Convention CPE N° 07/05 Test Suivi TPE

Convention CPE N° 07/05
Test Suivi T P E
Rapport d’exécution
Axe 1 : Test d’une offre de suivi post-création
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Compte-rendu de l’action
Liste des entreprises bénéficiant de l’expérimentation
Kit Méthodologique du suivi post-financement
France ACTIVE
37 rue Bergère – 75009 PARIS
François Dechy
AXE 1 : Test d’une offre de suivi post-création
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Rappel du contexte
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L’échantillon
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Modalités de mise en œuvre
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Compte rendu de la mise en œuvre
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Evaluation
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Conclusion : préconisations pour un suivi de qualité
1) Rappel du contexte
Dans le cadre d’une réflexion globale sur l’évolution des aides de l’Etat en matière de
création d’entreprise, la DGEFP a initié un groupe de travail dont l’objectif est
d’aboutir à la conception d’un plan d’action visant à mieux prendre en compte les
besoins des créateurs d’entreprise en matière d’accompagnement, de financement
et de suivi jusqu’au 3ème anniversaire de l’entreprise créée.
En effet, un constat est fait dans le domaine : si les créateurs d’entreprise bénéficient
aujourd’hui d’un environnement plus favorable en matière d’aide au montage du
projet et d’accès à des financements adaptés, l’offre en matière de suivi postcréation demeure peu structurée et largement insuffisante.
Pourtant, une large part des défaillances d’entreprises est liée à des difficultés qui
auraient pu être surmontées si elles avaient été suffisamment anticipées.
Un suivi adapté pourrait donc permettre aux créateurs d’accroître considérablement
leurs chances de pérenniser l’activité.
C’est donc dans cette perspective que le test de suivi post création est préconisé.
L’objectif de cette action est de concevoir une offre de suivi adaptée aux besoins
des TPE en création afin de favoriser leur pérennité, leur développement et leur
potentiel de création d’emplois.
Cette offre de suivi est donc développée pour :
anticiper et prévenir les risques de défaillance de l’entreprise,
outiller le créateur dans le pilotage économique et financier de
son entreprise,
identifier ses besoins d’accompagnement et mobiliser les
réponses adéquates.
2) L’échantillon
Le test concerne le suivi de 100 TPE sur 2 régions et 2 départements : Bretagne, Nord Pas
de Calais, Val d’Oise, Puy de Dôme. 5 fonds territoriaux sont impliqués : BDI, Nord Actif,
Inseraction 62, Prisme 95 et Auvergne Active.
Année de création de l’entreprise :
2005 : 17 %
2006 : 41 %
2007 : 42 %
Statut social de l’entreprise :
Entreprise individuelle : 40 %
EURL, SARL : 60%
53 % Femmes / 47 % Hommes
Situation sociale du chef d’entreprise à la création
DE ASS
8%
Autres
6%
DE RMI
20%
DE ARE
66%
Secteur d’activité
Autres
14%
Restauration
13%
Services aux
personnes
14%
Services aux
entreprises
15%
Bâtiment
10%
Commerce
34%
Montant du plan de financement à la création
> 60 KE
18%
< 15 KE
16%
15 KE / 30 KE
26%
30 KE / 60 KE
40%
Présence des différentes sources de financement
120%
100%
80%
60%
40%
20%
0%
95%
41%
26%
20%
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83%
Problématique initiale des entreprises :
Contexte de développement : 67 %
Présence de difficultés : 33 %
Motif du suivi :
Susciter le développement : 47 %
Maîtriser le développement : 20 %
Faire face à des difficultés : 22 %
Anticiper ses difficultés : 11 %
3) Modalités de mise en œuvre
La mise en œuvre du suivi s’effectue en 3 temps :
Premier temps : l’établissement d’un diagnostic partagé entre le Fonds Territorial et le
chef d’entreprise
Le diagnostic comporte :
™ une analyse de l’environnement économique,
™ les moyens commerciaux, humains et techniques,
™ une appréciation de l’environnement financier incluant les indicateurs de
gestion,
™ une synthèse des problématiques et des besoins d’accompagnement de
l’entreprise.
Deuxième temps : l’élaboration du plan d’accompagnement
La définition du plan d’accompagnement est proposée en fonction des résultats
du diagnostic de l’entreprise et des besoins de chaque créateur.
Les besoins sont hiérarchisés selon leur impact et leur importance dans la vie et la
bonne gestion de l’entreprise.
Lorsque le plan d’accompagnement est validé par l’entreprise, il peut alors être
mis en œuvre.
Troisième temps : la mise en œuvre du plan d’accompagnement
Plusieurs solutions peuvent être présentées sur un plan d’accompagnement, ceci
en fonction des problématiques repérées :
mobilisation des ressources internes au Fond Territorial : il est possible de
mobiliser des ressources internes en adéquation avec le cœur de métier
des Fonds Territoriaux, par exemple la mise en place d’outils de pilotage,
l’étude d’un besoin de financement, la médiation bancaire, …,
o
o
o
mobilisation de ressources externes :
une ligne de crédit d’ingénierie peut être sollicitée afin d’utiliser des
compétences spécifiques et particulièrement qualifiées (consultant,
expert-comptable, …).
