Modalités de remboursement pour les projets et les

OCGIF VTT
Modalités de remboursement pour les projets et les compétitions
1. Dossier projet
Un projet est l’étape préparatoire qui définit la réalisation d’un évènement lié au VTT (exemples :
randonnées, compétitions, …). Le projet est proposé par un responsable du projet, membre de
l’OCGIF VTT.
Le projet est défini par un dossier projet qui comprend une fiche projet établie avant le projet et un
compte rendu de projet établi une fois le projet réalisé. Le formulaire dossier projet est accessible sur
le site de l’OCGIF VTT.
2. Approbation du projet
Le responsable du projet doit soumettre au Bureau de l’OCGIF VTT pour approbation la fiche projet
complétée décrivant le projet et le budget prévisionnel, 4 semaines au plus tard avant la date de
réalisation du projet. Une fois le projet approuvé par le Bureau, il doit faire l’objet d’une publicité
auprès de l’ensemble des membres de l’OCGIF VTT, suivant les instructions données par le Bureau
(Soirée galettes, messagerie, Croâ, …).
3. Nature des frais remboursés
Les frais remboursés concernent les frais engagés dans le cadre du projet
Les frais (secrétariat, équipement, intendance, déplacement, hébergement) pourront être remboursés
selon les règles édictés au § 4. Les frais de nourriture ne doivent pas être pris en compte. Le Bureau
examinera au cas par cas les projets où les repas sont intégrés forfaitairement dans les frais
d’inscription à l’évènement faisant l’objet du projet.
Tout remboursement ne peut être effectué à un participant que s’il est à jour de sa cotisation à
l’OCGIF VTT.
4. Règles et procédure de remboursement des frais
Les remboursements sont plafonnés par saison sportive (une année scolaire) et par membre de
l’OCGIF VTT au montant de la cotisation adulte de l’année en cours. Un projet ne peut faire l’objet de
remboursement que s’il y a au moins 3 participants membres de l’OCGIF VTT.
Cas général des projets OCGIF VTT :
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Remplir le compte rendu de projet, à remettre au Trésorier de l’OCGIF VTT, détaillant les
dépenses faites, et indiquant les participants au projet.
Le remboursement par projet est limité à un pourcentage des frais par participant qui sera
déterminé par le Bureau en fonction du budget alloué aux projets lors de l’année en
cours et annoncé à l’Assemblée Générale.
Les remboursements sont envoyés directement aux participants concernés par le Trésorier
sur la base des justificatifs et du compte rendu de projet fournis par le responsable du projet.
Ces remboursements rentrent dans le calcul du montant remboursé aux participants limité au
plafond autorisé.
Cas des compétitions locales, régionales et nationales :
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Ces manifestations suivent les règles de remboursement du cas général, hors l’exigence de
publicité. Selon le cas, la compétition peut être ouverte à tous et fera l’objet d’une publicité, ou
les compétiteurs peuvent être sélectionnés par le Bureau sur la base de leurs résultats aux
différentes épreuves précédentes et de leurs motivations.
L’OCGIF VTT prend au minimum en charge les frais d’inscription aux compétitions.
5. Cas exceptionnels
Le Bureau de l’OCGIF VTT peut décider de déroger exceptionnellement aux modalités de
remboursement ci-dessus en cas de situation particulière, ou si le Bureau décide de favoriser la
participation de l’OCGIF VTT à une manifestation particulière (exemple : pour la randonnée « la Jean
Racine », prise en charge par l’OCGIF VTT des frais d’inscriptions).
6. Défraiement des organisateurs de projets.
Un organisateur de projet et les membres de l’OCGIF VTT qui apportent leur aide (co-organisateurs)
peuvent se faire rembourser les frais engagés pour l’organisation et la préparation du projet
(exemple : reconnaissance des parcours sur le terrain), hors frais de nourriture (frais kilométriques,
hébergement, documentation, …) sur la base de justificatifs. L’estimée du défraiement d’organisation
doit être indiquée dans la fiche projet et doit être impérativement approuvé par le Bureau.
L’estimée du défraiement ne fait pas partie du budget prévisionnel du projet qui détermine le
montant de la participation financières des participants au projet et le montant des
remboursements fait par la section VTT.
Ce défraiement n’est pas pris en compte dans le calcul du remboursement maximum de frais par
année pour un membre de l’OCGIF VTT.
Lors du déroulement proprement dit du projet, le remboursement des frais de l’organisateur et des
co-organisateurs obéit aux mêmes règles que pour les participants au projet.
7. Interruptions des remboursements.
Le Bureau peut décider à tout moment de suspendre les remboursements si les circonstances
l’exigent (problèmes financiers, aléas, etc…..). Les remboursements des projets approuvés et
réalisés seront effectués prioritairement durant l’exercice budgétaire suivant.
8. Week-End Club
Le WEC est un projet spécifique qui n’entre pas dans le cadre des modalités de remboursement cidessus.
