Description de travail - the Union of National Employees

Transcription

POSITION DESCRIPTION
DESCRIPTION DE TRAVAIL
Position Title:
Titre du poste:
Administrative Assistant
Adjoint administratif ou Adjointe administrative
Position Number :
Numéro du poste:
205(C)
Band Level :
Niveau de la position :
6
Supervisor Position Title :
Titre du poste de la superviseure ou
du superviseur:
Coordinator, Finance &
Administration
Coordonnatrice des finances et de
l’administration
Supervisor Position Number :
Numéro de la superviseure ou du
superviseur:
218
Position Designated Bilingual / Position désigné bilingue
PURPOSE OF POSITION
The Administrative Support Assistant
provides administrative services to
support the operations of National
Component staff, National Executive
and National Component members.
STATEMENT OF
RESPONSIBILITIES
Provides member representation
support by:
OBJET DU POSTE
L’adjoint ou l’adjointe au soutien
administratif fournit des services
administratifs afin d’appuyer les
activités du personnel de l’Élément
national, de l’Exécutif national et des
membres de l’Élément national.
ÉNONCÉ DES FONCTIONS
Le ou la titulaire fournit un appui au
service aux membres en remplissant
les fonctions suivantes :

Opening and recording new files,

attaching relevant documentation
and reviewing the file to determine if
further information is required;

Communicating with members,
departmental representatives
and/or PSAC to gather information
that is necessary for the file=s
completion;

Communiquer avec les membres,
les représentant(e)s ministériel(le)s
et/ou l’Alliance de la Fonction
publique du Canada (AFPC) afin de
rassembler les renseignements
nécessaires pour que les dossiers
soient complets;

Forwarding files to PSAC for
representation;

Acheminer les dossiers à l’AFPC
aux fins de représentation;
Ouvrir et consigner de nouveaux
dossiers, joindre la documentation
pertinente et passer en revue le
dossier afin de déterminer si des
renseignements supplémentaires
sont nécessaires;
C:\Users\Johanne MacAndrew\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet
Files\Content.Outlook\TPG663A3\AdministrativeAssistantGenericPositionDescription.doc
Last Updated: April 14, 2016
Page 1
Position Title:
Titre du poste:
Position Number :
Numéro du poste:
205(C)
Band Level :
6

Contacting, discussing and
assigning appeals to ART
members/PSAC Contacts,
redirecting them to Membership
Coordinator if required;

Discuter avec les membres du
programme de formation des
représentant(e)s aux appels (FRA)
et les personnes ressources de la
Commission de la fonction publique
(CFP), leur assigner des appels et
les réorienter au coordonnateur des
services aux membres au besoin;

Closing files.

Fermer les dossiers.
Provides Convention, Conference,
seminar and meeting support by:
Fournir un appui à l’organisation de
conventions, de conférences, de
colloques et de réunions en
remplissant les fonctions qui
suivent :

Formatting and release of all
documentation including event
notices, registration packages and
other event information;

Formater et communiquer tous les
documents, y compris les avis de
colloque, les trousses de demande
de participation et d’autres
renseignements liés à l’événement;

Verifying applications and entering
them into database;

Vérifier les demandes et entrer les
demandes dans la base de
données;

Preparing reports from database;

Préparer les rapports issus de la
base de données;

Compiling and preparing of
delegate packages;

Préparer les trousses des
délégué(e)s;

Ensuring all event material is
packaged, delivered and returned
following event;

S’assurer que tout le matériel lié au
colloque ou à la conférence est
emballé, livré et retourné après
l’événement;

Organizing special needs (allergies,
medical equipment) as requested
by delegates;

Assurer l’organisation des besoins
spéciaux (allergies, équipement
médical) en fonction des demandes
des délégué(e)s;

Maintaining workshop/training

packages and templates of all event
documentation;
Tenir à jour les trousses destinées
aux ateliers et à la formation;
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Position Title:
Titre du poste:
Position Number :
Numéro du poste:
205(C)
Band Level :
6

Formatting, translating and

photocopying of all National
Executive Committee reports before
National Executive Meetings.
Provides Collective bargaining
support by:
Formater, traduire et photocopier
tous les rapports du Comité de
l’Exécutif national avant les
Réunions de l’Exécutif national.
Fournir un appui dans le cadre des
négociations collectives en
remplissant les fonctions qui
suivent :

Formatting of input calls and any
other required documentation;

Assurer le formatage des
demandes de revendications et de
tout autre document requis;

Inputting and updating database;

Mettre à jour la base de données;

Tracking and amalgamating
demands as submitted by locals;

Assurer le suivi des demandes et
les fusionner telles qu’elles ont été
présentées par les Locaux;

Formatting demands package for
Collective Bargaining Committee
review;

Formater l’ensemble des demandes
en vue de les présenter au Comité
de négociation collective aux fins
d’examen;

Formatting packages for
submission to PSAC.

