Daté le 20 octobre 2015

Comité du Parc de Limoges
Procès-verbal du 17 février, 2015
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PROCÈS-VERBAL / MINUTES
COMITÉ DU PARC DE LIMOGES PARC COMMITTEE
Réunion du 20 octobre 2015 – 18 h
Pavillon de Limoges
Présents :
Carol Ann Scott, directrice de la récréation
Bob Joiner, membre
Jocelyne Joiner, membre
Tanya Joiner, secrétaire
Peggy O’Meara, membre
Brian Young, membre
Absent :
Francis Brière, conseiller
1. OUVERTURE DE L’ASSEMBLÉE / OPENING OF THE MEETING
Proposé par Tanya Joiner
Appuyé par Jocelyne Joiner
Que l’assemblée soit ouverte à 18h. / Be it resolved that the present
meeting be opened at 6pm.
Adoptée / Carried
2. PRIÈRE / PRAYER
Par : Tanya Joiner
3. ORDRE DU JOUR / AGENDA
Proposé par Tanya Joiner
Appuyé par Bob Joiner
Que l’ordre du jour soit accepté avec les ajouts suivants et les
modifications apportées séance tenante, le cas échéant. / That the
agenda be accepted, including the modifications made forthwith as
applicable.
Adoptée / Carried
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4. PROCÈS VERBAL / MINUTES
Proposé par Jocelyne Joiner
Appuyé par Bob Joiner
Il est résolu que le procès-verbal de l'assemblée du 15 septembre 2015
soit adopté tel que présenté. / Be it resolved that the minutes from the
meeting held September 15, 2015 be accepted as presented.
Adoptée / Carried
5. DÉLÉGATIONS / DELEGATIONS
N/A
6. AFFAIRES DÉCOULANT DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES / UNFINISHED
BUSINESS FROM PREVIOUS MEETINGS
a) Second Baseball Diamond / Deuxième terrain de balle
Francis suggère que nous soyons peut-être en mesure de recycler les
matériaux d'autres terrains existants provenant d'autres villages de la Nation
qui ne sont pas utilisés (Ste-Rose, Fournier). Les matériaux pourraient être
enlevés par un groupe de bénévoles et ré-installés par des professionnels.
Nous avons besoin d'un devis pour l'installation d'un nouveau terrain de balle
y compris les matériaux et un devis pour l'installation de matériaux utilisés
pour comparer les prix. / Francis suggests that we may be able to recycle
materials from other existing diamonds in other villages of the Nation that are
not being used (Ste-Rose, Fournier). Materials could be removed by a group
of volunteers and re-installed by professionals. We need a quote for
installation of new ball diamond including materials and a quote for
installation of used materials to compare prices.
Stéphanie nous a donné une mise à jour sur la collecte de fonds. Ils ont 943
$ amassés du tournoi de ball du mois de mai. Le drainage a été complété en
Octobre 2015. Brian Young travaille sur une demande à Hydro One pour un
don des pôteaux. Antidévireur devrait inclus dans le budget de 2016.
Paysage, les clôtures et les lumières sont prévues pour 2016. Le sous-comité
installera un thermomètre dans le parc pour démontrer la cible et le progrès.
Des pancartes de commanditaires seront vendus pour l’antidévireur à
environ1,000 $ chacun pour aider au financement. Plus d'idées de collecte de
fonds/subventions seront discutées à l'automne pour atteindre l'objectif de
collecte de fonds de $75,000..Stephanie gave us an update on fundraising.
They have $943 raised from May baseball tournament. Drainage was
completed in October 2015. Brian Young is working on a request to Hydro
One to donate posts. Backstop should be included in 2016 budget.
Landscape, fencing and lights are anticipated for 2016. Sub-committee to
install a thermometer sign in park to show target and progress. Sponsor signs
will be sold for the backstop at approx.. $1,000 each to help with funding.
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More fundraising ideas will be discussed in the Fall to reach the target of
$75K in fundraising/grants.