Un parrainage peut être mis en place
D’autres solutions accessibles sur le territoire ou dans l’environnement de
l’entreprise peuvent être mobilisées.
Des outils méthodologiques sont créés et mis à disposition pour le test.
Un « Kit suivi » a été créé. Celui-ci comprend les éléments suivants :
•
-
-
-
•
Outil de diagnostic partagé et grille d’entretien :
Cet outil répond aux objectifs suivants :
Cerner les forces et les faiblesses de la TPE sur les différentes questions clés :
gestion, produit/marché, commercial, organisation, adéquation homme /
projet.
Cerner les opportunités de développement que le chef d’entreprise peut saisir
et les risques auxquels l’entreprise est ou pourra être confrontée.
Evaluer le seuil de rentabilité de l’entreprise et identifier sur cette base, les
points de vigilance à développer. Ces points de vigilance devront pouvoir
être traduits sous formes d’indicateurs clés facile à suivre et définis en fonction
du secteur d’activité de l’entreprise (panier moyen, rotation du stock,
facturation / devis réalisés, productivité, etc.)
Appréhender les besoins d’accompagnement de l’entreprise : mise en place
et appropriation des tableaux de bord, anticipation des besoins de
financement, besoin d’accompagnement sur aspects extra-financiers
(commercial, juridique, stratégie, marketing, RH, etc.).
Trame de plan d’accompagnement :
Le diagnostic partagé de la situation de la TPE et de ses besoins en matière de
suivi et d’accompagnement, doit déboucher sur la définition d’un plan
d’accompagnement
spécifique
à
chaque
entreprise.
Ce
plan
d’accompagnement précise :
- Les problématiques à traiter dans le cadre du suivi,
- Pour chaque problématique, la ou les solutions d’appui à mobiliser :
o Offre interne au FT (Pour mise en place et appropriation des tableaux
de bord, anticipation des besoins de financement, médiation
bancaire).
o Accompagnement individuel ou collectif financé dans le cadre de la
ligne de crédit d’ingénierie,
o Dispositif de parrainage
o Tout dispositif d’information, de formation, d’appui technique, de
conseil, disponible sur le territoire ou dans l’environnement direct du
créateur.
- Les modalités de mise en œuvre du plan d’accompagnement dans le temps :
actions prioritaires, chronologie des actions, modalités de suivi des actions
prévues, etc.
•
Cartographie des ressources et dispositifs d’accompagnement mobilisables
dans le cadre du plan d’accompagnement
Le plan d’accompagnement doit permettre de structurer et d’organiser le suivi
du créateur en mobilisant des ressources diversifiées, dans une logique
d’optimisation des moyens mis en œuvre. Dans cette perspective, chaque fonds
territorial participant à l’expérimentation recensera les différents acteurs, dispositifs
et ressources mobilisables sur son territoire dans le cadre du plan
d’accompagnement.
L’objectif de cette démarche est de repérer et de qualifier :
- l’offre (information, conseil, formation, etc.) des réseaux d’accompagnement
à la création d’entreprise : BG, consulaires, etc.
- l’offre des consultants et experts du territoire spécialistes des problématiques
liées au développement et à la consolidation des TPE.
- les autres ressources pertinents sur certaines problématiques auxquelles sont
confrontées les PME ou sur certaines phase de leur développement : experts
comptables, clubs de créateurs ou de chef d’entreprises, parrainage, centre
de formation, contact URSAFF pour formalités administratives liées à
l’embauche, etc.
La cartographie de l’ensemble de ces ressources correspond à un classeur ayant
pour principaux items : nom de la structure ou du dispositif, vocation, nature des
services proposés aux TPE, coûts indicatifs de ces services, types de
problématiques traités (gestion, commercial, ressources humaines,…) contact.
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Modèle d’accord de suivi
Signé entre le Fonds territorial et le chef d’entreprise, cet accord permet de
rappeler les principes et les objectifs généraux du suivi, et de fixer les
engagements respectifs du Fonds territorial et du chef d’entreprise bénéficiaire du
suivi.
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Modèle de convention tripartie Créateur / Fond Territorial / Prestataire
Cette convention rappelle le cahier des charges de l’accompagnement ainsi
financé et précise le rôle de chaque signataire dans la mise en œuvre de
l’ingénierie individuelle ou collective.
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Modèle de fiche de suivi et compte rendu de visite
La fiche de suivi comprend :
- La carte d’identité de l’entreprise, mise à jour si besoin (Coordonnées
complètes, nombre de salariés, emprunts (moyen terme et court terme) en
cours, données clés exercice N-1 (CA, RN, FDR, FP, BFR), CA prévisionnel
pour N, etc.
