consulter et gerer son courrier dans office 365s

Ministère de l’Economie Numérique
et de la Poste
CONSULTER ET GERER SON COURRIER
DANS OFFICE 365S
SOMMAIRE
1-Consulter son courrier dans le volet de lecture .......................................................7
2-Consulter son courrier dans une fenêtre séparée......................................................7
1-Accéder à ses dossiers..............................................................................................9
2-Créer des dossiers dans sa messagerie...................................................................11
3-Ajouter un dossier dans le volet favori....................................................................12
4-Supprimer un mail...................................................................................................12
4-Ranger un courrier...................................................................................................13
5-Déplacer un courrier vers un dossier.......................................................................17
6-Archiver un courrier.................................................................................................20
7-Organiser son courrier électronique.........................................................................21
P- 01
CHAPITRE 1 :
Création et envoi d’un message
P- 02
1
Consulter et gérer son courrier
Se connecter à sa messagerie office 365 (saisir dans la barre d’adresse) :
https://outlook.office365.com/owa/egouv.ci
Lorsque votre compte et votre mot de passe sont bien saisis, vous vous connectez à votre
messagerie.
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Lorsque vous ouvrez « Courrier », vous avez accès à un aperçu rapide de vos dossiers standards et personnalisés, à la liste des messages reçus et à un volet de lecture qui vous permet d’examiner instantanément le contenu des messages de votre choix.
4
5
1
2
3
P- 04
Interface du module Courrier
BLOCS
DESCRIPTIONS
ACTIONS
1
Volet des dossiers
La liste comprend les dossiers de votre boîte
aux lettres. Elle peut également inclure les dossiers personnalisés (crées selon vos besoins)
et d’autres dossiers, tels que les dossiers de
favoris et d’archivage.
Dans le volet des dossiers, Sélectionnez Développer () pour afficher la liste des dossiers ou
Réduire () pour la masquer
2
Liste des courriers
La liste affiche tous les messages présents
dans le dossier actif
3
Volet de lecture
Le message que vous avez sélectionné s’affiche dans ce volet pour lecture. Après lecture,
vous pouvez répondre à n’importe quel message en cliquant sur Répondre, Répondre à
tous ou Transférer en haut du message.
4
Zone Rechercher
dans les messages et
contacts
Dans la zone Rechercher dans les messages et
contacts, tapez ce que vous souhaitez rechercher. Par exemple, tapez le nom d’un contact
dont vous souhaitez consulter les messages ou
entrez un texte spécifique inclus dans un message que vous souhaitez retrouver.
5
Zone Nouveau Message
Créez un nouveau message en cliquant sur le
bouton Nouveau
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CHAPITRE 2 :
Consulter son courrier
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1
Consulter son courrier dans le volet de lecture
Pour consulter son courrier dans le volet de lecture,
1- Cliquer sur Boite de réception ;
2- Sélectionner dans la liste des courriers le message à consulter ;
3- Lire le courrier dans le volet de lecture
2
Consulter son courrier dans une fenêtre séparée
Par défaut, vous pouvez consulter vos courriers dans le volet de lecture, mais cela peut ne
pas toujours correspondre à vos besoins. Vous souhaiteriez parfois afficher un courrier dans
une fenêtre séparée. Pour cela, double cliquez sur le courrier à consulter dans la liste des
courriers. Le courrier s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
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CHAPITRE 3 :
Gestion du courrier
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1
Accéder à ses dossiers
Vous devez trouver dans le volet des dossiers un menu Dossiers.
Si vous ne voyez pas les dossiers de votre boite mail, cliquez sur la flèche se trouvant à côté du menu Dossiers pour
les faire apparaitre. Vous devriez voir la liste de vos dossiers
Favoris.
Pour voir le reste des dossiers cliquez sur le menu Plus.
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Vous voyez maintenant la
liste de vos dossiers Favoris ainsi que la liste des
dossiers de votre Boîte de
réception.
P- 10
2
Créer des dossiers dans sa messagerie
Pour créer des dossiers
dans votre messagerie,
cliquez sur le bouton (+)
P- 11
3
Ajouter un dossier dans le volet favori
Pour ajouter un dossier
à vos favoris, cliquez sur
l’étoile se trouvant à droite
du nom de votre dossier.
Après avoir cliqué sur
l’étoile, le dossier apparaîtra comme sous-dossier du
dossier Favoris.
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4
Supprimer un mail
Pour supprimer un mail, vous pouvez effectuer l’une des opérations suivantes :
1- Sélectionnez le courrier concerné puis cliquer sur la commande Supprimer
2- Sélectionnez le mail concerné puis cliquer sur l’icône Corbeille
P- 13
3- Faites un clic droit sur le courrier concerné, puis cliquez sur Supprimer du menu
contextuel
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Lorsque vous supprimez un message, il est déplacé vers le dossier Éléments supprimés. Les
messages dans le dossier Éléments supprimés peuvent être supprimés définitivement en les
sélectionnant dans le dossier et en les supprimant, ou en vidant le dossier Éléments supprimés.
Pour vider le dossier Éléments supprimés,
1- Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Éléments supprimés ;
2- Sélectionnez Vider le dossier ;
3- Sélectionnez OK pour confirmer que vous souhaitez supprimer définitivement les éléments.
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Utilisez l’option Ranger pour supprimer rapidement des messages indésirables dans votre
boîte de réception. Ranger vous propose des options pour supprimer automatiquement tous
les messages électroniques entrants, pour conserver les derniers messages électroniques,
ou pour supprimer des courriers antérieurs à 10 jours à partir d’un expéditeur particulier.
