faq immatriculation tourisme - Comité Départemental de la

Projet FAQ IT du 3 déc 2014
FAQ IMMATRICULATION TOURISME
CADRE LEGISLATIF ET REGLEMENTAIRE
Pourquoi la FFRandonnée demande t’elle à ses associations d’organiser leurs séjours et voyages sous
Immatriculation Tourisme, c'est-à-dire en respectant les dispositions de la loi qui règlemente l’activité
d’ organisateur de séjours et voyages ?
Ce n’est pas une exigence de la FFRandonnée, c’est la loi tourisme composée du texte de loi n° 2009-888
du 22 juillet 2009 et de son décret d’application du 23 décembre 2009 qui l’impose.
Qui est concerné par cette loi ?
Tous les organisateurs de séjours et voyages, soit :
a) Les personnes physiques, c'est-à-dire tout individu qui organise un séjour en dehors d’une structure
pour son propre compte ou pour celui d’un tiers.
b) Les personnes morales, c'est-à-dire les agences de voyages, les associations,….
Attention ! Les associations ne peuvent organiser des séjours et voyages qu’au profit de leurs adhérents.
Nos sorties ˝ randonnées˝ à la journée sont elles concernées par cette loi ?
Non. Sont concernés les séjours et voyages de plus de 24 heures ou comportant au moins une nuitée
(à l’hôtel, Camping,….).
Existe-t-il des exceptions à la loi ?
Oui, dérogent à la loi :
-le voyage effectué à l’occasion de l’assemblée générale de l’association.
-un voyage exceptionnel, par exemple le voyage effectué pour le 25ème anniversaire de l’association.
-le voyage dont toute l’organisation est confiée à un voyagiste partenaire ou non de la Fédération (inscription
individuelle faite par chaque participant auprès de l’agence, encaissement direct des chèques de chaque participant
par l’agence…….).
1
Projet FAQ IT du 3 déc 2014
Que risque - t’on si un séjour est organisé hors immatriculation tourisme ?
Vous vous exposez à être condamné :
1) pénalement :
.à une amende de 7500€ pour l’association et son président
.à 6 mois de prison pour le président de l’association
2) civilement :
a) vous pourrez être amenés à indemniser le participant :
→à cause d’une information importante absente de la notice d’information qui va empêcher
le participant d’effectuer son séjour (vaccin obligatoire non effectué au jour du départ, passeport
obligatoire manquant au passage à la douane,…), de la non communication d’un changement dans le
programme du séjour avant le départ, de l’annulation du séjour à cause de l’association organisatrice……..
→ qui se dit lésé à cause d’une prestation non conforme à la notice d’information (standing de l’hôtel ne
correspondant pas au descriptif de la notice d’information…..)
→ qui est victime d’ un accident imputable à un problème de sécurité. Vous supporterez aussi le recours de la
sécurité sociale en tant que tiers responsable.
b) vous pourrez être amenés à verser des dommages et intérêts à un professionnel pour concurrence déloyale
Avez-vous des exemples d’associations condamnées pour une organisation de séjours hors immatriculation
tourisme ?
Oui, nous pouvons vous citer ces deux exemples :
1)-Un jugement du TGI de Bayonne du 26 juin 2007 :
L’association Amicale Détente Loisirs et son président ont été assignés par le Syndicat National des agences de
voyages (SNAV).
.origine de la mise en cause : l’association a organisé des voyages sans autorisation administrative (actuellement :
l’immatriculation tourisme)
.peine prononcée :
a) à l’encontre de l’association et son président au profit du SNAV :
600 euros à titre de dommages et intérêts + 800 euros au titre du code de procédure pénale
b) à l’encontre de l’association : 3000 euros d’amende avec sursis
c)à l’encontre du président : 3000 euros d’amende avec sursis
d) + 90 euros de frais de procédure
2
Projet FAQ IT du 3 déc 2014
2)-un jugement de mars 2010 à l’encontre d’un C.E. :
Pour l’organisation d’un voyage au PEROU avec visite du Macchu Picchu le C.E. non titulaire de l’immatriculation
tourisme était passé par un voyagiste mais, les inscriptions des participants avaient été prises par le C.E, C.E. qui
avait aussi encaissé le prix du voyage de chaque participant.
Fin janvier 2010, le site du Macchu Picchu a été fermé deux mois à cause de pluies diluviennes,
Le voyage a néanmoins été maintenu, la visite du Macchu Picchu ayant été remplacée par une autre excursion.
Tous les inscrits, informés du changement dans le programme ont participé au séjour à l’exception d’un seul qui n’a
pas souhaité maintenir sa participation et a demandé le remboursement de son voyage.
Faute d’accord amiable pour obtenir le remboursement de son voyage, le salarié a assigné son C.E (et non pas le
voyagiste qui avait organisé le voyage) puisque c’est auprès de son C.E. qu’il s‘était inscrit et c’est à lui qu’il avait
payé le prix du voyage.
Pour motiver sa réclamation, le salarié a soutenu devant le tribunal que le C.E. ne l’aurait pas informé par écrit de la
fermeture du Macchu Picchu et justifie ainsi son droit de solliciter en conséquence le remboursement intégral du
voyage comme le prévoit l’article L211-13 du code du tourisme.
