Organisation d`un service des sports

Thierry HOULOU, Conseiller Principal des APS
Direction des Sports, Ville de Toulouse
La définition de la politique sportive
Préambule :
Aucune obligation n’incombe aux communes en matière de politique
sportive, mais dans la mesure où le sport n’a pas fait l’objet de
répartition de compétences dans les lois de décentralisation, les élus
doivent donc définir une politique sportive.
Elle doit être établie dès la première année du mandat et doit s’articuler
avec d’autres politiques globales comme l’éducation, la citoyenneté,
l’aménagement, la solidarité…
Avant d’établir ou de créer une politique sportive, il faut tenir compte :
- De l’implantation des équipements sportifs sur la collectivité
- Des modalités d’attribution de subvention
- Des moyens humains dont disposent le service des sports
La définition de la politique sportive
L’élaboration d’une politique sportive se réalise à travers une succession d’étapes:
1. Déterminer les orientations politiques
Le loisir ou le spectacle = Logique économique
L’éducation ou l’insertion = Logique sociale
Plusieurs choix peuvent se combiner comme dans l’exploitation d’une piscine :
Education, Santé, Compétition, Loisir sportif
2. Etablir un diagnostic
L’objectif est de recueillir des informations pertinentes qui permettent d’analyser une situation.
2 formes de diagnostic peuvent être réalisées :
- Diagnostic externe :
Etude de la population (Identifier les caractéristiques et la demande de la population)
Analyse de l’environnement (Comment est il organisé ? Offre similaire dans le privé ?)
La définition de la politique sportive
- Diagnostic interne :
Etude des actions engagées (nature et nombre de prestations proposées)
Analyse de l’organisation et des moyens (l’organisation en place est elle
adaptée aux objectifs souhaités ?)
3. Elaborer des actions (par catégorie de public)
1. Actions dans le champ scolaire :
- Mise à disposition des installations
- Mise à disposition des éducateurs territoriaux des APS
- Exemple : convention IA/Mairie de Toulouse
2. Actions auprès des clubs :
- Mise à disposition des équipements
- Contractualisation (convention d’objectifs)
- Exemple de convention avec les clubs Toulousains
La définition de la politique sportive
3. Elaborer des actions (par domaine d’intervention) :
Actions dans le domaine des équipements :
- Mise à disposition de bureaux et d’équipements sportifs auprès des clubs
- Développement des équipements sportifs dans les quartiers
- Développement des équipements de loisirs (parcours de santé, piscines ludiques…)
Actions dans le domaine de l’animation sportive :
- Animations le mercredi AM et pendant les vacances scolaires
- Animation dans les quartiers en soirée après 17h00
- Actions auprès du public senior
Actions dans le domaine du soutien sportif :
- Mise à disposition des ETAPS dans les écoles (de la GS au CM2)
- Mise à disposition des ETAPS dans les clubs sportifs
- Subventionnement des associations sportives
La définition de la politique sportive
4. Déterminer des priorités et choisir des actions :
Au regard des actions énoncées précédemment, il est souvent indispensable de fixer des priorités.
Le premier choix permet, au regard des orientations politiques fixées et de l’analyse de
l’environnement, de déterminer :
- Ce qui est indispensable
- Ce qui peut faire l’objet d’un débat
- Ce qui est facultatif
L’élu devra définir le périmètre du service public des sports en éliminant ce qui ne sera pas offert
par la commune.
Le second choix consiste à décider de ce qu’il est possible de faire au regard des moyens
disponibles. Chaque action est ainsi analysée au regard d’un certain nombre de critères :
- Le critère financier (coût prévisionnel de l’action)
- Le critère des compétences des agents
- Le critère technique (les équipements et le matériel sont ils adaptés ?)
- Le critère organisationnelle (l’organisation du service des sports est elle adaptée pour réaliser
les actions souhaitées ?)
Le processus de décision
1. Les différentes instances de décision et de validation
- Le bureau municipal :
Garde rapprochée du Maire composée des adjoints au Maire, du
directeur de cabinet, du DGS et des DGA (pas systématique).
- Les commissions :
Le plus souvent organisées sur le découpage des délégations.
Composées de certains adjoints, quelques conseillers municipaux et des
directeurs de service concernés.
- Le conseil municipal :
Composé du Maire, de ses adjoints, des conseillers municipaux, des élus
des différentes listes, du directeur de cabinet et du DGS (selon les
collectivités).
Fréquence : 4 à 8 selon les collectivités
Le processus de décision
Dans les 2 situations suivantes, le bureau municipal a un
rôle de décision et la commission municipale, un rôle
d’orientation.
