Support de Formation

Support de
Formation
1
Date de formation :
Nom du Formateur :
Licence SYNAPSE : SYNSite WEB : www.flosysteme.fr : mises à jours logiciels et documentations
Login : <
FLO SYSTEME
>, Mot de passe : <
>.
1
Sommaire
! Présentation
générale de
! Présentation générale de
! Présentation générale de
! Présentation approfondi de
– Reconnaissance des documents
! Présentation
approfondi de
– Format d’impression
– Visualisation des documents
! Présentation
des autres logiciels
2
Planning prévisionnel :
Première demi journée : diaporama N° 1 à 13
Seconde demi journée : diaporama N° 14 à 23
Première demi journée : diaporama N° 24 à 29
Seconde demi journée : diaporama N° 29 à 40
Horaires et pauses :
Description approfondie :
FLO SYSTEME
2
SYNAPSE
!
Serveur d’impression sous Windows NT ;
!
Convivial, ergonomique, simple et puissant.
!
Solution intégrée de connexion et de gestion des flux ;
!
Gestion des flots d’impression de production ou distribués ;
!
Mise à disposition sur l’Intranet ;
!
Composition dynamique, traduction ;
!
Indexation, tri, regroupement. Mise sous plis sécurisées;
3
Présentation de SYNAPE
Champ d’action de SYNAPSE
Rôle d’un serveur d ’impression
Pourquoi SYNAPSE chez vous : avant et après SYNAPSE
FLO SYSTEME
3
SYNAPSE
4
Serveur d ’impression SYNAPSE :
DOCUSPOOL : spouleur de documents
DOCUCOM : Gestion des entrées/sorties, identification des documents
DOCUCOMPO : Scénario de composition (composeur dynamique externe)
Modules optionnels :
DOCUSTATION : Console DOCUSPOOL délocalisée
DOCUCLIENT : SYNAPSE délocalisé
DOCUADN : Tri-Regroupement de documents bruts - codes ORM/BCR
DOCUFLO : Tri-Regroupement de documents PDF - codes OMR/BCR
DOCUWEB : Publication intranet
DOCUVISION : Superviseur intranet
DOCUREPRO : Quotas et Instruction d ’impression
FLO SYSTEME
4
Réception
!
Réception des documents en provenance de tous systèmes.
IBM
Mainframe
Bull DPS
Canal
370
AS400
DEC
HP
SUN
WANG
Autres
Centronics,
Dataproduct,
Asynchrone,
…
UNIX
NT
Réseau TCP/IP
Disque
FTP LPD
PDSI – DAI
X25 - OPEN7
Dérouleurs SCSI
DOCUCOM
5
- Gestion d’entrées hétérogènes en connexion réseau ou canal (transport);
- indépendance des entrées vis à vis des imprimantes ;
- HOST : Gestions de fichiers bruts (ASCII, ASA, …) ou formatés (PCL, PS, …) ;
- Bureautique : Gestion de fichiers formatés PCL, PS ou PDF ;
FLO SYSTEME
5
Généralités
Gestion des entrées/sorties ;
! Reconnaissance des documents ;
! Gestion des accès utilisateurs et administrateurs .
!
6
Rôles de DOCUCOM en entrée:
- Transport des fichiers
- Identification des fichiers en documents (séparation par pages bannières)
- Informations sur les documents (colonnes de DOCUSPOOL)
Présentation de l’interface et des menus boutons
- Mise en icône, position et couleur d’affichage (clignotement = problème)
- Mode actif / inactif : feux vert, feux rouge
- Information ‘ nom de fichier ’ en cours de traitement : nom du document
- Gestion d’un port (clic droit) : activer, désactiver, purger, suspendre, annuler
- Statut des ports : lancé, stoppé, suspendu, désactivé, arrêt en cours, problème, ...
- Redimentionnement de la fenêtre, enregistrement de la position courante
- Journaux d’activités du jour courant et des jours précédents
Gestion des accès sécurisés : utilisateurs avec pouvoir d ’administration
FLO SYSTEME
6
Spouleur de documents
!
!
!
!
!
!
!