Formater les trousses aux fins de
présentation à l’AFPC.
Provides general administrative
support by:
Le ou la titulaire fournit un soutien
administratif général en remplissant
les fonctions suivantes :

Scanning, updating and retrieving
documents in document
management system;

Numériser, mettre à jour et
récupérer des documents dans le
système de gestion des
documents;

Typing and formatting letters,
memos and reports;

Taper et formater des lettres, des
notes de service et des rapports;

Responding to telephone calls to
provide general information;

Répondre au téléphone afin de
fournir des renseignements
généraux;
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Position Title:
Titre du poste:
Position Number :
Numéro du poste:
205(C)
Band Level :
6

Contacting component staff, elected 
officers, PSAC, Treasury Board and
Separate Employer departmental
representatives, members and
suppliers to obtain information,
make arrangements and order
supplies;

Scheduling meetings making room
reservations and arranging
teleconference calls;

Planifier des réunions, prendre des
dispositions de voyage et
d’hébergement et planifier des
conférences téléphoniques;

Receiving sorting and delivering
faxes, mail and email within the
office;

Recevoir, trier et distribuer les
télécopies et le courrier dans le
bureau;

Performing photocopying;

Faire des photocopies;

Sending documents for translation
as requested;

Expédier les documents à
traduire, tel que requis;

Tracking unilingual conference calls
to prevent conflicts.

Faire le suivi des téléconférences
unilingues afin d’éviter des conflits.
Communiquer avec le personnel de
l’Élément, les agents élus, l’AFPC,
ainsi que les représentant(e)s
ministériel(le)s, les membres et les
fournisseurs du Conseil du Trésor
et des employeurs distincts afin de
se procurer des renseignements, de
prendre des dispositions et de
commander des fournitures;
Provides other related duties
including, but not limited to:
Le ou la titulaire effectue d’autres
tâches connexes qui comprennent,
mais sans s’y limiter :

Tracking all outgoing and incoming
translation requests and verifying
invoices on a monthly basis;

Assurer le suivi de toutes les
demandes de traduction entrantes
et sortantes et vérifier les factures
une fois par mois;

Acting as backup to other admin
staff;

Agir à titre de remplaçant
d’autres membres du personnel
administratif;
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Position Title:
Titre du poste:
Position Number :
Numéro du poste:
205(C)
Band Level :
6

Assisting staff with faxing, printing
and other general administrative
support during absences or when
workloads are such that additional
assistance is required;

Aider le personnel en matière de
télécopie, d’impression et d’autre
soutien administratif général
pendant les absences ou lorsque
les charges de travail sont telles
que de l’aide supplémentaire est
requise;

Assisting staff in solving
administrative problems by
answering questions, providing
direction and displaying initiative;

Aider le personnel à résoudre des
problèmes administratifs en
répondant aux questions, en offrant
de l’orientation et en démontrant de
l’initiative;

Protects personal information by
ensuring that personal information
is not discussed in open areas or
shared without proper consent,
safeguards the storage of personal
information by ensuring that
information is secured in a locked
cabinet that is only accessible by
authorized personnel and that
personal information which is no
longer required in written or
electronic format be destroyed in
compliance with National
Component’s Privacy Policies.
 Protéger les renseignements
personnels en s’assurant de ne pas
en discuter dans les lieux
découverts ou de ne pas les
partager sans le consentement
approprié, et protéger l’entreposage
des renseignements personnels en
s’assurant que les renseignements
sont mis en sécurité dans une
armoire verrouillée qui est
accessible uniquement par le
personnel autorisé et s’assurer de
détruire des documents en format
écrit ou électronique qui ne sont
plus requis et qui contiennent des
renseignements personnels en
conformité avec les Politiques sur la
protection des renseignements
personnels de l’Élément national.
1. KNOWLEDGE

The position must have knowledge
of word processing, email, MS
Access, Laserfiche Document
Management application and
internet applications in detail to
perform a variety of administrative
tasks;
1. CONNAISSANCES

Connaissance des applications de
traitement de texte, de courrier
électronique, de base de données
(Accès de MS) et d’accès à Internet
afin d’effectuer une gamme de
tâches administratives;
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Position Title:
Titre du poste:
Position Number :
Numéro du poste:
205(C)
Band Level :
6

The position must be able to type
and format a variety of documents;


The position must have knowledge 
of the Component, PSAC, Treasury
Board and Separate Employer
structures to obtain information from
the appropriate area;

The position must be able to
operate a personal computer, fax
machine, photocopier, printer, label
printer machine and scanner;


The position must have knowledge
of the Component filing system.