Pour supprimer les messages indésirables dans votre boîte de réception avec l’option Ranger : 1- Sélectionnez un message électronique de l’expéditeur dont vous voulez supprimer
les messages.
2- Dans la barre de menus, sélectionnez Ranger.
3- Choisissez l’option qui définit la manière dont vous souhaitez
gérer les messages électroniques de l’expéditeur choisie.
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5
Déplacer un courrier vers un dossier
a- Déplacer un courrier vers un dossier par Glisser-Déposer
Pour déplacer un courrier électronique vers un dossier,
1- Sélectionnez le courrier que vous souhaitez déplacer ;
2- Glissez le courrier jusqu’au dossier concerné puis relâchez le. Le courrier est immédiatement stocké dans le dossier.
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b- Déplacer un courrier vers un dossier par la commande Déplacer vers
La commande Déplacer vers vous offre un ensemble d’options pour déplacer des messages
électroniques vers un dossier spécifique. Vous pouvez déplacer tous les messages électroniques d’un expéditeur spécifique, par exemple, à partir de votre boîte de réception vers un
dossier que vous choisissez.
Pour déplacer tous les messages électroniques d’un expéditeur vers un dossier spécifique,
1- Sélectionnez un message électronique d’un expéditeur spécifique pour déplacer tous
les messages électroniques reçus de cet expéditeur vers un autre dossier ;
2- Cliquez sur la flèche vers le bas puis sur déplacer tous les messages électroniques à
partir de <nom de l’expéditeur>.
3- Sélectionnez parmi les options prédéfinies, puis cliquer sur Déplacer vers < Sélectionner le dossier > flèche vers le bas.
4- Choisissez un des dossiers disponibles ou cliquez sur Nouveau dossier et donnez au
dossier un nom, puis appuyez sur ENTRÉE...
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5- Effectuez l’une des opérations suivantes :
Cliquez sur OK > déplacer tout ou Sélectionnez
déplacer tout.
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6
Archiver un courrier
Vous pouvez archiver les messages électroniques dans votre dossier d’Archive par défaut.
Pour déplacer le courrier électronique vers votre dossier d’Archive,
1- Sélectionnez le courrier que vous souhaitez archiver puis cliquez sur Archiver ;
2- Si nécessaire, cliquez sur OK.
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7
Organiser son courrier électronique
Vous pouvez organiser votre boîte de réception en utilisant plusieurs méthodes et des options supplémentaires.
Par exemple, vous pouvez :
Marquer les messages électroniques comme lus ou non lus ;
Épingler des messages de sorte qu’ils restent en première position dans la liste des messages électroniques ;
Ajouter un indicateur, supprimer l’indicateur ou marquer des messages que vous voulez
représenter sous forme de tâches ;
Supprimer des messages liés à une conversation à l’aide de l’option Ignorer ;
Créer des règles ;
…
a- Organiser la messagerie
1- Sélectionnez un message électronique
dans votre boîte de réception.
2- Choisissez plus dans la barre de commande pour afficher une liste des autres méthodes que vous pouvez utiliser pour organiser vos messages électroniques.
3- Choisissez l’action que vous souhaitez
effectuer sur le message électronique sélectionné.
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b- Trier courrier par date, heure, à / d’objet
1- Développer Tous dans le coin supérieur
droit de votre boîte de réception.
2- Sous Trier par, choisissez une option que
vous souhaitez pour vos messages électroniques.
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c- Affecter une catégorie de couleur à un message électronique
Les catégories de couleurs sont un excellent moyen d’organiser vos courriers. Ils permettent de pouvoir trier et rechercher ce dont vous avez besoin. Les catégories de
couleurs peuvent être affectées à des messages électroniques dans Outlook et à des
contacts.
Une catégorie de couleur doit être placée dans la liste Catégorie de couleur pour que
vous puissiez l’attribuer. Si une catégorie de couleur n’est pas répertoriée, vous pouvez créer une catégorie de couleur et l’affecter à un élément pour la première fois. Vous
pouvez également choisir parmi plusieurs catégories de couleurs par défaut et les renommez. Plusieurs catégories de couleur peuvent être affectées à un message, et vous pouvez modifier la couleur associée à une catégorie à tout moment.
Pour affecter une catégorie de couleurs, procédez comme suit :
• Pour un message dans la Boîte de réception ou une liste de messages, cliquez avec le
bouton droit sur le message, pointez sur Catégoriser, puis cliquez sur une catégorie
de couleurs.
• Pour un message ouvert dans le groupe Balises, cliquez sur Catégories,
puis cliquez sur une catégorie de couleur.
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Pour voir d’autres catégories ou
pour créer une catégorie, dans le
menu, cliquez sur Catégories, puis
cliquez sur Nouvelle Catégorie.
d- Gérer les courriers électroniques à l’aide de règles
Une règle est une action que Microsoft Outlook effectue automatiquement sur les messages entrants ou sortants, en fonction des conditions spécifiées. Vous pouvez créer une
règle à partir d’un modèle ou d’un message, ou en indiquant vos propres conditions.
Pour créer une règle
1- Faites un clic droit sur le message concerné ou cliquez sur plus dans la barre de commande puis sur créer une règle
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2- Personnalisez la règle
Attribuez un nom à la règle ;
Sélectionnez les conditions auxquelles doivent répondre les messages pour que la règle
s’applique.
Sélectionnez l’action pour laquelle vous souhaitez que la règle soit appliquée lorsque les
conditions spécifiées sont remplies
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