!
!
Affichage en temps réel de la file d ’attente ;
Intervention à tout moment sur la file d’attente, en mode de
gestion automatique ou manuel ;
Gestion très souple des documents et des archives ;
Impression multi-exemplaire, extrait, éclatement ;
Formatage des documents intégré (création de bannière, mise en
page de liasse, compteur de page, etc) ou externe.
visualisation WYSIWYP ;
Regroupement par classe pour planification;
Configuration de filtre d’affichage des documents ;
Journal d’activité et fichier de log par document ;
7
FLO SYSTEME
7
Gestion Spoul/Archives
8
Rôles de DOCUSPOOL :
- Gestion en temps réel de la file d’attente
- Mise en page des documents personnalisable par imprimante
- Aperçu avant impression (WYSIWYG)
- Archives directement accessibles
- Imprimer vers une imprimante, transférer vers un ordinateur distant (transfert disque,
FTP, mail, …), publier sur un intranet documentaire.
Journaux d’activités du jour courant et des jours précédents
Gestion des accès sécurisés : utilisateurs avec pouvoir d ’administration
Principes du spoul et des archives : durée de conservation dans le spoul avant archivage,
durée de concervation des documents archivés avant sauvegarde éventuelle
FLO SYSTEME
8
Présentation de l’interface
!
Menus déroulant, boutons menu.
!
Identification des documents ; Tri par colonne.
!
Barre d’information.
9
Présentation de l’interface
- Menu déroulant et menu boutons
- filtre d ’affichage courant
- documents affichés : spoul courant / date d ’archive
Colonnes d ’informations sur les documents :
- description des titres
- description des icônes des documents
- tri alphabétique des colonnes (tri sur référence = ordre chronologique)
Barre d ’information :
- nombre de documents affiché, ressources système, mode opératoire, information sur le
document courant.
FLO SYSTEME
9
Présentation de l’interface
!
Archives par dates (et par thèmes) ;
!
Listes des destinations : imprimantes, ... ;
!
Personnalisation des icônes ;
!
Modification des attributs d’un document
par Glisser/Déplacer ;
10
Présentation de l’arborescence
- Navigation dans le spoul et dans l’archivage
- liste des imprimantes / DOCUCLIENT / DOCUWEB
- liste des formats d’impressions
-> Liens avec les répertoires sous le répertoire /SYNAPSE
-> Description des fichiers (.SPL, .INFO, .LOG, .PS, .PCL, .PDF, …)
Archivage : fonctionnalités identiques au spoul (pas de restauration vers le spoul)
Personnalisation des icônes (/synapse/icones/imp/<nom>.ico)
FLO SYSTEME
10
Présentation de l’interface
!
!
Menu d’action ;
Sélections multiples de documents ;
11
Menu d’action sur la liste des documents
- Filtres d’affichage prédéfinis
- Personnalisation des filtres d’affichage
Menu d’action sur les documents
- Sélection multiple de documents dans la file d’attente
- Modification des propriétés des documents (informations des colonnes)
- Modification du status d’un document (Imprimer, Publier (et/ou), Suspendre, …)
- Application des propriétés
- Visualisation du format d’origine en ASCII, EBCDIC, Hexadécimal, et du LOG
- Visualisation WYSIWYG avec et sans reformatage
- Impression, total, échantillon (avec reformatage ou à partir du document précédemment
imprimé)
- Archivage et suppression d’un document
- Commentaire sur le document : info-bulle (Application : message ‘post-it’ entre les
opérateurs)
FLO SYSTEME
11
Filtre d’affichage
!
Personnalisation des filtres d’affichages ;
!
Filtres d’affichages « préférés » ;
12
Intérêts d ’une gestion par filtre d’affichage
Filtre d ’affichage
- Création d’autant de filtre d’affichage que nécessaire: documents reçu, par imprimantes,
par classe, par type de documents, …
- Possibilité de combiner plusieurs critères et d’exclure du filtre
- Impact du filtre sur la file d ’attente du spoul
Recherche de document dans les archives selon un filtre
A retenir : seul les documents affichés dans la file d’attente sont traités :
1- l’ordre d’impression dépend du tri courant d’affichage de la file d’attente
2- Un filtre d’affichage permet de n’imprimer que les documents affichés (les documents
non affiché ne peuvent donc pas s’imprimer)
FLO SYSTEME
12
Mode Auto/Manu
!