2. INTERPERSONAL SKILLS
Connaissance de la dactylographie
et du formatage d’une gamme de
documents;
Connaissance des structures de
l’Élément, de l’AFPC, du Conseil du
Trésor et des Employeurs distincts
afin de se procurer des
renseignements auprès des secteurs
appropriés;
Connaissance du fonctionnement
d’un ordinateur personnel, d’un
télécopieur, d’un photocopieur, d’une
imprimante et d’un scanner;
Connaissance du système de
classement de l’Élément.
2. COMPÉTENCES
INTERPERSONNELLES

The position must interact with
Component staff and elected
officers to receive instruction and to
provide requested information;

Le ou la titulaire doit pouvoir traiter
avec le personnel de l’Élément et les
membres élus afin de recevoir des
instructions et de fournir les
renseignements demandés;

The position must communicate

with Component staff, elected
officers, PSAC, Treasury Board and
Separate Employer departmental
representatives, members to gather
and provide necessary information,
as well as make arrangements for
meetings, teleconference calls and
travel.
Le ou la titulaire doit communiquer
avec le personnel de l’Élément, les
membres élus, l’AFPC, ainsi que les
représentants ministériels, les
membres et les fournisseurs du
Conseil du Trésor et des employeurs
distincts afin de se procurer et de
fournir les renseignements
nécessaires et de prendre des
dispositions pour la planification de
réunions, de conférences
téléphoniques et de voyages.
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Position Title:
Titre du poste:
Position Number :
Numéro du poste:
205(C)
Band Level :
6
3. CONCENTRATION
3. CONCENTRATION

The position requires visual

concentration when inputting and
maintaining data in databases so as
to ensure that data is entered
correctly;

The position must be able to
effectively cope with shifting
priorities and deadlines with the
work being assigned by others.

4. PHYSICAL DEMANDS
Le travail exige une concentration
visuelle lorsque le ou la titulaire
entre ou gère des données dans les
bases de données, et ce, de façon à
s’assurer que les données sont
entrées correctement;
Le ou la titulaire doit pouvoir traiter
efficacement les priorités et les
dates d’échéance changeantes
relativement au travail assigné par
d’autres.
4. EXIGENCES PHYSIQUES

The position must operate a

computer, photocopier, fax machine
and scanner;

The position is required to handle
and file records;

Le ou la titulaire doit manipuler et
classer des dossiers;

The position must pack large boxes
between 25-50 pounds and arrange
for delivery on an occasional basis;

Le ou la titulaire doit emballer de
grosses boîtes qui pèsent environ de
10 à 20 kg et les livrer au service de
l’expédition, et ce, de façon
occasionnelle;

The position is sitting at a desk for
much of the work being performed.

Le ou la titulaire reste assis(e) à un
bureau pendant la plus grande partie
du travail à effectuer.
5. COMPLEXITY
Le ou la titulaire doit faire fonctionner
un ordinateur, un photocopieur, un
télécopieur et un scanner;
5. COMPLEXITÉ

The position must maintain a
records management system that
ensures the efficient storage and
retrieval of information, both
manually and electronically;

Le ou la titulaire doit gérer un
système de classement qui assure le
stockage et la récupération efficaces
des renseignements, tant
manuellement qu’électroniquement;

The position is required to
recognize the procedure that must
be followed to process complaints,
grievances and appeals;

Le ou la titulaire doit reconnaître les
procédures à respecter pour traiter
les plaintes, les griefs et les appels;
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Position Title:
Titre du poste:
Position Number :
Numéro du poste:
205(C)
Band Level :
6


understand the logistics and
organizational requirements in order
to provide support to all types of
events.
Le ou la titulaire doit comprendre la
logistique et les exigences
organisationnelles afin de fournir du
soutien au cours des conférences et
des colloques.
6. IMPACT
 The position can impact upon the
performance of co-workers who
require information in a timely
manner. If not completed
effectively, it would cause a loss of
time for others;
6. RÉPERCUSSIONS
 Le travail peut avoir des
répercussions sur le rendement des
collègues qui nécessitent des
renseignements de façon opportune.
S’il n’est pas accompli efficacement,
les autres pourraient subir une perte
de temps;

The position is responsible for
scheduling meetings,
teleconferences and travel, which if
not done correctly, would waste the
time of others and could impact
negatively upon the image of the
Component;

