Comment intégrer un nouveau salarié

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MANAGEMENT
MANAGEMENT
Comment intégrer
un nouveau salarié
Mettre en place un protocole
pour accueillir la nouvelle recrue
Les grandes entreprises prévoient dans leur planning les actions
et étapes liées à la nouvelle arrivée (de la commande de cartes de
visite à la désignation d’un tuteur) pour faciliter son intégration
et l’efficacité de la prise de poste.
Plus proches de leurs salariés, les petites structures peuvent toutefois
prévoir un protocole d’intégration. La nomination d’un parrain, si
le laboratoire compte déjà plusieurs techniciens, auquel le nouvel
arrivé pourra poser toutes les questions pratiques pour l’accompagner au long de son intégration peut être opportune. Ce type
de parrainage se met généralement en place de façon informelle,
mais mieux vaut le prévoir et l’annoncer, afin de donner à la nouvelle personne le sentiment d’être soutenue et à la personne qui
dans une équipe ?
© alphaspirit
Septembre 2013 ❘ Biologiste infos
© Monbusinessimages
Y
Prendre le temps de consulter son équipe lors du
oupi ! Enfin, ça y est, après une longue épreuve de
recrutement d’une personne est essentiel pour farecrutement, pendant laquelle vous avez bien pris le
ciliter par la suite l’intégration du nouveau salarié.
temps de présenter le candidat au personnel présent,
un nouveau salarié va occuper un poste resté vacant
bien plus longtemps que désiré. Attention, le travail est loin d’être
L’accueil d’un nouveau salarié
terminé…
nécessite des aménagements dans les
Après le recrutement vient le temps du difficile processus d’intélocaux ; les anticiper, c’est la meilleure
gration. L’accueil d’un nouveau salarié, préalable à l’intégration,
façon de débuter une collaboration dans
devrait occuper une place décisive dans le processus post-recrude bonnes conditions. Pour une nouvelle venue au
tement : elle augure du bon déroulement de la
poste administratif, il est toujours plus
relation employeur-employé qui suivra. Ici comme
agréable d’être accueillie avec du matériel neuf,
ailleurs, la première impression est déterminante
prévu pour elle : un simple pack de fournitures
et donnera le ton de la relation.
de bureau basique (stylos, chemises, classeurs,
Didier, biologiste responsable d’un laboratoire de
bloc-notes, liste téléphonique suffit à se sentir à
biologie médicale en province, témoigne : « C’est
l’aise. De même, s’il existe des tenues particulières
un facteur que j’avais totalement minoré, mais les
pour le travail au sein du laboratoire (blouse),
techniciens déjà en place depuis longtemps n’ont
veillez à ne pas donner à une nouvelle arrivée,
pas apprécié l’arrivée d’une nouvelle recrue supla tenue d’un éventuel prédécesseur. Ces gestes
posée pourtant rendre leurs journées plus fluides.
d’accueil (accès au laboratoire expliqué, place pour
En tant qu’anciens, ils s’attendaient à des égards,
se garer, vestiaire, bac à son nom) ne demandent
à un traitement de faveur que je n’avais pas en
pas beaucoup d’investissement à l’équipe mais ont
tête de leur apporter, et je ne les ai pas vraiment
un impact indéniable. Le plus important reste de
consultés pour cette embauche. Le malaise s’est
faire comprendre à la fois physiquement et matéreporté sur le nouveau, rien de frontal, jamais,
riellement au nouvel employé qu’il est attendu.
mais il n’était pas le bienvenu. Je n’ai compris
Solange, technicienne de laboratoire, raconte :
tout cela qu’après coup. Le nouveau venu n’a pas
« J’avais déjà travaillé dans plusieurs laboratoires
souhaité rester. Depuis, l’équipe s’est étoffée mais
de la région, dans lesquels j’avais à chaque fois
je prends désormais le temps de consulter mes Lors d’une nouvelle prise de poste, la personne qui dû tâtonner pour trouver mon chemin et faire
arrive offre à la structure un regard nouveau, riche face à une équipe étonnée de me voir arriver le
premières arrivées ! ».
en enseignements.
premier jour. J’essayais de me faire toute petite,
Se sentir attendu
de ne pas déranger. La veille d’arriver dans mon
laboratoire actuel, j’ai reçu un email avec un plan d’accès et le
Dès le premier jour de son embauche, la personne nouvellement
code de la porte de l’immeuble. Je me souviens encore de l’objet :
recrutée doit « se sentir bien » dans son environnement de travail,
« Bienvenue chez vous ». Je n’en revenais pas. Le matin de mon
afin d’être rapidement opérationnelle et efficace. Et l’équipe en
arrivée, une autre technicienne ayant plus d’ancienneté, avait
place peut faire en sorte de favoriser cet état.
