fiche de poste

FICHE DE POSTE
Secrétaire administrative au sein du service
Secrétariat général/population/accueil
AGENT
Catégorie : Contrat Avenir - Filière : Administrative -
TEMPS DE TRAVAIL
□
Temps complet : oui…
Horaires de travail :
36 heures
AFFECTATION DU POSTE
Service :
secrétariat général /population/accueil
Localisation géographique : Mairie Le Thor
POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
Agent sous l’autorité d’une directrice
MISSIONS PRINCIPALES
MISSIONS PRINCIPALES DE SECRETARIAT
1) enregistrement de tout le courrier entrant en mairie :
- courrier postal, mails, fax, sur un logiciel de gestion du courrier …affranchissement du courrier et dépôt à la
poste.
2) Saisie des demandes par téléphone et mails des administrés via un logiciel d’enregistrement des
demandes et de suivi :
- réception des appels et des mails des administrés, enregistrement de la demande pour le suivi sur un
logiciel spécifique,
3) Gestion du secrétariat général :
- courriers des élus, gestion des rendez-vous, préparation convocation réunions
- préparation du conseil municipal (édition des rapports, distribution, préparation de la salle du conseil...)
MISSIONS SECONDAIRES AU SEIN DU SERVICE ACCUEIL/POPULATION
- accueil physique et téléphonique
- gestion des demandes de cartes d’identités et demande d’immatriculation de véhicules
- demande de permis de conduire
- gestion de réservation des salles, du matériel et du véhicule
- gestion des inscriptions électorales
- gestion des recensements militaires
- prise de rendez-vous avec le conciliateur de justice
RELATIONS FONCTIONNELLES DU POSTE
- en lien avec les administrés, les administrations, les associations, le personnel communal, les élus.
ACTIVITES DU POSTE
- enregistrement du courrier ; affectation d’un numéro, enregistrement sur le logiciel, scan du courrier,
distribution papier du courrier au service en traitement et envoi par mail à certains destinataires pour
information,
- affranchissement du courrier départ : utilisation de l’affranchisseuse, dépôt du courrier à la poste, gestion
des recommandés et des envois en préfecture avec l’enveloppe suivie,
- enregistrement sur un logiciel des demandes des administrés (par téléphone ou mails) pour effectuer un
suivi de ces demandes.
- frappe de courriers des élus, de convocations à des réunions
- compléter ou aider les administrés à compléter des formulaires administratifs ( demande de carte
d’identité, certificat d’immatriculation, permis de conduire, recensement militaire, inscription électorale)
COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE
• parfaite connaissance des outils informatiques : word, excel, outlook, internet
•qualités professionnelles : polyvalence, qualités relationnelles, discrétion, anticipation, disponibilité