Situation 1 :
Le bureau municipal examine toutes les décisions présentées en CM.
Services – Commissions – Bureau – Conseil Municipal
Situation 2 :
Le bureau municipal valide politiquement les dossiers travaillés par les
services et les réexamine avant de les présenter en CM.
Bureau – Services – Commissions – Bureau – C. Municipal
Le processus de décision
Dans les 2 situations suivantes, c’est la commission des
sports qui joue un rôle majeur.
Situation 3 :
Le bureau municipal ne joue pas de rôle de filtre. La commission valide tous
dossiers présentés en CM.
Services – Commissions – Conseil Municipal
Situation 4 :
Le bureau municipal propose les dossiers présentés en commission.
Bureau – Commissions – Conseil Municipal
Le processus de décision
2. Elus et fonctionnaires
Une des caractéristiques de la gestion publique locale réside dans la
collaboration étroite entre les élus et fonctionnaires.
Une règle d’or : Le politique décide, le fonctionnaire exécute…
4 niveaux de décision :
- Niveau politique : Fixer les orientations dans le champ politique
- Niveau stratégique : Définir des actions et les objectifs
- Niveau tactique : Mettre en place des ressources pour parvenir au
résultat et coordonner des moyens
- Niveau opérationnel : Déterminer des plans d’actions et mise en œuvre
sur le terrain
La zone de partage entre élus et fonctionnaires est elle pour autant si
simple ?
Le processus de décision
3. Qui élabore la politique sportive ?
La concertation caractérise l’élaboration d’une politique sportive.
De nombreuses commissions (municipales ou extra municipales)
associent des associations, des enseignants, des pratiquants…
Pourtant, elles ne doivent rester que des organes consultatifs et ne
peuvent remplacer le pouvoir de décision des élus.
Lorsque les élus agissent sur les niveaux politiques et stratégiques,
nous sommes dans un processus normal de décision.
Lorsque l’administration agit sur les niveaux tactiques et
opérationnels , nous sommes dans un processus normal de
décision.
Les missions d’un service des sports
Une direction des sports s’appuie sur 3 grandes fonctions :
-
Une fonction technique
Une fonction administrative
Une fonction éducative
1. Le service technique
-
Gestion, entretien et maintenance de l’ensemble des installations
sportives
Accueil des usagers et des utilisateurs des installations sportives
-
Suivi et contrôle des travaux réalisés sur les équipements
Réalisation et suivi des travaux réalisés en régie
Commande et approvisionnement d’équipements et de matériels sportifs
Soutien logistique aux différentes manifestations organisées
Montage des dossiers d’homologation des enceintes sportives
Les missions d’un service des sports
1. Le service technique
-
Elaboration de cahiers des charges (CCTP) nécessaires à la commande publique
(travaux, acquisition de matériel, transport scolaire…)
-
Rédaction des pré programmes liés à la réhabilitation ou à la construction
d’équipements sportifs
-
Description technique et cartographie des installations sportives
-
Suivi de l’évolution des normes (ERP, accessibilité, fédérales) liées à l’exploitation
des équipements sportifs
-
Travail transversal avec les autres directions (espaces verts, architecture,
bâtiment et énergie, service communal d’hygiène et de santé…)
-
Gestion du personnel
Les missions d’un service des sports
2. Les services administratifs
La GRH :
-
Gestion des effectifs de la Direction
Superviser les recrutements de personnel
Gestion des carrières des agents
Gestion des congés et des arrêts de travail des agents
Gestion du plan de formation des agents de la Direction
Gestion des saisonniers recrutés pendant les congés scolaires
Gestion de l’aménagement du temps de travail
La gestion informatique :
-
Installation et maintenance des postes informatiques
-
La gestion du courrier et de l’économat :
Distribution des notes et courriers sur l’ensemble des installations
Les missions d’un service des sports
2. Les services administratifs
La communication interne :
-
Communication interne du service
La gestion financière
-
Gestion du budget du service
-
Gestion des subventions aux clubs élites conventionnés
-
Gestion des subventions aux autres clubs sportifs
-
Gestion des subventions exceptionnelles pour les organisateurs de manifestations sportives
-
Gestion des engagements et des factures
-
Gestion des crédits
Les missions d’un service des sports
2. Les services administratifs
La gestion financière
-
Gestion des régies de recettes (animation sportive, piscines, patinoires, tennis…)
-
Rédaction des délibérations présentées en Conseil Municipal
-
Rédaction des conventions d’objectifs établies avec les clubs élites
-
Rédaction des conventions de mise à disposition d’installation
Les missions d’un service des sports
2. Les services administratifs
Les réservations et les manifestations sportives
- Planification des créneaux d’utilisation des installations sportives pour les
entraînements, l’enseignement de l’EPS, les manifestations, les
compétitions :
Stades, gymnases, piscines, patinoires, tennis…
Sur Toulouse, environ 297 000 heures de planification terrestre et aquatique.