-jugement :
Faute d’avoir informé par écrit le salarié de la fermeture temporaire du site du Macchu Picchu (élément essentiel
d’un voyage au Pérou), le tribunal a condamné le C.E. à rembourser au salarié les sommes qu’il a versées pour le
voyage.
Ainsi donc, immatriculation ou pas, si le comité d’entreprise se comporte dans les faits comme une agence de
voyages, il assumera les mêmes responsabilités.
Le C.E. ne disposant pas d’assurance Responsabilité civile professionnelle organisateur de voyages devra indemniser
son salarié sur ses fonds propres
-conclusion :
Le C.E. peut s’estimer heureux de ne pas avoir été assigné au pénal sachant que la punition peut atteindre 6 mois de
prison et 7500 euros d’amende .
3
Projet FAQ IT du 3 déc 2014
PERIMETRE D’APPLICATION DE LA LOI DEFINI PAR LA FEDERATION
Compte tenu de la nature spécifique de notre activité qui est axée principalement sur la
randonnée, la Fédération a-t-elle pu définir le périmètre d’application de la loi ?
Oui. Après de nombreux échanges avec les acteurs de la FFRandonnée , différentes
Fédérations sportives et une étude commandée auprès de juristes, la Fédération a
retenu que :
A) L es activités suivantes sont des séjours et voyages au sens du code du tourisme et
entrent pleinement dans le champ d’application de la loi et nécessitent donc
l’immatriculation tourisme :
a) Tout séjour et voyage se déroulant en métropole* ou en pays frontalier et comportant :
-plus de 2 nuitées
ou
-plus d’une séquence touristique
ou
–une vente du séjour avec marge bénéficiaire˝
Exception : les itinérances s’effectuant en métropole ou en pays frontalier, quelque soit
leur durée, vendues sans marge bénéficiaire, sont considérées par la Fédération comme
ne nécessitant pas l’immatriculation tourisme.
*Application aux DOM – TOM : remplacer˝ en métropole˝ par˝ sur le territoire respectif de
chaque DOM – TOM˝.
b) Tout séjour ou voyage comportant au moins une nuitée se déroulant :
-hors territoire métropolitain ou hors pays frontalier, pour les structures situées en
métropole.
-hors territoire respectif de chaque DOM – TOM ou hors leurs pays Frontaliers pour les
structures situées en DOM –TOM.
4
Projet FAQ IT du 3 déc 2014
B) Les sorties autres que celles définies au ˝A˝ ci-dessus (ainsi que l’exception relative aux itinérances)
sont considérées hors champ d’application du code du tourisme donc ne nécessitent pas
l’immatriculation tourisme.
Qu’est-ce que l’itinérance ?
C‘est une randonnée qui se déroule sur plusieurs jours, au cours de laquelle on change de lieu d’hébergement tous
les soirs.
A la différence du séjour en étoile où l’on revient chaque soir au même lieu d’hébergement
Qu’est-ce qu’une séquence touristique ?
Une séquence touristique est une prestation de type visite de musée ou d’une grotte, visite guidée par un
conférencier d’une ville ou d’une forêt, spectacle son et lumière, visite au moyen d’un transport touristique (bateau
mouche, bus à étage…).
Vous faites intervenir un professionnel du tourisme dans cette prestation donc il ne s’agit plus uniquement de sport.
COMMENT LA FEDERATION AIDE -T-ELLE LES COMITES ET LEURS ASSOCIATIONS QUI SOUHAITENT
ORGANISER LEURS SEJOURS DANS LA LEGALITE
Quelles sont les démarches à effectuer par un COMITE pour obtenir l’extension immatriculation tourisme de la
Fédération ?
Dans un premier temps, inscrire un ou plusieurs adhérents à un stage de formation de Responsable Tourisme et ce,
à partir du site Fédéral ou, prendre contact avec [email protected] pour la mise en place d’un stage de
formation de Responsables Tourisme par le comité.
Quelles sont les démarches à effectuer par une ASSOCIATION qui souhaite organiser ses séjours et voyages sous l
immatriculation tourisme de la Fédération ?
L’association doit dans un premier temps s’adresser à son comité qui l’accompagnera dans sa démarche.
Une association rattachée à un club omnisports peut – elle bénéficier de l’immatriculation tourisme de la
Fédération ?
Oui, les démarches pour bénéficier de l’immatriculation tourisme de la Fédération seront à effectuer conjointement
par le président du club omnisport et celui de la section randonnée et ce, toujours auprès du comité.
Quelles sont les principales obligations imposées aux associations qui organisent leurs séjours et voyages sous
l’immatriculation tourisme de la Fédération ?
-ne délivrer que des licences avec assurance à tous les adhérents
-n’accepter que des licenciés FFRandonnée avec assurance à ses séjours
-axer principalement ses séjours sur la randonnée pédestre
-verser une (petite) contribution à la Fédération au titre des frais de gestion,
cotisation assurance Responsabilité civile Professionnelle et garantie caution.
