workplace safety and insurance appeals tribunal

2004 ONWSIAT 1794
WORKPLACE SAFETY AND INSURANCE
APPEALS TRIBUNAL
DECISION NO. 1266/04
[1]
This access appeal was considered in writing on August 2, 2004, by Tribunal Vice-Chair
R. Nairn.
THE APPEAL PROCEEDINGS
[2]
This is a written appeal by the worker from a decision of an Access Review Clerk,
dated January 13, 2004, denying the worker’s objection to the release of certain
documents to the employer.
[3]
The worker is representing himself. The employer is represented by Ms. L.
Griffith, its Manager, Occupational Health, Disability and Leave.
THE RECORD
In considering this matter, I had before me:
[4]
Exhibit # 1: Case Record, Section 59,
Exhibit # 2: A memo dated May 13, 2004, from Susan Merlau, of the Tribunal.
THE ISSUE
[5]
The issue to be determined in this case is whether the employer has a right of
access to the worker’s WSIB (“Board”) file pursuant to section 59 of the Workplace
Safety and Insurance Act, 1997.
THE REASONS
(i)
[6]
Background
The following background information is provided in order to place this matter
into its proper context:
•
At the time of the events under consideration here, the worker was employed as a
“teaching aide” with the employer.
•
As noted in Memo No. 2, dated May 31, 2002, the Board established a claim “for
stress due to threat or implied threat to the worker. This threat was made on a letter
that a difficult client of the worker sent to him”.
•
As noted in Memo No. 3, dated June 17, 2002, the Claims Adjudicator concluded
that “I am convinced that the stress policy guideline on traumatic event has been
met. I will allow the claim for lost time and counselling”.
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Decision No. 1266/04
•
As noted in Memo No. 12, dated February 26, the worker claimed ongoing
entitlement to benefits “because he feels that his workplace is still unsafe”.
•
In Memo No. 15, dated September 5, 2003, the Claims Adjudicator concluded that
the worker was entitled to further loss of earnings benefits from
December 20, 2002. In a decision dated September 10, 2003, the Claims
Adjudicator confirmed the loss of earnings benefits would be granted to the worker
from December 20, 2002 to April 22, 2003.
•
In a letter dated October 8, 2003, the employer advised that they objected to
benefits being granted to the worker after December 20, 2002. A copy of the
worker’s claim file was requested.
•
The worker objected to granting the employer access to his claim materials and in a
memo dated January 13, 2004, an Access Review Clerk referred the matter to the
Tribunal.
•
In their Employer’s Consent Form the employer provided the following reasons for
requesting access:
… Information will be treated as confidential & privileged by employer – will
be seen by nurses only who are employed at the [employer]. Employee did not
provide employer with list of cognitive limitations or accommodations despite
request to do so.
•
In his correspondence on this issue, the worker has questioned the relevance of the
material requested and has expressed concerns about the employer’s ability to treat
it in a confidential manner.
(ii)
Conclusions
[7]
Section 59 of the Workplace Safety and Insurance Act, 1997 permits the employer
access to all documents in a worker’s Board file which are relevant to an issue in dispute.
This access is provided to allow the employer to assess the evidence relevant to the case
and to prepare its arguments accordingly. Granting this access therefore requires that two
conditions be met. First, an issue in dispute must be identified. Second, the documents
sought by the employer must be relevant to the issue in dispute.
[8]
In the present case, I am satisfied that the two conditions have been met. As
noted above, the employer is appealing the Claims Adjudicator’s decision to grant the
worker ongoing entitlement to benefits after December 2002. I am satisfied that this
constitutes an issue in dispute.
[9]
I have also reviewed the documents at issue. They generally consist of medical
documentation pertaining to the onset and continued treatment of the worker’s stress
related condition. Given that the issue on appeal involves the worker’s continuing
entitlement to loss of earnings benefits for his compensable condition, I am satisfied that
these documents are relevant. Furthermore, I can see nothing in the materials which
should be omitted, owing to their sensitive or prejudicial content. Accordingly, the
employer is entitled to full access to the worker’s file.
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Decision No. 1266/04
THE DECISION
[10]
[11]
The worker’s appeal is denied.
The records which the Board considered relevant to the issue in dispute shall be
released to the employer within 15 days after the release of this decision. The documents
are released to the employer on the condition that they shall be used solely for worker’s
compensation purposes and in a manner consistent with the limitations set out in the Act.
DATED: This 27th day of August 2004.
SIGNED: R. Nairn
2004 ONWSIAT 1794
TRIBUNAL D’APPEL DE LA SÉCURITÉ PROFESSIONNELLE ET
DE L’ASSURANCE CONTRE LES ACCIDENTS DU TRAVAIL
DÉCISION NO 1266/04
[1]
Le présent appel portant sur l’accès au dossier a été examiné par voie d’audition sur
documents le 2 août 2004 par R. Nairn, vice-président du Tribunal.
L’INSTANCE
[2]
Le présent appel est un appel par voie d’audition sur documents interjeté par le
travailleur contre une décision d’un agent de la révision de l’accès aux dossiers datée du
13 janvier 2004 qui rejette l’objection du travailleur à la divulgation de certains
documents à l’employeur.