Gestion des classes ;
!
Répartitions des éditions ;
!
Ouverture automatique ;
13
Mode MANU / AUTO
- MANU : Gestion de la file d’attente sur uniquement actions opérateurs ;
- AUTO : gestion mixte automatisé de la file d’attente et sur actions éventuels opérateurs ;
Classes d’impression :
- en mode AUTO, impression automatique des documents dont la classe est ouverte
- Regroupement de documents sous une même classe d ’impression pour une gestion optimisée
et réparties des préimprimés et papiers spéciaux ;
- Attribution de noms mnémotechniques aux 120 classes ;
- Ouverture et fermeture des classes sur ordre opérateur ;
- Ouverture et fermeture pour chaque classe selon un horodateur ;
FLO SYSTEME
13
Déclaration des ports d’entrées
!
Disque, Réseau TCP/IP IPX/SPX, drivers windows,
Centronics, Asynchrone, mail, BULL PDIS, BULL DAI,
IBM 3211, Dérouleur de bande SCSI, ...
!
FTP, LPD,
CFT(IP, X25),
RSM8, OPEN7,
...
14
Spécificités des ports d ’entrées de DOCUCOM
Fichier de terminaison
Méthode de fin de transfert
Lecture au file de l’eau (utile pour les ports on-line lent)
LP : Nom de l’imprimante virtuelle (queue)
...
FLO SYSTEME
14
Options des ports d’entrées (1)
Tables de transcodage ;
! Comptage des pages par nombre de lignes ;
!…
!
15
Paramétrage de ports d ’entrées de DOCUCOM
- Table de transcodage
- Comptage des pages
Attention d ’activer le comptage des pages tous les 25 Ko uniquement pour les entrées
de type bureautique formaté (le nombre réel de page est récupéré dans le driver Windows)
FLO SYSTEME
15
Options des ports d’entrées (2)
Conversion des codes sauts ASA vers ASCII ;
! Redressement des CR LF et FF;
! Remplacement de chaînes de caractères ;
!…
!
16
Paramétrage de ports d ’entrées de DOCUCOM
- Conversion
ASCII, ASA, DPS6, UNIX
Accents GCOS
- Remplacement de chaînes de caractères
EXO :
- Créer un port LPR ou Disque sous le nom <Démo>
- Récupérer le fichier d’exemple par ce port d ’entrée
- Modifier les options de conversion et réaliser un remplacement de chaîne qui
ajoute à chaque page la ligne <Démo>
FLO SYSTEME
16
Distribution
Impression automatique sur tous types d’imprimantes ;
! Distribution aux destinataires : FAX, Email, WEB, ...
!
Dérouleurs SCSI
FAX
WEB
Réseau TCP/IP
Canal
IBM 370
Centronics
EMAIL
"
Disque
FTP LPR
CFT
Imprimantes Métacode – PCL - Postscript –Matricielles - …
17
Rôles de DOCUCOM en sorties
Transport des documents vers :
- les imprimantes de production en mode canal ou ethernet
- les imprimantes départementales, hors salle de production
- les imprimantes des destinataires
- les systèmes HOSTS (UNIX, PC, …) par FTP ou disque partagés
- un serveur de FAX
- les messageries Email
- un intranet documentaire
FLO SYSTEME
17
Déclaration des ports de sorties
!
Disque, Réseau
TCP/IP IPX/SPX,
drivers Windows,
Centronics,
Asynchrone,
mail, IBM 3211,
Dérouleur de
bande SCSI, ...
!
FTP, LPR,
CFT(IP, X25), ...
