI à appliquer par
entreprise.
CONCEPTION
• Supports de communication • Adaptation de l’outil existant aux besoins clients • Formalisation d’un plan de classement groupe
des documents • Préconisations de processus de gestion numérique • Contrat groupe et conventions de service avec les
fournisseurs • Supports réglementaires • Formation (séminaire de formation) • Cahier de tests et PV de recette fonctionnelle
• Protocole de support
PHASE 1, amont :
préparation et conduite du changement
• Identification des personnes clés
• Ateliers de cadrage des choix organisationnels, définition du book et
du plan de classement spécifique
• Préparation de la reprise des dossiers salariés
• Choix du prestataire numériseur pour la reprise de l’existant papier
• Formation à l’application
• Vérification de la compatibilité entre pré-requis techniques éditeur et
paramétrage des postes.
• Acquisition du matériel (scanners / doubles écrans)
• Démarches réglementaires (CNIL, IRP)
PHASE 2 :
DÉPLOIEMENT TECHNIQUE
• Ouverture de l’application
• Création et paramétrages des utilisateurs
• Recette
PHASE 3, aval : SUIVI
• Utilisation de l’outil au quotidien
• Support
• Club utilisateurs
• Comités de suivi et de pilotage
• Gestion des demandes d’évolution de l’outil
SUPPORT ET SUIVI
• Demandes d’assistance
• Demandes d’évolution de l’outil
• Gestion des habilitations
L’équipe projet a regroupé des compétences pluridisciplinaires (RH, SI, juridique...) et s’est appuyée sur des relais locaux dans la préparation
et la réalisation du déploiement au niveau de chaque entreprise.
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interview STANISLAS ROCHE
CONSULTANT SENIOR RH
FORT DE VOTRE EXPÉRIENCE, QUELS SONT SELON VOUS LES FACTEURS CLEFS
DE SUCCÈS ?
Si l’on devait retenir 4 facteurs clefs de succès, je citerais en priorité :
FÉDÉRER
• Disposer de la capacité
à faire converger plus de
200 interlocuteurs ayant
des besoins spécifiques,
• Impliquer les acteurs
concernés dans la définition des processus
cibles de gestion documentaire, en particulier
l’élaboration du plan de
classement, afin d’éviter
la perte de documents
mal indexés.
ACCOMPAGNER
• Être disponible et
réactif,
• Conduire le changement dès le démarrage
du projet, afin d’anticiper les situations de
stress des gestionnaires - le passage
d’une gestion “papier” à
une gestion numérique
vient bouleverser les
habitudes de travail - et
mettre en place des actions de prévention et
d’accompagnement.
ANTICIPER
• Respecter strictement
le planning,
• Instruire les aspects
techniques du projet
dès le démarrage de
celui-ci.
S’ADAPTER
• Accorder de la souplesse au niveau du
spécifique de chaque
entreprise,
notamment au niveau du
processus de gestion
des documents et des
filtres applicatifs afin
de ne pas bouleverser
les logiques établies et
la désynchronisation
de la reprise de l’historique documentaire
par rapport à la prise en
main et à l’utilisation de
l’outil.
POUR CONCLURE, JE SUIS UNE ENTREPRISE DÉSIRANT DÉMATÉRIALISER SES PROCESSUS,
POURQUOI FAIRE APPEL À MAGELLAN PLUTÔT
QU’À UNE AUTRE SOCIÉTÉ DE CONSEIL ?
Parcours
POURQUOI NE PAS DIRECTEMENT FAIRE APPEL
de Stanislas Roche
À UN ÉDITEUR ?
Magellan Consulting est un cabinet agnostique vis-à-vis des solutions disponibles sur le marché. Son positionnement au carrefour
du métier et des nouvelles technologies permet à la fois d’intervenir sur les usages et les processus tout en maîtrisant les solutions. C’est cette double valeur qui permet de conseiller au mieux
les clients sur leurs besoins.
C’est l’une de nos promesses : pouvoir rassembler dans une même
équipe, des consultants avec une forte expertise en matière de digitalisation, ayant la connaissance des SIRH et des technologies,
et bien entendu avec une maîtrise des processus métier.
Sur le sujet de la dématérialisation des processus et des documents RH, Magellan est intervenu chez d’autres clients, dans des
écosystèmes technologiques différents. Si les enjeux et les usages
n’étaient pas semblables, l’approche et la méthodologie ont été
sensiblement identiques.