Le Brevet Fédéral est-il exigé pour l’animateur du séjour ?
5
Projet FAQ IT du 3 déc 2014
Non, le Brevet Fédéral n’est plus exigé pour l’animateur du séjour, mais il reste néanmoins très fortement conseillé.
A ce jour, le seul respect du « règlement encadrement et sécurité » ou « recommandations et règles » est demandé.
Téléchargeable sur le site fédéral ou à demander à votre comité.
ENREGISTREMENT D’UN SEJOUR EFFECTUE SOUS IMMATRICULATION TOURISME
DE LA FEDERATION
(Une convention aura été préalablement signée entre la Fédération et le comité et entre le comité et l’association)
Comment déclarer les séjours et voyages effectués sous immatriculation tourisme ?
Désormais, Il n’y a plus de documents papier à adresser à la Fédération (annexe 8 et 9) et, les paiements
(contribution immatriculation tourisme et assurances facultatives) se font par prélèvement bancaire sur le compte
de la structure à laquelle la Fédération à accordé son Extension Immatriculation Tourisme.
Depuis le 1er janvier 2014, les séjours et voyages organisés sous immatriculation tourisme sont saisis directement
par les organisateurs dans "gestion fédérale".
Existe -t-il un guide de saisie des séjours et voyages ?
OUI, il s’agit de l’annexe 15 que vous pouvez retrouver dans Espace fédéral (extranet).
[espace fédéral(extranet)> document>siège>Immatriculation Tourisme]
Marche à suivre pour la saisie d’un voyage organisé par une association avec l’aide de son Comité
I) LES TACHES PREALABLES INCOMBANT A L’ASSOCIATION ORGANISATRICE :
1- PREPARER le voyage normalement : destination, date, hébergement, programme, prix, etc.
2- REDIGER le tableau synoptique (annexe 7 bis) si le comité le demande.
3- REDIGER la notice d’information préalable (annexe 12).
4- REDIGER un projet de bulletin d’inscription si le comité le demande.
5- CREER LE VOYAGE sur le site de la FFRandonnée en allant sur " Gestion fédérale" et ce, plusieurs mois avant le
départ:
-
compléter les écrans en suivant la procédure décrite à partir de la page 42 du guide de gestion des séjours et
voyages "annexe 15"(1).
Attention ! il faut désormais Cliquer sur "évènement" pour accéder à "voyages"
-
Avant de cliquer sur "Enregistrer", joindre le tableau synoptique (si demandé par votre comité) (annexe 7 bis) , la
notice d’information (annexe 12) et éventuellement le projet de bulletin d’inscription (si demandé par votre
comité).
-
Enregistrer
6
Projet FAQ IT du 3 déc 2014
II) LES TACHES INCOMBANT AU COMITE COORGANISATEUR :
5- VALIDATION DU VOYAGE par le Comité.
Le comité est informé automatiquement de la création de votre voyage, voyage qui
dans un premier temps est mis en attente de validation.
Le Comité étudie votre projet, dans le cadre de la co- organisation. Une attention particulière est apportée à l’examen
de l’annexe 12, qui est l’engagement du club (et du comité) par rapport aux participants.
Pour être pris en compte au titre de l’immatriculation tourisme, le séjour doit être validé au plus tard quinze jours
avant la date de départ du séjour.
iii) INFORMATION DES ADHERENTS ET ENREGISTREMENT DES PARTICIPANTS PAR L’ASSOCIATION ORGANISATRICE :
6- L’association organisatrice attendra la validation du comité avant de faire l’information du séjour à ses membres
et recueillir les inscriptions.
7- SAISIE DES PARTICIPANTS, quand le voyage est validé par le Comité, l’association peut inscrire
les participants (modalités pages 76 à 86 du guide de saisie).
ATTENTION ! lire attentivement les conséquences financières de cet enregistrement, page 76 du guide. Il est conseillé
de saisir les participants dans les quinze jours qui précèdent le départ. Dernier délai : la veille du départ.
Désormais, en cas d’erreur de saisie, vous avez un délai de 72h pour supprimer un participant et ce, sans incidence
financière
8- L’enregistrement des participants est sous la responsabilité unique du club, le comité
n’intervient pas à ce niveau.
9- En cliquant sur « rapport » puis sur "exporter", le club connait le montant détaillé à régler
au Comité (contribution Immatriculation Tourisme + contribution UEIT + assurances éventuelles).
Le règlement se fait par chèque global(ou autre moyen de paiement) à l’ordre du COMITE selon les dispositions définies à
la convention
de coorganisation.
IV) REGULARISATION COMPTABLE AUPRES DE LA FEDARATION
10- La Fédération effectue un prélèvement bancaire du montant de la contribution EIT et des assurances facultatives
sur le compte du comité cooganisateur dans les quinze jours qui suivent le départ du séjour
11- Il n’y a pas de document papier à adresser à la Fédération .
7
Projet FAQ IT du 3 déc 2014
(1) Ce guide est disponible sur le site fédéral:[ Espace fédéral (extranet)> document>siège>Immatriculation Tourisme]
.
8