18
Spécificité des ports de sorties de DOCUCOM
- Sortie disque : type de fichier à déposer
- Sortie drivers Windows : nom de la queue d ’impression avec driver générique texte et le
driver windows de l ’imprimante
Message au démarrage (feu vert) : «Le port suivant contient des document, voulez vous le
purger »
- Parler de la fenêtre « Le port de sortie contient des fichiers, est vous ... »
EXO :
- Créer un port de sortie et envoyer le fichier d’exemple vers l’imprimante
FLO SYSTEME
18
Paramètres généraux
!
Définition des paramètres
généraux et des répertoires de
travail.
19
Paramètres généraux
- Gestion par utilisateur
- Journal d ’activité
- Statistiques
- Transit implicite des ports d’entrées
FLO SYSTEME
19
Identification des bannières
!
!
!
!
Recherche des pages bannières pour séparation et identification
des documents ;
Personnalisation du nom de quatre zones de capture.
Gestion de zones
fixes ou variables ;
Gestion par
branche : les
branches inférieures ne
sont analysées que si
les branches
précédentes
contiennent une fiche
valide ;
20
Identification des bannières
- Découper les fichiers en documents
- Rechercher des information sur le document
Zone d ’identification = colonne d’information de DOCUSPOOL
Définition assistée en mode WYSIWYG
Paramètre ‘zone’ : recherche relative sur la ligne (valeur négative = à rebours à partir de la
fin de la ligne)
EXO :
- Capturer des informations dans le fichier d’exemple
- créer une zone ‘ Casier ’ (de distribution)
FLO SYSTEME
20
Identification des documents
!
!
!
Tests des éléments capturés
dans la page de bannière ;
Modification des
informations du document ;
Gestion multi-branche :
Toutes les branches sont parcourues,
et pour chaque branche la première
fiche testée valide est adoptée.
21
Identification des documents
Utilité des multi-branches
Pour chaque document, les fiches d’identifications appliquées sont notées dans le journal
EXO :
- Modifier les informations : appliquer un ‘cassier’ en fonction des autres informations.
- Échanger et tronquer des zones : sur le champ date, extraire uniquement l’heure
FLO SYSTEME
21
Personnalisations
!
Personnalisation des colonnes ;
!
Icône d ’imprimante
!
Fond d’écran DocuSpool
22
Personnalisation des colonnes sous DOCUSPOOL
- ordre et largeur des colonnes
- ajout de colonne
EXO :
- Ajouter la colonne ‘casier’
FLO SYSTEME
22
DOCUWEB
Gestion des Utilisateurs
!
!
Déclaration sous
DOCUCOM ;
Mise à jours sous
DOCUWEB ;
23
Publication des documents : gestion des destinataires
- intranet documentaire
- Email
Les documents publiés sont au format PDF
FLO SYSTEME
23
Configuration
!
Paramètres généraux ;
!
Paramétrage des archives ;
24
Configuration de DOCUSPOOL
- Gestion multi-exemplaire. Attention d'harmoniser la configuration avec DOCUCOM
- Archivage
- Durée de conservation dans le spool courant
- Durée de conservation des documents archivés
- Sauvegarde des archives
- Fichiers traités
FLO SYSTEME
24
Configuration
!
Répertoires de travail ;
!
Logiciels externes ;
25
Répertoires de travail de SYNAPSE
- Organiser les espaces disques C: et D:
- Remarque : pour les configurations ‘musclé’, optimiser en configurant le répertoire de
spool des imprimantes de windows sous le même espace disque que le spool de
SYNAPSE (D:)
- Logiciels de visualisation WYSIWYG (décrit dans les format d ’impression
FLO SYSTEME
25
DOCUCOMPO
Formatage
! Création
et gestion des ressources de
formulaires électroniques ;
! Fusion dynamique et conditionnelle des
données et formulaires ;
! Reprise d’applications d’environnement
propriétaire avec conversion de langages :
XES, DJDE, SDP, AFP/IPDS, … ;
! Pas de remise en cause des applications
existantes ;
26
Mise en page des documents
- Compositions ‘simples’ intégrées à SYNAPSE
- Compositions ‘dynamiques ’ externe à SYNAPSE
FLO SYSTEME
26
Format .FRM
! Formats
par défaut sous
FORMATS ;
! Formats personnalisés
directement sous le nom de
destination ;
! Glisser sur le document pour
modifier son format.