Concernant le choix de Magellan plutôt que faire directement appel à l’éditeur : il est toujours préférable de faire appel à une entité
neutre vis-à-vis de l’éditeur. Cela permet de mieux cadrer, de lever
les incompréhensions en cherchant des solutions, de faire si nécessaire évoluer la solution, ...
Stanislas Roche
Stanislas Roche, 34 ans, a rejoint Magellan en janvier 2014.
Consultant depuis 2006, il est intervenu chez de multiples
clients, pour des missions de conduite au changement,
déploiements, migrations et mises en place de tierces
maintenances applicatives en tant que chef de projet PMO,
MOA et AMOA.
Quoi qu’il arrive, Magellan porte toujours les intérêts de ses clients.
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Magellan Consulting, votre partenaire
à la croisée des chemins entre votre
métier et les technologies numériques
Depuis sa création, Magellan Consulting accompagne
ses clients dans leurs grandes transformations,
qu’elles soient suscitées par des enjeux métier ou de
systèmes d’information.
Les nouvelles fonctions RH impulsées par les innovations technologiques deviennent incontournables.
C’est pourquoi Magellan Consulting investit continuellement sur l’offre RH numérique, mais aussi sur des sujets
de stratégie SIRH ou de mise en place de centre de services partagés. L’objectif est d’apporter de l’innovation
et toujours plus de valeur à ses clients, tout en ayant à
coeur de faire aboutir chaque projet.
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En s’appuyant sur ces nombreux atouts, Magellan
Consulting se propose de vous accompagner dans vos
projets de transformation. Elle fait bénéficier ses clients
de l’expertise de ses consultants, de ses méthodologies
et savoir-faire, mais aussi en capitalisant sur le positionnement historique du cabinet à la frontière entre Directions Métiers et Direction du Système d’Information.
Le positionnement du groupe Magellan est résolument
orienté vers l’innovation.
L’intelligence collective est un moteur
fondamental de Magellan Consulting
Nos consultants se réunissent régulièrement afin de partager
leurs retours d’expérience, et ainsi enrichir nos offres, proposer
de nouvelles idées, innover.
Les auteurs de ce numéro
Sophie Rozet
Philippe Aulagnon
Sébastien Le Quoy
Sophie Rozet est Associate Partner chez
Magellan Consulting et responsable de
l’offre Ressources Humaines. Elle dispose de plus de 13 ans d’expérience,
dont plus de 10 ans dans le conseil en
Organisation auprès de grands groupes
français et internationaux.
Sophie accompagne ses clients et mène
de nombreux projets sur l’ensemble de la
chaîne de valeur de la fonction RH.
Manager depuis 6 ans chez Magellan,
Philippe Aulagnon est spécialisé dans les
missions RH / SIRH et accompagne des
clients privés comme publics dans des
études de cadrage, de schéma directeur
SIRH, de choix de solution SIRH, de mise
en œuvre de projets de transformation
RH et SIRH.
Sébastien Le Quoy est Senior Consultant
chez Magellan Consulting. Depuis 4 ans, il
accompagne des grands comptes sur des
problématique RH/SIRH dans un contexte
international, de la redéfinition des processus RH aux projets de déploiement de
nouveaux outils, mais également à la définition de la stratégie de transformation
numérique de la fonction RH.
[email protected]
+33 6 25 91 13 84
[email protected]
+33 6 59 30 19 10
[email protected]
+33 6 67 71 96 26
Notre différence
Les trois Associés fondateurs de Magellan Consulting, Claude Aulagnon, Michel Hatiez et Didier Zeitoun, n’en étaient
pas à leur première aventure entrepreneuriale lorsqu’ils ont fondé Magellan Consulting en 2008.
LEUR IDÉE : lancer un Cabinet de Conseil en Organisation novateur dont la différenciation est issue de la double
compétence processus métiers des clients et maîtrise des technologies de l’information.
Notre mission est de créer davantage de valeur pour nos clients en tirant parti des technologies de l’information et
de l’innovation, appliquée aux métiers et aux processus des entreprises.
Aujourd’hui, Magellan Consulting peut compter sur un peu plus d’une centaine de consultants expérimentés
regroupant des compétences sectorielles et transverses cohérentes avec son positionnement.
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48-50 rue de la Victoire
75009 Paris
+33 (0)1 42 66 06 06
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