Le département financier et infrastructures

Le département financier
et infrastructures
Edito
Regroupant télécommunications, informatique, finances et asbl patrimoniales, le département poursuit ses missions :
apporter au personnel des conditions de travail optimales, permettre une relation performante avec les affiliés et donner à l’intérieur
et à l’extérieur une image en adéquation avec les activités et les valeurs de la mutualité.
Tout au long de l’exercice 2011, trois objectifs ont requis toutes les ressources du département.
Adapter l’organisation comptable
Conséquence des impositions européennes en la matière, le projet
FACNEW initié par l’Alliance nationale vise à standardiser la perception,
la comptabilisation et le suivi des cotisations mutualistes. Dans un second temps, cette application donnera à toutes nos composantes comptables (mutualité, mouvements, asbl patrimoniales) une vision globale
de notre relation financière avec chaque affilié. Mené par les services
financiers, ce projet nécessite le recours à l’expertise des collaborateurs
des mutualités régionales. Les comptables liégeois ont ainsi participé
activement à son élaboration au cours de plusieurs groupes de travail.
Intégrer et consolider les techniques nouvelles
Au-delà de l’aspect immobilier, les rénovations ont favorisé la multiplication de nouveaux éléments techniques : téléphonie, copieurs, lecteurs de badges, caméras et autres éléments de surveillance du bâtiment. Certains ont été étendus à toute l’entreprise.
Le regroupement au sein de l’environnement informatique doit faciliter leur appropriation, même si certains nécessitent plus de temps que
d’autres.
C’est au sein du département également que s’élaborent les procédures
de surveillance et d’entretien, ainsi que les règles de fonctionnement
et d’utilisation.
Terminer la rénovation du bâtiment XX Août
Le département financier et infrastructures
Après avoir mobilisé d’importantes ressources financières et humaines
pendant près de 5 années, la rénovation du siège central est arrivée à
son terme en juin 2011. Après la tour, c’est le rez-de-chaussée qui a vu
l’installation définitive de ses occupants et principalement les locaux
consacrés à l’accueil des affiliés.
Rappelons une fois encore que malgré cette rénovation en profondeur
(chauffage, informatique, téléphonie, climatisation…), l’activité a continuellement été maintenue au sein du bâtiment et remercions une fois
encore tous les intervenants (personnel, cadres et entrepreneurs) pour
leur compréhension, leur patience et le respect des délais.
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En lien direct avec la consolidation de la rénovation, c’est l’exploitation
même du bâtiment XX Août qui doit apporter à la mutualité et à ses
affiliés la plus-value attendue d’un investissement aussi important. Une
signalétique adéquate, un confort de bon niveau, une gestion logistique
sans faille, la présence d’un steward…autant d’éléments qui renforceront l’image de la mutualité et de ses mouvements, autant de sujets
qui mobiliseront sans aucun doute le département financier et infrastructures.
Michel Halin
Directeur du Département financier et infrastructures
© Simon Schmitt - www.globalview.be
ASBL patrimoniales
L’asbl Maison de la
Solidarité chrétienne
Personnel
Faits marquants
Gestion financière
sSuivi du plan financier des travaux de rénovation
sParticipation à la création du réseau de magasins d’optique
de la mutualité via un apport en capital
Gestion immobilière
Poursuite du plan de réorganisation du réseau
de points de contact de la mutualité
sWaremme, Hannut: poursuite des études de rénovation.
sHerstal : étude d’un projet en concertation avec la CSC
Rafraîchissement des locaux à Chênée et Visé
Coopération internationale
Poursuite de notre partenariat dans le cadre du projet de la Mutualité : Développement des mutuelles de santé et promotion de la santé au Burkina
Faso : financement du plan d’action du RAMS et d’une mission réalisée
au Burkina en décembre, en collaboration avec l’asbl Médecins du désert.