27
FLO SYSTEME
27
Formatage RedTitan
!
Environnement RedTitan
Configuration :
!
Formats RedTitan :
28
Environnement RedTitan
- Liens entre les formats .FRM et les applications RedTitan
- PrePrinter, sous répertoires IN et OUT, mode simultané par imprimante avec les sous
répertoire imprimante (forte exigence de production)
- PrePrinter, pourquoi deux BOOT ?
- BOOT.PRE : Boot de démarrage pour PrePrinter
- PPSYNxx.PRE : Boot de démarrage pour SYNAPSE
xx: en PS ou PCL selon l’imprimante de destination
- <Application>.PPI : scénario de composition du document
FLO SYSTEME
28
Format .FRM
! Syntaxe
29
Script de commandes des formats
- Syntaxe, ordre des commandes
- Commandes de premier niveau :
- Début, Fin du document, et à chaque Page %%DEBUT, %%FIN, %%PAGE
- Bannière, pas de bannière, bannière personnalisée %%BANNIERE, %%NOBANNIERE
- Commandes de second niveau :
- Insertion de fichier externe %%IMPFIC
- Commandes du langage de l’imprimante %%1B
- Variables d’informations du document %%INFOxxxx
- Commandes générales
- Logiciel de composition externe : %%ACTIONEXT, %%POSTACTDEB, %%POSTACTFIN
- Format utilisé (PCL, PS, …) %%IMPPS, %%IMPPCL, %%IMPVIAPDF, %%TABLE
- Syntaxe pour PrePrinter et RedPrint %%PREPRINTER, %%RTDSC
EXO :
- Créer une nouvelle bannière sur le fichier d’exemple, enlever l’ancienne, ajouter un
compteur de page, changer le bac de sortie, d’entrée, etc…
FLO SYSTEME
29
Visualisation
! Demande
! Double
de visualisation WYSIWYP
click sur le document
30
WYSIWYG de documents à composer, et déjà composés
- Commandes %%IMPPS, %%IMPPCL
- Impression d’un fichier PostScript vers une imprimante PCL : %%IMPVIAPDF
- Visualisation de document déjà formaté et non PCL ou PS (ex: .tiff, .doc avec Word)
EXO :
- Imprimer un fichier ASCII avec un formatage PS vers une imprimante PCL via le driver
Windows. (nécessite Acrobat).
FLO SYSTEME
30
PCL et PostScript
! Comptage
des pages via drivers Windows.
! PCL
– Visualisation WYSIWYP par SwiftView ou équivalent.
– Impression vers des imprimantes PCL.
! PostScript
– Visualisation WYSIWYP par Acrobat Reader via
conversion en PDF par Acrobat Distiller.
– Impression vers des imprimantes PostScript ou via
Acrobat vers tout type d ’imprimante.
31
FLO SYSTEME
31
XES, DJDE, SDP, GFREC
! Transparence
! XES
pour les imprimantes adaptées.
– Impression vers des imprimantes PCL et/ou PostScript
via XesServer ou équivalent.
! DJDE
– Impression vers des imprimantes PCL et/ou PostScript
via RedPrint.
! SDP -Nipson Mathilde EASYPRINT7, DYNSET
– Impression vers des imprimantes PCL via Mathilda.
! GFREC -GCOS8
– Conversion en ASCII ou ASA.
32
FLO SYSTEME
32
AFP, SAP, MSW, ...
! AFP
– Conversion AFP vers IPDS, PCL, PostScript
! SAP
– Conversion RDI vers PCL ou PostScript.
! Bureautique
Windows
– Au format PDF, ou via drivers imprimantes.
! EBCDIC
– Transcodage par table interne ou externe
! Fol,
Réno, Prescribe, Tiff, etc ...
– Transparence pour les imprimantes.
– Visualisation selon visualisateur disponible
(paramétrable).
33
FLO SYSTEME
33
Tri Regroupement
Eclatement
DOCUADN
Découpage des documents
ASCII et ASA page par page,
avec capture de critères.