été déchargée temporairement de ses fonctions pour s’occuper
Le stress de bien faire, d’être à la hauteur l’occupera déjà bien
de moi. Elle m’a très bien prise en charge. Je suis encore à mon
assez sans avoir à se demander si elle a sa place au sein de l’équipe.
poste, depuis six ans. C’est mon record de longévité à ce jour ! »
© Kamaga
C’est fait, vous avez enfin trouvé la personne qui va pouvoir
vous épauler, mais comment être certain que cette nouvelle
embauche ne vienne pas rompre l’équilibre durement acquis ?
Pistes de réflexion.
Le plus important reste de faire comprendre au nouvel employé qu’il est attendu.
est déjà en place, celui d’avoir un rôle à jouer dans la réussite et
dans la prise de poste de la nouvelle. Le biologiste responsable
devra le verbaliser auprès des personnes en place avant la prise
de poste de la nouvelle recrue, puis devant le nouvel employé :
« C’est Martine qui assurera votre accompagnement pendant les
premières semaines d’intégration à votre poste. » C’est entre le
plus ancien et le plus nouveau que s’échangeront des informations
quotidiennes sur la façon de travailler mais aussi de vivre ensemble.
La rédaction d’un livret d’accueil contenant quelques pages de
descriptif du métier, des dates et des habitudes de réunion, des
formations, de la charte du laboratoire, etc. permet également
au nouveau salarié de s’intégrer plus rapidement. Pour favoriser
la transmission du senior au junior, mettre à jour ce document
ensemble peut représenter un plus.
Un enjeu pour le laboratoire
Il est nécessaire de valider au bout de quelques semaines par la
pratique (et pas uniquement par confirmation orale) que le processus
d’intégration au poste et d’assimilation au groupe est en bonne
marche. Une bonne politique d’adaptation entraînera imman-
quablement un gain de
productivité. Comme
dans toutes les courbes
d’apprentissage, il est
nécessaire de perdre
un peu de temps à ses
débuts pour prendre
en main une nouvelle
recrue, afin d’en gagner
plus une fois que cette
dernière est devenue
productive. « Si l’inté- Une bonne politique d’intégration entraînera immanquagration est négligée, la blement un gain de productivité.
nouvelle technicienne
va perdre du temps à ne pas savoir où sont rangés les stocks de
tubes, comment fonctionne la société, quel est l’interlocuteur
en cas de panne d’une machine… Au final, elle risquera de
commettre des erreurs qui pourront avoir un impact négatif sur
le laboratoire ou sur son image », commente un consultant en
organisation. « De même, les patients ne doivent pas sentir la
différence entre une secrétaire recrutée depuis des années ou
une qui vient tout juste d’arriver. »
© Monbusinessimages
Guylaine MASINI et Claudie VALLOS
Demander un rapport d’étonnement !
Lors d’une nouvelle prise de poste, la personne qui arrive offre à la
structure un regard nouveau, riche en enseignements. Attention,
ce moment est par nature fugace, sous peu, le nouvel entrant va
adopter la culture du laboratoire dans lequel il souhaite s’intégrer et rapidement, ne va plus être surpris de ce qui l’a frappé
à son arrivé. Très tôt, il finira par trouver normal les curiosités
des premiers jours, une occasion ratée pour le laboratoire de se
voir avec un regard neuf. Pour éviter cela, il est particulièrement
appréciable d’inviter la nouvelle recrue à rédiger un rapport sur ce
qui l’a étonnée à son arrivée. Qu’il s’agisse ou non d’une personne
expérimentée, son regard permettra de remettre en question
des modes de fonctionnement auxquels les plus anciens se sont
habitués. Pour faciliter cette étape, il est possible de l’intégrer
dans le livret d’accueil sous forme d’une simple feuille intitulée
« ce qui m’a tout d’abord étonné quand j’ai intégré le laboratoire »,
avec une dizaine de points pour inviter le nouveau à multiplier les
remarques. Ce feedback vous apportera des sources d’amélioration
souvent inexploitées et témoignera de votre intérêt et de votre
ouverture d’esprit quant à l’écoute attentive de la nouvelle recrue.
Va-t-on se convenir ?
La période d’intégration qui reste délicate dans une entreprise
permet également de répondre à la question de la conversion de
la période d’essai en emploi pérenne. Une erreur de recrutement
peut être pénalisante et pénible à rectifier, c’est pourquoi il
convient aussi de faire preuve de la plus grande vigilance pendant la période d’intégration simultanée à la période d’essai. ■
Biologiste infos ❘ Septembre 2013