Prestations diverses
Soutien logistique et opérationnel lors des manifestations s’étalant sur
une dizaine de jours à l’occasion de l’inauguration du bâtiment du XX
Août rénové (salles, réfectoire, terrasse, chapiteau, locaux, sécurité…).
Au total, près de 2 500 personnes ont ainsi fréquenté nos locaux pendant cette période. 1 175 réunions ont également été planifiées durant
l’année 2011 et près de 17 000 personnes y ont participé.
Investissements
Solival (vente de matériel médicosanitaire)
Personnel
Responsable : Vincent London
Immeuble du XX Août
Fin des travaux de rénovation :
sInstallation des aménagements spécifiques à l’accueil du bâtiment et
du centre de services.
sIntégration des technologies spéciales (caméras, badges, alarme intrusion) en lien avec le service Informatique.
s#LÙTUREDUCHANTIERENSEPTEMBREAPRÒSANNÏESDETRAVAUX
sMaintien des activités initiées par la scrlfs Espace Solival Liège, actionnaire principal des Etablissements Lambert (nettoyage et livraison du
matériel de location de la Mutualité, livraison aux affiliés, contrat avec
ASD Liège).
sDéveloppement de l’activité en région Verviers-Eupen :
s augmentation significative du chiffre d’affaire du magasin
s vente à ASD
s collaboration avec une orthopédiste indépendante
Le niveau d’activité important a généré un chiffre d’affaire d’1,6 millions €
(en progression de 17% par rapport à l’exercice précédent). La vente aux
membres de la mutualité est en progrès de 20%. Le secteur des voiturettes
reste le plus important avec près de 50% de l’activité, c’est lui qui contribue
principalement à l’accroissement des ventes de l’exercice.
Ceux-ci concernent essentiellement le magasin du Sart-Tilman (toiture,
sas d’entrée). Les investissements consentis, la réorientation des activités, la réorganisation des tâches d’un personnel qui reste engagé et
MOTIVÏUNCONTRÙLEINTERNESANSCESSEENPROGRÒSETUNCHIFFREDAFFAIRES
en hausse permettent d’envisager sereinement l’avenir de la société.
Le département financier et infrastructures
Chef de service : Pierre-Jean Forget
Nombre de personnes employées dans le service : 4 (4 ETP)
Perspectives
Faits marquants
Activités
sCollaboration avec une orthopédiste indépendante et avec un chausseur (semelles orthopédiques).
sPoursuite des investissements en voiturettes de location dans le cadre
de l’AR du 7 juin 2007 : 61 voiturettes supplémentaires pour 19 671 €.
sMise en place à moyen terme d’un réseau de livraison de langes aux affiliés
sAccentuation de l’appartenance mutualiste
sRénovation du mobilier au Sart-Tilman
sAmélioration de l’image : publicité, présence lors d’événements, accueil
dans le magasin
sGRH : poursuite de la réorganisation des tâches à l’interne, avec recrutement en cours d’un responsable pour le magasin du Sart-Tilman.
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Par contre, d’autres opérations sont communes à chacun tel que l’enregistrement dans le facturier tiers-payants, l’enregistrement des opérations diverses et financières en assurance obligatoire et en assurance
complémentaire.
Optival
Faits marquants
Le département financier et infrastructures
Depuis plusieurs années, notre mutualité souhaitait mettre en place sur son
territoire un réseau de magasins d’optique à l’attention de ses affiliés, dans
le respect des principes d’éthique et de déontologie qu’elle défend. L’objectif n’était pas ici de créer un magasin ou une marque en plus, encore moins
de concurrencer les grandes chaînes existantes mais bien de promouvoir le
label MC. Créée au mois de mai, la scrl Optival développe et exploite depuis
lors les magasins d’optique de la mutualité sous la marque Optival. En plus
de la qualité du matériel proposé, de l’expérience du personnel et de l’expertise en matière d’information et de conseil, les membres de notre Mutualité bénéficient systématiquement de remises importantes. Un service à
domicile pour les personnes ayant des difficultés de mobilité est également
organisé gratuitement. Ainsi, l’année 2011 a été principalement consacrée
au cours du premier semestre à la mise en place de la société (recrutement
du personnel, contrats d’emploi, règlement de travail, conditions générales
de vente, contrats d’assurance, procédures de suivi du contentieux…) ainsi
qu’à l’installation au mois de mai du premier magasin situé à Huy. En 7
mois d’activité, Optival a vendu 1 112 montures et 2 388 verres, réalisant
les montages qui en découlent et effectué 296 adaptations de lentilles de
contact. Ce sont ainsi 1 470 personnes qui ont pu bénéficier de nos services,
dont près de 90% d’affiliés mutuellistes chrétiens. Le service à domicile est
également très apprécié avec en moyenne une visite par jour.