! Génération d’un ou plusieurs
documents triés à partir d’un
ou plusieurs documents.
! Fonctionnement automatique
! Génération de code OMR et
BCR
!
Requêtes
A
Base de données
D
Applications
N
Documents
Tri
Regroupement
Eclatement
34
DOCUADN : Tri - Regroupement - Eclatement
Exemple d’application :
Fusion des fichiers des bulletins de paie et des feuilles de pointage regroupé selon le code
matricule et trié par code postal, avec insertion de codes de mise sous plis sécurisés.
Extraire les matricules d’un service spécifique.
FLO SYSTEME
34
DOCUCLIENT
Environnement
Informatique
Synapse délocalisé
SYNAPSE
Reseau
Ethernet
Océ 9260
Site distant
Reseau
Ethernet
DOCUCLIENT
#1
DOCUCLIENT
#2
Océ 8400
Océ 8400
35
DOCUCLIENT : Serveur de production délocalisé
Solution d’impression délocalisée des moyens et gros volumes d’édition ;
Fonctionnalités d’utilisation de identiques à SYNAPSE ;
Reçoit des documents (formatés ou à formater) de SYNAPSE mais également depuis son
propre environnement informatique local .
FLO SYSTEME
35
DOCUWEB
!
L’Intranet Documentaire
Mise à disposition des documents au plus près des destinataires.
MS NT 4 Serveur
MS IIS, ASP
BD InterBase 5.6
Acrobat 4
MAINFRAME,
Bureautique
DOCUWEB
PDF
MS IE4
Réseau
Internet/Extranet
Mac OS
NetScape 4
DOCUSPOOL
DOCUCOM
DOCUCOMPO
Navigateurs HTML
36
DOCUWEB : l’intranet documentaire
Mise à disposition des documents publiés de l’entreprise sur un serveur WEB
intranet/extranet ;
Les utilisateurs, à travers leur navigateur HTML consultent la liste des documents mis à
leur disposition (automatiquement mise à jour) ;
Les documents, au format WYSIWYG PDF, peuvent être triés par référence, date, nom,
format, pages, statut, … ;
Fonctions de recherche dans la liste des documents publiés;
Les actions sont faites sur simple clic : consultation, suppression, tri, … ;
Gestion d’utilisateurs et groupes d’utilisateurs destinataires.
FLO SYSTEME
36
DOCUWEB
L’Intranet Documentaire
37
FLO SYSTEME
37
SUPERVISEUR intranet
Supervision des modules
de SYNAPSE depuis le
navigateur internet ;
! Rafraîchissement
automatique ;
! Clic sur icônes pour
détails ;
! Nécessite InterBase.
!
38
DOCUVISION : Superviseur intranet
Permet de faire une vérification attentive de l’activité des applications de
SYNAPSE, de surveiller la régularité des actions accomplies, et de contrôler la
situation des états gérés ;
Alerte sur le mode opératoire des modules logiciels de SYNAPSE;
Rafraîchissement automatique des informations affichées ;
Gestion des informations entre les modules au travers d’une base de données.
FLO SYSTEME
38
Evolutions
!
Module facturation (Accounting) de plus en plus évolué ;
!
Personnalisation (Customisation) de plus en plus fine ;
!
Assistant visuel (Wizard) pour la création des formats ;
!
Regroupement des formats par type d ’imprimante ;
!
DOCUADN en Client/Serveur : Administration à distance ;
!
Evolution de DOCUWEB de la technologie ASP vers XML ;
!
DOCUADN à partir de documents au format PDF ;
!
SYNAPSE Multi langue.
39
FLO SYSTEME
39
Conclusions
!
FLO SYSTEME, société éditrice du logiciel SYNAPSE.
!
Interface utilisateur parmi les plus conviviales.
!
Haut degré de fiabilité.
!
Adaptabilité rapide aux spécificités des clients.
!
Très forte réactivité de l’entreprise vis-à-vis de
ses clients et partenaires.
!
Architecture distribuée et performante.
!
Evolution permanente des fonctionnalités et adaptabilité aux
nouvelles technologies.
40
FLO SYSTEME
40