- Interface entre le service des sports et les différents utilisateurs :
Ecoles primaires, collèges, lycées, universités, clubs et associations
comités départementaux et ligues, fédérations, comités d’entreprise…
sportives,
Sur Toulouse, il y a environ 500 utilisateurs différents.
- Régulation des difficultés rencontrées avec les utilisateurs
- Coordination des manifestations sportives et des inaugurations
d’équipements sportifs.
Sur Toulouse, plus de 500 manifestations et inaugurations par an.
Les missions d’un service des sports
3. Le service des activités physiques et sportives
-
Etablir les programmations payantes, à destination du public des ZUS, des
seniors, sur l’ensemble des périodes de l’année
-
Etablir les programmations des interventions pédagogiques auprès des scolaires
en fonction des priorités fixées avec l’Education Nationale
-
Elaborer l’ensemble des plannings des ETAPS
-
Encadrer, gérer et manager les ETAPS
-
Veiller à l’application et au respect de la réglementation des APS
-
Actualiser les POSS et les règlements intérieurs des piscines
Les missions d’un service des sports
3. Le service des activités physiques et sportives
-
Organiser et encadrer les manifestations sportives
-
Assurer la continuité du service public des activités programmées
-
Suivre les achats de matériel sportif
-
Superviser les affectations de matériel sportif en fonction des programmations
proposées tout au long de l’année
-
Renseigner et inscrire les usagers sur les activités proposées
-
Communiquer sur les activités proposées aux usagers
Les missions d’un service des sports
Exemple de la Direction des Sports de Toulouse
Fréquentations 2010 :
-
TENNIS :
PATINOIRES :
PISCINES :
GYMNASES :
STADES :
- TOTAL :
46 707
56 883
700 796
1 188 054
1 420 935
3 374 599
Le personnel
1. Les effectifs
Environ 50 000 agents travaillent dans les services des sports des
collectivités territoriales.
Ces agents se repartissent dans 3 filières (étude CNFPT en 2000 ):
-
Filière sportive (environ 25%)
Filière technique (environ 65%)
Filière administrative (environ 10%)
Exemple de répartition des agents de la Direction des Sports en 2007 :
Effectifs = 507 agents
-
Filière sportive = 19,9%
Filière technique = 71,2%
Filière administrative = 8,9%
Le personnel
2. La filière sportive
Création et publication en 1992 des décrets créant statut particulier des
cadres d’emploi de la filière sportive des collectivités territoriales.
Le recrutement d’un agent dans un cadre d’emplois de la filière sportive se fait sur
concours, même sur le grade de catégorie C.
L’accès au concours externe est réservé aux titulaires d’un diplôme
homologué à un niveau prévu pour chaque cadre d’emploi.
L’accès au concours interne est réservé aux agents ayant accompli au
minimum 4 années d’ancienneté de service public et étant en fonction à la
date du concours.
Les 3 cadres d’emploi :
-
Les conseillers territoriaux des APS (cadre A)
Etre titulaire d’un diplôme de second cycle ou d’un diplôme de niveau 2 (L3
STAPS, BEES 2e degré…)
Le personnel
-
Les éducateurs territoriaux des APS (cadre B)
Etre titulaire d’un baccalauréat de l’enseignement général ou d’un titre ou
diplôme homologué de niveau 4 (BEES 1er degré).
-
Les opérateurs des APS (cadre C)
Etre titulaire d’un baccalauréat de l’enseignement général ou d’un titre ou
diplôme homologué de niveau 5 (CAP, BEP, BAPAAT).
La filière sportive compte près de 20 000 agents.
