Lettre-Information-SIRH-mars-avril2014

La Lettre d’Information
du
Système
d’
Information
des
Ressources
Humaines.
Mars-Avril 2014
Actualités
Fort de son organisation centralisée en matière de gestion administrative et de paye, dont l'efficience a été reconnue en
2006 par l'audit de modernisation de la fonction paye de l'Etat, et de son SIRH performant, notre ministère a été désigné
en février 2010 comme le premier pilote pour le raccordement à l'ONP, et finalement a été le seul ministère pilote. Les
travaux de déploiement entre le SIRH du MAAF (Agorha) et le SI Paye ont démarré en décembre 2012 avec la phase de
raccordement technique.
Du mois de février au mois de juillet 2013, 17 tirs de reprise de données ont été exécutés sur un échantillon de 3402
agents représentant l’ensemble de la complexité statutaire, indemnitaire et indiciaire du ministère. Chaque tir a fait l'objet
d’adaptations autant côté MAAF que côté ONP. Globalement, avant l'arrêt des travaux de la phase de tests de reprise,
1286 dossiers ont été créés et 949 payes ont été calculées par l'ONP.
S’agissant de l’ONP, à la suite des difficultés constatées sur certaines composantes du projet ONP, le Premier Ministre a
souhaité réaliser un point d’étape global du Programme SIRH-SI Paye. En effet, les audits conduits depuis le 2ème
semestre 2012 montraient que plusieurs objectifs importants avaient été atteints, mais que le niveau de risques
techniques, organisationnels, financiers et sociaux nécessitait une revue des fondements techniques et opérationnels du
programme. Il a donc confié au directeur de la DISIC, Jacques Marzin, la mission de piloter le travail de Refondation
opérationnelle du programme qui a été achevée à la fin de l’année 2013. A l’issu de ces travaux, compte tenu du coût de
l’opération, des délais très longs de raccordements de l’ensemble des ministères, et des risques à maîtriser pendant cette
période, il a été décidé d’interrompre le programme de raccordement des ministères au SI-PAYE de l’ONP.
Le programme ONP se recentre donc, pour l'instant, sur « l'offre SIRH », application interministérielle de gestion
administrative des agents, et la brique décisionnelle.
Cette ré-orientation du programme ONP ne remet pas en cause le travail lancé depuis de nombreuses années au
Ministère. En effet, le choix de la modernisation de notre système d'information a toujours été notre priorité stratégique.
Les échanges avec l’application PAY ont été maintenus et seront donc seuls conservés.
Aujourd’hui, la feuille de route pour 2014 est de consolider l’application Agorha, de terminer le module primes, et de
continuer à améliorer la qualité des données, .
La modernisation de notre SIRH va pouvoir continuer et progresser dans les années à venir. Le plan d'accompagnement
qui avait été lancé dès 2012, va se poursuivre en prenant en compte ses nouvelles orientations.
Sommaire
Les chiffres clés du SIRH
Un bilan d’activités 2013 conséquent entre stabilisation et raccordement
La feuille de route du SIRH est tracée
Le chantier Mobilité est entré dans sa phase opérationnelle
Les chiffres clés du SIRH
15 applications métiers utilisés, plus de 1500 utilisateurs,
68.587 dossiers gérés en moyenne par mois sur l’année
2013, 36.719 agents payés par mois en moyenne sur
l’année 2013, plus de 135.000 demandes de gestion
administrative traitées sur l’année 2013, 120 gestionnaires
de corps, 13 agents affectés à l’AMOA, 6 agents affectés à
l’assistance utilisateurs au sein du Bpnp, environ 30.000
dossiers de pension mis en qualité et transférés au Service
de Retraite de l’Etat, 25 évolutions réglementaires pour
2013
Agorha, c’est plus de 220 procédures en gestion
administrative, presque 830 spécifications détaillées, 550
écrans, plus de 800 éditions, 3404 règles de gestion à ce
jour
Agorha , c’est 15 versions applicatives déployées en 2013
Un bilan d’activités 2013 conséquent entre
stabilisation et raccordement
L’année 2013 a été riche en changement et en évolution
du SIRH. En effet, la première version d’Agorha en
conformité avec les exigences ONP a été mise en service
dès le mois d’avril. A ce jour 91 % des procédures de
gestion administrative sont mises en service.
Ainsi, depuis le 8 avril 2013, « Agorha conforme ONP » est
ouvert en production. Il s’agit d’une application intégrée
spécifique au MAAF permettant aujourd’hui de gérer le
dossier RH des 68 000 agents gérés pour 36 700 agents
payés en moyenne par mois.
Le déploiement de plus d'une dizaine de versions a
permis, depuis, de consolider certaines procédures. Un
chantier de stabilisation débuté au mois de juillet 2013, a
permis de reprendre certains sujets prioritaires comme par
exemple les congés maladie, le temps partiel ou la gestion
des contrats.
Un chantier spécifique sur le domaine de l’enseignement
privé a permis d’identifier toutes les procédures
spécifiques utilisées pour ce domaine et ainsi de les
adapter afin de permettre aux gestionnaires d’utiliser
Agorha et d’arrêter de traiter manuellement une grande
partie des actes.
