L`UNIVERSITE DU MAINE au MANS (Sarthe) RECRUTE UN

 L’UNIVERSITE DU MAINE au MANS (Sarthe) RECRUTE UN ASSISTANT ADMINISTRATIF ET DE COMMUNICATION en CDD à temps complet Place du poste dans l’organisation : Secrétariat du Master international Electroacoustique ‐ Service de Physique de l’UFR Sciences et Techniques (composante de l’Université du Maine) Mission du service : Assurer le secrétariat et l’assistance des responsables de service et de formation pour permettre le bon déroulement des enseignements du Master International en Electroacoustique Mettre en œuvre des actions de prospection et de communication (réalisation matérielle et logistique d’événements, rédaction de supports de communication) Réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures Champ des relations : Personnels du service de Physique (administratifs et enseignants) La scolarité La direction Les usagers Le PRN (Pôle Ressources Numériques) Le BAIP (Bureau d’Aide à l’Insertion Professionnelle) Personnes extérieures, les visiteurs Activités essentielles du poste :  Secrétariat Accueillir, informer et orienter les usagers, les personnels et les visiteurs Gérer et traiter les informations (courrier, téléphone, messagerie) Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif Mettre en œuvre des procédures de gestion Préparer et organiser les comités de pilotage (recueillir les données : budget, heures et établir les comptes‐rendus) Saisir, mettre en forme, éditer des documents (courrier, rapports, supports de présentation) Lecture et rédaction de documents en anglais Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues Classer et archiver les documents 1
 Suivi de la formation Gérer les aspects logistiques (emplois du temps, réservation des salles de cours, matériels, …) Assurer la gestion administrative des dossiers vacataires et conférenciers (contrats de recrutement, déplacements, réservations salles et matériels) Organiser les jurys de délibération Participer au recrutement des étudiants (transmission et réception des dossiers de candidature) Assurer l’interface avec les entreprises (prospection, suivi de projets et stages, …) Participer à la mise en place de ressources pédagogiques  Communication Répondre aux demandes d’informations de la hiérarchie et de l’extérieur (entreprises, intervenants extérieurs, de nationalités différentes) Participer à l’organisation et à la réalisation matérielle et logistique d’événements (salons, colloques, manifestations, conférences,…) ; présence sur les salons à l’international Effectuer la diffusion de documents de communication Mettre à jour le site internet du Master, en collaboration avec le PRN et mise à jour sur le site de l’UFR Gérer, diffuser et archiver les informations électroniques ou papier et la documentation du service Récupérer les outils d’évaluation Profil du poste, compétences Connaître les techniques de secrétariat et l’environnement bureautique Connaître l’organisation et le fonctionnement de la structure Appliquer les règles d’usage et les procédures administratives Aptitudes à organiser son travail dans les délais fixés : savoir anticiper, planifier, hiérarchiser les urgences Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la mise en œuvre de logiciels bureautiques courants (Microsoft et Open office) Aptitudes à gérer la confidentialité des informations et des données FORMATION Bac+2 : BTS Assistant de gestion / Assistant de manager COMPETENCES LINGUISTIQUES Anglais: B2 CDD de 3 mois (reconductible) Recrutement immédiat Rémunération mensuelle brute : 2 300 € (niveau Assistant‐ingénieur) Pour tout renseignement concernant le poste, contacter bruno.gazengel@univ‐lemans.fr Pour candidater : Adresser lettre de motivation + CV à Brigitte.Guedon@univ‐lemans.fr Avenue Olivier Messiaen – 72085 – LE MANS Cedex 9 – www.univ‐lemans.fr 2