(source INSEE 2002,2003,2004)
Répartition des agents de la filière sportive par cadre d’emploi :
- CTAPS = 6,4%
- ETAPS = 77,3%
- OTAPS = 16,3%
Exemple de la Direction des Sports en 2010 :
- CTAPS = 7,2%
- ETAPS = 90,7%
- OTAPS = 2,1%
Le personnel
Répartition des agents de la filière sportive selon la nature des
collectivités :
1. Les Communes : 75,3%
2. Les Communautés de communes : 6,6%
3. Les Communautés d’Agglomération : 5,4%
4. Les SIVU (syndicat intercommunal à vocation unique) : 3,8%
5. Les départements : 2,3%
3. La filière technique
Les principaux cadres d’emploi des agents des services des sports
:
-
Les ingénieurs subdivisionnaires (cadre A)
Les techniciens territoriaux (cadre B)
Les agents de maîtrise (Cadre C)
Les adjoints technique (cadre C)
Le personnel
4. La filière administrative
Les principaux cadres d’emploi des agents employés dans les
services des sports :
-
Les attachés territoriaux (cadre A)
Les rédacteurs territoriaux (cadre B)
Les adjoints administratifs (Cadre C)
5. Le temps de travail des agents
Il appartient à la collectivité d’aménager le temps de travail de ses agents dans le
respect de la jurisprudence administrative. Le temps effectif de travail doit être
conforme à la durée hebdomadaire de travail fixée par délibération.
-
Généralités
-
Exemples et études comparatives
Les différents modèles
d’organigramme
Nous pouvons distinguer 3 types d’organisation :
1. L’organigramme fonctionnel :
Dans une commune, 3 fonctions sont classiquement représentés :
- L’administration
- Les équipements
- L’animation sportive
Avantages :
- Possibilité d’identifier des spécialistes à la tête de chaque fonction
- Simplicité
- Clarté
Inconvénients :
- Rigidité
- Lenteur des communications
- Difficultés de coordination des fonctions dans la mise en œuvre des politiques
- Difficultés pour quantifier les prestations de services
- Création de domaine autonome et difficultés à travailler transversalement
Les différents modèles
d’organigramme
Nous pouvons distinguer 3 types d’organisation :
1. L’organigramme fonctionnel :
Dans une commune, 3 fonctions sont classiquement représentées :
- L’administration
- Les équipements
- L’animation sportive
Avantages :
- Possibilité d’identifier des spécialistes à la tête de chaque fonction
- Simplicité
- Clarté
Inconvénients :
- Rigidité
- Lenteur des communications
- Difficultés de coordination des fonctions dans la mise en œuvre des politiques
- Difficultés pour quantifier les prestations de services
- Création de domaine autonome et difficultés à travailler transversalement
Les différents modèles
d’organigramme
2. L’organigramme divisionnel :
Découpage par projet, par usager, par nature d’équipement.
Les divisions les plus représentées dans les services des sports sont construites à partir des
équipements sportifs :
- Equipements couverts (gymnases…)
- Terrains de grands jeux (terrain de foot et rugby…)
- Bases de plein air
- Piscines
- Patinoires
Avantages :
- Rapidité d’action
- Etude de coûts : « rentabilité des activités »
- Motivation des individus
- Qualité des communications
Inconvénients :
- Duplication des services
- Augmentation des coûts de structure
- Difficultés pour travailler transversalement (coordination des différentes divisions)
Les différents modèles
d’organigramme
3. L’organigramme matriciel :
C’est la combinaison de l’organisation fonctionnelle et de l’organisation divisionnelle.
Nous retrouvons les 3 fonctions en abscisse :
- Administration
- Equipements
- Animation
Et les différents divisions en ordonnée :
- Equipements couverts (gymnases…)
- Terrains de grands jeux (terrain de foot et rugby…)…
- Avantages :
- Mise en commun des moyens
- Possibilité de mener des politiques sectorielles et transversales
Inconvénients :
- Conflits
- Difficultés de coordination
- Surcoûts liés à la complexité
Les différents modèles
d’organigramme
Les 3 organigrammes proposés montrent des avantages, mais aussi des
inconvénients.
Il n’y a pas de solution unique, mais il faut surtout trouver l’organigramme
idéal en fonction des critères suivants :
-
La taille de la collectivité (nombre d’habitants)
Le nombre d’équipements gérés par le service des sports
Le type de gestion des équipements sportifs
Le nombre d’agents du service des sports
Les grandes missions du service des sports
La politique d’animation sportive
Il demeure toutefois important :
- De disposer d’une équipe d’agents de maintenance du patrimoine
sportif qui peuvent intervenir sur les différents types d’équipements
- De disposer d’ETAPS polyvalents (encadrement aquatique et
terrestre…)
Etude de cas n°1
Concevoir l’organigramme d’un service des sports
Le budget d’un service des sports
Le budget alloué au sport dans les communes est en moyenne de 6,0 %.