[3]
M
me
Le travailleur se représente lui-même. L’employeur est représenté par
L. Griffith, la chef de son service de santé au travail, invalidité et congés.
LA PREUVE
[4]
Pour l’examen de ce cas, j’avais devant moi les documents suivants :
Pièce no 1 : dossier de cas, article 59;
Pièce no 2 : note de service de Susan Merlau, du Tribunal, datée du 13 mai 2004.
LA QUESTION EN LITIGE
[5]
La question à déterminer en l’espèce est de savoir si l’employeur a le droit
d’accéder au dossier du travailleur détenu par la CSPAAT (la Commission) en vertu de
l’article 59 de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les
accidents du travail (« Loi de 1997 ).
LES MOTIFS
(i)
[6]
Historique
Les renseignements suivants ont été fournis afin de replacer le cas dans son
contexte :
•
Au moment des événements qui font l’objet du présent examen, le travailleur était
employé comme « aide-enseignant » auprès de l’employeur.
•
Tel que noté dans la note de service no 2 datée du 31 mai 2002, la Commission a
établi un dossier d’indemnisation « pour stress dû à une menace ou à une menace
présumée contre le travailleur. Cette menace est présente dans une lettre qu’un
client difficile du travailleur lui a envoyée ».
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Décision No. 1266/04
•
Tel que noté dans la note de service no 3 datée du 17 juin 2002, l’agent
d’indemnisation a conclu : « Je suis convaincu que la ligne directrice concernant la
politique sur le stress relié aux événements traumatisants est respectée. J’accorderai
la demande de prestations pour perte de gains et counseling ». [traduction]
•
Tel que noté dans la note de service no 12 datée du 26 février, le travailleur
réclamait l’admissibilité à des prestations continues « parce que, pour lui, son lieu
de travail n’est toujours pas sécuritaire. » [traduction]
•
Dans la note de service no 15 datée du 5 septembre 2003, l’agent d’indemnisation a
conclu que le travailleur avait droit à des prestations pour perte de gains à partir du
20 décembre 2002. Dans une décision datée du 10 septembre 2003, l’agent
d’indemnisation a confirmé que les prestations pour perte de gains seraient
accordées au travailleur du 20 décembre 2002 au 22 avril 2003.
•
Dans une lettre datée du 8 octobre 2003, l’employeur a fait savoir qu’il s’opposait à
l’octroi de prestations au travailleur après le 20 décembre 2002 et a demandé une
copie du dossier d’indemnisation du travailleur.
•
Le travailleur a refusé d’autoriser à l’employeur l’accès aux documents contenus
dans son dossier et, dans une note de service datée du 13 janvier 2004, un agent de
la révision de l’accès aux dossiers a renvoyé la question devant le Tribunal.
•
Dans son formulaire de consentement, l’employeur a fourni les raisons suivantes
pour demander l’accès au dossier :
… Les renseignements seront traités de manière confidentielle et privilégiée par
l’employeur – il ne seront lus que par les infirmières qui sont employées chez
[l’employeur]. L’employé n’a pas fourni à l’employeur de liste de limitations
cognitives ou d’accommodations malgré la demande qui lui a été faite.
[traduction]
•
Dans sa correspondance portant sur cette question, le travailleur a mis en doute la
pertinence des documents demandés et a exprimé sa préoccupation quant à la
capacité de l’employeur de traiter ces renseignements de manière confidentielle.
(iii)
Conclusions
[7]
L’article 59 de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre
les accidents du travail autorise l’employeur à accéder à tous documents versés au
dossier d’un travailleur à la Commission qui portent sur une question en litige. Cet accès
est accordé pour permettre à l’employeur d’évaluer la preuve pertinente au cas et de
préparer ses arguments en conséquence. L’accès au dossier est accordée sous deux
conditions. Premièrement, une question en litige doit être identifiée. Deuxièmement, les
documents auxquels l’employeur veut accéder doivent être connexes à la question en
litige.
[8]
En l’espèce, je suis convaincu que ces deux conditions ont été remplies. Tel que
noté précédemment, l’employeur fait appel de la décision de l’agent d’indemnisation
d’accorder au travailleur la continuation des prestations après décembre 2002. Je suis
convaincu que cela constitue une question en litige.
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[9]
Décision No. 1266/04
J’ai également examiné les documents en cause. De manière générale, ils
consistent en des documents médicaux portant sur le traitement initial et la continuation
du traitement de l’état pathologique du travailleur relié au stress. Étant donné que la
question en appel porte sur la continuation de l’admissibilité du travailleur à des
prestations pour perte de gains pour son état pathologique indemnisable, je suis
convaincu que ces documents sont pertinents. Par ailleurs, je ne vois aucun document
dans le dossier qui ne devrait pas être divulgué en raison de son contenu délicat ou
préjudiciable. Par conséquent, l’employeur a le droit d’avoir plein accès au dossier du
travailleur.
LA DÉCISION
[10]
[11]
L’appel du travailleur est rejeté.
Les documents que la Commission a considéré relever de la question en litige
seront communiqués à l’employeur dans les quinze jours suivant la publication de la
présente décision. Ces documents sont fournis à l’employeur à condition qu’ils soient
utilisés uniquement aux fins d’indemnisation du travailleur et conformément aux
limitations prévues par la Loi.
DATÉ : ce jour du 27 aôut 2004.
SIGNATURE : R. Nairn.