Brian Young a accepté de prendre soin de la tente de bière durant le tournoi
de balle du club Optimist de Limoges le 25 au 27 septembre. Tous les profits
des ventes iront vers la levée de fonds du nouveau terrain de balle. /Brian
Young has agreed to run the bar during the Limoges Optimist Club ball
tournament from September 25-27. All bar profits will go towards new ball
diamond fundraising.
b) Existing Ball Diamond / Terrain de balle existant
Carol-Ann a reçu une quotation de Sproule au montant de $ 5K à: Redresser
2 pôteaux, fournir de nouvelles traverses, réorienter 1 pôteau au fer à cheval,
réorienter 1 pôteau à l’antdérivant et de réajuster les lumières. Nous aurons
besoin des factures à appliquer contre la subvention approuvée pour 2016
(24K), Sproule a accepté de fournir la facture seulement en 2016. Luc et les
bénévoles seront en mesure de déplaçer toutes clôtures autour du terrain
entre le 28 septembre et le 11 octobre. La clôture sera reculé de 20 pieds de
Luc et les bénévoles. Carol-Ann doit envoyer un courriel à Luc pour confirmer
le plan pour reculer la clôture et les détails sur le travail approuvé par
Sproule. Carol-Ann devra envoyer les facturespour la balles des enfants et de
la ligue de balle d’adultes par la fin octobre. Requète recu par la ligue de
balle d’adulte pour ne pas payer les frais de 2016 pour compensser pour les
travaux bénévoles./ Carol-Ann received a quote from Sproule in the amount
of $5K to: Straighten 2 posts, provide new cross-arms, re-direct 1 post from
horseshoe, re-direct 1 post from backstop and re-adjust the lights. Since we
will need 2016 invoices to apply against approved grant (24K), Sproule has
agreed to provide invoice only in 2016. Luc and volunteers will be removing
all fencing around diamond between September 28th and October 11th. CarolAnn to send Luc an e-mail to confirm plan for moving fence and details on
work approved by Sproule. Carol-Ann to send bills to both kids ball and adult
ball league by end of October. Request has been received by adult league to
wave 2016 fee of $2,500 because of volunteer work being done.
c) Rink / Patinoire
Il va falloir remplacer ou réparer quelques panneaux au rond de glace au
printemps 2016. Matériaux ont été achetés. Il va aussi falloir peinturer
l’asphalte au printemps 2016. Couts provenent du budget opérationel.. /
Some of the boards at the rink will need to be fixed or replaced in Spring
2016. Fiberglass purchased. The asphalt will also need painting in spring
2016. Costs taken from the operational budget.
d) Restaurant / Restaurant
Le restaurant doit être hivernisé. Bob doit redonner les clés à Carol-Ann.
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Restaurant needs to be winterized by new park employee. Bob to hand in
keys to Carol-Ann.
e) Park Sign / Affiche du parc
f) Tot Lot
Le projet « Tot Lot » a été approuvé par le conseil pour $120,000 et sera
accessible à 100%. Les matériaux ont tous été commandés, mais ne seront
installés qu’au printemps 2016 pour répondre à la préoccupation de la
garantie de de la colle pour la surface accessible. Toutes les clôtures on été
complété cette année. Le sous-comité devra fournir un plan de site, y
compris des arbres, des bancs, sentier, affiche, des poubelles et un
stationnement pour le 7 octobre. Tous les coûts doivent également être
fournis afin que nous puissions inclure dans la demande pour le budget 2016
en fin octobre. La contribution de $ 9K du comité des citoyens doit être
appliqué à la commande de matériel en 2015. Carol-Ann enverra une facture
à François Sigouin sous peu.The Tot Lot project was approved by council for
$120,000 and will be 100% accessible. Materials have all been ordered but
will only be installed in spring 2016 to address the concern of the cold
impacting guarantee of glue for accessible surfacing. Fencing complete. Subcommittee is being asked to provide a site plan including trees, benches,
path, sign, garbage bins and parking by October 7th. All costs should also be
provided so that we can include in request for 2016 budget at end of October.
