fiche de poste - Bas-Rhin

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Service Emploi et Compétences
FICHE DE POSTE
Date de création : 19/08/2011
Date de mise à jour : 04/07/2012
POSTE
Numéro de poste :
32
Poste :
Permanent
Intitulé du poste :
Assistante de direction du Directeur Général Adjoint
Métier :
Secrétaire assistante
Pôle :
Pôle Epanouissement de la Personne
Direction :
Direction du Pôle Epanouissement de la Personne
Service :
Direction du Pôle Epanouissement de la Personne
Unité :
Non Concerné
Cellule / Collège :
Non Concerné
Codification budgétaire :
30
Missions :
1 - Assister le Directeur Général Adjoint du Pôle, à titre principal, ainsi qu 'à titre secondaire, le Secrétaire Général, dans les
tâches de secrétariat et de gestion administrative, dans un souci de fiabilité et de qualité d'exécution
2 - Animer le réseau des secrétaires de Directions du Pôle
3 - Assurer le rôle de référent annuaire - organigramme pour le Pôle
Activités principales :
1 - Assister le directeur général adjoint et le secrétaire général :
- Gère le courrier, les appels téléphoniques, les rendez-vous
- Gère les agendas (ateliers, réunions et évènements)
- Met en forme des documents : études, textes et tableaux
- Saisit des tableaux statistiques et des fiches documentaires
- Organise des réunions (salle, convocation, diffusion de compte-rendu)
- Prépare les dossiers du DGA en fonction de son agenda quotidien (réunion avec le Président, le Vice Président de Pôle,le
Directeur général des services et les directeurs)
- Rédige les relevés de décisions des réunions administratives
- Assure la gestion administrative du Pôle
- Gère les plannings d'absence de la Direction et du Secrétariat général (congés, récupérations, évènements particuliers,
déplacements...)
- Relie et corrige les documents sortant du Pôle
- Participe à l'élaboration de nouveaux outils de travail (bases de données, formulaires...)
- Assure le classement des dossiers du DGA
2 - Animer et coordonner les secrétaires de direction des directions du pôle :
- apporte assistance et conseil en termes d'organisation et de gestion administrative aux assistantes et secrétaires de direction
du pôle
3 - Assurer le rôle de référent annuaire - organigramme pour le Pôle
- met à jour l'organigramme et l'annuaire du Conseil général sur l'intranet
Relations hiérarchiques :
Avec le Directeur Général Adjoint du Pôle et, en cas d'interim, le Secrétaire général
Relations fonctionnelles internes :
Avec :
- les autres services et directions du Pôle Epanouissement de la Personne
- les autres services de la collectivité
- les Conseillers Généraux
- les secrétariats du Directeur général des services, du directeur de cabinet, du vice-président du Pôle, du Président du Conseil
Général
1
Relations fonctionnelles externes :
- les partenaires du Département
- les administrations de l'Etat et les collectivités territoriales
SPECIFICITE(S) DU POSTE
Permis obligatoire(s) :
Non Concerné
Déplacements sur le
département ou un
secteur d'intervention :
Non
Habilitation(s)
obligatoire(s) :
Non Concerné
Disponibilité pour les
réunions en soirée :
Non
Vaccin(s) obligatoire(s) :
Non Concerné
Risque(s) lié(s) au poste :
Travail sur écran (>4h/jour)
Règlement du temps de
travail applicable :
Règlement général
Résidence administrative :
CUS
Poste :
A temps complet
Affectation géographique :
STRASBOURG - Meinau Passerelle 67
Autre :
Non Concerné
SUJETION(S) DU POSTE
Travail de week-end :
Non
Déplacements hors
départements :
Non
Travail de soirée :
Non
Tenue de service et / ou
équipements de sécurité :
Non
Astreintes :
Non
Poste logé :
Non
Travail de nuit :
Non
Autre :
Sujétion de secrétaire
assistante de DGA
AVANTAGE(S) LIE(S) AU POSTE
NBI :
Secrétariat à titre exclusif et avec des obligations spéciales (horaires, sujétions plus particulières)
Primes de fonctions informatiques :
Non Concerné
Voiture de fonction :
Non
Logement de fonction pour
nécessité absolue de service :
Non
Voiture de service avec autorisation
permanente de remisage à domicile
Non
Logement de fonction pour utilité
de service :
Non
Autre :
Non Concerné
PROFIL DE RECRUTEMENT
Cadre d'emplois du poste :
REDACTEUR TERRITORIAL
Autre(s) cadre(s) d'emplois possibles
ADJOINT ADMINISTRATIF TERRITORIAL
Niveau d'études :
BAC
Diplôme :
BTS assistante de direction : Facultatif
Expérience :
Expérience obligatoire : secrétariat
Niveau d'expérience :
De 2 à 5 ans
COMPETENCES
Savoir :
- Connaître le fonctionnement et les compétences du Conseil Général
- Connaître les règles de correspondance administrative et les circuits administratifs
- Connaître les règles de la dactylographie
- Connaître les techniques de classement et d'archivage
- Avoir un très bon niveau d'orthographe et de grammaire
2
- Maîtriser l'outil informatique
Savoir - faire :
- Savoir travailler avec initiative et autonomie
- Faire preuve de rigueur et de méthode
- Savoir gérer l'urgence
- Savoir respecter les échéances
- Maîtriser les techniques de communication
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches
Savoir - être :
- Dynamisme et réactivité
- Rigueur et fiabilité
- Consciencieux
- Sens du contact
- Sens du travail en équipe
- Sens de la diplomatie
- Sens de la discrétion
- Disponibilité
3