Programmer une session

Programmer une session
Informations sur les sujets et
l'accès
Sujet : Indiquez un nom pour votre session de formation.
(Obligatoire)
Mot de passe : Définissez le mot de passe pour la
session. (Obligatoire)
Frais de session : Indiquez, le cas échéant, le montant des
frais.
Choisissez un statut d'inscription :
• Listée pour tous
• Listée uniquement pour les utilisateurs autorisés
• Non listée : Pour participer à une session non
listée, les utilisateurs doivent indiquer un numéro
de session et un mot de passe
Téléconférence
La téléconférence vous permet de choisir le mode de
communication avec vos invités.
Aucun
La session ne comprend pas de service de téléconférence
intégré ou d'autre service similaire. Utilisez cette option si
vous prévoyez d'appeler directement les participants.
Service de téléconférence WebEx
Les invités appellent : Les invités accèdent à une
téléconférence intégrée en appelant un numéro de
téléphone affiché au moment d'accéder à la session. Les
frais d'appel sont à la charge de l'invité (sauf s'il s'agit d'un
numéro d'appel gratuit).
Appel gratuit : Sélectionnez cette option pour proposer un
numéro de téléphone gratuit aux invités. L'entreprise de
l'organisateur supporte les frais des appels gratuits.
Option internationale : Sélectionnez cette option pour
permettre aux invités internationaux d'appeler des numéros
de téléphone locaux.
Les invités sont appelés : Un invité accède au système de
téléconférence intégré en indiquant son numéro de
téléphone et en répondant à l'appel du service de
téléconférence. L'entreprise organisatrice supporte le coût
de ces appels.
Estimation du nombre d’appelants : Indiquez une
estimation du nombre de participants qui se connecteront à
la téléconférence. Le nombre maximal d'appelants est de 50.
micro et des haut-parleurs à leur ordinateur, sans utiliser de
téléphone.
Remarque : Vous pouvez activer un service de
téléconférence et une session de téléphonie IP au cours d'une
même session. Les participants doivent utiliser le même moyen
de communication, à savoir, la téléphonie sur IP ou la
téléconférence : ils ne peuvent utiliser deux services
hétérogènes.
Date et heure
Heure de début : Sélectionnez l'heure à laquelle votre
session doit démarrer.
Occurrence : Choisissez entre les classes suivantes Session unique, Récurrente à session unique ou Multisessions.
Fuseau horaire : Définit par défaut le fuseau horaire
correspondant à votre profil. Le système de notification de
messagerie électronique définit votre fuseau horaire. Les
participants doivent faire la conversion eux-mêmes.
Durée estimée : Sélectionnez la durée estimée de votre
session.
Remarque : Il s'agit uniquement d'une estimation de la durée
de la session de formation ; vous pouvez commencer la session
en avance. La session ne sera pas terminée tant que vous n'y
aurez pas mis fin.
Invités
Vous permet d'inviter des personnes et d'exiger une
inscription préalable à cette session (option facultative).
Demander l'inscription des participants : Sélectionnez
pour demander aux invités de s'inscrire avant de se joindre à
la session. Cela vous permet de consulter la liste des invités,
de recueillir des informations sur ces invités et d'accepter ou
non des demandes d'inscription individuelles.
Demander des informations détaillées sur les invités
Sélectionnez les informations que vous souhaitez demander
à vos invités de saisir lors de leur inscription.
Accepter automatiquement toutes les demandes
d'inscription
Indiquer les renseignements suivants : numéro de
téléphone, code d'accès… pour que les participants
puissent se connecter à une autre téléconférence.
Sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas accepter
ou refuser les demandes d'inscription au cas par cas. Si une
session est en cours, l'invité peut accéder immédiatement à
la session après s'être inscrit, sans utiliser de mot de passe.
Toutefois, si vous n'acceptez pas automatiquement les
demandes, un invité qui s'inscrit pendant la session ne peut
s’y joindre avant que sa demande n’ait été acceptée
manuellement.