Le ou la titulaire est responsable de
planifier des réunions, des
conférences téléphoniques et des
voyages, et cette planification n’est
pas faite correctement, cela pourrait
occasionner des pertes de temps
pour les autres et avoir des
incidences négatives sur l’image de
l’Élément;

The position is responsible for the

administration of complaints,
grievances and appeals, which if
deadlines are missed could have
serious impact on members ranging
from disciplinary action to loss of
employment.
gérer les plaintes, les griefs et les
appels et si les dates d’échéance
sont ratées, cela pourrait avoir des
incidences graves sur les membres,
allant de mesures disciplinaires à la
perte d’emploi.
7. RESPONSIBILITY FOR
INFORMATION
 The position is responsible for filing
and retrieving information for the
Component;
7. RESPONSABILITÉ QUANT À
L’INFORMATION
 Le ou la titulaire est responsable de
classer et de récupérer des
renseignements pour l’Élément;
Page 8
Position Title:
Titre du poste:
Position Number :
Numéro du poste:
205(C)
Band Level :
6

The position is responsible for
receiving, logging and tracking
complaints, grievances and
appeals. The information
contained in these files is
sensitive;

recevoir, de consigner et d’effectuer
le suivi des plaintes, des griefs et
des appels. Les renseignements de
ces dossiers sont de nature délicate;

contact Component staff, elected
officers, PSAC, Treasury Board
and Separate Employer
departmental representatives,
members and suppliers to gather
information necessary for the
completion of files.

communiquer avec personnel de
l’Élément, les membres élu(e)s,
l’AFPC, ainsi que les
représentant(e)s ministériel(le)s, les
membres et les fournisseurs du
Conseil du Trésor et des employeurs
distincts afin de rassembler les
renseignements nécessaires pour
s’assurer que les dossiers sont
complets.
8. DEVELOPMENT AND
LEADERSHIP OF OTHERS
 The position must occasionally
provide advice and guidance to coworkers.
8. PERFECTIONNEMENT DES
AUTRES ET LEADERSHIP
 Le ou la titulaire doit
occasionnellement donner des
conseils ou encadrer des collègues.
9. ENVIRONMENTAL WORKING
CONDITIONS
 The position is required to work in
an open office where there is
exposure to office noise and traffic.
9. CONDITIONS DE TRAVAIL
ENVIRONNEMENTALES
 Le ou la titulaire doit travailler dans
un bureau ouvert où il ou elle sera
exposé(e) au bruit et à la circulation
de bureau.

QUALIFICATIONS:
Secondary School Graduate;

QUALITÉS REQUISES:
Diplôme d’étude secondaire;

College or University degree in
office administration desirable;

Diplôme collégiale ou baccalauréat
universitaire en administration de
bureau est avantageux;

Two (2) to five (5) years experience
in an administrative assistant role;

Deux (2) à cinq (5) année
d’expérience dans un rôle d’adjoint
administratif ou d’adjointe
administrative;
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Position Title:
Titre du poste:
Position Number :
Numéro du poste:
205(C)
Band Level :
6

Bilingual (English and French), oral,
reading and writing;

Bilingue (français et anglais), orale,
lire et écrire;

Excellent communication skills;

Excellentes compétences en
communication;

Attention to accuracy and detail;

Souci de l’exactitude et du détail;

Able to meet deadlines consistently;

Capacité de respecter les
échéances de façon constante;
 Ability to manage stress levels
effectively;

Capacité de gérer des niveaux de
stress de façon efficace;

Ability to multi-task;

Capacité d’effectuer plusieurs
tâches à la fois;

Ability to prioritize work
appropriately;

Capacité d’établir l’ordre de priorité
des tâches de façon adéquate;

Ability to work independently and
in a team environment;

Capacité de travailler de façon
autonome et en équipe;

Ability to demonstrate initiative.

Capacité de faire preuve d’initiative.
Page 10
Position Title:
Titre du poste:
Position Number :
Numéro du poste:
205(C)
Band Level :
6
Employee’s Statement / Déclaration de la ou du titulaire:
I have been given the opportunity to comment on this work description.
J’ai eu l’occasion d’exprimer mon avis au sujet de cette description de travail.
_____________________________
Employee’s Signature
Signature de la ou du titulaire
__________________
Date
Coordinator’s Statement / Déclaration de la coordonnatrice ou du
coordonnateur:
This work description accurately describes the activities and demands of the
position./Cette description de travail reflète fidèlement les activités et exigences
du poste.
Authorization / Autorisation:
_____________________________
Coordinator’s signature
Signature de la Coordonnatrice
ou du Coordonnateur
__________________
Date
_____________________________
National President’s signature
Signature du/de la Président(e) national(e)
___________________
Date
Page 11

Description de travail - the Union of National Employees

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