FICHE DE POSTE: Chef du service de la scolarité générale

FICHE DE POSTE:
Chef du service de la scolarité générale
Nom de l'agent:
Prénom:
Périmètre:
Direction, service, composante:
Année universitaire:
UCP
Direction Offre de Formation / Service de la scolarité générale
2015-2016
Identification du poste
Catégorie :
Corps:
Métier ou emploi type*
A
AAE
IE - Chargée de gestion et d'aide au pilotage
* REME
Le répertoire des métiers (REME) peut être consulté sur le site du Ministère de l’éducation nationale.
Le référentiel des emplois type de la recherche et de l'enseignement supérieur (REFERENS) peut être consulté sur le site du Ministère de l'enseignement supérieur.
Localisation géographique du poste :
Positionnement du poste dans l’organigramme :
Quotité du poste (en %):
Encadrement:
Nombre d’agents encadrés par catégorie:
Conduite de projet:
Rez-de chaussée Chênes 2
sous la responsabilité de la directrice Offre de Formation
100%
OUI
A:
B: 3
C: 9
OUI
Descriptif du poste de travail
Conditions particulières d'exercice
(NBI, IFSE, groupe…)
Mettre en œuvre la politique Formation de l'établissement : "environner, positionner et
ouvrir"
Assurer l'ensemble des actes de gestion administrative liés à la scolarité des étudiants de
l'UCP de l'inscription administrative à la délivrance du diplôme
Piloter et mettre en œuvre l'ensemble des procédures dématérialisées liées aux
inscriptons administratives des étudiants y compris pour les composantes ESPE et IEP :
APB, inscriptions et réinsciptions administratives par le web
Missions :
Veiller à la régularité des actes et procédures liés aux inscriptions et à la délivrance des diplômes
et assurer la vérification des données requises pour les enquêtes ministérielles
Encadrer administrativement et piloter l'équipe de la scolarité (12 agents)
Être l'interface opérationnelle entre les étudiants, les personnels de la scolarité, les responsables
des composantes et les services de l'université
Activités / tâches :
Encadrer les missions liées à la scolarité, dans le respect de l'offre de formation et des
orientations prises par les instances de l'université
Organiser les inscriptions (sur 2 sites), assurer la délivrance des diplômes, superviser la
gestion des bourses, veiller aux transferts des dossiers universitaires
Animer et coordonner l'activité des agents su service
Concevoir des procédures afin d'améliorer le fonctionnement du service pour un meilleur
service rendu aux usagers
Participation à diverses instances et commissions de travail internes (CFVU, DOF,
Commission exonération droits d'inscription, réunion avec les responsables
administratifs de composante et les chefs de services centraux)
Participation aux réunions externes (SISE, AMUE, SAIO de Versailles,..)
Recrutement du personnel et des vacataires pour les inscriptions et évaluation
professionnelle.
Principales :
Associées :
Compétences requises pour le poste
Connaissances, savoir :
Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur, de l'établissement et de ses
composantes et maîtriser la fonction "Scolarité"
Connaître l'offre de formation de l'université
Savoir manager une équipe
Présenter une aptitude à la conduite de projet et à l'accompagnement au changement
Posséder une bonne culture juridique et administrative
Principales :
Associées :
Compétences opérationnelles (savoir faire) :
Principales :
Maîtriser le progiciel de scolarité "Apogée"
Explorer les ressources des technologies de l'information pour développer le service aux
étudiants
Simplifier les les procédures
Associées :
Améliorer l'efficacité du service
Principales :
Associées :
Savoir gérer les priorités
Etre force de propsositions
Compétences comportementales (savoir être) :
Travailler en équipe
Avoir une approche pédagogique de la mission (formation du personnel, relations avec
le public étudiant)
Être à l'écoute
Résister au stress
Savoir gérer les conflits et faire face aux situations d'urgence
* Conformément à l’annexe de l’arrêté du 18 mars 2013 (NOR : MENH1305559A)