En fonction du nombre d’habitants et des orientations générales de la
politique sportive, ce chiffre peut varier légèrement :
-
De 5 000 à 10 000 habitants = 5,7 %
De 20 000 à 50 000 habitants = 6,5 %
+ de 100 000 habitants = 5,7 %
Source 2004 - Direction Gé
Générale des Collectivité
Collectivités Locales
Ne sont pas inté
intégré
grés les dé
dépenses pour le sport scolaire ou les subventions.
Le budget d’un service des sports, comme celui d’une commune est scindé en 2
grandes entités :
-
Le budget de fonctionnement
Le budget d’investissement
Le budget primitif annuel des services est transmis à la direction des finances avant
l’été.
Les élus valident ensuite les budgets des services au cours des mois de novembre
et décembre.
Le budget d’un service des sports
Ventilation du budget de la Direction des Sports
de la ville de Toulouse en 2007 :
Budget annuel = 34 730 000€
- Dépenses de fonctionnement = 6%
- Dépenses d’investissement = 23%
- Subventions alloués aux clubs sportifs = 21%
- Dépenses liés au personnel = 50%
Le budget d’un service des sports
Ventilation du budget de la Direction des Sports de la ville
de Toulouse en 2010 :
Budget annuel = 41 320 000 €
5,95 % du budget de la ville
- Dépenses de fonctionnement = 7 %
- Dépenses d’investissement = 28 %
- Subventions alloués aux clubs sportifs = 17 %
- Dépenses liées au personnel = 47 %
Recettes de la Direction des Sports = 2 250 000 €
Entrées piscines, patinoires, activités sportives municipales, location des
installations…
Le subventionnement des
associations sportives
Détail des subventions alloués par la Direction des sports de la ville de
Toulouse en 2010 :
-
25 clubs élites conventionnés (+ de 23 000 €) = 5 700 000€
Aide aux clubs (130 clubs environ) = 1 000 000 €
Subventions exceptionnelles = 100 000 €
Total = 6 800 000 €
Les communes sont les premiers financeurs public des associations
sportives.
Selon l’INSEE et le Ministère de la Jeunesse et des Sports, le budget moyen d’une
association sportive en France s’élève à 30 000€.
Sur ces 30 000€, 25% en général provienne des collectivités :
- 20% de ces subventions sont versés par les communes
- 2% par les départements
- 1% par les régions
Le subventionnement des
associations sportives
- Seules les associations agréées par le préfet de département et affiliées
à une fédération sportive peuvent prétendre au versement de
subventions
- L’attribution d’une subvention municipale n’est pas automatique
- Une association sportive ne peut percevoir une subvention qu’après
avoir rempli et renvoyer le dossier à la collectivité
- Les subventions sont versées en fin de premier trimestre de chaque
année après vote du budget par le Conseil Municipal
- Chaque nouveau club sportif qui demande pour la première fois une
aide perçoit une subvention de base
- Des subventions de base sont affectées à des classes de sports
regroupant des disciplines ayant un caractère commun
Le subventionnement des
associations sportives
- Exemples de classification :
-
-
-
Rugby (XV-XIII), Football, Football américain, Hand, Volley, Basket,
Base Ball
Athlétisme, Cross Country, Natation, Gymnastique
Sports de glace, sports de combat, sports de raquettes, aviron ,
kayak, triathlon, escrime, haltérophilie
Le subventionnement des
associations sportives
Exemples de critères de subvention :
-
Niveau de compétition de l’équipe 1 du club
Nombre d’équipes engagées en compétition (> niveau départemental)
Effectifs des licenciés du club
Nature de la discipline sportive
Nombre de licenciés « jeunes » de moins de 18 ans pour valoriser les clubs
formateurs
Nombre de licenciés de moins de 18 ans issus des ZUS pour encourager
les clubs de quartier
Nombre de filles ou de femmes licenciées pour encourager le sport féminin
Nombre d’éducateurs diplômés (BEES, diplômes fédéraux…)
Participation à l’animation sportive de la ville
Clubs handisports
Clubs ayant des frais de déplacement ou des coûts de matériel importants
Quelques outils de management
1. Les fiches de poste
Outil de management indispensable pour faire fonctionner tout type
d’organisation.
Elles permettent de cadrer les missions principales, les activités et les
horaires de travail pour chaque type de poste occupé.
Exemples
2. Les feuilles d’évaluation des agents
Outil qui permet d’évaluer la manière de servir des agents sur une année.
Elles permettent de proposer la note annuelle de chaque agent.
Exemples
Etude de Cas n°2
Création de fiches de poste
Etude de Cas n°3
Subventionnement des associations sportives