Perspectives
Faits marquants
Comptabilité
Personnel
Chef de service : Yves Mandiaux
Nombre de personnes employées : 6 (5,8 ETP)
Missions
Le service comptabilité a pour mission principale de gérer les flux financiers de manière à pouvoir générer les états de synthèse (bilans,
comptes de résultats) en vue de donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats de l’entreprise. Cette
gestion s’effectue dans un souci d’harmonisation, de transparence et
DEFlCACITÏETDANSLERESPECTDESCONSIGNESDELOFlCEDECONTRÙLEDES
mutualités. En outre, le service est également chargé de tenir la comptabilité des différentes asbl (UCP, Altéo, Jeunesse & Santé).
Organisation
sOuverture d’un 2èmeMAGASINENMARSSITUÏÌCÙTÏ
de notre mutualité, place du XX Août à Liège
s2ECRUTEMENTDETROISOPTICIENSDIPLÙMÏSETDUNEVENDEUSE
sStabilisation de l’activité
sDéveloppement de l’aide à l’audition
sAccentuation de l’appartenance mutualiste
sValorisation de l’image : publicité, présence lors d’événements…
sGRH : organisation des tâches et mise en place
DÏLÏMENTSDECONTRÙLEINTERNE
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Chaque membre du service est chargé individuellement de la tenue, du
suivi et de la justification des soldes d’un circuit comptable (soins de
santé, indemnités, cotisations, opérations au guichet, débiteurs, asbl,
ETC5NRÙLEDEDOUBLUREESTPRÏVUPOURCHACUNEDECESTÊCHES
sRedéfinition et clarification de l’imputation des frais entre l’assurance
obligatoire et l’assurance complémentaire. Mise en place d’un suivi périodique de la refacturation des frais de l’assurance obligatoire (téléphone,
bureau, photocopie, etc.) vers l’assurance complémentaire et les asbl.
sPassage effectif de la version du programme bancaire Isabel 5 à Isabel 6.
sDans le cadre de la mise en place de la société MC Assure pour la
gestion des contrats d’assurances hospitalisation, mise en test à la MC
Liège du programme Facnew (module de gestion des primes).
sCoordination fonctionnelle et opérationnelle avec les services GRH,
MSSE, indemnités, assurances hospitalisation.
sParticipation à la formation Ambassadeurs et Ecole de la Mutualité.
sAmélioration de la performance des différents modules du logiciel
comptable.
Perspectives
sRéorganisation de la tenue journalière des comptabilités des asbl.
sArrivée de Cindy Broux au sein du service.
sUtilisation effective et développement du programme Facnew.
sIntégration dans Facnew de la perception des cotisations d’assurance
complémentaire (début 2013).
sRéorganisation des centres de frais dédiés aux «secteurs».
sRecherche de l’optimalisation des différents circuits comptables.
sMise à jour du programme Isacpt.
sElaboration et communication d’informations financières concernant
MC Assure.
s#LÙTUREAVANCÏEDESCOMPTABILITÏS
sProjet de l’ANMC d’une formation technique comptable.