Téléphone Internet
Solliciter la participation d'invités et d’animateurs
Autre service de téléconférence
Sélectionnez cette option si vous souhaitez permettre aux
participants de communiquer par le biais de la Voix sur IP.
Les participants peuvent ainsi communiquer en reliant un
Indiquez les invités ou sélectionnez-les dans un carnet
d'adresses personnel ou d'entreprise.
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Programmer une session
Pour ajouter un ou plusieurs nouveaux invités :
1. Indiquez les informations concernant les invités.
2. Pour ajouter les contacts sauvegardés à votre carnet
d’adresses, cochez la case Ajouter un nouvel invité
au carnet d’adresses.
3. Cliquez sur Ajouter un invité.
Pour ajouter un ou plusieurs contacts existants :
1. Sélectionnez les invités depuis votre carnet
d'adresses.
2. Cliquez sur Ajouter un invité.
3. Une fois la liste terminée, cliquez sur Inviter.
Le bouton Inviter des animateurs vous permet d'utiliser la
même méthode que pour ajouter des invités.
Options de session
Créer un message d'accueil…
Cliquez et saisissez le message à afficher lorsqu'un invité
se joint à la session. Par exemple, vous pouvez souhaiter la
bienvenue à l'invité ou donner des instructions spéciales.
Les invités peuvent consulter le message d'accueil à tout
moment lors de la session en sélectionnant Session >
Message d'accueil.
Modifier les options…
Privilèges des invités :
Bien que vous puissiez attribuer des privilèges aux
participants au moment de programmer initialement la
session, il est recommandé d'attribuer ces privilèges à partir
de la session du Training Center. Cela vous permet de
modifier spontanément les privilèges au besoin.
Dans Training Center, dans la barre de menus, sélectionnez
Participant > Privilèges des invités.
Options de messagerie
électronique
Quatre types d'emails :
Invitations :
• Participer à une session de formation.
• Invitation à une session de formation en cours
• Invitation à s’inscrire à une session de formation.
Mises à jour
• Session de formation reprogrammée.
• Informations actualisées pour participer à une
session de formation
• Informations actualisées pour s’inscrire à une
session de formation
• Session de formation annulée
Inscriptions
• Notification d’inscription à l’organisateur
• Inscription d’invité en attente
• Inscription d’invité confirmée
Rappel
Rappel de session de formation envoyé aux invités
Définir l'heure et la date d'envoi
Vous permet de programmer une date et une heure de
rappel à l'attention des invités et des animateurs, et une
date et heure de rappel différentes pour votre organisateur.
Informations sur la session
Gagnez du temps en publiant l'ordre du jour de la session et
une description du cours. En mettant ces informations à la
disposition de vos invités avant la session, vous recevrez
moins de demandes de renseignements par téléphone et
email.
Ordre du jour : Saisissez l'ordre du jour de la session dans
cette zone de saisie.
Description : Indiquez une description de la session dans
cette zone de saisie. Pour les cas où vous souhaitez que
les invités lisent certains documents relatifs au cours avant
la formation ou qu'ils aient ces documents à disposition dès
le début de la session. Vous pouvez télécharger ces
documents sur le serveur pour que les invités les
récupèrent à leur convenance.
Ajouter des supports de cours : Cliquez ici pour ajouter
des documents au fichier.
Importer photo : Vous pouvez ajouter un fichier graphique
unique aux informations sur la session. Cliquez sur
Parcourir pour sélectionner le fichier graphique GIF ou
JPEG à importer.
Programmer : Cliquez ici pour programmer la session et
envoyer les invitations par email.
Vous retrouverez plus d'informations sur les options
de programmation dans Training Center 3.0.
Allez sur votre site site Web Training Center.
Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur
Organiser une session > Programmer une
session
Pour en savoir plus sur le Training Center de WebEx,
consultez les sites :
http://university.webex.com
ou
http://howdoi.webex.com
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