Dossier projet et compétition de l’OCGIF VTT
A travers l’activité « Projets », la section VTT entend encourager et soutenir des actions proposées
par ses membres pour les adhérents.
Le projet, axé sur la pratique du VTT, peut avoir un but culturel, sportif ou éducatif. Il concrétise une
idée ou un souhait de partager une expérience, de découvrir un lieu...
Quelques exemples des années précédentes : raid de 3 à 4 jours, week-end hivernal jeunes,
participation à des compétitions « extérieures » (Free-Raid Classic, Raid SFR Cassis…), sorties VTT
culturelles (Milly-la-Forêt, Saint-Sulpice-de-Favières, le Mont-Saint-Michel, Rambouillet-Chartres)…
La section VTT peut apporter un soutien financier (participation aux frais) et matériel (une remorque
pour 10 vélos) et proposer de relayer l’information auprès des adhérents.
La conduite du projet se déroule en 3 étapes :
1- La préparation
La « fiche projet » (annexe 1) permet de présenter de façon simple et exhaustive aux membres du
Bureau de la section VTT l’action pour laquelle l’adhérent sollicite le soutien de la section. Elle est
transmise aux membres du Bureau, 4 semaines au moins avant sa réalisation afin d’être étudiée avec
soins pour obtenir approbation.
Les fiches projet sont recevables tout au long de la saison pour des projets réalisés au cours
de la même saison.
2- La présentation et la mise en route du projet
Traditionnellement, les projets approuvés par le Bureau sont présentés aux adhérents de la section
VTT par leur(s) initiateur(s) lors de la soirée Galette en début de chaque année au moyen d’un
montage Powerpoint® et / ou d’une communication dans les pages du Croâ et / ou un courriel aux
adhérents.
Afin de limiter les inscriptions fantaisistes et les annulations tardives et pour la bonne mise en route
d’un projet, son organisateur peut demander une participation financière lors des inscriptions. Toute
participation est libellée par chèque à l’ordre de l’OCGIF section VTT.
3- Compte-rendu de projet et participation de la section
Tout projet approuvé par le Bureau et réalisé doit donner lieu à un compte-rendu et un bilan financier
complet (annexe 2). L’initiateur du projet y joindra les factures et les justificatifs d’engagement de
dépenses ainsi que les coordonnées des membres du club participants, afin que le Trésorier leur
adresse un chèque au titre de la participation de la section. Cette participation se fera selon les
modalités de remboursement pour les projets et les compétitions.
Seuls les projets ayant fait l’objet d’une communication auprès des membres du Bureau et
approuvés par ceux-ci seront remboursés selon les règles de remboursement. Seuls les
membres à jour de leur cotisation pourront prétendre à cette aide.
Le compte-rendu de projet pourra être publié dans le Croâ.
Le Bureau de l’OCGIF VTT
Le 23 août 2011
ANNEXE 1 : Fiche de projet
Responsable projet :
Téléphone :
Nom / Intitulé du projet :
Descriptif
Quoi, où, pourquoi, comment, l’intérêt, les objectifs…
Nombre de participants prévu :
Nombre de jeunes prévu :
Dates / Période:
Modalités d’organisation :
Mode de déplacement, hébergement, intendance, planning…
Budget prévisionnel (à l’équilibre):
Dépenses = ……….Euros
Secrétariat :
Frais de publicité, etc…
Equipement :
Location de vélos, etc….
Intendance :
Frais d’inscription aux
manifestations, etc…
Déplacement :
Les indemnités kilométriques
seront calculées sur la base de
justificatifs (ticket de péage …), les
kms sont déterminés par le calcul
donné par le site Internet mappy.fr,
onglet « Itinéraire ». Rappel : il est
interdit de rembourser un plein
d’essence.
Hébergement :
Recettes = ……….Euros
Subvention club :
X % des frais engagés.
Participation des inscrits:
Autres sources de financement :
DÉFRAIEMENTS D’ORGANISATION ET DE PRÉPARATION DU PROJET :
Indiquer à part la meilleure estimée détaillée des frais d’organisation du projet.
ANNEXE 2 : compte rendu de projet et bilan financier
Responsable projet :
Coordonnées :
Nom du projet :
Compte-rendu :
Nombre de participants, les points positifs, les conseils, les suggestions, les témoignages, des
photos et illustrations …
Les informations que vous regrouperez dans cette rubrique pourront faire l’objet d’une publication
dans le Crôa de la Reinette
LE RÉALISÉ BUDGÉTAIRE (équilibré) :
Secrétariat :
subvention club demandée :
X % des frais engagés.
Equipement :
participation des inscrits :
Intendance :
Autre :
Déplacement :
Hébergement :
Dépenses =
€
Recettes =
€
LISTE DES JUSTIFICATIFS JOINTS (factures, attestation de passage, tickets de caisse…).
COORDONNÉES DES PARTICIPANTS.
DEFRAIEMENTS : REALISÉ DES FRAIS D’ORGANISATION ET DE PRÉPARATION DU PROJET
(fournir tous les justificatifs).