Personnel
Chef de service : Danielle Lemaire
Nombre de personnes employées dans le service : 3 (3 ETP)
Missions
Assurer le bon fonctionnement de l’infrastructure informatique et y
intégrer les évolutions technologiques. Le service programme, teste,
sécurise, installe, entretient et adapte les programmes et applications
complexes afin que les utilisateurs puissent exercer leurs activités dans
les meilleures conditions.
Faits marquants
L’année 2011 a été incontestablement marquée par le contexte de restriction budgétaire. L’Alliance a organisé des ateliers auxquels le service
a participé, afin de réfléchir sur la meilleure manière de réduire les frais
informatiques sans perte de qualité de service pour nos membres. C’est
dans cette optique que la décision de centralisation des achats et de
standardisation pointe à présent le bout de son nez… Mais le monde ne
s’étant pas fait en un jour, la fonction d’achat reste toujours dévolue à
la mutualité. Pendant l’année, le service Informatique a, également, apporté ses connaissances et son expertise en matière de droits d’accès,
en ce qui concerne la finalisation des travaux dans le bâtiment, et en
matière de réseau et de télécommunication dans le cadre du passage
au VOIP en téléphonie.
Notre informaticien a également réalisé, entres autres tâches, une
nouvelle application pour faciliter l’introduction et la gestion des demandes d’intervention pour tout ce qui
concerne le bâtiment.
Perspectives
sRemplacement de certains serveurs dont notre serveur Exchange qui
permet la gestion de la messagerie, calendriers, tâches… de tous nos
collaborateurs.
sDémarrage annoncé de la nouvelle application CRM et d’une nouvelle
version de l’application DMSSCAN qui devrait être plus rapide.
sRéalisation d’une application pour gérer la réservation des salles et
tout ce qu’elle implique comme réservations : places de parking, matériel multimédia, sandwiches…
Télécommunications
OVNI : Objet Volant Non Identifié. Le lecteur attentif du rapport social
de notre mutualité sera étonné qu’on y aborde ce phénomène tant
commenté. Et pourtant, le fait marquant de notre téléphonie présente
des similitudes surprenantes : son anagramme, à une lettre près, est
identique et nous l’attendons depuis tellement d’années qu’on aurait
pu douter de sa réalité.
Les points de contacts externes ainsi connectés bénéficient en plus
des avantages de notre serveur vocal (plages d’ouverture, répartition
des appels entre les collaborateurs, accroissement de la capacité de
réponse, disponibilité maximale des lignes sortantes, déplacement aisé
des postes et uniformité du parc…). Pour peu que sa question l’impose,
l’affilié qui contacte son conseiller habituel peut être transféré directement vers le service spécialisé compétant sans avoir à composer un
second appel.
Le seul bémol de ce changement est que si le réseau informatique est
défaillant, ce sont les PC et les téléphones qui sont impactés. Une collaboration étroite avec le service informatique a donc été mise en place.
Un autre point important à signaler qui peut être aussi considéré comme
perspective d’avenir, a été la participation à l’enquête réalisée par l’Alliance dans le cadre de la standardisation notamment, de la téléphonie.
Ayant obtenu le feu vert de l’Alliance, le Voice Over Internet Protocol,
(VOIP) a été généralisé en 2011 pour tous les points de contacts de la
MC Liège. Cette technologie permet le transport de la voix, et donc des
communications téléphoniques, par le biais du réseau informatique.
Elle présente de nombreux avantages qui sont d’ordre technique, de
diminution des coûts mais aussi d’amélioration de la qualité du service
offert aux affiliés et à nos collaborateurs.
Le département financier et infrastructures
Informatique
Chaque poste de travail est maintenant équipé d’un câblage unique
pour les connexions informatiques et téléphoniques. La téléphonie du
siège central, des centres de services et des points de contact est unifiée. Les coûts des communications entre tous ces points sont réduits
à néant. Presque toutes les lignes qui étaient installées dans les secrétariats et pour lesquelles nous payions des redevances à Belgacom ont
été supprimées.
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