Feuille de travail de planification de réunion

Feuille de travail de planification de
réunion
Utilisez
Utilisez cette
cette feuille
feuille de
de travail
travail pour
pour recueillir
recueillir des
des informations
informations clés
clés avant
avant de
de
programmer
programmer une
une réunion.
réunion.
Quels seront les objectifs de cette réunion :
Quand aura lieu la réunion (date et heure) :
Quels seront les sujets abordés au cours de la
réunion :
Quand aura lieu la session d'apprentissage (date et
heure) :
Qui doit assister à cette réunion :
Qui sera l'organisateur de la réunion :
Qui sont les animateurs :
Où se trouvent les présentations
Astuce : Placez les fichiers dans un dossier facilement
repérable sur votre bureau.
Quelles applications seront partagées :
Astuce : Ouvrez la (les) application(s) avant le début de la
réunion.
Combien de personnes participeront en ligne :
Remarque : Pour les réunions de plus de 25 participants, nous
vous recommandons d'utiliser WebEx Global Assist Services*.
De quel type de téléconférence aurez-vous besoin :
Remarque : Pour les appels regroupant plus de 125 participants,
nous vous recommandons de faire appel à un fournisseur tiers.
Formation
Formation
http://www.webex.fr/university
• Organisées par un formateur en
direct
• Sur mesure
http://howdoi.webex.com (Anglais)
• Didacticiels portant sur des
sujets spécifiques
• Style « Show Me »
Support
Support
Numéros de téléphone du support
technique
1
• 0800 940 298 (Numéro vert)
• + 33 (0) 488 91 5401 (Appel normal)
www.webex.com/fr/support
Réunions
Réunions de
de grande
grande envergure
envergure ou
ou
de
première
importance
de première importance
Faites appel à nos experts !
*Lorsque vous faites appel aux services de
l'équipe WebEx Global Assist, nous :
• Offrons une assistance pratique
• Offrons un support de production
• Vous rencontrons afin de planifier et
préparer la réunion
• Restons à vos côtés tout au long de la
session ou de l'événement pour nous
occuper des détails.
• Vous laissons libre de vous concentrer pour
produire une grande présentation.
Pour plus d’informations, reportez-vous au site
Web :
http://www.webex.com/support/assists.html (Anglais)
Liste de vérification avant la réunion
Un
Un jour
jour ou
ou deux
deux avant
avant la
la réunion
réunion ::


Créez une réunion d'entraînement. Si possible, participez à la réunion depuis un second ordinateur en tant
qu'invité et entraînez-vous à faire votre présentation afin de vous mettre à la place de vos invités.
Confirmez l'envoi des invitations à la réunion. Il se peut que vous organisiez une réunion, mais oubliez de
lancer vos invitations ! Si vous vous incluez dans la liste des invités, vous recevrez un courrier électronique
que vous pourrez faire suivre le cas échéant. Remarque : Vous pouvez également utiliser le bouton Inviter
du gestionnaire de réunions pour envoyer des invitations de dernière minute.
15-30
15-30 minutes
minutes avant
avant la
la réunion
réunion ::





Paramétrez les applications Instant Messenger sur Absent ou En réunion et désactivez les rappels de
courrier électronique et de calendrier.
Si vous partagez le bureau, les invités pourront voir les messages instantanés ou les rappels qui s'affichent. Si
vous partagez une application ou un contenu Web, les invités seront dérangés par un écran hachuré en haut
de leur fenêtre de réunion.
Participez assez tôt à la réunion et partagez vos documents. De la sorte, les invités n'auront pas à attendre
pendant le chargement des fichiers dans WebEx. Il est toutefois préférable de ne PAS partager des
applications ou le bureau avant que les invités participent à la réunion afin qu'ils puissent consulter les
informations pertinentes dont ils pourront avoir besoin pour participer à votre session.
Notez le code organisateur et le numéro de réunion. Si la fenêtre de votre navigateur se bloque, vous aurez
besoin de ces informations pour transférer ou reprendre le rôle d'organisateur et poursuivre votre réunion.
Vérifiez les privilèges de vos participants pour vous assurer qu'ils peuvent annoter, dialoguer, enregistrer ou
toute autre action que vous souhaitez qu'ils fassent.
Si possible, participez à la réunion en tant qu'invité sur un second ordinateur (de préférence un
ordinateur que vous pouvez voir). Vous saurez alors non seulement ce que voient vos invités, mais vous
pourrez participer en tant qu'Organisateur depuis cet ordinateur en cas de bloquage de l'ordinateur depuis
lequel vous faites votre présentation.
Astuces
Astuces en
en cours
cours de
de réunion
réunion :: Voient-ils
Voient-ils ce
ce que
que je
je vois
vois ??

Si vous partagez :
 Le bureau, une application ou le navigateur Web, les invités verront le pointeur de votre souris
.
 Des présentations/documents, un tableau blanc ou un contenu Web, les invités ne pourront pas pas voir le
pointeur de votre souris et vous devrez utiliser l'outil Pointeur (sur la barre d'outils d'annotation) à la place.
 Le navigateur Web, les invités verront les pages Web que vous affichez.
 Un contenu Web, les invités pourront interagir avec les pages Web.

Les invités verront uniquement le texte que vous saisissez avec l'outil Texte une fois que vous aurez cliqué hors du
texte que vous avez saisi.

Si vous avez besoin d'agrandir votre affichage, utilisez Plein écran plutôt que Zoom avant. Pour utiliser Zoom avant de
manière efficace, vous devez cliquer sur Synchroniser les affichages pour tous pour que les invités voient que vous avez
zoomé.
Remarque : Plein écran masque les barres des tâches des invités. S'ils le demandent, ils peuvent double-cliquer pour
faire réapparaître leurs barres des tâches.

Synchroniser les affichages pour tous place la fenêtre de la réunion par-dessus toutes les autres fenêtres. Utilisez avec
modération pour ne pas agacer vos invités.

Si les invités ne voient pas votre affichage en entier, demandez-leur d'utiliser l'option Afficher>Ajuster à la zone de
présentation à partir de la barre d'icônes flottante (en mode plein écran). Le contenu sera redimensionné selon la
résolution d'affichage de leur ordinateur.

Lorsque vous ne savez pas quelles options de partage utiliser, utilisez Partage du bureau. Il affichera TOUT sur votre
ordinateur. Remarque : Toutes les notifications et tous les messages instantanés seront également affichés.
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