The $9K contribution from Citizens Committee needs to be applied to
ordering of material in 2015. Carol-Ann will send Francois Sigouin an invoice
shortly.
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g) Des insectes semblent avoir infesté le chapiteau. Carol-Ann a contacter un
exterminateur pour aroser en octobre 2015. Le chapiteau peut-être aura
besoin d'être re-vernis pour résoudre le problème./ Bugs seem to have
infested the gazebo. Carol-Ann contacted an exterminator to have sprayed in
October 2015. Gazebo may need to be re-stained to solve the problem.
h) Des ados à limoges ont demandé pour une nouvelle structure au skate park.
Nous avons demandé d'obtenir des détails, y compris les coûts du comité
Kraft pour être en mesure de demander un financement du comité des
citoyens (3,500 $). Le comité de la journée communautaire de Limoges est
veux contribuer 1000 $. Francis contribuera également le même montant et le
comité des citoyens a accepté de contribuer le solde de 1,500 $. Structure
devra être installer en mi-novembre 2015. / Limoges teens have been asking
for a new skate park structure. We requested to get details including costs
from the Kraft committee to be able to request funding from the Citizens
Committee ($3,500). The Limoges Community Day is willing to contribute
$1,000. Francis agreed to match this contribution and the Citizens Committee
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agreed to contribute the remaining $1,500. Structure to be installed by midNovember 2015.
i) Nouvel employé des parc Jean-Guy Beaudoin commence le 1er novembre. /
New park employee Jean-Guy Beaudoin has been hired and will start
Novembre 1, 2015
j) Limoges Community Day has some funds/profits from this year’s event. They
would like to have a plan to spend some of this money in the community by
organizing free events or purchasing items for park. Anticipated projects
include:
1. Sponsoring new ball diamond ($1,000)
2. Skate park addition ($1,000)
3. Organize rink day in February 2016 ($400)
4. Keep in reserve for supplies for event in 2016 ($200)
5. Reserve for kiddie inflatables ($500)
6. Accessible swing ($600) –DENIED by committee
7. Musical Instrument ($1,000) –approved upon receiving further details
8. Sign for “Limoges loves to Play” –pending design and costs
9. BMX hills –need to look into further
10. Albert Benoit sign –pending design and cost
11. Purchase of bingo machine for community day –pending cost
12. Daycare wants to contribute towards a Mommy and Tot swing –
pending cost
7. SESSION À HUIS CLOS / CLOSED SESSION
Aucune /None
8. RAPPORTS / REPORTS
8.1 Rapport de la directrice / Director’s report
Tout va bien / All is well
8.2 Rapport du membre du conseil / Council member’s report
Tout va bien / All is well
9. RAPPORT DE LA TRÉSORERIE / TREASURER’S REPORT
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Carol Ann a manqué de temps pour présenter le rapport financier du mois de de
septembre 2015. /
Carol Ann ran out of time to present the financial report for the month of
September 2015.
10. SUJETS DE DISCUSSION / TOPICS FOR DISCUSSION
Aucun / None
11. AUTRES / OTHERS
Aucun / None
12. PROCHAINE RÉUNION / NEXT MEETING
La prochaine réunion aura lieu le 17 novembre 2015, à 18h30 au pavillion de
Limoges. / The next meeting will be held on November 17th at 6:30pm, at the
Limoges pavillion.
13. AJOURNEMENT / ADJOURNMENT
Proposé par Jocelyne Joiner
Appuyé par Tanya Joiner
Il est résolu que la présente assemblée soit ajournée à 19 h 30. /
Be it resolved that the present meeting be adjourned at 7:30pm.
Adoptée / Carried
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Bob Joiner
Membre / Membre
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Tanya Joiner
Secrétaire / Secretary