- Un point sur le contexte et les objectifs du rendez-vous par rapport au
déploiement de l’offre de suivi : phase diagnostic / phase lancement plan
d’accompagnement / phase suivi des actions/ etc.
- Une analyse synthétique de l’évolution des indicateurs clés identifiés dans
la phase de diagnostic.
- Un résumé des préconisations formulées dans le cadre de l’entretien avec
le chef d’entreprise afin d’être en mesure d’évaluer la progression
accomplie lors de la prochaine visite.
Elle est mise à jour par le chargé de mission SUIVI du fond territorial après chaque
rdv avec un chef d’entreprise retenu dans le cadre de l’expérimentation.
Le Kit méthodologique est complété dans le cadre de l’expérimentation par une enquête de
satisfaction des bénéficiaires du test.
4) Compte rendu de la mise en œuvre
Sur l’ensemble de la durée du test :
-
99 diagnostics sont été réalisés
81 entreprises ont été bénéficiaires d’un plan d’accompagnement
116 solutions d’accompagnement ont été mis en œuvre, dont
• 27 accompagnements individuels (consultants)
• 3 accompagnements collectifs (concernant 19
entreprises)
• 64 accompagnements individuels par offre interne du
Fonds territorial
• 22 autres solutions d’appui
4.1) Offre Interne aux Fonds Territoriaux
Les 64 accompagnements individuels par offre interne du Fonds territorial
concernent principalement les thèmes suivants :
-
Mise en place d’un suivi de gestion, tableaux de bord
Intermédiation bancaire
Ponctuellement : aide au recrutement…
4.2) Accompagnements individuels par consultants externes
Les 27 accompagnements individuels par consultants externes concernent
principalement les thèmes suivants :
-
Situation comptable intermédiaire
Questions juridiques (changement de statuts…)
Questions sociales/ressources humaines
Marketing
Commercial
4.3) Accompagnements collectifs
Les 3 accompagnements collectifs par consultants externes concernent les
thèmes suivants :
-
Prospecter et conquérir de nouveaux clients
-
Mise en place d’un outil de gestion spécifique (installation et appropriation du
logiciel)
Conception d’un système de pilotage de l’activité
-
Ils ont concernés des groupes de 6 ou 7 entreprises.
4.4) Autres accompagnements
Les 22 autres solutions d’appui mobilisées par les Fonds Territoriaux ont été
réalisées par les partenaires suivants :
-
Consulaires
Associations locales
Structures d’accompagnement
Formations Cap Entreprise…
5) Evaluation
5.1) Enquête de satisfaction auprès des bénéficiaires
Une enquête de satisfaction a été menée auprès des bénéficiaires du suivi. 59
questionnaires retournés. Il en ressort les éléments suivants :
-
Les bénéficiaires sont très satisfait de l’accueil (88%)
Ils sont assez satisfaits de la rapidité et de la qualité du diagnostic (62%)
Ils sont très satisfaits de l’intervenant (75%)
La durée de l’intervention leur semble globalement correcte (56%)
Le suivi a permis la mise en évidence de problématiques insoupçonnées
(80%)
Le plan d’accompagnement s’est avéré très opérationnel (90%)
Selon eux, le principal point à améliorer est la simplification de l’outil de diagnostic.
Les évaluations négatives sont en général dues à un désaccord de personne, avec
les parrains notamment.
NB : Biais par le fait que les réponses proviennent plus souvent des bénéficiaires
d’accompagnement externe (ceux –ci se sentent plus redevables)
5.2) Analyse des temps et des coûts moyens
La durée moyenne des accompagnements est de 20 heures par entreprise ( de 5h00 à
37h00) dont 3 à 4 h00 de diagnostic réalisé par le Fonds Territorial.
Le coût moyen de l’accompagnement individuel par consultant externe est de
2 065 €, avec fortes disparités (de 500 € à 4 800 €).
Le coût moyen de l’accompagnement collectif est de 2 350 € soit un coût de 371 € par
entreprise.
6) Conclusion : préconisations pour un suivi de qualité
Le test mené auprès d’un échantillon de 100 entreprises a mis en évidence la nécessité
de la double dimension du suivi :
- Un suivi financier : il consiste en un suivi de gestion (tableaux de bord et
pilotage de l’activité) dès la mise en place du financement
- Un suivi appui-conseil: celui-ci a pour objectif d’identifier les besoins
spécifiques à l’entreprise. Il est concrétisé par la réalisation d’un diagnostic
et la définition d’un plan d’action après le premier exercice
En terme de préconisations sur la méthodologie, les éléments suivants peuvent être
privilégiés
- Suivi financier : mise en place de tableaux de bord de gestion avec
diffusion lors de sessions collectives
- Suivi appui-conseil: en fonction des besoins diagnostiqués (juridiques,
commercial, marketing,…..) : accompagnement par des prestations
individuelles ou collectives, payantes ou non