Plusieurs adaptations ont été nécessaires afin de prendre
en compte la loi sur la déprécarisation.
Un gros chantier sur l’augmentation des performances de
l’application a été mené pendant tout le premier semestre
et a permis d’obtenir des délais raisonnables dans les
différents traitements.
Au 31 décembre 2013, subsistent encore 1009 anomalies
ou évolutions à prendre en compte. Une implication forte
des bureaux de gestion dans la recette utilisateurs a
permis de consolider les différentes versions. La mise en
qualité des dossiers est devenue un enjeu majeur pour les
gestionnaires et a fait l’objet d’une attention particulière
tout au long de cette année afin de traiter d’une part le
stock des incohérences mais aussi d’analyser les outils
indispensables pour gérer le flux des événements de
gestion.
Environ 850 utilisateurs ont d'ores et déjà été formés sur la
nouvelle version d'Agorha et les formations se poursuivent.
L’application Agorha est ouverte sur internet via un accès
sécurisé afin de répondre aux besoins des acteurs
externes (comme le MEDDE, les établissements publics
sous tutelle et les établissements d'enseignement).
La feuille de route du SIRH est tracée
Les enjeux du SIRH pour 2014 sont multiples :
- un système d’information répondant aux besoins des
utilisateurs assurant de manière fiable et sécurisée la
gestion des ressources humaines (GA, paye, gestion des
compétences, pensions).
- un repositionnement du dossier RH au cœur de l’activité
des gestionnaires de corps et de proximité
- assurer la finalisation de la mise en place des comptes
individuels de retraite en liaison avec le SRE
- terminer la migration du système décisionnel
L’écosystème du SIRH est le suivant :
1994. Leur migration est indispensable pour assurer leur
support, leur continuité technique, mais aussi leurs
adaptations aux évolutions métiers.
Pour 2014, les axes de la feuille de route du SIRH sont :
- la stabilisation du noyau Agorha : il faut en effet,
procédure par procédure, intégrer les quelques évolutions
réglementaires et fonctionnelles non encore prises en
compte à ce jour afin que l’outil réponde aux besoins des
utilisateurs et surtout qu’il devienne fiable. De plus, Agorha
doit devenir un outil d’aide à la gestion administrative en
mettant à disposition des gestionnaires par exemple des
outils d’alerte afin d’anticiper le flux des actes
administratifs à suivre (pour illustration : relancer les
agents dont la date de fin prévisionnelle de mise en
disponibilité arrive à échéance sous 3 mois).
- le module Mobilité : encore sous Epicéa, ce module doit
être migré sous Agorha. Cette migration va s’accompagner
d’une modernisation des procédures utilisées comme par
exemple la mise en place de la dématérialisation de la
candidature des agents.
- Primes : Ce Module, complexe, est en cours de
finalisation. Sa mise en service va se faire par étape selon
les phases de traitement de la campagne.
- Qualité et complétude des données : Le dossier
informatisé de l’agent intègre aujourd’hui l’ensemble des
données interministérielles. Il est nécessaire d’assurer sa
qualité et surtout sa complétude afin de dérouler
l’ensemble des procédures sans anomalie. L’enjeu à
relever est bien la sécurisation de la paye et à terme de la
pension de l’ensemble des agents sans oublier la
facilitation de leur gestion administrative
Afin de conduire cette feuille de route, l’équipe de la
Mission Système d’Information des RH (Misirh) se
réorganise afin de gagner en efficience, en compétence et
de pouvoir traiter l’ensemble du périmètre décrit ci-dessus.
Une méthode de gestion du domaine fonctionnels est en
cours de définition afin de lister l’exhaustivité des points à
traiter lors de l’examen d’un sujet. L’ingénierie de projet
adaptée à l’AMOA sera suivie en 2014. Une implication de
la MOE sera nécessaire.
Le chantier Mobilité est entré dans sa phase
opérationnelle
Il démontre une multiplicité d’applications récentes ou pas
à maintenir en fonction des évolutions réglementaires, des
changements d’organisation, des modifications de
pratiques.
Certaines applications comme Epicéa, encore utilisées à
ce jour pour certains modules ont été mises en service dès
Lors du deuxième semestre 2013, plusieurs ateliers se
sont déroulés avec l’ensemble des acteurs concernés par
la mobilité (RPROG, RAPS, SDMEC). Les principaux axes
de modernisation retenus dans le premier lot sont la mise
en place d’une télé-candidature, la modernisation des
procédures de gestion des postes et de gestion des avis.
Les ateliers fonctionnels avec la maîtrise d’œuvre ont
débuté mi-février.
Les plans d’accompagnement et de communication sont
en cours de formalisation.
Secrétariat général – Service des ressources humaines
Ministère de l’agriculture, de l’agroalimentaire et de la forêt
78 rue de Varenne – 75349 Paris 07SP
Directeur de la publication : Jacques Clément – Rédaction : Corinne Quod